Theo dõi cũng như lập các mẫu hồ sơ nhân sự là những nghiệp vụ tối thiểu. Người làm công tác nhân sự cần biết, để thuận tiện cho việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân viên. CoDX xin gửi trọn bộ file excel quản lý nhân sự để mọi người cùng tham khảo.
1. Nội dung cần có trong file excel quản lý nhân sự là gì?
Ngoài những thông tin cơ bản trong danh sách nhân sự. Mẫu hồ sơ nhân sự sẽ quản lý chi tiết hơn về trình độ học vấn, kinh nghiệm. Cũng như các vấn đề liên quan đến lương thưởng và phụ cấp đến vị trị cấp bậc nhân viên. Đặc biệt là các loại giấy tờ tuân thủ theo các quy định của pháp luật Việt Nam.
File excel quản lý nhân sự bao gồm các thông tin như sau:
Mã nhân viên: Mỗi nhân viên sẽ có 1 mã để chấm công gọi là mã nhân viên và là các mã không trùng nhau. Dù nhân viên nghỉ việc thì mã nhân viên đó cũng giữ lại và không gán lại cho người khác.
- Họ và tên đầy đủ của nhân viên
- Bộ phận làm việc
- Vị trí công việc đảm nhận
- Loại hình mà nhân viên đang làm việc. Ví dụ như: làm việc bán thời gian, làm việc toàn thời gian hoặc part-time
- Cơ sở làm việc của nhân viên. Tại trụ sở chính, chi nhánh …vv
- Trình độ: Sẽ gồm các thông tin liên quan đến học vấn, các bằng cấp chứng chỉ, trường, chuyên ngành của nhân viên.
- Một số giấy tờ cá nhân theo quy định pháp luật. Các giấy tờ bản sao công chứng như: sơ yếu lý lịch, CMND/CCCD, giấy khai sinh (nếu có yêu cầu), sổ hộ khẩu, bằng tốt nghiệp. Ngoài ra còn sẽ có thêm giấy khám sức khỏe của cơ quan y tế được cấp phép hoạt động. Hợp đồng lao động có chữ ký của người lao động và người sử dụng lao động….vv
- Các thông tin về lương, thưởng và phụ cấp của nhân viên. Như hình thức thanh toán, thông tin số tài khoản, ngân hàng (nếu thanh toán chuyển khoản). Các thông tin về thuế như: người phụ thuộc, mã số thuế TNCN. Sổ BHXH và các chế độ khác….vv
- Kinh nghiệm làm việc: Số năm kinh nghiệm làm việc, tên đơn vị, vị trí và thời gian công tác
>>> Xem ngay giải pháp phần mềm lưu trữ dữ liệu hồ sơ nhân sự được ưa chuộng nhất hiện nay.
2. Những mẫu hồ sơ nhân sự nào cần cho việc quản lý nhân viên
Để thực hiện cách lưu trữ tài liệu khoa học và quản lý thông tin nhân viên tổng quát đầy đủ, đòi hỏi người làm công tác nhân sự phải quản lý nhiều thông tin hơn. Ngoài file excel quản lý nhân sự thì bộ phận nhân sự sẽ cần sở hữu thêm các biểu mẫu như sau:
File quản lý danh sách nhân sự tổng quan: Đây sẽ là danh sách tổng quan nhất các thông tin của toàn bộ nhân sự đang làm việc tại công ty.
File quản lý hợp đồng lao động: Nơi lưu trữ tất cả các thông tin về các loại hợp đồng lao động và hợp đồng thử việc.
File theo dõi nhân viên mới: Nhằm phục vụ các kế hoạch và phát triển kinh doanh của công ty. Việc tuyển dụng thêm nhân viên mới là điều khá phổ biến. Đối với nhân viên mới sẽ có phần quản lý khác hơn so vơi nhân viên chính thức. Ở biểu mẫu này sẽ là sự kết hợp giữa việc quản lý danh sách nhân sự và hồ sơ cá nhân. Nhưng sẽ nhấn mạnh vào quá trình hội nhập (onboarding) của nhân viên mới.
File theo dõi nhân viên nghỉ việc: biến động lao động là việc vẫn diễn ra phổ biến. Đối với việc quản lý nhân sự nghỉ việc các đơn vị công ty cần quan tâm các yếu tố sẽ bị huỷ hiệu lực. Cũng như hoàn tất các thủ tục chấm dứt hợp đồng cho nhân viên.
File theo dõi biến động tiền lương như: tăng lương, giảm lương, luân chuyển vị trí, chuyển đổi công tác, thăng chức, ….
>>> Doanh nghiệp cần biết: Cách lưu trữ dữ liệu an toàn nhất
Tải trọn bộ file excel quản lý nhân sự, hồ sơ nhân sự hỗ trợ cách quản lý nhân viên tại đây.
Việc quản lý hồ sơ nhân sự là bài toán cốt lỗi của các doanh nghiệp. Quản trị nguồn lực chưa bao giờ hạ nhiệt tại mỗi đơn vị. Dù sử dụng phần mềm hệ thống quản lý tài liệu hay là các file excel quản lý nhân sự. Thì người làm công tác quản trị cần nắm rõ các thông tin để quản lý sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Với những chia sẽ trên CoDX hy vọng sẽ hỗ trợ, cung cấp các thông tin hữu ích đến quý doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Giữ chân nhân viên giỏi, nhân tài gắn kết lâu dài với công ty
Bài viết liên quan: