Nhân viên quên chấm công là một tình trạng quen thuộc diễn ra ít nhất 1 lần mỗi tháng trong doanh nghiệp. Để đảm bảo tính minh bạch, chính xác thì doanh nghiệp cần sử dụng mẫu giấy xác nhận quên chấm công.
Xem ngay 3 mẫu đơn xin xác nhận quên chấm công phổ biến nhất qua bài viết của CoDX nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. 3 Mẫu giấy xác nhận quên chấm công chuyên nghiệp
Chắc hẳn không ít lần, phòng HR nhận được những thông báo quên chấm công khi vào làm hoặc ra về của nhân sự. Vấn đề này có thể xảy ra do nhiều lý do khác nhau như bận rộn, sự cố kỹ thuật hoặc đôi khi do sự bất cẩn của nhân viên.
Để giải quyết tình trạng này một cách hiệu quả và đảm bảo tính chính xác trong quản lý thời gian làm việc, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu giấy xác nhận quên chấm công để xác nhận thời gian làm việc của nhân sự minh bạch, chính xác.
Dưới đây là 3 mẫu đơn xác nhận quên chấm công chuyên nghiệp, được dùng nhiều nhất hiện nay:
Mẫu giấy xác nhận quên chấm công 1
Mẫu giấy xác nhận quên chấm công 2
Mẫu giấy xác nhận quên chấm công 3
2. Làm giấy xác nhận quên chấm công cần lưu ý điều gì?
Khi làm đơn xin xác nhận chấm công, cần lưu ý những điều sau để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và phù hợp với quy định của công ty:
- Thông tin cá nhân đầy đủ: Ghi rõ họ tên, chức vụ, phòng ban và mã nhân viên để dễ dàng xác định người làm đơn.
- Thời gian cụ thể: Xác định rõ ngày tháng và giờ cụ thể khi quên chấm công (giờ vào hoặc giờ ra).
- Lý do quên chấm công: Trình bày lý do cụ thể và trung thực về việc quên chấm công để có căn cứ xem xét.
- Cam kết và chịu trách nhiệm: Nhân viên cần cam kết rằng thông tin cung cấp là chính xác và chịu trách nhiệm trước công ty về lời khai của mình.
- Chữ ký xác nhận: Phải có chữ ký của người làm đơn và các bên liên quan như quản lý trực tiếp, phòng nhân sự để đảm bảo tính xác thực.
- Hình thức và ngôn ngữ: Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, rõ ràng và hình thức văn bản chuẩn mực, dễ đọc.
- Tuân thủ quy định công ty: Mẫu giấy cần tuân theo quy định và quy trình đã được công ty đề ra về việc xử lý trường hợp quên chấm công.
- Thời hạn nộp đơn: Chú ý nộp đơn trong thời gian quy định của công ty để tránh ảnh hưởng đến việc xử lý và ghi nhận thời gian làm việc.
3. Giải pháp hạn chế tình trạng quên chấm công của nhân viên
Để hạn chế việc sử dụng mẫu giấy xác nhận quên chấm công, doanh nghiệp có thể áp dụng giải pháp tạm thời hoặc dài hạn tùy thuộc vào mức độ, tần suất quy phạm.
3.1 Giải pháp tạm thời
Thông báo nhắc nhở
- Gửi nhắc nhở qua email hoặc tin nhắn điện thoại vào đầu và cuối mỗi ca làm việc.
- Đặt thông báo hoặc biển nhắc nhở tại các điểm chấm công.
Khen thưởng và kỷ luật
- Thiết lập chính sách khen thưởng cho những nhân viên tuân thủ tốt việc chấm công và thời gian làm việc đầy đủ.
- Áp dụng các biện pháp kỷ luật đối với những nhân viên thường xuyên quên chấm công, sau khi đã được nhắc nhở nhiều lần
Kiểm tra chấm công hàng ngày
Quản lý hoặc bộ phận nhân sự kiểm tra danh sách chấm công hàng ngày để phát hiện ngay những trường hợp quên chấm công và nhắc nhở kịp thời. Tuy nhiên giải pháp này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhân sự nhỏ, từ 50 người trở xuống.
3.2 Giải pháp dài hạn
Tuy nhiên, những biện pháp tạm thời chỉ có thể thay đổi tình trạng quên chấm công của nhân viên trong thời gian ngắn và không thật sự hiệu quả. Để giải quyết triệt để, doanh nghiệp nên cải tiến hoặc đầu tư vào hệ thống chấm công hiện đại. Chẳng hạn như:
- Sử dụng hệ thống chấm công tự động, tích hợp sinh trắc học (vân tay, nhận diện khuôn mặt) để giảm thiểu sự phụ thuộc vào hình thức chấm công thủ công.
- Sử dụng ứng dụng di động chấm công qua GPS hoặc Wi-Fi để nhân viên có thể chấm công từ xa.
Hệ thống chấm công SureHCS sử dụng dữ liệu từ thông tin quét thẻ được thiết kế linh hoạt tương thích với mọi loại máy chấm công: vân tay, thẻ từ,…
Đặc biệt, phần mềm còn chức năng xét duyệt linh động các trường hợp đi trễ về sớm, quên quét thẻ hoàn toàn trực tuyến, không cần sử dụng đến đơn từ giấy rườm rà.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÚC LỢI SUREHCS FOR C&B
Lạc Việt SureHCS for C&B là giải pháp giúp doanh nghiệp thực thi chính sách phúc lợi chính xác và đúng hạn, đem lại sự hài lòng giữa nhân viên và doanh nghiệp. Phần mềm giúp bộ phận C&B tiết được phần lớn thời gian trong so với công tác chấm công, tính lương thủ công. Bên cạnh đó, SureHCS for C&B còn được trang bị thêm tính năng quản lý cơ cấu tổ chức, hồ sơ nhân viên và quản lý hiệu quả công việc giúp doanh nghiệp có thể quản trị nhân viên tổng thể, đánh giá được hiệu suất lao động và có những quyết định phù hợp nhất. Đặc điểm nổi bật:
Đăng ký dùng thử SureHCS for C&B để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử miễn phí.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Trên đây là 3 mẫu giấy xác nhận quên chấm công có nội dung chính xác nhất mà bạn có thể áp dụng cho doanh nghiệp. Để giải quyết dứt điểm tình trạng quên chấm công của nhân viên, doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống chấm công tự động, chuyên nghiệp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
