Với số lượng CV lớn trong mỗi đợt tuyển dụng, việc chắt lọc hồ sơ ứng viên phù hợp không phải là điều dễ dàng. Biết cách lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả sẽ giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng tìm được nhân sự tài năng, phù hợp với nhu cầu và văn hóa doanh nghiệp.
Theo dõi bài viết của CoDX để xem ngay các bước sàng lọc ứng viên khoa học, chuyên nghiệp nhất nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Trang tin quản trị CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1.Tổng quan về sàng lọc hồ sơ ứng viên
1.1 Sàng lọc hồ sơ ứng viên là gì?
Sàng lọc hồ sơ ứng viên là quá trình xác định, tìm kiếm CV đáp ứng đầy đủ các điều kiện phù hợp với vị trí doanh nghiệp đang tìm kiếm.
Sàng lọc đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ bớt đi những CV không phù hợp, không đáp ứng được tiêu chuẩn của vị trí cần tuyển dụng. Từ đó chắt lọc được những hồ sơ tiềm năng để thực hiện bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng, đó là phỏng vấn.
Hiện nay, thay vì sử dụng hình thức sàng lọc CV thủ công, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng công cụ hỗ trợ vào quy trình này để tiết kiệm thời gian và công sức.
1.2 Tầm quan trọng của việc lọc hồ sơ tuyển dụng
Theo Aidan Talents, trung bình trong mỗi đợt tuyển dụng, HR sẽ tiếp nhận được 300 – 400 CV cho 1 vị trí đăng tuyển.
Với khối lượng CV khổng lồ như vậy, cách lọc hồ sơ ứng viên chuyên nghiệp sẽ giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian và công sức trong giai đoạn phỏng vấn về sau.
Theo đó, việc sàng lọc hồ sơ mang lại những lợi ích nổi bật như sau:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Không cần tốn nhiều thời gian để liên hệ và phỏng vấn với tất cả ứng viên, với cách lọc hồ sơ chuyên nghiệp, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào những ứng cử viên tiềm năng nhất.
- Tìm kiếm ứng viên tài năng nhất: Qua việc lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng có thể tập trung vào những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm và mục tiêu dài hạn phù hợp nhất với vị trí công việc.
- Đánh giá khách quan: Bằng cách thiết lập các tiêu chí sàng lọc rõ ràng và sử dụng công nghệ hiện đại, doanh nghiệp có thể loại bỏ những rủi ro trong tuyển dụng như thiếu tính công bằng hay đánh giá theo cảm tính.
- Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được các khoản phí tuyển dụng như chi phí tổ chức phỏng vấn, chi phí thuê nhân sự,…bằng cách loại bỏ những ứng viên không đủ tiêu chí ngày từ ban đầu.
2. Cách lọc hồ sơ ứng viên với quy trình 5 bước chuyên nghiệp
Dưới đây là 5 bước lọc CV ứng viên đủ điều kiện phỏng vấn chuẩn nhất:
- Bước 1: Thiết lập các tiêu chí sàng lọc hồ sơ ứng viên
- Bước 2: Loại bỏ hồ sơ không đáp ứng yêu cầu cơ bản
- Bước 3: Lựa chọn CV ứng viên có đặc điểm phù hợp
- Bước 4: Lọc những ứng viên ưu tú nhất
- Bước 5: Xác nhận thông tin ứng viên
Bước 1: Thiết lập các tiêu chí sàng lọc hồ sơ ứng viên
Tùy thuộc vào mỗi vị trí tuyển dụng sẽ có những yêu cầu về kỹ năng, kiến thức, bằng cấp khác nhau.
Cách lọc hồ sơ ứng viên tốt nhất đó là phân chia các tiêu chí thành các cấp độ khác nhau, chẳng hạn như:
- Tiêu chí đánh giá cơ bản: Trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, bằng cấp, chứng chỉ, hình thức CV,…
- Tiêu chí đánh giá ưu tiên: Kinh nghiệm làm việc, thành tích đạt được trong công việc, đặc điểm tính cách,…
- Tiêu chí đánh giá bổ sung: Sở thích, nơi ở, tình trạng hôn nhân, trình độ ngoại ngữ,…
Ví dụ: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu phát triển ABC tuyển dụng vị trí nhân viên Kế toán trưởng thì các tiêu chí đánh giá hồ sơ ứng viên có thể như sau:
- Tốt nghiệp các trường Đại học chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính hoặc các chuyên ngành khác có liên quan.
- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm Kế toán trưởng, ưu tiên đã làm việc tại các công ty Thương mại hoặc chuỗi hệ thống bán lẻ.
- Có kiến thức sâu rộng về các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, đồng thời nắm vững Luật và các quy định liên quan đến thuế.
- Yêu cầu kỹ năng tư vấn – tham vấn, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng quản lý và tổ chức công việc, cùng với khả năng phát triển đội ngũ.
- Kiến thức liên quan bao gồm kiểm toán – kế toán, luật, tài chính, và ngân hàng.
- Có kiến thức chuyên môn về phân tích tài chính, nhạy bén trong kinh doanh và am hiểu về quản lý chi phí.
Bước 2: Loại bỏ hồ sơ không đáp ứng yêu cầu cơ bản
Để tránh lãng phí thời gian vào những hồ sơ không phù hợp, dựa trên những tiêu chí đã vạch ra ban đầu, bạn cần loại bỏ các hồ sơ không đáp ứng yêu cầu cơ bản.
Ví dụ: Doanh nghiệp đang cần tuyển vị trí Kế toán trưởng, thì đối với các hồ sơ không có bằng đại học chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán hay Tài chính thì nhà tuyển dụng có thể loại ngay.
Ngoài ra, CV kém chuyên nghiệp cũng phản ánh ứng viên là người thiếu cẩn trọng trong công việc cũng như thiếu “thành ý” trong việc ứng tuyển, nên đừng ngần ngại mà “gạch bỏ” ra khỏi danh sách Talent pool.
Một số lỗi hay gặp ở một CV thiếu chuyên nghiệp:
- Không ghi rõ tiêu để, vị trí ứng tuyển hoặc cách viết email kém chuyên nghiệp.
- Bố cục CV không rõ ràng, trình bày cẩu thả, thiếu thông tin.
- Các lỗi cơ bản như sai chính tả, cấu trúc ngữ pháp,…
Bước 3: Lựa chọn CV ứng viên có đặc điểm phù hợp
Sau khi loại bỏ hồ sơ không đạt yêu cầu cơ bản, tiếp theo bạn cần lọc ra những CV gần nhất với tiêu chí tuyển dụng.
Với cách lọc hồ sơ ứng viên này, để tiết kiệm thời gian, nhà tuyển dụng chỉ nên tập trung vào những phần sau:
- Kinh nghiệm: Thể hiện được kinh nghiệm làm việc trong quá khứ liên quan đến vị trí cần tuyển. Nhà tuyển dụng cũng nên xem xét quá trình thăng tiến để đánh giá mức độ nỗ lực trong công việc của ứng viên.
- Thành tựu: Chú ý đến thành tích sẽ giúp bạn dự đoán được năng lực làm việc trong tương lai của ứng viên.
Nếu hồ sơ không đáp ứng những tiêu chí mà doanh nghiệp đang tìm kiếm thì bạn nên thẳng tay loại đi. Ngược lại, CV đáp ứng đủ hoặc gần đủ các tiêu chí thì xếp chung vào một nhóm.
Bước 4: Chọn ứng viên tiềm năng dựa trên tiêu chí ưu tiên
Ở bước này, nhà tuyển dụng cần đặc biệt tập trung phân tích, đánh giá kỹ hơn về kinh nghiệm làm việc. Cụ thể như:
- Họ đã từng đảm nhận những vị trí gì?
- Quá trình thực hiện công việc ra sao?
- Thành tích đạt được là gì?
- Tần suất thay đổi công việc là bao lâu?
- Họ vận dụng những kỹ năng, kiến thức gì để thực hiện công việc?
Đối với những ứng viên có tần suất “nhảy việc” thường xuyên thì nên cân nhắc và thêm họ vào danh cách cần lưu ý. Còn những ứng viên có kỹ năng phù hợp thì đánh giá thêm về các kỹ năng mềm, kỹ năng bổ trợ hoặc mục tiêu dài hạn,… trước khi sắp xếp lịch phỏng vấn.
Bước 5: Xác nhận thông tin ứng viên
Với danh sách ứng viên đã được sàng lọc kỹ lưỡng, nhà tuyển dụng cần xác thực lại thông tin để hoàn thành quy trình lọc hồ sơ. Thông qua bước này, nhà tuyển dụng có thể kiểm tra tính chính xác của thông tin ứng viên, bên cạnh đó đánh giá thêm về sự trung thực và đạo đức của họ.
Ngoài cách trao đổi trực tiếp qua điện thoại, nhà tuyển dụng có thể gửi mail để đề nghị ứng viên cung cấp thông tin dự án đã thực hiện hoặc thực hiện các bài test kiểm tra năng lực, tính cách để chọn lựa đưa ứng cử viên ưu tú nhất cho vòng phỏng vấn.
3. 5 Phương pháp lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả nhất
Dưới đây là 5 bí quyết lọc CV ứng viên hiệu quả nhất mà nhà tuyển dụng không nên bỏ qua:
- Sàng lọc ứng viên viên qua điện thoại
- Sàng lọc ứng viên qua bài kiểm tra kỹ năng
- Sàng lọc ứng viên qua bảng mô tả công việc
- Sàng lọc ứng viên qua Cover letters
- Sàng lọc ứng viên tự động với công cụ CoDX Candidate Pool AI
3.1 Sàng lọc ứng viên viên qua điện thoại
Nhà tuyển dụng có thể sơ vấn ứng viên qua điện thoại để nắm bắt sơ lược thông tin. Thông thường các cuộc gọi sơ vấn sẽ kéo dài từ 15 – 30 phút và thực hiện các câu hỏi sau:
- Tại sao bạn lại tìm kiếm công việc mới?
- Bạn đã từng làm việc ở vị trí trước đây chưa?
- Kỹ năng tốt nhất của bạn là gì?
Thông qua cuộc gọi ngắn, bạn có thể nắm bắt sơ lược các kỳ vọng, thái độ cũng như cách giao tiếp của ứng viên.
3.2 Sàng lọc ứng viên qua bài kiểm tra kỹ năng
Bài kiểm tra kỹ năng là cách lọc hồ sơ ứng viên giúp nhà tuyển dụng nắm bắt khách quan hơn về kỹ năng, kiến thức của từng ứng viên.
Nhà tuyển dụng có thể tổ chức các bài kiểm tra nhỏ thông qua website, app để không phải tốn quá nhiều thời gian và nhân lực để phỏng vấn trực tiếp. Sau khi hoàn thành, nếu ứng viên đáp ứng đủ tiêu chuẩn sẽ được đưa vào vòng phỏng vấn tiếp theo.
3.3 Sàng lọc ứng viên qua bảng mô tả công việc
Bảng mô tả công việc (JD) ngắn gọn, rõ ràng, súc tích sẽ giúp ứng viên tự đánh giá được mức độ phù hợp với vị trí tuyển dụng. Qua đó nhà tuyển dụng có thể loại một lượng lớn hồ sơ ứng viên không đủ yêu cầu.
Một bảng mô tả công việc chuẩn cần thể hiện đầy đủ các nội dung sau:
- Vai trò, trách nhiệm chính ở vị trí tuyển dụng.
- Các kỹ năng cần thiết để đáp ứng công việc.
- Hình thức, thời gian, địa điểm làm việc.
- Yêu cầu bằng cấp và kỹ năng chuyên môn cần có.
- Chính sách phúc lợi, mức lương cụ thể.
3.4 Sàng lọc ứng viên qua Cover letters
Cover letters không chỉ giúp nhà tuyển dụng kiểm tra kỹ năng viết lách của ứng viên mà còn có thể nhìn nhận được 1 phần tính cách của họ. Tuy nhiên, Cover letters không phải phù hợp với tất cả vị trí.
Ví dụ, một lập trình viên hay thiết kế đồ họa thì kiểm tra năng lực qua bài kiểm tra kỹ năng sẽ tốt hơn so với cover letters. Vì kỹ năng của họ không thể trình bày gọn gàng thành một bài tường thuật bằng văn bản được.
3.5 Sàng lọc ứng viên tự động với công cụ CoDX Candidate Pool AI
Nhìn chung những phương pháp đều trên mang lại hiệu quả khá tốt, tuy nhiên chúng vẫn chưa thật sự tối ưu và chính xác. Phần mềm CoDX Candidate pool AI hỗ trợ doanh nghiệp sàng lọc thông tin ứng viên hoàn toàn tự động với số lượng CV lớn nhờ vào sự kết hợp hoàn hảo giữa Chat GPT và công nghệ OCR.
Với CoDX Candidate pool AI, thay vì phải kiểm tra từng hồ sơ để thu thập thông tin, nhập file excel, giờ đây hệ thống ATS sẽ hỗ trợ đọc, lọc và lưu hồ sơ ứng viên không giới hạn.
Qua cách lọc hồ sơ tuyển dụng này, doanh nghiệp nói chung và bộ phận tuyển dụng nói riêng sẽ có được những lợi ích sau:
- Tạo danh sách ứng viên chất lượng, đáp ứng đúng tiêu chí của doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian lọc hồ sơ với quy trình nhanh gọn.
- Tìm kiếm nhân tài đơn giản chỉ sau vài thao tác trên phần mềm.
PHẦN MỀM CODX CANDIDATE POOL AI
Hệ thống CoDX Candidate pool AI tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo cho phép tự động sàng lọc, sắp xếp phân loại và lưu trữ nguồn ứng viên tiềm năng theo nhu cầu tuyển dụng một cách khoa học và chính xác nhất. Khi dữ liệu ứng viên lên đến hàng triệu hồ sơ, mỗi ngày HR phải tiếp nhận cả ngàn CV ứng tuyển, phần mềm sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp tăng tốc việc tuyển dụng, hỗ trợ HR tìm nhân tài và phát triển nguồn nhân lực bền vững. Đặc điểm nổi bật:
Đăng ký dùng thử CoDX Candidate pool AI để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử 30 ngày.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
4. Các tiêu chí sàng lọc hồ sơ ứng viên quan trọng
Cách lọc hồ sơ ứng viên muốn hiệu quả phải bám sát theo các tiêu chí của vị trí tuyển dụng. Do đó, trước khi sàng lọc hồ sơ ứng viên, bộ phận tuyển dụng cần lập danh sách và liệt kê những tiêu chí cần thiết.
Dưới đây là 5 tiêu chí cơ bản HR cần biết khi đánh giá hồ sơ của ứng viên:
4.1 Kinh nghiệm làm việc
Doanh nghiệp có thể tìm kiếm ứng viên ít kinh nghiệm hoặc giàu kinh nghiệm, tùy thuộc vào tính chất của vị trí công việc.
Doanh nghiệp nhỏ hoặc startup thường không yêu cầu quá cao về kinh nghiệm làm việc và sẽ đào tạo thêm sau khi nhận việc. Do đó, có thể chọn sinh viên mới ra trường hoặc ít kinh nghiệm để tiết kiệm ngân sách.
Còn đối với những doanh nghiệp vừa và lớn, yêu cầu kinh nghiệm sẽ tăng theo từng cấp bậc, độ khó công việc, ngân sách lương, phúc lợi dành cho ứng viên. Ví dụ, cấp bậc cao như trưởng phòng, giám đốc phòng ban thì thường sẽ khắt khe hơn về xét duyệt tiêu chí thành tích và kinh nghiệm làm việc.
4.2 Trình độ học vấn
Cách lọc hồ sơ ứng viên căn cứ trên trình độ học vấn đảm bảo rằng ứng viên có thể tiếp thu nhanh chóng kiến thức và công việc thực tế hay các khóa đào tạo tại công ty.
Ở nội dung này, nhà tuyển dụng nên tập trung vào cấp bậc (cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ,…), ngành học và thời gian hoàn thành chương trình của ứng viên.
Đặc biệt đối với những vị trí đặc thù như bác sĩ, kỹ sư, giáo viên, kế toán,…thì nhà tuyển dụng cần quan tâm nhiều hơn đến trình độ học vấn.
4.3 Bằng cấp, chứng chỉ
Đối với những vị trí không yêu cầu kinh nghiệm thì bằng cấp, chứng chỉ là thước đo phản ánh thái độ, năng lực học tập của ứng viên tại môi trường giáo dục.
Còn đối với những vị trí yêu cầu kinh nghiệm, bằng cấp và chứng chỉ phản ánh ứng viên là người chăm chỉ, có ý chí cầu tiến, đầu tư chất xám vào vị trí nghề nghiệp mà họ theo đuổi.
4.4 Kỹ năng và kiến thức
Mỗi vị trí công việc khác nhau sẽ đòi hỏi người đảm nhiệm có kỹ năng và kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực đó. Ví dụ như:
- Vị trí nhân viên Marketing: Kỹ năng nghiên cứu thị trường, kỹ năng lên kế hoạch chiến dịch tiếp thị, kỹ năng content, kỹ năng media,…
- Vị trí Kế toán: Kỹ năng tư vấn – tham vấn, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng quản lý và tổ chức công việc, cùng với khả năng phát triển đội ngũ.
Doanh nghiệp có thể kiểm tra kỹ năng và kiến thức ứng viên trực tiếp thông qua cuộc phỏng vấn hoặc các bài test kiểm tra năng lực.
4.5 Đặc điểm tính cách
Tùy vào đặc thù của mỗi công việc mà sẽ yêu cầu những tính cách khác nhau. Tương tự, doanh nghiệp cũng có thể cách sử dụng bài test online, bài kiểm tra trắc nghiệm tính cách như MBTI, DISC,…để hiểu rõ hơn về ứng viên.
Ví dụ như:
- Nhân viên kế toán: cần có tính cách kỹ lưỡng, cẩn thận và tỉ mỉ,…
- Nhân viên kinh doanh: Tính các cởi mở, giao tiếp khéo léo,…
- Nhân viên Marketing: Tính cách cởi mở, năng động, hướng ngoại,…
Trên đây là hướng dẫn cách lọc hồ sơ ứng viên cụ thể, chi tiết và hiệu quả nhất mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo. Mong rằng bạn có thể lựa chọn được phương pháp cũng như công cụ hỗ trợ sàng lọc hồ sơ ứng viên tối ưu và phù hợp nhất. Theo dõi trang tin CoDX để cập những thông tin tuyển dụng bổ ích nhất nhé!
