Applicant Tracking System (ATS) đã nâng cao chất lượng tuyển dụng lên một tầm cao mới với các tính năng thông minh xử lý tất cả nghiệp vụ từ thu thập hồ sơ ứng viên, sàng lọc, phân tích, xếp hạng, đưa ra báo cáo.
Vậy ATS là gì? Tính năng và cách thức hoạt động của hệ thống theo dõi ứng viên ra sao? Cùng CoDX tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số toàn diện. |
1. Applicant Tracking System là gì?
Applicant Tracking System (ATS) là hệ thống theo dõi ứng viên được sử dụng để quản lý quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp. ATS hoạt động như một cơ sở dữ liệu để lưu trữ hồ sơ ứng viên.
Cụ thể, Candidate Tracking System được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tìm kiếm và theo dõi trạng thái ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng.
- Lưu trữ thông tin ứng viên như sơ yếu lý lịch, thư xin việc, thư giới thiệu và các dữ liệu khác.
- Tự động sàng lọc hồ sơ, quét sơ yếu lý lịch, quản lý thông tin liên lạc, lên lịch phỏng vấn và gửi thông báo đến ứng viên.
- Phân loại và đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí được thiết lập sẵn.
2. Vai trò của Candidate Tracking System trong tuyển dụng
Theo báo cáo của Jobscan, nhu cầu sử dụng phần mềm ATS tại các doanh nghiệp đang có dấu hiệu tăng trưởng đáng kể. Thống kê cụ thể như sau:
- 97,4 % Doanh nghiệp nằm trong TOP Fortune 500 hiện đang sử dụng ATS, trong đó 70% là công ty lớn và 20% còn lại là các doanh nghiệp vừa, nhỏ.
- 75% Nhà tuyển dụng sử dụng phần mềm ATS, 94% trong số đó phản hồi rằng hệ thống đã giúp cải thiện quy trình tuyển dụng của họ đáng kể.
- Giảm thiểu 70% thời gian lãng phí cho các quy trình tuyển dụng thủ công, tăng 70% tốc độ làm báo cáo và tiết kiệm 15% thời gian tuyển dụng cho bộ phận nhân sự.
Tại mỗi thời điểm tuyển dụng, công ty sẽ nhanh chóng thu về hàng trăm, hàng nghìn CV cho một vị trí mới. Hàng ngày HR phải đối mặt với núi hồ sơ giấy chất đống, hộp thư email lúc nào cũng trong tình trạng quá tải, thường xuyên lạc mất CV ứng viên tiềm năng. Applicant Tracking System với tính năng lưu trữ và quản lý hồ sơ ứng viên chuyên nghiệp sẽ là phương án tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề trên.
Sau đây là những lợi ích mà Candidate Tracking System mang đến cho doanh nghiệp:
- Độ chính xác và hiệu quả cao: Hỗ trợ HR đánh giá hồ sơ ứng viên chuyên nghiệp và hoàn toàn tự động, giảm thiểu đáng kể những sai sót thông tin nhập liệu, nhanh chóng tìm được ứng viên phù hợp.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Bằng cách tự động hóa các quy trình tuyển dụng như tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn và giám sát các giai đoạn sau tuyển dụng, ATS giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa thời gian, chi phí.
- Quản lý thông tin ứng viên tập trung: Thu thập và tổng hợp hồ sơ ứng viên từ các trang tuyển dụng, mạng xã hội, website lên 1 hệ thống. HR có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin ứng viên bất cứ khi nào cần đến.
- Nâng cao trải nghiệm ứng viên: Loại bỏ phương thức liên hệ truyền thống rườm rà, phức tạp, tốn thời gian, thay vào đó tập trung phát triển tính năng phản hồi nhanh chóng thông qua email, chatbox.
- Tuyển dụng minh bạch: Khi sử dụng ATS, toàn bộ lịch sử trao đổi giữa nhà tuyển dụng và ứng viên đều được lưu giữ. Nhà quản trị không còn lo lắng thông tin ứng viên được chỉnh sửa hoặc đánh giá cảm tính. Phần mềm còn cung cấp báo cáo chuyên nghiệp với đầy đủ những chỉ số tuyển dụng như tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu, thời gian chiến dịch, chi phí,…
3. 4 Tính năng nổi bật của Applicant Tracking System
Khi nhắc đến Applicant Tracking System thì không thể “làm ngơ” 4 tính năng nổi bật sau:
- Quản lý quy trình tuyển dụng
- Tạo nguồn và quản lý dữ liệu ứng viên tự động
- Cộng tác tuyển dụng
- Báo cáo tự động thông minh
2.1 Quản lý quy trình tuyển dụng
Thực chất, một quy trình tuyển dụng đầy đủ sẽ rất phức tạp và trải qua nhiều giai đoạn mới tìm được ứng viên phù hợp. Chỉ cần sai sót trong một công đoạn đoạn nào đó thì toàn bộ quy trình sẽ bị ảnh hưởng lớn và trở nên lộn xộn ngay lập tức.
Với Candidate Tracking System, tất cả các công việc tuyển dụng như tạo đơn ứng tuyển, quảng bá thông báo tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên, lên kế hoạch phỏng vấn,…đều được tự động hóa và quản lý trên cũng 1 hệ thống chung. Phần mềm sẽ giúp HR quản lý quy trình tuyển dụng tinh gọn, thông minh và linh hoạt nhất.
2.2 Tạo nguồn và quản lý dữ liệu ứng viên tự động
Vẫn không khó để bắt gặp hình ảnh HR cặm cụi nhập liệu thủ công từng hồ sơ ứng viên vào file Excel, sau đó lưu trữ trên Drive hay folder trong máy cá nhân. Đây là một giai đoạn kém chuyên nghiệp nhất, chỉ làm tăng thời gian tuyển dụng chứ không thật sự mang lại hiệu quả.
Nhờ với công nghệ tự động hóa và khả năng tích hợp với các nền tảng tuyển dụng, tất cả thông tin về ứng viên, thỏa thuận, tiến trình làm việc với ứng viên đều được hệ thống ATS ghi nhận đầy đủ.
Tính năng ghi nhận tự động và tích hợp đa nền tảng giúp doanh nghiệp tạo nguồn ứng viên chất lượng, làm mới liên tục, xóa bỏ khả năng thất thoát dữ liệu.
2.3 Cộng tác tuyển dụng
Applicant Tracking System cho phép nhiều thành viên tham gia vào quá trình phỏng vấn và đánh giá ứng viên. Trước mỗi buổi phỏng vấn, hệ thống ATS sẽ tự động gửi thông báo tới ứng viên và hội đồng phỏng vấn.
Đặc biệt, phần mềm cho phép nhiều người cùng theo dõi hoạt động tuyển dụng trên 1 nền tảng duy nhất, hạn chế được tình trạng bỏ lỡ thông tin, đánh giá cảm tính và nâng cao chất lượng tuyển dụng nhờ vào sự tham gia đóng góp của số đông.
2.4 Báo cáo tự động thông minh
Hầu hết các ATS đều được trang bị khả năng tự động đo lường trong quy trình tuyển dụng như: số lượng ứng viên tham gia theo thời gian thực, tổng tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn tuyển dụng hay chi phí tuyển dụng/ứng viên,…và xuất thành báo cáo.
Dựa trên tính năng hữu ích này, nhà tuyển dụng có thể cân nhắc các phương án quản lý ngân sách, lên kế hoạch hoặc cải tiến chính sách tuyển dụng phù hợp hơn.
4. Cách thức hoạt động của Applicant Tracking System
Dù có sự khác biệt tương đối về tính năng, nhưng các phần mềm ATS đều có cách thức hoạt động cơ bản như sau:
- Thu thập thông tin ứng viên
- Phân tích thông tin
- Đánh giá và xếp hạng
- Quản lý lịch trình phỏng vấn
- Quản lý toàn diện quá trình tuyển dụng
3.1 Thu thập và lưu trữ thông tin ứng viên
ATS sẽ tự động ghi nhận, thu thập hồ sơ ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau như email, website, trang tuyển dụng, mạng xã hội,…và cập nhật chúng lên cùng 1 hệ thống.
Thông tin ứng viên có thể được lưu trữ dưới dạng file PDF, văn bản hoặc hình ảnh. Nhờ đó, nhà tuyển dụng và các bộ phận liên quan có thể truy cập, truy xuất dữ liệu dễ dàng.
3.2 Phân tích thông tin
Applicant Tracking System có chức năng sàng lọc thông tin ứng viên theo các tiêu chí được thiết lập sẵn như kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn, học vấn,…
Hệ thống sẽ tự động bóc tách dữ liệu trong CV và trích xuất những thông tin quan trọng. Theo đó những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu sẽ bị loại bỏ, những ứng viên còn lại sẽ được tiến hành xếp hạng.
Hiện nay, ATS hỗ trợ nhà tuyển dụng sàng lọc dữ liệu ứng viên qua 2 cách sau:
- Sử dụng câu hỏi loại trừ: Ứng viên sẽ được yêu cầu trả lời một số câu hỏi bắt buộc khi apply CV qua cổng thông tin của doanh nghiệp. Nếu ứng viên không đưa ra được câu trả lời phù hợp thì hệ thống sẽ đánh dấu hoặc tự động từ chối, ngược lại câu trả lời được chấp nhận thì CV sẽ được chuyển sang vòng tiếp theo.
- Sử dụng từ khóa: Nhà tuyển dụng sẽ thiết lập một số từ khóa liên quan đến chức danh hoặc kỹ năng liên quan đến vị trí ứng tuyển. CV không có từ khóa này sẽ được bỏ qua và đưa vào 1 nhóm riêng để kiểm tra sau.
3.3 Đánh giá và xếp hạng
Phần mềm Candidate Tracking System cho phép so sánh hồ sơ ứng viên với bảng mô tả công việc, sau đó tiến hành xếp hạng dựa trên mức độ phù hợp.
Hệ thống theo dõi ứng viên cung cấp cho nhà tuyển dụng một bảng đánh giá trực quan dựa trên các tiêu chí đánh giá và thứ tự xếp hạng. Các ứng viên có cấp bậc xếp hạng cao sẽ được ưu tiên xem xét cho các vị trí tuyển dụng.
3.4 Quản lý lịch trình phỏng vấn
Sau khi chọn được ứng cử viên sáng giá, phần mềm sẽ giúp HR sắp xếp lịch trình phỏng Hệ thống sẽ lên lịch, gửi lời mời phỏng vấn đến các ứng viên và cập nhật những thông tin liên quan trong quá trình tuyển dụng cho cả 2 bên.
3.5 Quản lý toàn diện quá trình tuyển dụng
Applicant Tracking System quản lý tất cả các thông tin liên quan đến quá trình tuyển dụng, bao gồm cập nhật trạng thái hồ sơ ứng viên, cung cấp báo cáo thống kê tổng quan, tổng hợp kết quả,…
Ngoài ra, phần mềm còn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động của chiến lược tuyển dụng thông qua báo cáo trực quan cùng số liệu cụ thể. Thông qua đó, nhà tuyển dụng có thể nắm bắt tình hình của hoạt động tuyển dụng của mình và dễ dàng điều chỉnh, thay đổi sao cho phù hợp.
5. Tiêu chí lựa chọn phần mềm ATS phù hợp cho doanh nghiệp
5.1 Am hiểu về doanh nghiệp
Để hiểu hơn về thực trạng doanh nghiệp của mình, bạn có thể lần lượt trả lời các câu hỏi sau:
- Hiện tại doanh nghiệp đang có những phòng ban nào?
- Điểm yếu và điểm mạnh của doanh nghiệp là gì?
- Hoạt động tuyển dụng đang thực hiện có mang lại hiệu quả tốt hay không?
5.2 Nhu cầu sử dụng Candidate Tracking System
Đội ngũ tuyển dụng cần hiểu rõ mình cần gì ở Applicant Tracking System. Để làm được điều này, bạn có thể thực hiện các phương pháp như review quá trình tuyển dụng, xác định những yếu tố còn thiếu, ngân sách có thể chi trả,…
Review quá trình tuyển dụng
- Đội ngũ cần thực hiện những công việc, nhiệm vụ nào mỗi khi tìm 1 vị trí mới.
- Tần suất thực hiện những công việc này là bao lâu?
- Giai đoạn nào trong quy trình tuyển dụng bạn đánh giá là tốt nhất?
- Bạn có sử dụng đến dịch vụ của bên thứ 3 như trang tuyển dụng, mạng xã hội hay công ty HR thuê ngoài hay không?
Tìm hiểu những hạn chế trong quá trình tuyển dụng
- Vấn đề khó khăn nhất mà đội ngũ tuyển dụng đang gặp phải là gì?
- Nhân viên tuyển dụng dành phần lớn thời gian để làm việc gì?
- Tính năng nào bạn đang còn thiếu hụt nhưng chúng mang lại giá trị tốt nhất?
Lập danh sách yêu cầu về ATS
- Đối với bạn, hệ thống tuyển dụng hoàn hảo là như thế nào? Hãy hình dung 1 cách chi tiết nhất.
- Những tính năng nào bắt buộc phải có và những tính năng nào nên có thì tốt?
Bạn có thể thẳng thắn chia sẻ danh sách này đến nhà cung cấp phần mềm để xem xét khả năng đáp ứng của họ đến đâu.
Đối tượng sử dụng
- Đối tượng trực tiếp sử dụng hệ thống là ai?
- Bao nhiêu người cần phải truy cập và làm việc trên hệ thống này?
- Số lượng người truy cập này có thay đổi trong tương lai hay không?
- Những người cụ thể được cấp quyền truy cập vào hệ thống? Quản lý, nhân viên, nhà tuyển dụng,…
Xác định ngân sách có thể chi trả
- Doanh nghiệp có thể chi trả tối đa bao nhiêu cho một phần mềm ATS?
Khi tính toán ngân sách, doanh nghiệp hãy ước lượng thêm phần chi phí lắp đặt, training. Đồng thời, dự trù thêm những chi phí cho các yêu cầu tích hợp cho việc mở rộng hệ thống về sau.
Nghiên cứu và tìm hiểu sâu
- Tham khảo các review về phần mềm ATS hoặc so sánh từ 3 – 5 nhà cung cấp để đưa lựa chọn phù hợp nhất.
- Đặt lịch demo để hiểu rõ hơn về những tính năng, giao diện sử dụng của phần mềm.
- Đặc biệt, trong buổi demo cần có sự tham gia của nhân viên tuyển dụng – những người thường xuyên sử dụng phần mềm hàng ngày.
5.3 Chọn nhà cung cấp Applicant Tracking System uy tín
Qua sự nghiên cứu, doanh nghiệp sẽ đưa ra những đơn vị cung cấp phần mềm tuyển dụng phù hợp nhất với nhu cầu đã đặt ra. Lập bảng so sánh ưu nhược điểm rõ ràng để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất.
Ví dụ, dưới đây là bảng đánh giá top 3 phần mềm ATS tốt nhất hiện nay:
| Tên phần mềm | Xuất xứ | Ưu điểm | Nhược điểm |
| Workday | Mỹ |
|
|
| Greenhouse | Mỹ |
|
|
| CoDX Candidate pool AI | Việt Nam |
|
Sản phẩm còn mới trên thị trường |
PHẦN MỀM CODX CANDIDATE POOL AI
Hệ thống CoDX Candidate pool AI tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo cho phép tự động sàng lọc, sắp xếp phân loại và lưu trữ nguồn ứng viên tiềm năng theo nhu cầu tuyển dụng một cách khoa học và chính xác nhất. Khi dữ liệu ứng viên lên đến hàng triệu hồ sơ, mỗi ngày HR phải tiếp nhận cả ngàn CV ứng tuyển, phần mềm sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp tăng tốc việc tuyển dụng, hỗ trợ HR tìm nhân tài và phát triển nguồn nhân lực bền vững. Đặc điểm nổi bật:
Đăng ký dùng thử CoDX Candidate pool AI để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử 30 ngày.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Bài viết trên là những chia sẻ đến bạn những kiến thức quan trọng cần biết về Applicant Tracking System. Bằng cách hiểu rõ về tính năng và cách thức hoạt động của hệ thống Candidate Tracking System, doanh nghiệp có thể sử dụng và tối ưu hóa tất cả nghiệp vụ trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Theo dõi trang tin CoDX để cập nhập những công nghệ quản trị nhân sự mới nhất nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
