File excel quản lý nhân sự bạn đã nghe qua bao giờ chưa? “Công cụ” này giúp theo dõi cũng như lập các mẫu hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp. Người làm công tác nhân sự cần phải biết, để thuận tiện cho việc lưu trữ và quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên. CoDX xin gửi trọn bộ mẫu quản lý hồ sơ nhân viên để mọi người cùng tham khảo.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Nội dung cần có trong file excel quản lý nhân sự là gì?
Ngoài những thông tin cơ bản trong danh sách nhân sự. Mẫu hồ sơ nhân sự sẽ quản lý chi tiết hơn về trình độ học vấn, kinh nghiệm. Cũng như các vấn đề liên quan đến lương thưởng và phụ cấp đến vị trị cấp bậc nhân viên. Đặc biệt là các loại giấy tờ tuân thủ theo các quy định của pháp luật Việt Nam.
File excel quản lý nhân sự bao gồm các thông tin như sau:
Mã nhân viên: Mỗi nhân viên sẽ có 1 mã để chấm công gọi là mã nhân viên và là các mã không trùng nhau. Dù nhân viên nghỉ việc thì mã nhân viên đó cũng giữ lại và không gán lại cho người khác.
- Họ và tên đầy đủ của nhân viên
- Bộ phận làm việc
- Vị trí công việc đảm nhận
- Loại hình mà nhân viên đang làm việc. Ví dụ như: làm việc bán thời gian, làm việc toàn thời gian hoặc part-time
- Cơ sở làm việc của nhân viên. Tại trụ sở chính, chi nhánh …vv
- Trình độ: Sẽ gồm các thông tin liên quan đến học vấn, các bằng cấp chứng chỉ, trường, chuyên ngành của nhân viên.
- Một số giấy tờ cá nhân theo quy định pháp luật. Các giấy tờ bản sao công chứng như: sơ yếu lý lịch, CMND/CCCD, giấy khai sinh (nếu có yêu cầu), sổ hộ khẩu, bằng tốt nghiệp. Ngoài ra còn sẽ có thêm giấy khám sức khỏe của cơ quan y tế được cấp phép hoạt động. Hợp đồng lao động có chữ ký của người lao động và người sử dụng lao động….vv
- Các thông tin về lương, thưởng và phụ cấp của nhân viên. Như hình thức thanh toán, thông tin số tài khoản, ngân hàng (nếu thanh toán chuyển khoản). Các thông tin về thuế như: người phụ thuộc, mã số thuế TNCN. Sổ BHXH và các chế độ khác….vv
- Kinh nghiệm làm việc: Số năm kinh nghiệm làm việc, tên đơn vị, vị trí và thời gian công tác
>>> Xem ngay giải pháp phần mềm lưu trữ dữ liệu hồ sơ nhân sự được ưa chuộng nhất hiện nay.
2. Lợi ích của việc sử dụng file excel quản lý nhân sự
Mẫu hồ sơ nhân sự dạng File excel với giao diện dễ sử dụng
Có đa dạng biểu mẫu danh sách nhân viên excel
Dễ dàng và tiện lợi với mẫu quản lý nhân sự bằng excel
3. Điểm hạn chế khi dùng file excel quản lý nhân sự
Dữ liệu phân tán, khó kiểm soát khi dùng excel quản lý nhân sự
File excel bảo mật dữ liệu nhân sự yếu kém
Không tích hợp được với phần mềm khác
Dùng mẫu quản lý nhân sự bằng excel gây khó khăn khi mở rộng quy mô
4. Những mẫu hồ sơ nhân sự nào cần cho việc quản lý nhân viên
Để thực hiện cách lưu trữ tài liệu khoa học và quản lý thông tin nhân viên tổng quát đầy đủ, đòi hỏi người làm công tác nhân sự phải quản lý nhiều thông tin hơn. Ngoài mẫu quản lý nhân sự bằng excel thì bộ phận nhân sự sẽ cần sở hữu thêm các biểu mẫu như sau:
- Form quản lý nhân viên tổng quan: Đây sẽ là danh sách tổng quan nhất các thông tin của toàn bộ nhân sự đang làm việc tại công ty.
- Form quản lý hợp đồng lao động: Nơi lưu trữ tất cả các thông tin về các loại hợp đồng lao động và hợp đồng thử việc.
- File quản lý nhân viên mới: Nhằm phục vụ các kế hoạch và phát triển kinh doanh của công ty. Việc tuyển dụng thêm nhân viên mới là điều khá phổ biến. Đối với nhân viên mới sẽ có phần quản lý khác hơn so vơi nhân viên chính thức. Ở biểu mẫu này sẽ là sự kết hợp giữa việc quản lý danh sách nhân sự và hồ sơ cá nhân. Nhưng sẽ nhấn mạnh vào quá trình hội nhập (onboarding) của nhân viên mới.
- File quản lý nhân viên nghỉ việc: biến động lao động là việc vẫn diễn ra phổ biến. Đối với việc quản lý nhân sự nghỉ việc các đơn vị công ty cần quan tâm các yếu tố sẽ bị huỷ hiệu lực. Cũng như hoàn tất các thủ tục chấm dứt hợp đồng cho nhân viên.
- File theo dõi biến động tiền lương như: tăng lương, giảm lương, luân chuyển vị trí, chuyển đổi công tác, thăng chức, ….
>> Doanh nghiệp cần biết:
Tải trọn bộ file excel quản lý nhân sự, hồ sơ nhân sự hỗ trợ cách quản lý nhân viên tại đây.
Việc quản lý hồ sơ nhân sự là bài toán cốt lỗi của các doanh nghiệp. Quản trị nguồn lực chưa bao giờ hạ nhiệt tại mỗi đơn vị. Dù sử dụng phần mềm hệ thống quản lý tài liệu hay là các file excel quản lý nhân sự. Thì người làm công tác quản trị cần nắm rõ các thông tin để quản lý sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Với những chia sẽ trên CoDX hy vọng sẽ hỗ trợ, cung cấp các thông tin hữu ích đến quý doanh nghiệp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
>> Xem thêm:
- Giữ chân nhân viên giỏi, nhân tài gắn kết lâu dài với công ty
- Database Quản Lý Nhân Sự là gì?
- Chức Năng Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhân Sự
- Tư vấn chiến lược nhân sự hiệu quả, uy tín hàng đầu hiện nay
- 5 Đơn vị tư vấn quản trị nhân sự tốt nhất
Bài viết liên quan: