Văn phòng hành chính được coi là công việc ít áp lực, là công việc mơ ước của nhiều chị em phụ nữ. Tuy nhiên, trên thực tế, công việc này lại đòi hỏi nhiều kỹ năng. Để một công ty hoạt động và mang lại hiệu quả tốt thì nhân viên hành chính đóng vai trò rất cần thiết. Vậy, công việc hành chính văn phòng là gì? Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để giúp bạn đọc hiểu sâu hơn về các vấn đề trên.
| Bạn đang đọc bài viết trên Trang tin quản trị CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng là một bộ phận bao gồm các công việc hàng ngày của công ty như lễ tân, văn thư, nhân sự, thư ký… Vị trí này có thể sắp xếp lịch làm việc, đáp ứng và đảm bảo đầy đủ các đồ dùng văn phòng cần thiết cho hoạt động của công ty. Ngoài ra, chức vụ văn phòng hành chính còn chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu, trang thiết bị họp cho công ty vfa hỗ trợ tổ chức sự kiện (nếu có), v.v.
Do tính chất của loại hình công việc này, trong nhiều công ty, các bộ phận điều hành-nhân sự hoặc hành chính-tổ chức thường được nhóm lại với nhau để thuận tiện cho việc giao tiếp và hỗ trợ lẫn nhau.
Có thể thấy khối lượng công việc của công việc là không nhỏ. Vì vậy, vị trí văn phòng hành chính được xem như một phần thiết yếu của mọi doanh nghiệp.
2. Công việc của nhân viên hành chính văn phòng gồm những gì?
Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng hành chính thường sẽ đảm nhiệm 5 công việc sau đây:
2.1. Công việc 1: Nhân viên hành chính có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu
- Nhân viên hành chính văn phòng nhận các công văn, tệp tài liệu đến và cho phép giải quyết nhanh chóng trong phạm vi hoạt động của chúng.
- Phải lưu trữ dữ liệu, tập tin của công ty
- Tiếp nhận và xử lý các báo cáo về tình hình nhân viên: ốm đau, thai sản…
- Theo dõi các quy tắc và quy định của công ty
- Thiết lập và giám sát hệ thống lương thưởng để đảm bảo quyền lợi của người lao động
- In các tài liệu cần thiết và làm theo yêu cầu của bộ phận
2.2. Công việc 2: Lên bảng lương, thưởng hàng tháng cho nhân viên công ty
- Chấm công hàng tháng cho nhân viên
- Tính lương, thưởng hàng tháng trình cấp trên phê duyệt
- Trả lương cho nhân viên sau khi đưa cho bộ phận kế toán kiểm duyệt
2.3. Công việc 3: Công việc lễ tân trực thuộc các chi nhánh văn phòng
- Trực điện thoại, giao dịch với khách hàng; đón khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo
- Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị cần thiết cho các cuộc họp của công ty…
- Tổ chức các sự kiện hấp dẫn, hội thảo, họp mặt… với khách hàng hoặc nội bộ.
2.4. Công việc 4: Nhân viên hành chính văn phòng quản lý các thiết bị tài sản công
- Theo dõi trang thiết bị, tài sản của công ty, xây dựng lịch bảo dưỡng máy móc cố định hàng tháng
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị bổ sung nhằm đảm bảo tối ưu yêu cầu công việc của nhân viên văn phòng.
- Liệt kê danh mục văn phòng phẩm cần thiết của công ty hàng tháng, và có kế hoạch mua hàng
2.5. Công việc 5: Nhân viên hành chính văn phòng quản lý hồ sơ nhân sự
- Lập kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng, phân công nhân sự các bộ phận
- Giám sát thử việc nhân sự và tổ chức ký kết hợp đồng lao động.
- Giám sát hàng tháng và báo cáo thường xuyên tình hình nhân sự cho lãnh đạo
- Cập nhật và đảm bảo đầy đủ hồ sơ nhân viên theo quy định của pháp luật.
3. Các yêu cầu cần có của một nhân viên hành chính văn phòng
Công việc của một nhân viên văn phòng hành chính khá nhiều. Vì vậy, nếu lựa chọn ngành này, bạn cần đáp ứng các yêu cầu sau:
3.1. Yêu cầu về trình độ và kỹ năng trong công việc của nhân viên hành chính
Về kỹ năng trong công việc của nhân viên hành chính văn phòng
Các kỹ năng cần thiết của nhân viên văn phòng bao gồm:
- Khả năng quản lý thời gian
- Khả năng làm việc nhóm
- Khả năng giao tiếp
- Khả năng xử lý tình huống
- Khả năng quản lý văn phòng
- Khả năng quản lý hành chính
- Khả năng ngoại ngữ
- Kiến thức cơ bản về vi tính văn phòng…
Về kinh nghiệm trong công việc của nhân viên văn phòng hành chính
Khi tuyển chọn nhân viên văn phòng, nhà tuyển dụng đánh giá cao sự đa năng của ứng viên.
Do đó, những ứng viên có nhiều kinh nghiệm làm việc ở nhiều công việc khác nhau như thư ký, nhân sự, đối ngoại, marketing, bán hàng,… sẽ được đánh giá cao hơn.
3.2. Yêu cầu về phẩm chất của nhân viên trong công việc hành chính văn phòng
Trình độ học vấn không phải là yếu tố quyết định bạn có thể trở thành một nhân viên văn phòng hành chính giỏi hay không. Thay vào đó, những người thành công ở vị trí này là do những phẩm chất quý giá như:
- Cẩn thận, tỉ mỉ: Công việc hành chính văn phòng chủ yếu là ghi chép, chứng từ, lưu trữ dữ liệu nên tính cẩn thận, tỉ mỉ là yếu tố vô cùng cần thiết. Ngoài ra, họ còn cần có kỹ năng làm việc khoa học, biết ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình làm việc.
- Chăm chỉ và tận tâm: Công việc của nhân viên văn phòng tuy không đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao nhưng khối lượng công việc lại nhiều. Nếu không thực sự chăm chỉ và tận tâm, họ sẽ không thể hoàn thành công việc hoặc để xảy ra sai sót trong việc lưu trữ thông tin, quản lý hồ sơ, v.v.
- Sẵn sàng giúp đỡ và hỗ trợ mọi người: Như đã đề cập ở trên, công việc văn phòng này chính là trung tâm liên lạc của tất cả nhân viên trong công ty – nơi họ đến để được hỗ trợ và giải đáp thắc mắc. Điều này đòi hỏi nhân viên hành chính phải vui vẻ, cởi mở và hữu ích. Không chỉ là yếu tố thành công mà nó là điều cần phải có của người làm nghề.
4. Tổng hợp các chức vụ công việc của nhân viên hành chính văn phòng hiện nay
Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không có nhiều vị trí nên nhiệm vụ ít khi được phân định rõ ràng theo từng vị trí cụ thể, công việc văn phòng hành chính sẽ đảm nhận tất cả các công việc liên quan.
Tại các doanh nghiệp lớn hoặc nhân sự nhiều phòng ban, vai trò của vị trí văn phòng hành chính sẽ được các nhà lãnh đạo chia thành các vị trí chuyên môn sau:
4.1. Công việc nhân viên hành chính Nhân sự
Công việc tuyển dụng chủ yếu vẫn thuộc về bộ phận tuyển dụng, còn các nhân viên khi thực thi công việc hành chính văn phòng sẽ chủ yếu tập trung hỗ trợ một số nghiệp vụ nhân sự đơn giản như sau:
- Nhận và gửi các công văn, văn bản đến các phòng ban trong công ty
- Lưu trữ và sắp xếp thông tin khoa học các công văn, luận văn, hợp đồng và các văn bản liên quan.
- Tiếp nhận các đơn liên quan đến nhân sự (đi làm muộn, về sớm, xin nghỉ phép, xét tăng lương…) chuyển về bộ phận chuyên trách nhân sự.
- Theo dõi, chấm công nhân viên toàn công ty
- Giám sát chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội của nhân viên công ty.
- Thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh chế độ phúc lợi, lương, chính sách khen thưởng, xử phạt của từng nhân viên…
- Quản lý máy móc thiết bị, văn phòng phẩm của công ty. Sửa chữa và mua mới nếu cần thiết.
- Lưu trữ hóa đơn chứng từ liên quan đến công tác hành chính nhân sự
- Soạn thảo, sao chụp tài liệu, văn bản họp, thông báo chính sách, quy định…
- Chuẩn bị không gian cho các cuộc họp, sự kiện, tiếp đón khách hàng/đối tác
- Tổ chức sinh nhật cho nhân viên bộ phận hàng tháng
- Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý
4.2. Nhân viên hành chính văn phòng vị trí Lễ tân
Quầy lễ tân là bộ phận đại diện cho hình ảnh của công ty. Khi khách hàng lần đầu đến công ty, người đầu tiên hướng dẫn họ chính là nhân viên lễ tân. Vì vậy, trách nhiệm công việc hành chính văn phòng của vị trí này là rất quan trọng, bao gồm những đầu việc sau:
- Chào hỏi, đón tiếp khách hàng, đối tác, giải đáp thắc mắc trực tiếp/qua điện thoại
- Chuyển cuộc gọi, chuyển tiếp văn bản đến các bộ phận liên quan
- Cập nhật thông tin, lưu trữ hồ sơ khách hàng/đối tác vào kho lưu trữ hoặc phần mềm nội bộ
- Trả lời các cuộc gọi đến, chủ động xử lý trong phạm vi quyền hạn hoặc chuyển lên cấp trên
- Giữ khu vực sảnh sạch sẽ và tuân theo các quy định của công ty
- Cấp thẻ kiểm soát ra vào cho khách, kiểm tra chặt chẽ nhân viên ra vào thông qua sổ thông tin tại quầy lễ tân
- Kiểm kê, cấp phát và đặt thêm văn phòng phẩm cho nhân viên công ty
- Hướng dẫn khách hàng thăm khám tại khoa theo hướng dẫn
- Hỗ trợ chụp ảnh, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, hội thảo, sự kiện của công ty
- Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý
4.3. Công việc nhân viên hành chính Văn thư tại các văn phòng
Văn thư lưu trữ thuộc phòng hành chính quản trị, các hồ sơ, tài liệu trong và ngoài doanh nghiệp đều do phòng quản lý. Việc tách bạch nhân viên hành chính văn thư cũng nhằm tối ưu hóa tầm quan trọng của vị trí này. Các công việc hành chính văn phòng mục tiêu bao gồm:
- Tiếp nhận các công văn, văn bản gửi đến công ty và chuyển đến các nhân sự/bộ phận liên quan.
- Nhận chuyển phát nhanh thư từ, tài liệu từ các bộ phận, liên hệ bộ phận chuyển phát nhanh nhất để hoàn thành.
- Soạn thảo các văn bản, thủ tục, thông báo,… để phổ biến thông tin trong công ty
- Lưu trữ một cách khoa học toàn bộ văn bản, hồ sơ, tài liệu vào hệ thống phần mềm, vào kho lưu trữ
- Chịu trách nhiệm về tính bảo mật của các văn bản, hồ sơ, tài liệu, đặc biệt là bản gốc/bản chính/các tài liệu yêu cầu tính bảo mật cao
- Phối hợp cung cấp tài liệu cho các phòng nghiệp vụ theo quy trình.
- Quản lý các con dấu của công ty cũng như con dấu của các cấp ban lãnh đạo
- Đóng dấu văn bản theo trình tự, thủ tục quy định
- Tham gia một khóa học nâng cao về kỹ năng lưu trữ an toàn
- Tham gia các khóa đào tạo chuyên ngành tại các phòng ban chuyên môn để tìm hiểu về các tài liệu, hồ sơ cần thiết.
- Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý
4.4. Nhân viên hành chính văn phòng với vai trò làm Thư ký
Quản lý cấp cao chịu trách nhiệm về các quyết định quan trọng ở tầm vĩ mô, nhưng có rất nhiều yếu tố vi mô cần được thực hiện để các yếu tố vĩ mô thực sự phát huy tác dụng, nhưng cấp quản lý lại quá bận rộn để làm mọi thứ một cách hoàn hảo. Vì lý do này, vị trí thư ký hành chính đã ra đời để đảm nhận những yếu tố vi mô này. Công việc hành chính văn phòng của thư ký cụ thể như sau:
- Sắp xếp lịch làm việc của lãnh đạo, lịch làm việc của hội đồng.
- Tổ chức họp, họp, ghi chép, tổng hợp nội dung cuộc họp
- Soạn thảo tài liệu và thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của ban lãnh đạo
- Truyền đạt chỉ đạo của BGĐ đến các phòng, ban liên quan
- Tiếp nhận phản hồi từ nhân viên/bộ phận, gửi báo cáo cho ban giám đốc.
- Chuẩn bị các mặt cho chuyến công tác của giám đốc như: đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, đặt may quần áo dự tiệc, các cuộc hẹn với đối tác…
- Gửi hoa, quà, thiệp cho khách hàng/đối tác của ban vào các ngày lễ, ngày kỷ niệm.
- Dịch tài liệu, làm phiên dịch viên nếu cần thiết cho hội đồng quản trị
- Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý
Qua thông tin mà Công ty chuyển đổi số CoDX đã mô tả ở trên, bạn sẽ xác định được công việc của nhân viên hành chính văn phòng là gì? Từ đó, bạn có thể xác định được danh sách các việc cần làm khi lựa chọn công việc văn phòng hành chính. Điều này, nhằm hỗ trợ bạn sẵn sàng thử việc, tránh bị choáng ngợp trước khối lượng công việc đang làm. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn
Bài viết liên quan: