Applicant Tracking System (ATS) là gì? Tính năng & lợi ích của Candidate tracking system

Applicant Tracking System (ATS) là công cụ tạo ra một kỉ nguyên mới trong ngành công nghiệp tuyển dụng nhân sự. Với các tính năng thông minh, Candidate Tracking System giúp công tác quản trị nhân sự có sự phát triển rõ rệt về hiệu suất, chất lượng tuyển dụng.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Vậy ATS là gì? Tính năng và cách thức hoạt động của hệ thống theo dõi ứng viên ra sao? Cùng CoDX tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

1. Applicant Tracking System là gì?

Applicant Tracking System (ATS) hay Candidate Tracking System là hệ thống theo dõi ứng viên quản lý quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp, hoạt động như một cơ sở dữ liệu để lưu trữ hồ sơ ứng viên.

Hệ thống được sử dụng để quản xuyến những công việc liên quan đến công đoạn tuyển dụng như: đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên phù hợp, lọc hồ sơ, theo dõi trạng thái và quản lý thông tin của ứng viên. Phần mềm ATS có khả năng tự động phân loại và đánh giá ứng viên dựa trên những tiêu chí đã thiết lập sẵn.

2. Applicant Tracking System có tính năng nổi bật nào?

Khi nhắc đến Candidate Tracking System thì không thể “làm ngơ” 4 tính năng nổi bật sau:

2.1 Quản lý quy trình tuyển dụng

Thực chất, một quy trình tuyển dụng rất phức tạp và trải qua nhiều giai đoạn mới tìm được ứng viên phù hợp. Applicant Tracking System sẽ giúp HR quản lý quy trình tuyển dụng tinh gọn, thông minh và linh hoạt nhất.

Với Candidate Tracking System, tất cả các công việc tuyển dụng như tạo đơn ứng tuyển, quảng bá thông báo tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên, lên kế hoạch phỏng vấn,…đều được tự động hóa và quản lý trên cũng 1 hệ thống chung.

2.2 Tạo nguồn và quản lý dữ liệu ứng viên tự động

Thay vì lãng phí thời gian nhập liệu thủ công như trước đây, nhờ vào hệ thống quản lý tuyển dụng bạn có thể tối ưu hóa công việc này và tập trung hơn vào đánh giá năng lực ứng viên.

Không dừng lại ở đó, ATS còn được tích hợp với các trang mạng xã hội, trang tuyển dụng để tạo nguồn ứng viên chất lượng và cập nhật mới liên tục. Tất cả dữ liệu đó sẽ được ghi nhận và tự động lưu trữ tại nguồn hệ thống.

2.3 Cộng tác tuyển dụng

Doanh nghiệp cũng có thể chia sẻ thông tin lên một nhóm tuyển dụng chung thông qua Applicant Tracking System. Tại đây, các nhà quản lý và chuyên viên có chuyên môn sẽ dễ dàng tiếp nhận thông tin và cũng tham gia vào quá trình đánh giá, phỏng vấn ứng viên.

Phần mềm còn cho phép nhiều user cùng công tác, theo dõi dõi hoạt động tuyển dụng trên cùng một giao diện. Tính năng này giúp hạn chế tối đa tình trạng lỗi giao tiếp và đứt mạch thông tin.

2.4 Báo cáo tự động thông minh

Không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ nghiệp vụ tuyển dụng, Candidate Tracking System còn mang đến lợi ích trực tiếp cho nhà quản lý. Hầu hết các ATS đều được trang bị khả năng tự động đo lường trong quy trình tuyển dụng như: số lượng ứng viên tham gia theo thời gian thực, tổng tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn tuyển dụng hay chi phí tuyển dụng/ứng viên,…và xuất thành báo cáo.

Dựa trên tính năng hữu ích này, nhà tuyển dụng có thể cân nhắc các phương án quản lý ngân sách, lên kế hoạch hoặc cải tiến chính sách tuyển dụng phù hợp hơn.

3. Applicant Tracking System hoạt động như thế nào?

Du có sự khác biệt tương đối về tính năng, nhưng các Applicant Tracking System đều có cách thức hoạt động cơ bản như sau:

3.1 Thu thập thông tin ứng viên

ATS sẽ tự động ghi nhận và thu thập hồ sơ ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau như email, website, trang tuyển dụng, mạng xã hội,…và cập nhật chúng lên cùng 1 hệ thống. Nhờ đó, nhà tuyển dụng và các bộ phận liên quan có thể truy cập, truy xuất dữ liệu dễ dàng.

Candidate Tracking System — Phần mềm tự động ghi nhận và thu thập hồ sơ ứng viên từ nhiều nguồn tuyển dụng khác nhau

3.2 Phân tích thông tin

Một số Applicant Tracking System có chức năng sàng lọc thông tin ứng viên theo các tiêu chí được thiết lập sẵn như kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn, học vấn,…

Hệ thống sẽ tự động bóc tách dữ liệu trong CV và trích xuất những thông tin quan trọng. Theo đó những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu sẽ bị loại bỏ, những ứng viên còn lại sẽ tiến hành xếp hạng.

3.3 Đánh giá và xếp hạng

Hệ thống theo dõi ứng viên cung cấp cho nhà tuyển dụng một bảng đánh giá trực quan dựa trên các tiêu chí đánh giá và xếp hạng hồ sơ ứng viên theo từng mức độ phù hợp. Các ứng viên có cấp bậc xếp hạng cao sẽ được ưu tiên xem xét cho các vị trí tuyển dụng.

3.4 Quản lý lịch trình phỏng vấn

Sau khi chọn được ứng cử viên sáng giá, phần mềm sẽ giúp HR quản lý lịch trình phỏng vấn. Candidate Tracking System sẽ lên lịch, gửi lời mời phỏng vấn đến các ứng viên theo sự sắp xếp của của người quản lý và cập nhật những thông tin liên quan trong quá trình tuyển dụng cho cả 2 bên.

Phần mềm ATS — Hệ thống sẽ lên lịch, gửi lời mời phỏng vấn đến các ứng viên

3.5 Quản lý toàn diện quá trình tuyển dụng

Applicant Tracking System cho phép người dùng quản lý tất cả các thông tin liên quan đến quá trình tuyển dụng. Bao gồm cập nhật trạng thái hồ sơ ứng viên, cung cấp báo cáo thống kê tổng quan, tổng hợp kết quả,…

Ngoài ra, phần mềm còn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động của chiến lược tuyển dụng thông qua báo cáo trực quan cùng số liệu cụ thể. Thông qua đó, nhà tuyển dụng có thể nắm bắt tình hình của hoạt động tuyển dụng của mình và dễ dàng điều chỉnh, thay đổi sao cho phù hợp.

4. Vì sao nên sử dụng Candidate Tracking System trong tuyển dụng?

Theo báo cáo của Jobscan cho hay, nhu cầu sử dụng tại các doanh nghiệp đang có dấu hiệu tăng trưởng đáng kể. Cụ thể như sau:

99% Doanh nghiệp nằm trong TOP Fortune 500 hiện đang sử dụng Applicant Tracking System, trong đó 70% là công ty lớn và 20%, còn lại là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

75% Nhà tuyển dụng sử dụng phần mềm ATS, 94% trong số đó phản hồi rằng hệ thống đã giúp cải thiện quy trình tuyển dụng của họ đáng kể.

Hệ thống theo dõi ứng viên giúp doanh nghiệp giảm thiểu 70% thời gian lãng phí cho các quy trình thủ công, tăng 70% tốc độ làm báo cáo và tiết kiệm 15% thời gian tuyển dụng cho bộ phận nhân sự.

Vậy ATS có gì vượt trội hơn các giải pháp quản lý tuyển dụng truyền thống? Sau đây là những lợi ích ưu việt mà Candidate Tracking System mang đến cho doanh nghiệp:

Độ chính xác và hiệu quả cao: ATS hỗ trợ HR đánh giá hồ sơ ứng viên nhanh chóng và hoàn toàn tự động, giảm thiếu đáng kể những sai sót nhập liệu.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Bằng cách tự động hóa các quy trình tuyển dụng như quản lý hồ sơ, sàng lọc CV, lên lịch phỏng vấn và giám sát các giai đoạn sau tuyển dụng, ATS giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa thời gian và chi phí.
Quản lý thông tin ứng viên tập trung: Candidate Tracking System có khả năng thu thập và tổng hợp hồ sơ ứng viên từ các nền tảng khác nhau lên 1 hệ thống. Điều này giúp công tác quản lý và tìm kiếm thông tin ứng viên trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.
Nâng cao trải nghiệm ứng viên: Hệ thống cung cấp cho ứng viên trải nghiệm tốt hơn so với quy trình thủ công bằng cách tối ưu hóa các công đoạn phức tạp và cho phép phản hồi nhanh chóng, kịp thời thông qua email, chatbox.

5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm ATS phù hợp cho doanh nghiệp

Để nhà tuyển dụng có thể lựa chọn được Applicant Tracking System phù hợp thì cần xem xét các tiêu chí sau đây.

5.1 Am hiểu về doanh nghiệp

Để hiểu hơn về thực trạng doanh nghiệp của mình, bạn có thể lần lượt trả lời các câu hỏi sau:

Hiện tại doanh nghiệp đang có những phòng ban nào?
Điểm yếu và điểm mạnh của doanh nghiệp là gì?
Hoạt động tuyển dụng đang thực hiện có mang lại hiệu quả tốt hay không?

5.2 Nhu cầu sử dụng Candidate Tracking System

Đội ngũ tuyển dụng cần hiểu rõ mình cần gì ở một phần mềm quản lý tuyển dụng. Đề làm được điều này, bạn có thể thực hiện các phương pháp như review quá trình tuyển dụng, xác định những yếu tố còn thiếu, ngân sách có thể chi trả,…

Review quá trình tuyển dụng

Ghi nhận lại những bước trong quy trình tuyển dụng hiện tại của công ty, chúng bao gồm những công việc, nhiệm vụ mà nhân viên tuyển dụng phải làm khi tìm 1 vị trí mới.
Tần suất thực hiện những công đoạn này là bao lâu?
Công đoạn nào trong quy trình tuyển dụng bạn đánh giá là tốt nhất?
Bạn có sử dụng đến dịch vụ của bên thứ 3 như trang tuyển dụng, mạng xã hội hay những công ty HR thuê ngoài hay không?

Tìm hiểu những hạn chế trong quá trình tuyển dụng

Vấn đề khó khăn nhất mà đội ngũ tuyển dụng đang gặp phải là gì?
Nhân viên tuyển dụng dành phần lớn thời gian để làm việc gì?
Tính năng nào bạn đang còn thiếu hụt nhưng chúng lại lại giá trị tốt?

Lập danh sách yêu cầu về ATS

Đối với bạn, hệ thống tuyển dụng hoàn hảo là như thế nào? Hãy hình dung chúng 1 cách chi tiết nhất.
Những tính năng nào phải có và những tính năng nào nên có?

Bạn có thể thể thẳn thắn chia sẻ danh sách này đến nhà cung cấp phần mềm để xem xét khả năng đáp ứng của họ đến đâu.

Đối tượng sử dụng

Đối tượng trực tiếp sử dụng hệ thống là ai?
Bao nhiêu người cần phải truy cập và làm việc trên hệ thống này?
Số lượng này có thay đổi trong tương lai hay không?
Những người cụ thể được cấp quyền truy cập vào hệ thống? Quản lý, nhân viên, nhà tuyển dụng,…

Xác định ngân sách có thể chi trả

Doanh nghiệp có thể chi trả đến đâu cho một Applicant Tracking System

Khi tính toán ngân sách, doanh nghiệp hãy ước lượng thêm phần chi phí lắp đặt, training. Đồng thời, dụ trù thêm những chi phí cho các yêu cầu tích hợp cho việc mở rộng hệ thống về sau.

Nghiên cứu và tìm hiểu sâu

Tham khảo các review về phần mềm ATS hoặc các nhà cung cấp phần mềm tuyển dụng tương tự để tìm ra những bên phù hợp nhất.
Đặt lịch demo để hiểu rõ hơn về những tính năng, giao diện sử dụng của phần mềm.
Đặc biệt, trong buổi demo cần có sự tham gia của nhân viên tuyển dụng – những người thường xuyên sử dụng phần mềm hàng ngày.

5.3 Chọn nhà cung cấp Applicant Tracking System uy tín

Qua sự nghiên cứu, doanh nghiệp sẽ đưa ra những đơn vị cung cấp phần mềm tuyển dụng phù hợp nhất với nhu cầu đã đặt ra. Lập bảng so sánh ưu nhược điểm rõ ràng để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất.

Ví dụ, dưới đây là bảng đánh giá top phần mềm ATS tốt nhất hiện nay:

Applicant Tracking System	Xuất xứ	Ưu điểm	Nhược điểm
BambooHR	Mỹ	Giao diện thân thiện, dễ sử dụng Linh hoạt sử dụng trên cả thiết bị điện thoại và máy tính. Mức giá tùy chỉnh theo user người dùng	Không có tính năng sàng lọc hồ sơ. Không tích hợp tính năng chat nội bộ giữa các nhân viên trong công ty
Greenhouse	Mỹ	Giao diện thân thiện, dễ sử dụng Giải quyết chuyên sâu về khả năng Đánh giá ứng viên trong vòng phỏng vấn nhờ vào tính năng Candidate Scorecard	Giá thành cao so với doanh nghiệp vừa và nhỏ, từ $500/tháng
CoDX Talent	Việt Nam	Đầy đủ tính năng phục vụ quy trình tuyển dụng: sàn lọc hồ sơ, quản lý kênh tuyển dụng, đo lường và tính toán chi phí,… Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam và dễ dàng liên hệ, cài đặt Chi phí triển khai rẻ, chỉ từ 25.000 VNĐ/User/Tháng	Sản phẩm còn mới trên thị trường

Bài viết trên là những chia sẻ đến bạn những kiến thức quan trọng cần biết về Applicant Tracking System. Bằng cách hiểu rõ về tính năng và cách thức hoạt động của hệ thống Candidate Tracking System, doanh nghiệp có thể sử dụng và tối ưu hóa chúng trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Theo dõi trang tin CoDX để cập nhập những công nghệ quản trị nhân sự mới nhất nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh