Quản lý dữ liệu ứng viên: Hướng dẫn quản lý tuyển dụng hiệu quả

Quy trình quản lý dữ liệu ứng viên chuyên nghiệp, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực trong công đoạn tuyển dụng. Tuy nhiên, để làm được điều đó thì nhà tuyển dụng hay HR cần am hiểu và có công cụ hỗ trợ phù hợp.

Vậy làm thế nào để quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên hiệu quả? Đâu là công cụ hỗ trợ tối ưu nhất? Theo dõi bài viết của CoDX được giải đáp thắc mắc ngay nhé!

1. Quản lý dữ liệu ứng viên là gì?

Quản lý dữ liệu ứng viên là quá trình thu thập. phân tích, đánh giá, lưu trữ và sử dụng toàn bộ những thông tin quan trọng liên quan đến ứng viên tiềm năng.

Dữ liệu ứng viên gồm có những thông tin sau:

• CV, thông tin liên lạc, nguồn tìm thấy ứng viên.
• Bảng đánh giá thái độ, kỹ năng, kiến thức và ghi chú đúc kết sau vòng phỏng vấn hoặc test.
• Đề xuất cho ứng viên.

Khi thông tin ứng viên ngày càng nhiều lên trong cơ sở dữ liệu nhân sự, thì việc trang bị một  kế hoạch quản lý là vô cùng cấp bách. Việc làm này sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng khai thác tốt ứng viên tiềm năng, từ đó kịp thời đưa ra những tuyển dụng đúng đắn. 

2. Vai trò của quản lý dữ liệu ứng viên trong doanh nghiệp

Theo báo cáo của Finance Online, 78% doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ vào việc quản lý ứng viên và cho rằng chúng giúp quá trình tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Với cách quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên chuyên nghiệp, từ đội ngũ tuyển dụng cho đến doanh nghiệp, thậm chí đối với bản thân HR sẽ đạt rất nhiều lợi ích. Cụ thể như sau:

2.1 Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp có công tác quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả sẽ mang lại hiệu quả trong tuyển dụng sau:

• Tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức trong khâu tuyển dụng.
• Hạn chế các khoản thiệt hại phát sinh do tuyển dụng sai đối tượng.
• Tăng hiệu suất, hiệu quả kinh doanh, mức lợi nhuận và hạn chế tỷ lệ nhảy việc.
• Hỗ trợ quy trình onboarding dễ dàng hơn vì các phòng ban liên quan đều có thể truy cập thông tin ứng viên thông qua hệ thống quản lý chung.
• Tăng sức mạnh cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng.

2.2 Đối với nhà tuyển dụng

Đối với một nhà tuyển dụng (recruiter) ngoài việc nhanh chóng tìm ra những CV lý tưởng thì xây dựng database đầy đủ cũng mang lại nhiều sự thuận tiện trong công việc.

Khi quản lý hồ sơ ứng viên hiệu quả, đội ngũ tuyển dụng sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Hỗ trợ quá trình tuyển dụng nhanh chóng nhờ vào hệ thống CV đã được sàng lọc, phân loại sẵn sàng.
• Nhiều tác vụ được tự động hóa như tổng hợp CV từ nhiều nguồn về một hệ thống quản lý duy nhất, gửi email theo mẫu hàng loạt,…giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Cập nhật thông tin về ứng viên đầy đủ, dễ dàng đánh giá và đưa ra các đề xuất, quyết định khách quan.
• So sánh, đối chiếu với những dữ liệu trong quá khứ từ đó điều chỉnh và hoàn thiện chiến dịch tuyển dụng mới.

2.3 Đối với bộ phận nhân sự/ HR

Với lượng dữ liệu ứng viên lớn cùng khả năng khai thác vô hạn, hoạt động quản lý hồ sơ sẽ giúp đội ngũ nhân sự:

• Dễ dàng lên kế hoạch để tối ưu chiến dịch tuyển dụng nhờ vào việc phân tích dữ liệu sẵn có.
• Xây dựng khung báo cáo tiêu chuẩn và luôn theo dõi được hành trình của nhân viên.
• Việc quản lý chặt chẽ dữ liệu ứng viên giúp đội ngũ nhân sự dễ dàng phát hiện các sai sot kịp thời để khắc phục mà không làm ảnh hưởng đến những thành viên khác.

3. Công cụ quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả nhất

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý dữ liệu ứng viên rất được ưa chuộng hiện nay. Bởi vì tính tự động, mạnh mẽ, hiện đại và thông minh của chúng.

2 Công cụ quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên phổ biến nhất hiện nay đó là Excel và phần mềm quản lý hồ sơ ứng viên.

3.1 Quản lý dữ liệu ứng viên trong Excel

Excel cho phép doanh nghiệp tự tạo nội dung theo chủ đích riêng của mình. Với các hình thức liên kết lệnh, công thức đơn giản, bộ phận HR hoàn toàn có thể tự xây dựng file excel quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên của riêng mình.

3.2 Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ ứng viên

Phần mềm quản lý dữ liệu ứng viên là sản phẩm được xây dựng từ những công ty có kinh nghiệm và am hiểu quy trình tuyển dụng nhân sự. Vượt trội hơn rất nhiều so với việc quản lý thủ công và Excel, phần mềm cho phép đội ngũ nhân sự quản lý dữ liệu linh hoạt, khoa học tuyệt đối.

Bên cạnh các phần mềm quản lý tuyển dụng quốc tế, CoDX Talent cũng là một phần mềm quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên vượt trội được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Dù với mức chi phí bỏ ra thấp, nhưng với CoDX Talent lại được thiết kế theo sát với yêu cầu tuyển dụng và lưu trữ dữ liệu của ứng viên tại thị trường Việt Nam.

4. Bí quyết quản lý hồ sơ ứng viên mà HR cần biết

Dưới đây là 5 bí quyết HR cần biết để tối ưu hiệu quả quy trình quản lý dữ liệu:

• Lên kế hoạch trước
• Phân đoạn cơ sở dữ liệu ứng viên
• Tập trung vào kỹ năng hơn là từ khóa
• Thiết lập tiêu chí nhập dữ liệu ứng viên
• Cập nhật dữ liệu liên tục

4.1 Lên kế hoạch trước

Cơ sở dữ liệu ứng viên nên được chuẩn bị trước khi quá trình tuyển dụng bắt đầu. Qua đó, bộ phận HR có thể chọn lọc và nhập vào hệ thống ngay lập tức thay vì chất đống lộn xộn.

Hãy chủ động lên kế hoạch quản lý dữ liệu ứng viên với mục tiêu và đầu ra cụ thể. Tuy nhiên, bạn không cần phải quá căng thẳng vì dữ liệu vẫn có thể thay đổi, thêm bớt về sau tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp.

4.2 Phân đoạn cơ sở dữ liệu ứng viên

Cơ sở dữ liệu ứng viên nên được phân đoạn dựa trên các danh mục quan trọng như: kỹ năng, vị trí tuyển dụng, ngôn ngữ, kinh nghiệm,…Để tìm kiếm dễ dàng hơn, bạn cũng có thể gắn thẻ theo từng kỹ năng. Đây cũng chính là giải pháp giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm kiếm được nhân tài phù hợp.

4.3 Tập trung vào kỹ năng hơn là từ khóa

Doanh nghiệp nên tập trung hơn vào đầu mục kỹ năng trong hồ sơ ứng viên thay vì những nội dung lan man khác. Cùng với sự hỗ trợ của phần mềm tuyển dụng, bạn sẽ nhanh chóng chọn lọc ra đối tượng phù hợp mà không bị thao túng bởi những thông tin, từ khóa vô tội vạ trong CV.

4.4 Thiết lập tiêu chí nhập dữ liệu ứng viên

Một điều quan trọng cần lưu ý khi quản lý dữ liệu ứng viên là thiết lập tiêu chí cho người mới. Bộ phận HR cũng có thể tham khảo dữ liệu của các ứng viên cũ để làm mẫu và đảm bảo chất lượng nhập liệu.

4.5 Cập nhật dữ liệu liên tục

Hãy giữ liên lạc thường xuyên với tất cả ứng viên, kể cả người đang không có nhu cầu tìm việc. Bạn có thể sử dụng phần mềm tuyển dụng để gửi tin nhắn và email tự động cho họ. Hãy duy trì mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên, để khi doanh nghiệp cần đến kỹ năng và chuyên môn của họ thì dễ dàng chiêu mộ mà không cần tìm kiếm lại từ đầu.

Cơ sở dữ liệu ứng viên là tài sản quan trong trong quy trình tuyển dụng. Việc quản lý dữ liệu ứng viên chuyên nghiệp, khoa học giúp bộ phận HR nhanh chóng tìm kiếm và lấp đầy những khoảng trống trong bộ máy nhân sự của doanh nghiệp. Phần mềm tuyển dụng CoDX Talent với khả năng quản lý tự động, thông minh, chính xác là công cụ tiếp sức cho doanh nghiệp trong hành trình chiêu mộ nhân sự tài năng.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh