Applicant Tracking System (ATS) là gì? Tính năng và cách thức hoạt động của ATS

Applicant Tracking System (ATS) là công cụ tạo ra một kỉ nguyên mới trong ngành công nghiệp tuyển dụng nhân sự. Với các tính năng thông minh, ATS giúp công tác quản trị nhân sự có sự phát triển rõ rệt về hiệu suất, chất lượng tuyển dụng.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Vậy ATS là gì? Tính năng và cách thức hoạt động của hệ thống theo dõi ứng viên ra sao? Cùng CoDX tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

1. Applicant Tracking System (ATS) là gì?

Applicant Tracking System (ATS) hay hệ thống theo dõi ứng viên là phần mềm quản lý quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp, hoạt động như một cơ sở dữ liệu để lưu trữ hồ sơ ứng viên.

Applicant Tracking System
ATS quản lý quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

Hệ thống được sử dụng để quản xuyến những công việc liên quan đến công đoạn tuyển dụng như: đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên phù hợp, lọc hồ sơ, theo dõi trạng thái và quản lý thông tin của ứng viên. ATS có khả năng tự động phân loại và đánh giApplicant Tracking Systemá ứng viên dựa trên những tiêu chí đã thiết lập sẵn.

2. Vì sao nên sử dụng dụng ATS trong quy trình tuyển dụng?

Theo báo cáo của Jobscan cho hay, nhu cầu sử dụng  tại các doanh nghiệp đang có dấu hiệu tăng trưởng đáng kể. Cụ thể như sau:

  • 99% Doanh nghiệp nằm trong TOP Fortune 500 hiện đang sử dụng ATS, trong đó 70% là công ty lớn và 20%, còn lại là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • 75% Nhà tuyển dụng sử dụng ATS, 94% trong số đó phản hồi rằng hệ thống đã giúp cải thiện quy trình tuyển dụng của họ đáng kể.
  • Hệ thống theo dõi ứng viên giúp doanh nghiệp giảm thiểu 70% thời gian lãng phí cho các quy trình thủ công, tăng 70% tốc độ làm báo cáo và tiết kiệm 15% thời gian tuyển dụng cho bộ phận nhân sự.

Vậy ATS có gì vượt trội hơn các giải pháp quản lý tuyển dụng truyền thống? Sau đây là những lợi ích ưu việt mà Candidate Tracking System mang đến cho doanh nghiệp:

  • Độ chính xác và hiệu quả cao: ATS hỗ trợ HR đánh giá hồ sơ ứng viên nhanh chóng và hoàn toàn tự động, giảm thiếu đáng kể những sai sót nhập liệu.
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí: Bằng cách tự động hóa các quy trình tuyển dụng như quản lý hồ sơ, sàng lọc CV, lên lịch phỏng vấn và giám sát các giai đoạn sau tuyển dụng, ATS giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa thời gian và chi phí. 
  • Quản lý thông tin ứng viên tập trung: Applicant Tracking System có khả năng thu thập và tổng hợp hồ sơ ứng viên từ các nền tảng khác nhau lên 1 hệ thống. Điều này giúp công tác quản lý và tìm kiếm thông tin ứng viên trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.
  • Nâng cao trải nghiệm ứng viên: Hệ thống cung cấp cho ứng viên trải nghiệm tốt hơn so với quy trình thủ công bằng cách tối ưu hóa các công đoạn phức tạp và cho phép phản hồi nhanh chóng, kịp thời thông qua email, chatbox.

3. Các tính năng nổi bật của Applicant Tracking System

Khi nhắc đến Candidate Tracking System thì không thể “làm ngơ” 4 tính năng nổi bật sau:

3.1 Quản lý quy trình tuyển dụng

Thực chất, một quy trình tuyển dụng rất phức tạp và trải qua nhiều giai đoạn mới tìm được ứng viên phù hợp. Applicant Tracking System sẽ giúp HR quản lý quy trình tuyển dụng tinh gọn, thông minh và linh hoạt nhất.

Applicant Tracking System
Tất cả các công việc tuyển dụng sẽ được quản lý dễ dàng với ATS

Với ATS, tất cả các công việc tuyển dụng như tạo đơn ứng tuyển, quảng bá thông báo tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên, lên kế hoạch phỏng vấn,…đều được tự động hóa và quản lý trên cũng 1 hệ thống chung.

3.2 Tạo nguồn và quản lý dữ liệu ứng viên tự động

Thay vì lãng phí thời gian nhập liệu thủ công như trước đây, nhờ vào hệ thống quản lý tuyển dụng bạn có thể tối ưu hóa công việc này và tập trung hơn vào đánh giá năng lực ứng viên.

Không dừng lại ở đó, ATS còn được tích hợp với các trang mạng xã hội, trang tuyển dụng để tạo nguồn ứng viên chất lượng và cập nhật mới liên tục. Tất cả dữ liệu đó sẽ được ghi nhận và tự động lưu trữ tại nguồn hệ thống.

3.3 Cộng tác tuyển dụng

Doanh nghiệp cũng có thể chia sẻ thông tin lên một nhóm tuyển dụng chung thông qua Applicant Tracking System. Tại đây, các nhà quản lý và chuyên viên có chuyên môn sẽ dễ dàng tiếp nhận thông tin và cũng tham gia vào quá trình đánh giá, phỏng vấn ứng viên.

Applicant Tracking System
ATS cho phép chia sẻ thông tin lên một nhóm tuyển dụng chung

Phần mềm còn cho phép nhiều user cùng công tác, theo dõi dõi hoạt động tuyển dụng trên cùng một giao diện. Tính năng này giúp hạn chế tối đa tình trạng lỗi giao tiếp và đứt mạch thông tin.

3.4 Báo cáo tự động thông minh

Không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ nghiệp vụ tuyển dụng, Candidate Tracking System còn mang đến lợi ích trực tiếp cho nhà quản lý. Hầu hết các ATS đều được trang bị khả năng tự động đo lường trong quy trình tuyển dụng như: số lượng ứng viên tham gia theo thời gian thực, tổng tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn tuyển dụng hay chi phí tuyển dụng/ứng viên,…và xuất thành báo cáo.

Dựa trên tính năng hữu ích này, nhà tuyển dụng có thể cân nhắc các phương án quản lý ngân sách, lên kế hoạch hoặc cải tiến chính sách tuyển dụng phù hợp hơn.

4. Cách thức hoạt động của Applicant Tracking System

Du có sự khác biệt tương đối về tính năng, nhưng các Applicant Tracking System đều có cách thức hoạt động cơ bản như sau:

4.1 Thu thập thông tin ứng viên

ATS sẽ tự động ghi nhận và thu thập hồ sơ ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau như email, website, trang tuyển dụng, mạng xã hội,…và cập nhật chúng lên cùng 1 hệ thống. Nhờ đó, nhà tuyển dụng và các bộ phận liên quan có thể truy cập, truy xuất dữ liệu dễ dàng.

Candidate Tracking System
Phần mềm tự động ghi nhận và thu thập hồ sơ ứng viên từ nhiều nguồn tuyển dụng khác nhau

4.2 Phân tích thông tin

Một số Applicant Tracking System có chức năng sàng lọc thông tin ứng viên theo các tiêu chí được thiết lập sẵn như kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn, học vấn,… 

Hệ thống sẽ tự động bóc tách dữ liệu trong CV và trích xuất những thông tin quan trọng. Theo đó những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu sẽ bị loại bỏ, những ứng viên còn lại sẽ tiến hành xếp hạng.

4.3 Đánh giá và xếp hạng

Hệ thống theo dõi ứng viên cung cấp cho nhà tuyển dụng một bảng đánh giá trực quan dựa trên các tiêu chí đánh giá và xếp hạng hồ sơ ứng viên theo từng mức độ phù hợp. Các ứng viên có cấp bậc xếp hạng cao sẽ được ưu tiên xem xét cho các vị trí tuyển dụng.

4.4 Quản lý lịch trình phỏng vấn

Sau khi chọn được ứng cử viên sáng giá, phần mềm sẽ giúp HR quản lý lịch trình phỏng vấn. ATS sẽ lên lịch, gửi lời mời phỏng vấn đến các ứng viên theo sự sắp xếp của của người quản lý và cập nhật những thông tin liên quan trong quá trình tuyển dụng cho cả 2 bên.

ATS là gì
Hệ thống sẽ lên lịch,  gửi lời mời phỏng vấn đến các ứng viên

4.5 Quản lý toàn diện quá trình tuyển dụng

Applicant Tracking System cho phép người dùng quản lý tất cả các thông tin liên quan đến quá trình tuyển dụng. Bao gồm cập nhật trạng thái hồ sơ ứng viên, cung cấp báo cáo thống kê tổng quan, tổng hợp kết quả,…

Ngoài ra, phần mềm còn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động của chiến lược tuyển dụng thông qua báo cáo trực quan cùng số liệu cụ thể. Thông qua đó, nhà tuyển dụng có thể nắm bắt tình hình của hoạt động tuyển dụng của mình và dễ dàng điều chỉnh, thay đổi sao cho phù hợp.

5. Tiêu chí lựa chọn ATS phù hợp cho doanh nghiệp

Để nhà tuyển dụng có thể lựa chọn được Applicant Tracking System phù hợp thì cần xem xét các tiêu chí sau đây:

  • Cần có sự am hiểu về doanh nghiệp của mình: Xem xét hiện tại doanh nghiệp đang có những phòng ban nào? Điểm yếu và điểm mạnh của doanh nghiệp là gì? Hoạt động tuyển dụng đang thực hiện có mang lại hiệu quả tốt hay không?
  • Mục đích sử dụng ATS: Đội ngũ tuyển dụng cần hiểu rõ mình cần gì ở một phần mềm quản lý tuyển dụng. Đề làm được điều này, bạn có thể thực hiện các phương pháp như review quá trình tuyển dụng, xác định những yếu tố còn thiếu, ngân sách có thể chi trả,…
  • Đối tượng trực tiếp sử dụng hệ thống: Đó là ai? Số lượng ra sao? Số lượng này có thay đổi trong tương lai hay không?
  • Nghiên cứu rõ về phần mềm, nếu có thể thì hãy nhận những buổi demo của nhà cung cấp ứng dụng.

Bài viết trên là những chia sẻ đến bạn những kiến thức quan trọng cần biết về Applicant Tracking System. Bằng cách hiểu rõ về tính năng và cách thức hoạt động của hệ thống theo dõi ứng viên, doanh nghiệp có thể sử dụng và tối ưu hóa chúng trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Theo dõi trang tin CoDX để cập nhập những công nghệ quản trị nhân sự mới nhất nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

  • Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
  • Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh