Trong thời đại kỹ thuật công nghệ số phát triển vượt bậc như hiện này, các hệ thống dữ liệu được mã hóa và quản lý bởi các thiết bị, phần mềm nhằm giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và đạt hiệu suất làm việc tốt nhất.
Trên cơ sở đó, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (database) ra đời đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc kiểm soát và xử lý nguồn thông tin. Vậy Database quản lý nhân sự là gì? Cách thiết lập database quản lý nhân sự như thế nào? Cùng CoDX tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Database quản lý nhân sự là gì?
Cơ sở dữ liệu (database) là một tập hợp các dữ liệu có tính tổ chức, hay được lưu trữ và truy cập điện tử từ bộ máy máy tính. Khi cơ sở dữ liệu phức tạp hơn, chúng thường được phát triển bằng cách sử dụng các kỹ thuật thiết kế và mô hình hóa.
Database nhân sự được quản lý và sử dụng bởi các nhân viên có nghiệp vụ về quản trị nhân sự, lưu trữ các thông tin cá nhân của người lao động trong doanh nghiệp. Cơ sở dữ liệu nhân sự gồm nhiều thông tin và bảng biểu phục vụ các vai trò khác nhau trong quản lý thông tin nhân viên như: thống kê chi tiết về đào tạo, quản lý tuyển dụng…
Các thông tin được lưu trữ bao gồm: địa chỉ, ngày sinh, chức danh công việc, lương thưởng, bằng cấp, bảng chấm công tháng, thâm niên hoặc các khóa đào tạo đã tham gia, lịch sử nghỉ phép…. Bất kỳ thông tin nào liên quan đến quản lý nhân sự sẽ được lưu lại trên hệ thống.
Việc quản trị dữ liệu cần có tính bảo mật và phân quyền truy cập. Chỉ những người có chức năng quản trị mới có thể truy cập vào dữ liệu chung của hệ thống.
Tuy nhiên, trong vài trường hợp, tùy theo quy định của mỗi doanh nghiệp mà người lao động có thể tự nhập liệu các thông tin cá nhân vào hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu chung. Các thông tin khác cần bảo mật như thông tin lương sẽ được quản lý bởi người phụ trách có thẩm quyền.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự CoDX
2. Vài trò của database quản trị nhân sự
Quản trị nhân sự là một quá trình kéo dài từ lúc thiết lập kế hoạch truyển dụng đến lúc người lao động rời khỏi công ty. Các thông tin lưu trữ sẽ rất rời rạc và khó kiểm soát nếu quản lý bằng giấy tờ truyền thống, chưa kể đến số lượng nhân sự đủ lớn, khi cập nhật thay đổi thông tin các dữ liệu thường dễ xảy ra sai sót. Một hệ thống database quản lý nhân sự phù hợp sẽ giúp:
- Nâng cao hiệu quả chiến dịch tuyển dụng
- Thông tin nhân sự được lưu trữ xuyên suốt, đồng bộ trước, trong và sau khi làm việc tại công ty: thông tin cơ quản, thông tin về đánh giá hiệu suất làm việc, lương thưởng, kỷ luật, thăng chức…
- Thông tin được đảm bảo về tính duy nhất, sẳn sàng, đồng bộ, không bị trùng lập…. dữ liệu được cá nhân hóa theo phân quyền phù hơp.
- Hệ thống báo cáo giúp đánh giá toàn diện các mặt về nhân sự của công ty từ đó thiết lập các mục kiêu, kế hoạch về bổ sung nhân sự, kế hoạch đào tạo, tuyển dụng hiệu quả, đúng nhu cầu.
- Xây dựng đồng bộ quy chế lương thưởng, phúc lợi cho toàn công ty hoặc tập đoàn.
>>> Xem thêm: Quản lý văn phòng điện tử cho doanh nghiệp
3. Quản lý database quản lý nhân sự
Dữ liệu người lao động được quản lý thường được chia thành 5 phân hệ chính:
- Quản lý hồ sơ nhân viên
- Quản lý bộ phận
- Quản lý hợp đồng lao động
- Quản lý khen thưởng, kỷ luật
- Quản lý doanh mục chung
Có 2 phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự thông dụng đó là sử dụng công cụ truyền thống như: giấy tờ hoặc excel; quản lý bằng phương pháp mới là sử dụng phần mềm quản lý nhân sự.
4. Phần mềm quản lý database nhân sự
Phần mềm nhân sự là giải pháp giúp nhà quản trị có thể quản lý thông tin nhân viên và các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự. Giải pháp quản lý nhân sự hỗ trợ quản lý con người, tự động hóa các thao tác thủ công và lưu trữ thông tin có trật tự. Phần mềm nhân sự được thiết kế để giúp nhân viên và nhà quản lý tối ưu hóa được tiềm năng của họ trong công việc và được triển khai bởi các doanh nghiệp ở mọi quy mô để thúc đẩy năng suất và sự hài lòng của nhân viên.
Giải pháp phần mềm nhân sự hiệu quả sẽ tích hợp với các giải pháp tuyển dụng, hội nhập nhân viên mới, quản lý nhân sự, quản lý thời gian, lương và quản trị nguồn vốn nhân lực.
Phần mềm nhân sự đôi khi được gọi là hệ thống quản lý nhân sự (HRMS), quản lý nguồn vốn con người (HCM) hoặc hệ thống thông tin nhân sự (HRIS). Dù thuật ngữ khác nhau, tất cả đều là hệ thống dùng để quản lý nhân viên hiệu quả.
Cho phép đo đạt, thống kê tình hình người nhân viên trong tổ chức.
Xem thêm kiến thức quản trị nguồn lực doanh nghiệp tại đây!
Bài viết liên quan: