4 Cách lọc hồ sơ ứng viên nhanh với công cụ, quy trình hiệu quả

Quy trình chọn lọc và lập danh sách ứng viên đủ điều kiện phỏng vấn luôn là bài toán khó khăn trong quy trình tuyển dụng. Giữa hàng trăm đổ về mỗi ngày, nhà tuyển dụng cần có cách lọc hồ sơ ứng viên nhanh chóng để chắt lọc những đối tượng tiềm năng nhất. 

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Theo dõi bài viết của CoDX để xem ngay hướng dẫn sàng lọc ứng viên ứng viên khoa học, chuyên nghiệp nhất nhé!

1. Thế nào là sàng lọc hồ sơ ứng viên?

1.1 Sàng lọc hồ sơ là gì?

Sàng lọc hồ sơ ứng viên là việc xác định xem ứng viên có đủ tiêu chuẩn để đáp ứng cho vị trí mà doanh nghiệp đang tuyển dụng hay không.

Việc sàng lọc thường dựa trên các tiêu chí như: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn và các thông tin quan trọng khác có trong CV. Mục đích của việc lọc hồ sơ là để loại bỏ ngay những CV không phù hợp và chuẩn bị những CV tiềm năng cho cho giai đoạn phỏng vấn về sau.

cách lọc hồ sơ ứng viên
Sàng lọc hồ sơ ứng viên giúp doanh nghiệp xác định xem đối tượng có phù hợp với vị trí tuyển dung hay không

1.2 Tầm quan trọng của việc lọc hồ sơ tuyển dụng

Theo Aidan Talents, trung bình trong mỗi đợt tuyển dụng, HR sẽ nhận được 300 – 400 CV cho 1 vị trí đăng tuyển. 

Với khối lượng CV khổng lồ như vậy, cách lọc hồ sơ ứng viên thông minh sẽ giúp các nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian và công sức, cũng như nâng cao hiệu quả công đoạn phỏng vấn đề sau.

Theo đó, việc sàng lọc hồ sơ mang lại những lợi ích nổi bật như sau:

  • Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì bỏ thời gian, công sức để liên hệ phỏng vấn với tất cả ứng viên, thông qua phương pháp lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng chỉ cần thực hiện với những ứng viên phù hợp và tiềm năng.
  • Tìm kiếm những ứng viên “xuất chúng” nhất: Bản chất của sàng lọc hồ sơ là để loại bỏ những CV không phù hợp và tổng hợp những CV chất lượng nhất. Một khi đã có danh sách hồ sơ chất lượng thì việc tiến hành những bước tiếp theo để tìm kiếm ứng viên “ưu tú” là điều dễ dàng.
  • Đánh giá khách quan và nhất quán: Thông qua việc sàng, hồ sơ ứng viên sẽ được đánh giá một cách khách quan và nhất quán nhất. Nhà tuyển dụng có thể hạn chế được những rủi ro như bỏ lỡ nhân tài, đánh giá thiếu công bằng hoặc theo cảm tính,…
  • Tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực: Sàng lọc CV giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tuyển dụng bằng cách loại bỏ những ứng viên không đủ tiêu chí, giảm chi phí nhân sự, quảng cáo hoặc đăng tin tuyển dụng.

2. Lọc hồ sơ ứng viên dựa trên tiêu chí nào?

Cách lọc hồ sơ ứng viên cần phải bám sát theo các tiêu chí của vị trí tuyển dụng. Do đó, trước khi sàng lọc hồ sơ ứng viên, bộ phận tuyển dụng cần lập danh sách và liệt kê những tiêu chí cần thiết.

Dưới đây là 5 tiêu chí cơ bản HR cần biết khi đánh giá hồ sơ của ứng viên:

  1. Kinh nghiệm làm việc
  2. Trình độ học vấn
  3. Bằng cấp, chứng chỉ
  4. Kỹ năng và kiến thức
  5. Đặc điểm tính cách

2.1 Kinh nghiệm làm việc

Kinh nghiệm làm việc thường là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng quan tâm khi đánh giá một hồ sơ làm việc của ứng viên. Tùy vào vị trí tuyển dụng mà cách lọc hồ sơ ứng viên qua kinh nghiệm làm việc sẽ có sự chênh lệch nhất định. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm ứng viên ít kinh nghiệm hoặc giàu kinh nghiệm, tùy thuộc vào tính chất của vị trí công việc.

cách lọc hồ sơ ứng viên
Tùy thuộc vào tính chất của vị trí công việc mà tìm kiếm ứng viên ít kinh nghiệm hoặc giàu kinh nghiệm

Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc startup có thể chọn sinh viên mới ra trường hoặc ít kinh nghiệm vì hạn chế ngân sách. Họ sẽ không yêu cầu quá cao về kinh nghiệm làm việc và sẽ đào tạo thêm sau khi nhận việc.

Còn đối với những doanh nghiệp vừa và lớn, yêu cầu kinh nghiệm sẽ tăng theo từng cấp bậc, độ khó công việc, ngân sách lương, phúc lợi dành cho ứng viên. Ví dụ như đối với những cấp bậc cao như trưởng phòng, giám đốc phòng ban thì thường sẽ khắt khe hơn về xét duyệt tiêu chí thành tích và kinh nghiệm làm việc.

2.2 Trình độ học vấn

Dù ở bất cứ ngành nghề nào, nền tảng kiến thức luôn là cơ sở sàng lọc quan trọng. Bởi đây sẽ là tiêu chí đảm bảo rằng ứng viên có thể tiếp thu nhanh chóng kiến thức và công việc thực tế hay các khóa đào tạo tại công ty.

Đối với những vị trí đặc thù như bác sĩ, kỹ sư, giáo viên, kế toán,…thì tiêu chí mà nhà tuyển dụng rất quan tâm đó là trình độ học vấn.

2.3 Bằng cấp, chứng chỉ

Đã có nhiều trường hợp ứng viên không tốt nghiệp trường đại học danh giá nhưng vẫn hoàn thành tốt công việc. Tuy nhiên, những ứng viên được đào tạo môi trường tốt có nhiều khả năng thành công hơn đối với môi trường bình thường.

cách lọc hồ sơ ứng viên
Bằng cấp, chứng chỉ thể hiện được khả năng tiếp thu kiến thức của ứng viên

Do đó, xét duyệt tiêu chí bằng cấp hoặc chứng chỉ nghiệp vụ cũng là cách lọc hồ sơ ứng viên mà nhà tuyển dụng nên lưu ý.

2.4 Kỹ năng và kiến thức

Mỗi vị trí công việc khác nhau sẽ đòi hỏi người đảm nhiệm có kỹ năng và kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực đó. Doanh nghiệp có thể kiểm tra 2 tiêu chí này trực tiếp thông qua cuộc phỏng vấn hoặc các bài test kiểm tra năng lực.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn có chương trình đào tạo kỹ năng và kiến thức chuyên môn sâu cho ứng viên sau khi nhận việc. Tuy nhiên đối với một số vị trí đòi hỏi kinh nghiệm dày dặn thì kiến thức chuyên môn là một tiêu chí quan trọng để sàng lọc hồ sơ ứng viên.

2.5 Đặc điểm tính cách

Bên cạnh trình độ thì tính cách cũng là tiêu chí sàng lọc ứng viên quan trọng. Tùy vào đặc thù của mỗi công việc mà sẽ yêu cầu những tính cách khác nhau. 

Tương tự, doanh nghiệp cũng có thể cách sử dụng bài test online, bài kiểm tra trắc nghiệm tính cách như MBTI, DISC,…để hiểu rõ hơn về ứng viên.

Ví dụ như:

  • Nhân viên kế toán: cần có tính cách kỹ lưỡng, cẩn thận và tỉ mỉ,…
  • Nhân viên kinh doanh: Tính các cởi mở, giao tiếp khéo léo,…
  • Nhân viên Marketing: Tính cách cởi mở, năng động, hướng ngoại,…

3. Cách lọc hồ sơ ứng viên tuyển dụng nhanh chóng, chính xác nhất

Cách lọc hồ sơ ứng viên chuẩn với quy trình chọn lọc và lập danh sách ứng viên đủ điều kiện phỏng vấn gồm 5 bước sau đây:

cách lọc hồ sơ ứng viên
5 Bước sàng lọc hồ sơ ứng viên nhanh chóng, chính xác nhất

Quy trình 5 bước sàng lọc CV của ứng viên chi tiết

Bước 1: Thiết lập các tiêu chí sàng lọc ứng viên

Tiêu chí đánh giá là căn cứ quan trọng để nhà tuyển dụng có thể xem xét mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí mà doanh nghiệp đang tìm kiếm.

Cách lọc hồ sơ ứng viên tốt nhất đó là phân chia các tiêu chí thành các cấp độ khác nhau, chẳng hạn như:

  • Tiêu chí đánh giá cơ bản: Trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, bằng cấp, chứng chỉ, hình thức CV,…
  • Tiêu chí đánh giá quan trọng: Kinh nghiệm làm việc, thành tích đạt được trong công việc, đặc điểm tính cách,…
  • Tiêu chí đánh giá bổ sung: Sở thích, nơi ở, tình trạng hôn nhân, trình độ ngoại ngữ,…

Bước 2: Loại bỏ hồ sơ không đáp ứng yêu cầu cơ bản

Để không lãng phí thời gian vào những hồ sơ không phù hợp, điều đầu tiên bạn cần làm là loại bỏ các hồ sơ không đáp ứng yêu cầu cơ bản. Đó có thể là những hồ sơ không không ghi rõ tiêu đề, vị trí ứng tuyển, bố cục trình bày rối mắt hoặc mắc nhiều lỗi chính tả,…Bởi các CV này phản ánh họ là người thiếu cẩn trọng trong công việc cũng như thiếu “thành ý” trong việc ứng tuyển.

sàng lọc hồ sơ ứng viên
Loại bỏ “thẳng tay” các hồ sơ không đáp ứng yêu cầu cơ bản

Bên cạnh đó, các CV không đáp ứng được các tiêu chí về trình độ học vấn hay kỹ năng chuyên môn thì cũng nên loại bỏ để tiết kiệm thời gian sàng lọc.

Bước 3: Lựa chọn các hồ sơ có đặc điểm phù hợp

Sau khi đã loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu cơ bản, tiếp theo bạn cần lọc ra những CV có kỹ năng phù hợp nhất với tiêu chí tuyển dụng. Để tiết kiệm thời gian, bạn chỉ nên tập trung đọc phần kinh nghiệm làm việc trong CV của ứng viên.

Với cách lọc hồ sơ ứng viên này, nếu những CV không có tiêu chí kỹ năng mà doanh nghiệp đang tìm kiếm thì bạn nên thẳng tay loại đi. Ngược lai, những hồ sơ đáp ứng đủ hoặc gần đủ với tiêu chí thì nên xếp chung vào một nhóm để tiện cho các bước sàng lọc về sau.

Bước 4: Lọc những ứng viên ưu tú nhất

Để chắc chắn tìm được ứng viên sáng giá nhất, bạn nên sàng lọc hồ sơ ứng viên một lần nữa và phân tích, đánh giá kỹ hơn về kinh nghiệm làm việc. Nhà tuyển dụng cần nắm được họ đã từng đảm nhận những vị trí gì, đã thực hiện công việc ra sao, thành tích đạt được là gì, tần suất thay đổi công việc là bao lâu,…

cách sàng lọc hồ sơ ứng viên
Đánh giá thêm về các kỹ năng mềm, kỹ năng bổ trợ hoặc mục tiêu dài hạn,…

Đối với những ứng viên có tần suất “nhảy việc” thường xuyên thì doanh nghiệp nên xem xét loại bỏ họ ra khỏi danh sách tuyển dụng. Còn những ứng viên có kỹ năng phù hợp thì bạn đánh giá thêm về các kỹ năng mềm, kỹ năng bổ trợ hoặc mục tiêu dài hạn,… trước khi setup lịch phỏng vấn.

Bước 5: Yêu cầu ứng viên cung cấp thêm thông tin

Trong quá trình sàng lọc hồ sơ nếu bạn vẫn còn thắc mắc về kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm việc của ứng viên thì đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay để trao đổi thông tin.

Ngoài trao đổi trực tiếp qua điện thoại, nhà tuyển dụng có thể gửi mail để đề nghị ứng viên cung cấp thông tin dự án đã thực hiện hoặc thực hiện các bài test kiểm tra năng lực, tính cách để chọn lựa đưa ứng cử viên ưu tú nhất cho vòng phỏng vấn.

4. Các phương pháp sàng lọc ứng viên tuyển dụng hiệu quả nhất

Dưới đây là 5 cách lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả nhất mà nhà tuyển dụng không nên bỏ qua:

  1. Sàng lọc ứng viên qua điện thoại
  2. Sàng lọc qua bài kiểm tra kỹ năng – Skill testing
  3. Sàng lọc qua mạng xã hội
  4. Sàng lọc trực tuyến qua video

4.1 Sàng lọc ứng viên qua điện thoại

Nhà tuyển dụng có thể sơ vấn ứng viên qua điện thoại để nắm bắt sơ lược thông tin. Thông thường các cuộc gọi sơ vấn sẽ kéo dài từ 15 – 30 phút và thực hiện các câu hỏi sau:

  • Tại sao bạn lại tìm kiếm công việc mới?
  • Bạn đã từng làm việc ở vị trí trước đây chưa?
  • Kỹ năng tốt nhất của bạn là gì?

Thông qua cuộc gọi ngắn, bạn có thể nắm bắt sơ lược các kỳ vọng, thái độ cũng như cách giao tiếp của ứng viên.

sàng lọc ứng viên qua điện thoại
Sơ vấn ứng viên qua điện thoại để nắm bắt sơ lược thông tin cơ bản

4.2 Sàng lọc qua bài kiểm tra kỹ năng – Skill testing

Skill test là cách lọc hồ sơ ứng viên công bằng cho tất cả mọi người. Không dừng lại ở đó, phương pháp này còn giúp nhà tuyển dụng nắm bắt rõ hơn về kỹ năng, kiến thức của từng người.

Nhà tuyển dụng có thể tổ chức các bài kiểm tra nhỏ thông qua website, app để không phải tốn quá nhiều thời gian và nhân lực để phỏng vấn trực tiếp. Sau khi hoàn thành và đáp ứng đủ tiêu chuẩn, ứng viên sẽ được đưa vào vòng phỏng vấn tiếp theo.

4.3 Sàng lọc qua mạng xã hội

Cách lọc hồ sơ tuyển dụng qua mạng xã hội tuy không quá phổ biến tuy nhiên lại là kênh thu thập thông tin rất hiệu quả. Bạn có thể kiểm tra cách thể hiện bản thân của ứng viên dựa vào hồ sơ Facebook, Linkedin, Zalo,…Các thông tin được thể hiện trên mạng xã hội như trình độ học vấn, mối quan hệ, bạn bè, sở thích, quan điểm sống,..cũng giúp ích rất nhiều trong việc đánh giá ứng viên. 

hướng dẫn sàng lọc hồ sơ ứng viên
Kiểm tra cách thể hiện bản thân của ứng viên dựa vào hồ sơ mạng xã hội

Tuy nhiên, cách lọc hồ sơ ứng viên này gặp các vấn về quyền riêng tư hoặc trường hợp cá nhân tách biệt cuộc sống cá nhân với công việc nên cũng khó để đánh giá hoàn toàn ứng viên dựa trên nền tảng mạng xã hội.

4.4 Sàng lọc trực tuyến qua video

Phương pháp phỏng vấn qua Video thường được áp dụng cho các vị trí làm việc từ xa – remote. Thường có 3 dạng sàng lọc hồ sơ cơ bản qua video:

  • Video call: Sơ vấn thông qua gọi điện trực tuyến thông qua Zoo, Google Meet, Skype,…Thông qua buổi gặp gỡ online này nhà tuyển dụng và ứng viên sẽ có cơ hội trao đổi trực tuyến.
  • Video quay sẵn: Với hình thức này, nhà tuyển dụng sẽ gửi một số câu hỏi cho ứng viên. Sau đó, ứng viên sẽ quay video lại câu trả lời và gửi cho nhà tuyển dụng.
  • Video resume: Nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu tất cả ứng viên quay video giới thiệu bản thân, kinh nghiệm làm việc, điểm mạnh, điểm yếu,…ngắn gọn để đánh giá.

5. Công cụ sàng lọc ứng viên áp dụng AI tốt nhất 2024

Nhìn chung những phương pháp trên mang lại hiệu quả khá tốt, tuy nhiên chúng vẫn chưa thật sự tối ưu và mang lại sự chính xác cao. Phần mềm CoDX Candidate pool AI hỗ trợ doanh nghiệp sàng lọc thông tin ứng viên hoàn toàn tự động với số lượng CV lớn nhờ vào sự kết hợp hoàn hảo giữa Chat GPT và công nghệ OCR.

Với công cụ sàng lọc ứng viên CoDX Candidate pool AI, thay vì phải kiểm tra từng hồ sơ để thu thập thông tin, nhập vào file excel, doanh nghiệp giờ đây phần mềm sẽ hỗ trợ đọc, lọc và lưu hồ sơ ứng viên không giới hạn. 

Qua cách lọc hồ sơ tuyển dụng này, doanh nghiệp nói chung và bộ phận tuyển dụng nói riêng sẽ có được những lợi ích sau:

  • Tạo danh sách ứng viên chất lượng, đáp ứng đúng tiêu chí của doanh nghiệp.
  • Tiết kiệm thời gian lọc hồ sơ với quy trình nhanh gọn.
  • Tìm kiếm nhân tài đơn giản chỉ sau vài thao tác trên phần mềm.

Trên đây là hướng dẫn cách lọc hồ sơ ứng viên cụ thể, chi tiết và hiệu quả nhất mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo. Mong rằng bạn có thể lựa chọn được phương pháp cũng như công cụ hỗ trợ sàng lọc hồ sơ ứng viên tối ưu và phù hợp nhất. Theo dõi trang tin CoDX để cập những thông tin tuyển dụng bổ ích nhất nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

  • Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
  • Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh