9 Cách quản lý dữ liệu ứng viên chuyên nghiệp, hiệu quả nhất

Quy trình quản lý dữ liệu ứng viên chuyên nghiệp, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực trong công đoạn tuyển dụng. Tuy nhiên, để làm được điều đó thì nhà tuyển dụng hay HR cần am hiểu và phương pháp quản lý phù hợp.

Xem ngay 9 cách quản lý database ứng viên hiệu quả mới nhất 2024 qua bài viết dưới đây nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên Trang tin quản trị CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Quản lý dữ liệu ứng viên là gì?

Quản lý dữ liệu ứng viên là quá trình thu thập, phân tích, đánh giá, lưu trữ và sử dụng toàn bộ những thông tin quan trọng liên quan đến ứng viên tiềm năng.

Trong đó, dữ liệu ứng viên (database ứng viên) là tất cả thông tin về thông tin về người đã ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp, được thu thập trong quá trình tương tác của 2 bên. Database ứng viên gồm có:

CV, thông tin liên lạc, nguồn tìm thấy ứng viên.
Bảng đánh giá thái độ, kỹ năng, kiến thức và ghi chú về ứng viên sau vòng phỏng vấn hoặc bài test.
Đề xuất cho ứng viên.

Quản lý dữ liệu chuyên nghiệp cho phép nhà tuyển dụng truy xuất mọi thông tin liên quan đến ứng viên như CV, kỹ năng chuyên môn, thang điểm phỏng vấn, đánh giá tổng quan hay lý do từ chối ứng viên,…nhanh chóng, dễ dàng. Qua đó, doanh nghiệp có thể khai thác dữ liệu và đưa ra các quyết định tuyển dụng ngay khi cần.

2. 9 Cách quản lý dữ liệu ứng viên chuyên nghiệp, hiệu quả

Xem ngay 9 phương pháp quản lý database ứng viên hiệu quả nhất hiện nay:

2.1 Xây dựng danh mục quản lý chuẩn chỉnh

Bằng cách xây dựng danh mục quản lý, nhà tuyển dụng có thể sàng lọc và tìm kiếm ứng viên dựa trên trạng thái hoạt động và tiến trình của họ.

Bạn có thể quản lý danh sách ứng viên theo danh mục, cụ thể như sau:

Đã sàng lọc (screened): Ứng viên đã vượt qua các tiêu chí sàng lọc ban đầu và đủ điều kiện ứng tuyển cho vị trí tuyển dụng.
Đã từ chối (rejected): Ứng viên bị từ chối vì bất kỳ lý do nào.
Được chọn (shortlisted): Ứng viên đủ điều kiện và được chọn để đánh giá hoặc phỏng vấn.
Đã tuyển (hired): Ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn, chấp nhận offer.
Đã lưu trữ (archived): Ứng viên không còn hoạt động hoặc liên quan đến vị trí hiện tại của doanh nghiệp.

2.2 Phân đoạn cơ sở dữ liệu ứng viên

Cơ sở dữ liệu ứng viên nên được phân đoạn dựa trên từng tiêu chí quan trọng, ví dụ như:

Theo vị trí ứng tuyển: Chuyên viên kinh doanh, Kỹ sư phần mềm, Chuyên viên marketing, Nhân viên hành chính,…
Theo mức độ kinh nghiệm: Ứng viên mới tốt nghiệp, kinh nghiệm từ 1-3 năm, kinh nghiệm từ 3-5 năm hoặc kinh nghiệm trên 5 năm,…
Theo kỹ năng chuyên môn: Kỹ năng lập trình (Java, Python, C++), kỹ năng quản lý dự án, kỹ năng thiết kế đồ họa, kỹ năng bán hàng và giao tiếp,…
Theo trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ hoặc các chứng chỉ chuyên ngành (CFA, PMP, AWS Certification).
Theo vị trí địa lý: Ứng viên trong nước, quốc tế, theo khu vực (Bắc, Trung, Nam).
Theo nguồn ứng tuyển: Ứng viên từ website công ty, trang tuyển dụng (LinkedIn, Indeed), sự kiện tuyển dụng, giới thiệu nội bộ,…

Để tìm kiếm và quản lý dữ liệu ứng viên dễ dàng hơn, bạn cũng có thể gắn thẻ tag theo từng kỹ năng.

2.3 Tập trung vào kỹ năng hơn là từ khóa

Không khó để bắt gặp những bài viết, video trên Tiktok, Facebook, Youtube với tiêu đề “Cách qua mặt hệ thống ATS với cách chèn từ khóa, keyword”. Điều này đã khiến các ứng viên sa đà quá mức vào việc chèn từ khóa với mong muốn xếp hạng cao hơn trong kết quả tìm kiếm.

Để cải thiện chất lượng ứng viên, nhà tuyển dụng nên tập trung hơn vào đầu mục kỹ năng thay vì chỉ dựa vào từ khóa. Cùng với sự hỗ trợ của hệ thống ATS, bạn sẽ nhanh chóng chọn lọc ra đối tượng phù hợp mà không bị thao túng bởi những thông tin, từ khóa vô tội vạ trong CV.

2.4 Cập nhật dữ liệu liên tục

Hãy giữ liên lạc thường xuyên với tất cả ứng viên, kể cả người đang không có nhu cầu tìm việc. Bạn có thể sử dụng phần mềm tuyển dụng để gửi tin nhắn và email tự động cho họ.

Hãy duy trì mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên, để khi doanh nghiệp cần đến kỹ năng và chuyên môn của họ thì dễ dàng chiêu mộ mà không cần tìm kiếm lại từ đầu.

quản lý database ứng viên — Cập nhật dữ liệu ứng viên liên tục theo thời gian thực

2.5 Sàng lọc hồ sơ ứng viên

Để xây xây dựng database chất lượng, nhất quán thì doanh nghiệp nên sàng lọc hồ ứng viên trước khi đưa vào hệ thống dữ liệu tổng.

Doanh nghiệp có thể sàng lọc CV theo các tiêu chí quan trọng sau:

Hình thức trình bày: Màu sắc, bố cục, font chữ, hình ảnh đại diện, chính tả,…
Nội dung CV: Thông tin cá nhân, vị trí ứng tuyển, trình độ học vấn, mục tiêu công việc, kinh nghiệm, thành tích, kỹ năng,…

Để quá trình sàng lọc trở nên nhanh chóng và chính xác nhất thì nhà tuyển dụng có tận dụng hỗ trợ từ phần mềm hiện đại. CoDX Candidate pool AI cho phép doanh nghiệp tìm kiếm, quản lý dữ liệu ứng viên theo bất kỳ tiêu chí nào, từ bằng cấp, kinh nghiệm,… và lưu hồ sơ không giới hạn số lượng nhờ vào Chat GPT và công nghệ OCR.

Đặc điểm nổi bật:

Sàng lọc & trích xuất dữ liệu ứng viên tự động.
Phân tích dữ liệu ứng viên mạnh mẽ.
Xây dựng cơ sở dữ liệu tuyển dụng không giới hạn.
Tìm kiếm hàng loạt CV theo yêu cầu chỉ mất vài giây
Tạo danh sách ứng viên chất lượng, phù hợp với tiêu chí của doanh nghiệp.

Công cụ hỗ trợ quản lý datebase ứng viên chuyên nghiệp

PHẦN MỀM CODX CANDIDATE POOL AI

Hệ thống CoDX Candidate pool AI tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo cho phép tự động sàng lọc, sắp xếp phân loại và lưu trữ nguồn ứng viên tiềm năng theo nhu cầu tuyển dụng một cách khoa học và chính xác nhất. Khi dữ liệu ứng viên lên đến hàng triệu hồ sơ, mỗi ngày HR phải tiếp nhận cả ngàn CV ứng tuyển, phần mềm sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp tăng tốc việc tuyển dụng, hỗ trợ HR tìm nhân tài và phát triển nguồn nhân lực bền vững.

Đặc điểm nổi bật:

Sàng lọc & trích xuất dữ liệu ứng viên tự động
Phân tích dữ liệu ứng viên mạnh mẽ
Xây dựng cơ sở dữ liệu tuyển dụng không giới hạn
Tìm kiếm hàng loạt CV theo yêu cầu chỉ mất vài giây

Xem chi tiết tính năng CoDX Candidate pool AI

Đăng ký dùng thử CoDX Candidate pool AI để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử 30 ngày.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

2.6 Hạn chế các bản ghi trùng lặp

Nhà tuyển dụng nên hạn chế tạo các bản sao khi gom nhóm ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau để tránh tình trạng trùng lặp dữ liệu. Các phần mềm tuyển dụng thường có chức năng loại bỏ các bản sao thông qua chức năng đối chiếu thông tin ứng viên như email, số điện thoại,…

Sau khi phát hiện bản trùng lặp, bạn có thể hợp nhất hoặc xóa dữ liệu để tiết kiệm dung lượng lưu trữ.

xây dựng database ứng viên — Hạn chế tạo các bản sao hồ sơ ứng viên

2.7 Quản lý dữ liệu ứng viên với Excel

Với các hình thức liên kết lệnh, công thức đơn giản, bộ phận HR hoàn toàn có thể tự xây dựng file excel quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên của riêng mình.

Ưu điểm	Nhược điểm
Tiết kiệm chi phí đầu tư vì Excel hoàn toàn miễn phí. Tập trung vào những dữ liệu mà doanh nghiệp quan tâm. Dễ dàng điều chỉnh và thay đổi thứ tự quản lý thông tin. Phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.	Độ bảo mật thấp, dễ bị can thiệp hoặc virus thâm nhập làm mất dữ liệu. Độ chính xác của thông tin phụ thuộc tất cả vào người nhập liệu. Tính liên kết không cao, khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin. Chưa có tính đồng bộ.

2.8 Sử dụng phần mềm ATS quản lý hồ sơ ứng viên

Theo báo cáo của Finance Online, 78% doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ vào việc quản lý ứng viên và cho rằng chúng giúp quá trình tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Vượt trội hơn rất nhiều so với việc quản lý thủ công và Excel, phần mềm ATS cho phép đội ngũ nhân sự tìm kiếm ứng viên tìm năng, theo dõi quá trình phỏng vấn, đánh giá hiệu suất và đưa ra đề xuất tuyển dụng chuyên nghiệp.

Hệ thống ATS cho phép doanh nghiệp quản lý dữ liệu ứng viên rất hiệu quả với tính năng lưu trữ, phân tích và xuất báo cáo tuyển dụng tự động.

Ưu điểm	Nhược điểm
Tiết kiệm thời gian và nhân lực nhờ vào tính năng thông minh, tự động liên kết. Lưu trữ dữ liệu tự động, độ chính xác 100%. Truy vấn thông tin nhanh, chuẩn chỉ với thao tác nhập đơn giản. Công nghệ lưu trữ đám mây, dung lượng lớn, độ bảo mật cao. Truy cập đa nền tảng, không gian.	Doanh nghiệp phải đầu tư vào chi phí cài đặt, thiết lập. Cần traini

2.9 Liên kết hệ thống ATS với nền tảng tuyển dụng

Tích hợp các trang tuyển dụng với phần mềm ATS có thể giúp bạn giảm số lần mở CV mà vẫn có thể cập nhật liên tục về thông tin ứng viên.

Tuy nhiên, để hạn chế tình trạng dữ liệu lỗi thời hay không chính xác, bạn cần cẩn thận khi thu thập dữ liệu trên các nền tảng này. Trước khi tích hợp trang tuyển dụng vào hệ thống ATS, hãy đảm bảo rằng hệ thống được xác nhận là đối tác của các trang web đó.

3. Vai trò của quản lý dữ liệu ứng viên trong doanh nghiệp

3.1 Đối với nhà tuyển dụng

Nếu bạn là nhà tuyển dụng (recruiter) thì cũng có đôi lần được nhà quản trị đặt câu hỏi: Bạn có bao nhiêu connection trên Linkedin? Cơ sở dữ liệu ứng viên của bạn có bao nhiêu người? Bạn có biết dùng hệ thống ATS để phân tích hồ sơ hay không?

Khi quản lý dữ liệu ứng viên tốt, có sẵn database và mối quan hệ thân thiết với các ứng viên tiềm năng thì việc phát triển, mở rộng cơ sở dữ liệu là điều dễ dàng.

Khi quản lý hồ sơ ứng viên hiệu quả, đội ngũ tuyển dụng sẽ nhận được những lợi ích sau:

Hỗ trợ quá trình tuyển dụng nhanh chóng nhờ vào hệ thống CV sàng lọc, phân loại sẵn.
Nhiều tác vụ được tự động hóa như tổng hợp CV từ nhiều nguồn về một hệ thống, gửi email theo mẫu hàng loạt,…giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Cập nhật thông tin về ứng viên đầy đủ, dễ dàng đánh giá và đưa ra các đề xuất, quyết định khách quan.
So sánh, đối chiếu với những dữ liệu trong quá khứ từ đó điều chỉnh và hoàn thiện chiến dịch tuyển dụng mới.

3.2 Đối với Giám đốc bộ phận nhân sự/tuyển dụng

Với lượng dữ liệu ứng viên lớn cùng khả năng khai thác vô hạn, phương pháp quản lý hồ sơ chuyên nghiệp sẽ giúp giám đốc bộ phận tuyển dụng/nhân sự trong các khía cạnh sau:

Dễ dàng lên kế hoạch để tối ưu chiến dịch tuyển dụng nhờ vào việc phân tích dữ liệu sẵn có.
Xây dựng khung báo cáo tiêu chuẩn và theo dõi sát sao hành trình của đội nhóm.
Phát hiện các sai sót kịp thời để khắc phục mà không làm ảnh hưởng đến những thành viên khác.

3.3 Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp đầu tư chi phí mua các gói đăng tuyển dụng và tìm kiếm CV trên các nền tảng tuyển dụng như TopCV, Glint, VietnamWorks. Nhưng lại bị giới hạn số lần mở CV hay gửi connect đến ứng viên.

Tin đăng tuyển dụng vào các nhóm Facebook hay chạy quảng cáo Facebook thì tương tác thưa thớt, mức độ tiếp cận không cao.

Tuyển dụng theo phương pháp truyền thống đã dần hiện rõ những hạn chế, điều này thúc đẩy các doanh nghiệp xây dựng database ứng viên và quản lý dữ liệu với công nghệ tiên tiến.

Theo Gallup, những doanh nghiệp biết cách quản lý dữ liệu ứng viên thường sẽ tăng 10% hiệu suất, 20% hiệu quả kinh doanh, 30% mức lợi nhuận và giảm 10% số lượng nhảy việc.

Theo đó, doanh nghiệp có công tác quản lý database ứng viên hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích sau:

Tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức trong khâu tuyển dụng.
Hạn chế các khoản thiệt hại phát sinh do tuyển dụng sai đối tượng.
Tăng hiệu suất, hiệu quả kinh doanh, mức lợi nhuận và hạn chế tỷ lệ nhảy việc.
Hỗ trợ quy trình onboarding dễ dàng hơn vì các phòng ban liên quan đều có thể truy cập thông tin ứng viên thông qua hệ thống quản lý chung.
Tăng sức mạnh cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng.

Cơ sở dữ liệu ứng viên là tài sản quan trong trong quy trình tuyển dụng. Việc quản lý dữ liệu ứng viên chuyên nghiệp, khoa học giúp bộ phận HR nhanh chóng tìm kiếm và lấp đầy những khoảng trống trong bộ máy nhân sự của doanh nghiệp. Phần mềm CoDX pool AI với khả năng sàng lọc hồ sơ ứng viên thông minh chính là công cụ tiếp sức cho doanh nghiệp trong hành trình chiêu mộ nhân sự tài năng.