[TOP] 5+ Kỹ năng hành chính văn phòng BẮT BUỘC trong công việc

Kỹ năng hành chính văn phòng

Chuyên viên hành chính tổng hợp là người bao quát hầu hết các vấn đề liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và đời sống của cán bộ công nhân viên. Vì vậy họ cần có các kỹ năng văn phòng để xử lý và giải quyết các tình huống họ gặp phải hàng ngày. Vậy những kỹ năng hành chính văn phòng nào quan trọng cần tích lũy đi lựa chọn công việc này? Hãy cùng CoDX Wiki tìm hiểu ngay dưới bài viết sau!

1. Kỹ năng hành chính văn phòng là gì?

Kỹ năng hành chính văn phòng là những kỹ năng liên quan đến công việc trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức văn phòng và được yêu cầu cho nhiều công việc khác nhau. Có thể công việc đó chính là trợ lý văn phòng, thư ký đến quản lý văn phòng. 

Nhân viên trong hầu hết mọi ngành trong doanh nghiệp cần phải có kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản. Các ứng viên có kỹ năng này đều đang có cơ hội việc làm mở rộng trong mọi ngành.

Các cấp nhân viên ở các vị trí hành chính phải có khả năng xử lý đồng thời các tình huống đầy thách thức. Những vị trí này giúp giữ cho văn phòng hoạt động trơn tru đồng thời hỗ trợ người giám sát, các cấp ban lãnh đạo công ty hoặc người quản lý trực tiếp của họ thực hiện các công việc khác nhỏ lẻ khác nhau. 

Phát triển các kỹ năng hành chính công sở xuất sắc cho phép bạn thăng tiến và tìm kiếm những cơ hội mới trong sự nghiệp của mình.

Kỹ năng hành chính văn phòng
Kỹ năng hành chính văn phòng là những kỹ năng liên quan đến công việc trong một doanh nghiệp

2. Top kỹ năng hành chính văn phòng quan trọng cần tích lũy 

Để thực hiện các công việc của một chuyên viên hành chính tổng hợp, những ai yêu thích vị trí này cần có những kỹ năng sau:

2.1. Kiến thức chuyên môn hành chính văn phòng

Thủ tục hành chính văn phòng không chỉ dựa trên các văn bản quy định nội bộ, mà còn có thể là:

  • Ký hợp đồng bảo trì hệ thống máy tính, điều hòa… với nhà cung cấp
  • Thủ tục thông báo thay đổi loại hình doanh nghiệp, phát hành cổ phiếu, niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán…

Tất cả những điều này đòi hỏi các chuyên gia hành chính tổng hợp có chuyên môn về thủ tục hành chính. Những kiến ​​thức này sẽ được đào tạo khi bạn còn ngồi trên ghế giảng đường

Nếu bạn không phải là nghiệp vụ văn thư thì những khóa đào tạo ngắn hạn cũng đủ cung cấp những kiến ​​thức nền tảng cần thiết.

2.2. Kỹ năng giao tiếp

Bất kỳ ngành nghề nào cũng cần đến kỹ năng nghiệp vụ hành chính văn phòng này, đó chính là khả năng giao tiếp. Với chuyên viên hành chính lại càng cần, bởi bạn là thành viên không thể thiếu của hầu hết các phòng ban.

Giao tiếp có thể diễn ra không chỉ thông qua gặp mặt trực tiếp mà còn qua điện thoại, tin nhắn, email hoặc thư, tất cả đều phải đạt tiêu chuẩn cao.

Giao tiếp với nhiều người, nhiều bộ phận, nhiều tính cách là công việc hàng ngày. Những tình huống giao tiếp trôi chảy thì có thể dễ dàng, nhưng những tình huống phải giải quyết như khiếu nại, tranh chấp, thúc giục thì luôn đòi hỏi kỹ năng giao tiếp điêu luyện và ôn hòa để có thể giữ bình tĩnh trong những tình huống khó khăn và đối mặt với hàng tá nhiệm vụ.

Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp có thể diễn ra không chỉ thông qua gặp mặt trực tiếp mà còn qua email

2.3. Kỹ năng hành chính văn phòng khi làm việc nhóm

Cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung là điều mà mọi doanh nghiệp đều mong muốn nhân viên của mình thực hiện.

Với chuyên viên hành chính tổng hợp, bạn không chỉ là người điều phối công việc mà còn là người tạo ra môi trường khuyến khích mọi người cùng làm việc.

