Top 10 Phần mềm quản lý phòng họp TỐT NHẤT năm 2024

Phần mềm quản lý phòng họp ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Công cụ này sẽ giúp việc nắm bắt tình trạng phòng họp cũng như đặt lịch họp trở nên dễ dàng hơn. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm này qua bài viết dưới đây nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang Bản tin doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề:

• Hệ thống văn phòng điện tử cho Doanh nghiệp
• Kỹ năng nghiệp vụ hành chính văn phòng
• Phần mềm quản lý văn phòng điện tử TỐT NHẤT

1. Phần mềm quản lý phòng họp là gì?

Phần mềm quản lý phòng họp là một công cụ dùng để theo dõi tình trạng của tất cả các phòng họp trong công ty. Thông qua công cụ này, nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin của từng phòng. Từ đó tiến hành đặt phòng phù hợp theo đúng lịch họp.

Với phần mềm này, nhân sự sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản và nhanh chóng qua máy tính hoặc điện thoại. Bên cạnh đó còn có thể tránh được tình trạng trùng hợp, chồng chéo giữa các phòng ban. Bởi ứng dụng quản lý phòng họp sẽ giúp sắp xếp lịch họp đầy đủ và logic.

2. Top 10 Phần mềm quản lý phòng họp hiệu quả nhất năm 2024

Có khá nhiều phần mềm/ứng dụng quản lý phòng họp được các đơn vị, doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Dưới đây là 1 số ứng dụng nổi bật mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý các phòng họp, được nhiều doanh nghiệp tin dùng.

2.1 Phần mềm quản lý phòng họp CoDX – Administrative

Một trong những giải pháp quản lý mọi phòng họp không thể không nhắc đến đó là phần mềm của CoDX. Sở hữu những tính năng ưu việt, phần mềm quản lý phòng họp CoDX –  Hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số, cụ thể như sau:

• Thiết lập danh sách các phòng họp hiện có với các thông tin cơ bản như: Phòng, vị trí, sức chứa, trang thiết bị hiện có hoặc Phòng họp online (nếu có thuê hệ thống phòng họp suremeet.vn của LV).
• Thiết lập quy trình Duyệt Phòng họp.
• Quản lý tình trạng sử dụng phòng theo sơ đồ, thêm lịch họp, sửa lịch họp, duyệt phòng họp, huỷ phòng họp,…
• Báo cáo thống kê công suất hoạt động các phòng họp.
• Phần mềm quản lý này còn hỗ trợ đặt phòng họp, đặt lịch khi người dùng cần. 
• Hiển thị tình trạng sử dụng phòng cho người đặt biết slot còn trống có thể booking.
• Các thông tin sẽ được ghi nhận và hiển thị khi book phòng là: Người chủ trì, tổng số người tham dự, thời gian và mục đích của nuộc họp, các hạng mục khác hỗ trợ (như nước uống, teabreak,… nếu có).
• Cho phép đính kèm tài liệu và phân quyền file đính kèm. Như vậy, các thành viên khi được mời họp có thể xem trước các tài liệu của phòng họp được book trên hệ thống.
• Gửi email thông báo đến từng thành viên tham gia cuộc họp.
• Có thể tránh được tình trạng nhiều người book trùng thời gian ở cùng một phòng họp.
• Có thể so sánh sức chứa của phòng với số thành viên tham dự họp để cảnh báo.

PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CODX ADMINISTRATIVE

CoDX Administrative là giải pháp quản lý văn phòng trọn gói cho doanh nghiệp bằng hệ thống dịch vụ hành chính trực tuyến với các tài nguyên dùng chung. Hệ thống CoDX Administrative giúp doanh nghiệp tạo nên văn phòng 3 KHÔNG: KHÔNG GIẤY TỜ - KHÔNG CHỜ ĐỢI - KHÔNG MẤT THỜI GIAN. Các ứng dụng có trong phần mềm quản lý văn phòng bao gồm:

Phần mềm đăng ký phòng họp: Phần mềm được sử dụng để quản lý các phòng họp trong doanh nghiệp giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, tiết kiệm thời gian đặt lịch và sử dụng các phòng họp theo nhu cầu

Phần mềm quản lý đặt xe: Phần mềm giúp quản lý, theo dõi, và tối ưu hóa việc sử dụng các phương tiện di chuyển trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp mà người dùng cần sử dụng chúng cho mục đích công việc.

Phần mềm quản lý văn phòng phẩm: Phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin về các văn phòng phẩm cần mua trong doanh nghiệp để đảm bảo rằng các tài sản văn phòng luôn được cung cấp và được kiểm kê hiệu quả.

Xem chi tiết tính năng CoDX Administrative

Đăng ký ngay gói dùng thử phần mềm quản lý văn phòng CoDX Administrative với ưu đãi cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

2.2 Ứng dụng quản lý phòng họp vật lý và trực tuyến CloudMERO

CloudMERO hỗ trợ quản lý các phòng họp vật lý và trực tuyến đã chinh phục được các khách hàng khó tính tại nhiều nước trên thế giới như Nhật Bản và Australia. Để trải nghiệm phần mềm quản lý phòng họp này, chi phí sẽ là 300.000 VNĐ/ tháng. CloudMERO mang tới những tính năng nổi bật như sau:

• Thông báo, nhắc nhở lịch họp cho từng thành viên thông qua email/SMS.
• Phần mềm quản lý đặt phòng họp này có thể mời khách vào tham gia họp trực tuyến của bạn một cách nhanh chóng chỉ với một đường link.
• Người quản trị có thể dễ dàng quản lý tài nguyên như phòng họp và trang thiết bị của phòng họp cũng như người dùng trên toàn hệ thống.
• Không cần cài đặt phần mềm.

2.3 Phần mềm quản lý phòng họp VT Meeting

VT Meeting được xây dựng trên nền tảng Microsoft SharePoint. Phần mềm này cung cấp đầy đủ các tính năng giúp hỗ trợ kiểm soát toàn bộ quy trình đăng ký và tổ chức phòng họp. Một số tính năng nổi bật của VT Meeting là:

• Có thể quản lý các phòng họp và trang thiết bị tại nhiều địa điểm khác nhau trên cùng một hệ thống duy nhất. 
• Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi và hỗ trợ trên các trình duyệt phổ biến như Firefox, Chrome,…
• Có khả năng tích hợp lịch họp vào Outlook Calendar của từng cá nhân nhân viên giúp quản lý thời gian làm việc. 
• Sắp xếp toàn bộ quá trình quản lý, đăng ký lịch họp và tổ chức cuộc họp một cách hợp lý. Từ đó loại bỏ được các lỗi thường phát sinh như kẹt phòng, trùng lịch họp,…
• Áp dụng nguyên tắc tính phí sử dụng phòng họp và thiết bị nên VT Meeting sẽ cung cấp báo cáo sử dụng và chi phí sử dụng phòng họp cuối mỗi buổi họp.

2.4 Phần mềm quản lý đặt phòng họp E-Office IT CloudSea

E-Office IT CloudSea được phát triển từ năm 2008. Phần mềm quản lý phòng họp này giúp các doanh nghiệp quản lý đặt phòng họp, hướng đến một quy trình làm việc hiện đại và chuyên nghiệp. Chi phí của nền tảng quản lý các phòng họp E-Office IT CloudSea khá đa dạng tùy vào gói cước. Trong đó, thấp nhất là gói cước Starter với mức giá chỉ 20.000 VNĐ 2GB/ User.

E-Office IT CloudSea sở hữu một số tính năng nổi bật như:

• Hiển thị phòng đang trống, hỗ trợ tìm phòng nhanh chóng và sẽ thông báo cho bạn biết ngay nếu phòng đã được đặt.
• Liên kết thành viên tham gia cuộc họp và cho phép gửi email thông báo lịch họp, đồng thời cập nhật vào lịch cá nhân của các thành viên tham gia cuộc họp.
• Hỗ trợ gửi thông báo nhắc nhở, cảnh báo về cuộc họp sắp tới qua email.
• Ngay khi bạn vừa truy cập vào phần mềm, hệ thống sẽ hiển thị ngày, giờ các thông tin quan trọng.
• Cho phép hủy đặt phòng.
• Hỗ trợ checklist tiến trình của cuộc họp, có thể đính kèm báo cáo hay các tài liệu khác để các thành viên nắm được nội dung trước khi vào họp.
• Theo dõi và xác nhận kịp thời sự tham gia của thành viên và khách mời của cuộc họp.

2.5 Phần mềm quản lý phòng họp và đặt lịch MISA AMIS

MISA AMIS là một nền tảng quản trị doanh nghiệp có thể áp ứng 4 mảng cốt lõi của một doanh nghiệp đó là tài chính, kinh doanh, nhân sự và điều hành. Trong đó, MISA AMIS có hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý các phòng họp và đặt lịch đơn giản. Doanh nghiệp có thể trải nghiệm phần mềm MISA AMIS với mức giá từ 412.500 VNĐ/ tháng.

Các tính năng nổi bật về quản lý và đặt lịch họp mà MISA AMIS mang tới là:

• Cung cấp tự động những thông tin quan trọng như tên, nội dung, thời gian của cuộc họp hiện tại đang diễn ra cũng như cuộc họp tiếp theo.
• Tự động hiển thị thông tin của các phòng họp còn trống và cho phép sử dụng phòng họp tức thời.
• Tìm phòng nhanh chóng và dễ dàng theo đúng yêu cầu về địa điểm, thời gian, chức năng,…
• Hỗ trợ đặt phòng tức thời chỉ với vài thao tác đơn giản như chọn phòng, chọn thời gian sử dụng phòng, mô tả và thêm các thành viên tham gia họp.
• Giúp liên kết thành viên khi có thể tự động gửi email thông báo về cuộc họp sắp diễn ra cho các nhân thành viên liên quan.
• Tự động cập nhật và hiển thị trạng thái phòng họp vẫn đang được sử dụng khi thành viên chưa “check out”.

2.6 Phần mềm quản lý đặt phòng họp Fastwork Meeting

FastWork Meeting là công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý các phòng họp và cuộc họp tiếp theo mà CoDX muốn giới thiệu tới các bạn. Với mức giá chỉ từ 10.000 VNĐ/ user/ tháng, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm FastWork Meeting và trải nghiệm các tính năng nổi bật như:

• Hỗ trợ tổ chức cuộc họp như lên lịch họp, đặt phòng họp, chuẩn bị trang thiết bị,…
• Quản lý nội dung cuộc họp: Những công việc như quản lý checklist tiến trình họp, quản lý những người tham gia họp và biên bản kết thúc cuộc họp,… đều sẽ được thao tác thực hiện trong hệ thống nội bộ của phần mềm quản lý phòng họp Fastwork Meeting.
• Thuận tiện trao đổi và thông báo về cuộc họp theo thời gian thực tế đến các thành viên diễn để mọi người đều nắm được thông tin mới nhất.

2.7 Ứng dụng quản lý phòng họp hiệu quả Vương Thành

Phần mềm Vương Thành cung cấp thêm một giải pháp ứng dụng công nghệ vào quản lý các phòng họp cho các doanh nghiệp hiện nay. Phần mềm quản lý phòng họp Vương Thành cho phép quản lý, sắp xếp phòng họp thông qua các thiết bị di động. Một số tính năng nổi bật của phần mềm này là:

• Cung cấp thông tin chi tiết về cuộc họp cho từng nhân viên thông qua Dashboard.
• Hiển thị một cách trực quan tình trạng của nhiệm vụ được giao, từ đó giúp nhân viên chú ý tập trung vào các công việc cần phải xử lý gấp và các nhiệm vụ khác theo từng cấp độ nghiêm trọng.
• Hỗ trợ tính phí sử dụng phòng họp và thiết bị, qua đó đó đáp ứng được mục tiêu quản lý các phòng họp tối ưu.
• Giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên cũng như các bộ phận liên quan khi sử dụng phòng họp, đăng ký và theo dõi lịch họp.
• Dễ dàng mở rộng quy mô cuộc họp, có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng cho những tổ chức, doanh nghiệp lớn và cực lớn.

2.8 Ứng dụng quản lý phòng họp FlexOS

FlexOS là một trong những phần mềm quản lý phòng họp hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo. Tính năng nổi bật của FlexOS là:

• Kiểm tra chặt chẽ và chi tiết tình trạng của các phòng họp, hỗ trợ tra cứu thông tin rảnh của phòng ban, khách hàng.
• Đặt và quản lý lịch họp phù hợp một cách tiện lợi, dễ dàng và nhanh chóng.
• Tự động thông báo cho các thành viên được tham gia về cuộc họp.
• Kiểm soát quyền truy cập của các nhân viên trên hệ thống của FlexOS.

2.9 Phần mềm quản lý và đặt phòng họp tiện ích Yarooms

Phần mềm quản lý đặt phòng họp Yarooms có chi phí sử dụng từ $6000/ năm. Doanh nghiệp có thể được hưởng những tính năng nổi bật mà phần mềm Yarooms mang tới đó là:

• Cho phép người dùng kết nối với Outlook Exchange và Google iCalendar từ đó sắp xếp công việc thuận tiện.
• Ứng dụng quản lý phòng họp hiệu quả khi có thể dễ dàng nắm được tình trạng thực của phòng họp và thực hiện các thao tác đăng ký lịch họp một cách nhanh chóng.
• Có thể đặt phòng họp, lịch họp từ xa một cách đơn giản ngay trên máy tính, máy tính bảng hay điện thoại thông minh.
• Phần mềm quản lý phòng họp giúp thông báo lịch họp bằng email.
• Phân quyền cho người đặt chỗ. Chẳng hạn như cấp quản lý sẽ được ưu tiên hơn nhân viên khi đặt phòng họp. Hoặc có một số phòng họp chỉ có cấp quản lý mới có thể đặt chỗ.

2.10 Phần mềm quản lý đặt phòng họp ACheckin

ACheckin là một phần mềm quản lý đặt phòng họp đa dạng các tính năng tuyệt vời. Thông qua điện thoại thông minh, mọi thao tác đặt phòng họp đều sẽ được thực hiện nhanh chóng. Hiện phần mềm này đang có mặt trên cả IOS và CH Play với gói giải pháp chỉ từ 12.000 VNĐ/ user/ tháng.

Một số tính năng nổi bật của ACheckin là:

• Chạy được trên nhiều nền tảng của điện thoại (như IOS, Android, IoT (Máy Checkin)) và cả thiết bị PC chạy nền tảng Windows hay Android và Linux.
• Quản lý lịch đặt phòng họp chuyên nghiệp, nắm bắt trạng thái sử dụng phòng họp cũng như trang thiết bị, cơ sở vật chất một cách rõ ràng.
• Ngoài ra, phần mềm ACheckin còn có các tính năng khác như quản lý nhân sự, quản lý tài sản, quản lý dự án hay kênh truyền thông nội bộ.

3. Tại sao Doanh nghiệp nên sử dụng các ứng dụng quản lý phòng họp?

Nhiều công ty, doanh nghiệp đang gặp rắc rối trong việc sắp xếp lịch họp một cách logic và linh hoạt vào các khung thời gian cụ thể. Công việc lên lịch và phân bố phòng họp cũng tốn khá nhiều thời gian và công sức. Vậy nên, phần mềm quản lý phòng họp trở thành sự lựa chọn tối ưu nhất của nhiều doanh nghiệp.

3.1 Phần mềm quản lý phòng họp giúp tiết kiệm thời gian

Trước đây, để đặt lịch họp, nhân viên phải thường xuyên kiểm tra tình hình lịch trống của phòng họp với bộ phận kỹ thuật. Những giờ đây thông qua việc sử dụng ứng dụng quản lý phòng mọi thông tin về tình trạng của phòng họp sẽ hiển thị ngay trên điện thoại hoặc máy tính. 

Như vậy, nhân viên không cần mất nhiều thời gian trao đổi với các bộ phận khác. Nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra hay booking phòng họp bằng cách thao tác ngay trên điện thoại hay máy tính bảng của mình.

3.2 Ứng dụng quản lý phòng họp thuận tiện cho việc theo dõi và giám sát 

Phần mềm quản lý phòng họp sẽ mang tới những thông tin đầy đủ, chính xác về tình trạng của các phòng họp. Qua đó, quản lý của thể kiểm tra được cơ sở vật chất cũng như chất lượng phòng họp sau mỗi lần sử dụng. Điều này giúp việc theo dõi và quản lý các phòng họp trở nên thuận tiện hơn rất nhiều.

Phần mềm hỗ trợ quản lý phòng họp mang tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

3.3 Phần mềm đặt phòng họp sẽ cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác mọi thông tin

Các phần mềm quản lý phòng họp luôn hiển thị đầy đủ và chính xác theo thời gian thực mọi thông tin liên quan đến phòng họp. Chẳng hạn như những thông tin về tình trạng phòng, thời gian book phòng, người book phòng,…  Từ đó, nhân viên có thể nắm bắt được lịch trống để book phòng kịp thời và phù hợp cho cuộc họp của mình.

4. Thực trạng quản lý phòng họp trong các doanh nghiệp hiện nay

Họp là một trong những cách thức giải quyết công việc hiệu quả được mọi cơ quan, tổ chức áp dụng. Qua các cuộc họp, người lãnh đạo có thể quản lý, điều hành, trao đổi, triển khai, chỉ đạo các nhiệm vụ, công việc của đơn vị. Có rất nhiều cuộc họp có thể diễn ra như hội nghị tổng kết, hội nghị sơ kết, hội thảo, họp chuyên môn, họp giao ban,…

Tuy nhiên, hiện nay, tình trạng họp nhiều nhưng không mang lại hiệu quả đang diễn ra trong nhiều doanh nghiệp. Các cuộc họp dần trở thành áp lực, chỉ mang tính hình thức. Mặc dù hội họp là cần thiết để làm sáng tỏ và giải quyết triệt để các vấn đề trong công việc. Thế nhưng trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp hiện nay, hầu như việc gì cũng phải họp để bàn bạc giải quyết.

Hội họp càng nhiều càng gây lãng phí về thời gian, nhân lực và tiền bạc. Thời gian hội họp nhiều khiến các cán bộ, nhân viên không còn thời gian để giải quyết, xử lý công việc. Theo số liệu từ Văn phòng Chính phủ năm 2018, trung bình mỗi năm, các cán bộ, ban ngành và địa phương tổ chức từ vài trăm đến 2000 cuộc họp. Không chỉ riêng Việt Nam mà ở Mỹ hàng năm trung bình có khoảng 11 triệu cuộc họp diễn ra. Trong số đó có 30% cuộc họp không hiệu quả gây lãng phí tới 37 tỷ USD cho những cuộc họp này.

Việc tổ chức, sắp xếp, điều hành cuộc họp cực kỳ quan trọng để phát huy tối đa hiệu quả của mỗi cuộc họp. Chính vì vậy, có rất nhiều cơ quan, doanh nghiệp tìm đến các giải pháp quản lý các phòng họp, lịch họp, hỗ trợ tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp và hiệu quả. Một trong những giải pháp văn phòng thông minh tốt nhất hiện nay giúp giải quyết vấn đề trên đó chính là phần mềm quản lý phòng họp.

Trên đây là top 10 phần mềm quản lý phòng họp hiệu quả nhất năm 2024 mà CoDX muốn giới thiệu tới các bạn. Hy vọng bài viết này đã cung cấp được những thông tin hữu ích và có thể giúp Doanh nghiệp chọn lựa được loại phần mềm phù hợp nhất! Xem thêm các kiến thức phần mềm quản trị doanh nghiệp khác tại CoDX.

Xem thêm bài viết liên quan:

• Chiến lược thâm nhập thị trường là gì?
• Phương thức thay đổi và phát triển doanh nghiệp BỀN VỮNG
• Cách vận hành doanh nghiệp nhỏ hiệu quả nhất 2024
• [10 PHƯƠNG PHÁP] Cải tiến quy trình làm việc hiệu quả 100%