Vì vậy, kết hợp khả năng làm việc nhóm hiệu quả sẽ luôn là kỹ năng không thể thiếu nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp của mình trên con đường này.

2.4. Khả năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc 

Chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện các công việc hành chính ở tất cả các phòng ban của doanh nghiệp. Điều này cho thấy khối lượng công việc rất nặng nên bạn cần có kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả.

Việc gì gấp, việc gì tạm hoãn, việc gì nên làm cùng lúc… đều phải linh hoạt. Vì công việc hành chính rất đa dạng, hàng ngày có thể xảy ra những việc ngoài ý muốn, đó có thể là:

  • Một máy tính đột nhiên bị lỗi phần mềm hoặc phần cứng
  • Các cuộc họp đột xuất cần phải được tổ chức trong cùng một ngày
  • Hàng gấp cần gửi gấp…

Ngoài kế hoạch làm việc đã được sắp xếp từ trước, cần phải có một nhân viên hành chính có đủ mọi kỹ năng để giải quyết gấp các sự cố.

2.5. Kỹ năng tin học văn phòng 

Soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo cáo… là công việc không thể thiếu đối với chuyên viên hành chính tổng hợp.

Nhờ có sự hỗ trợ của Tin học văn phòng, những công việc này đã trở nên nhẹ nhàng hơn. Tuy nhiên để giải quyết chúng một cách nhanh chóng, đạt chất lượng và độ chính xác cao thì luôn cần một người sử dụng thành thạo các kỹ năng tin học.

Phần mềm email Word, Excel, Powerpoint, Outlook có thể nói là những kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết để tìm việc.

Kỹ năng hành chính văn phòng 
Phần mềm email Word, Excel, Powerpoint, Outlook là những kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết

2.6. Khả năng ngoại ngữ

Gặp gỡ đối tác nước ngoài, sắp xếp cuộc gặp với người nước ngoài, soạn thảo văn bản bằng tiếng nước ngoài… có thể là một trong những công việc mà các cấp lãnh đạo giao cho chuyên viên hành chính tổng hợp.

Vì vậy, bạn nên chú trọng trau dồi bốn khả năng nghe, nói, đọc, viết bằng ngoại ngữ. Đầu tiên, bạn nên hiểu biết về tiếng Anh, vì gần như hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu. Thậm chí tốt hơn nếu bạn biết một ngôn ngữ khác.

2.7. Cẩn trọng và nhanh nhẹn là kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết

Do khối lượng công việc nhiều, thời gian và nội dung tương đối chi tiết nên chuyên viên hành chính văn phòng sẽ rất phù hợp với công việc này nếu là người có tính cách cẩn thận, tỉ mỉ.

Ngoài ra, bạn phải chi tiết mọi vấn đề và có tính nhanh nhẹn, vì cùng lúc phải hoàn thành nhiều việc với độ chính xác cao. Nếu bạn chỉ tỉ mỉ làm một việc thì hiệu quả công việc sẽ giảm sút. Và nếu bạn chạy đôn chạy đáo chỉ để hoàn thành một đầu việc trong bản kế hoạch thì cuối cùng bạn sẽ không còn thời gian để làm việc khác

2.8. Kiên trì và ham học hỏi

Nhiều người nhận xét, công việc hành chính là “làm dâu trăm họ”, khối lượng công việc không mang tính quá chuyên môn, chuyên sâu nhưng khối lượng công việc quá nặng nên làm lâu dễ chán.

Đó là lý do tại sao các nhà lãnh đạo luôn tìm kiếm tính cách kiên nhẫn, chăm chỉ, biết vươn lên làm việc, khả năng hiện tại và sự gắn bó lâu dài với doanh nghiệp ở bạn.

Kiên trì và ham học hỏi
Tính cách kiên nhẫn, chăm chỉ, biết vươn lên làm việc là những điều kiện cần trong môi trường hành chính văn phòng

Trong bài viết trên, CoDX đã giới thiệu sơ qua cho các bạn các kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết để giúp bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Đồng thời hỗ trợ bạn biết được một số phẩm chất và kinh nghiệm cơ bản khi chọn đi theo ngành nghề này. Hy vọng bài viết này giúp bạn có thêm kiến thức trong công việc văn phòng của mình. Cảm ơn quý đọc giả đã theo dõi bài viết này!