Hồ sơ nhân sự là gì? Các tài liệu, giấy tờ BẮT BUỘC cần có

Hồ sơ nhân sự có vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, nhất là trong việc kiểm soát và quản lý hệ thống nhân viên. Vậy tài liệu hồ sơ nhân viên gồm những gì? Cùng CoDX đi tìm câu trả lời trong những chia sẻ dưới đây nhé!

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là bộ hồ sơ lưu trữ toàn bộ thông tin nhân viên trong một tổ chức, công ty hay doanh nghiệp. Tất cả hồ sơ được biên soạn và lưu trữ theo một quy tắc nhất định, hỗ trợ cho việc quản trị các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực. 

Như vậy, một hồ sơ nhân viên sẽ bao gồm các thông tin, tài liệu dành cho người sử dụng lao động và người lao động dùng để đánh giá, mô tả công việc, lựa chọn, đào tạo nhân viên hay thăng chức, lương thưởng…

Bên cạnh đó, hồ sơ này còn có thể bao gồm lý lịch cá nhân, hợp đồng làm việc, chế độ lương chính thức, lịch nghỉ phép…Nó được dùng để tính toán các khoản lương hay chấm công nhân sự. Đây là tài liệu quan trọng cần được bảo quản kỹ lưỡng trong mỗi doanh nghiệp. 

2. Hồ sơ nhân sự gồm những tài liệu, giấy tờ gì?

Một hồ sơ về nhân sự sẽ bao gồm nhiều tài liệu và giấy tờ khác nhau. Điều này tùy thuộc vào sự khác nhau về lĩnh vực, phương thức hoạt động của mỗi doanh nghiệp. 

2.1 Hồ sơ nhân viên trong thời gian thử việc

Đối với những nhân sự đang trong thời gian thử việc, hồ sơ nhân sự gồm những gì? Theo đó, đối với đối tượng này thì hồ sơ cần có các tài liệu sau:

• Sơ yếu lý lịch của người lao động (Có công chứng) 
• Đơn xin việc. 
• Bản sao của Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân (Có công chứng)
• Một số giấy tờ và bằng cấp khác (Có công chứng).

Ngoài ra, nếu nhân sự thử việc là người nước ngoài thì cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn cùng với giấy phép lao động tại Việt Nam. Trong trường hợp, người lao động nằm trong độ tuổi từ 15 đến 18, người lao động cần đảm bảo rằng đã đồng ý với các thỏa thuận trong hợp đồng. 

2.2 Hồ sơ nhân sự cho người lao động dưới 15 tuổi

Khi sử dụng người lao động dưới 15 tuổi, doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị hồ sơ nhân sự gồm những gì?

• Căn cước công dân / Hộ chiếu có công chứng của người đại diện theo pháp luật đối với người lao động. 
• Văn bản đồng ý để người đại diện pháp luật có thể đứng ra giao kết hợp đồng cho mình đối với người lao động.

2.3 Hồ sơ nhân sự cho nhân viên chính thức

Sau khi kết thúc thời gian thử việc, người lao động cần bổ sung thêm một số giấy tờ khi đã trở thành nhân viên chính thức. Những giấy tờ phát sinh đó bao gồm:

• Hợp đồng lao động chính thức do phía công ty / doanh nghiệp soạn thảo và yêu cầu chữ ký đầy đủ của người lao động, người sử dụng lao động. 
• Các khoản mà doanh nghiệp thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động. Số tiền đóng bảo hiểm sẽ dựa vào phần tiền lương hằng tháng. 
• Một số phụ lục trong hợp đồng. 
• Doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định khi có đề nghị tăng lương hoặc thăng cấp. 
• Một số giấy tờ khi có sự phát sinh của người lao động, cần phải có hai văn bản đầy đủ chữ ký hai bên và lưu hành nội bộ doanh nghiệp. 

3. Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, có tổ chức

Cách quản lý hồ sơ nhân sự có tổ chức nhận được sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp khác nhau. Dưới đây là quy trình thực hiện chuyên nghiệp, hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng. 

Bước 1: Chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng

Thông thường, hồ sơ khi đựng vào các túi hay cặp nhỏ có thể dẫn đến tình trạng quá tải và mất kiểm soát. Vì vậy, bạn có thể lựa chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng, với các loại khác nhau, cụ thể:

• Tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Nên sử dụng loại tủ nhiều ngăn dạng đứng có hộc tủ ở phía dưới. Mỗi ngăn như vậy sẽ có kích thước phù hợp với một loại hồ sơ, giúp lưu trữ được nhiều loại hồ sơ khác nhau. Đồng thời, việc tìm kiếm sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn. 
• Tủ hồ sơ treo tường: Đối với không gian diện tích nhỏ, tủ treo tường sẽ vô cùng phù hợp. Bởi lẽ, nó vô cùng gọn nhẹ nhưng lại có khả năng chứa được một lượng hồ sơ lớn. 

Bước 2: Phân loại hồ sơ

Để dễ dàng kiểm tra, theo dõi, tìm kiếm, và quản lý hồ sơ nhân viên, việc phân loại tài liệu nhân sự là vô cùng cần thiết. Doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 3 cách phân loại hồ sơ sau đây:

• Phân loại theo chủ đề: Cùng một hồ sơ, doanh nghiệp nên chia nhỏ chủ đề thành nhiều loại. Điển hình như chia theo hợp đồng, báo cáo, tiếp thị, quảng cáo…
• Phân chia dựa theo từng cụm: Đối với mỗi một loại hồ sơ nói trên, cần chia nhỏ thành từng cụm. Mỗi cụm như vậy sẽ bao gồm các quý 1,2,3,4…
• Phân loại hồ sơ theo nhóm: Từ những cụm hồ sơ nhân sự ban đầu, chia thành các nhóm, mỗi nhóm sẽ bao gồm các quý 1,2,3,4…

Bước 3: Sắp xếp hồ sơ

Khi hoàn thành thao tác phân loại hồ sơ, có nhiều cách để bạn phân loại chúng một cách khoa học và chuyên nghiệp. Chẳng hạn như: 

• Sắp xếp hồ sơ nhân viên theo tính chất công việc: Bạn có thể phân loại dựa vào tính chất cụ thể, bao gồm hồ sơ của nhân viên thử việc, hồ sơ lãnh đạo, hồ sơ các phòng ban khác nhau…
• Sắp xếp theo thời gian: Đối với những hồ sơ nhân sự có trước, bạn sẽ đánh số thứ tự trước. Cứ như vậy, sắp xếp trước sau rõ ràng. Bạn cần ghi chú cẩn thận về thông tin thời điểm để việc tìm kiếm dễ dàng hơn. 
• Sắp xếp dựa vào mẫu tự: Theo mẫu tự A, B, C, D, E… hoàn thành việc sắp xếp hồ sơ. Đây cũng là cách khá phổ biến mà bạn có thể áp dụng cho nhiều loại giấy tờ khác nhau. 

Bước 4: Lập danh mục các loại hồ sơ nhân viên

Hiểu một cách đơn giản, danh mục hồ sơ là bản liệt kê hệ thống hồ sơ của doanh nghiệp. Dựa vào danh mục này, bộ phận HR có thể quản lý tra cứu hồ sơ một cách dễ dàng. Trong quá trình lập danh mục, cần lưu ý:

• Sau khi đã hoàn thành việc phân loại và sắp xếp hồ sơ nhân viên, doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ nhân sự này trên máy tính để đảm bảo quản lý lâu dài hơn. Với số lượng hồ sơ lớn, doanh nghiệp cần phân cấp và tạo nhiều thư mục theo tên để dễ quản lý và tìm kiếm. 
• Trong quá trình quản lý, hồ sơ của người lao động sẽ có nhiều thay đổi. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần bổ sung dữ liệu mới để đảm bảo thông tin được cập nhật nhanh chóng và thường xuyên nhất.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ nhân sự

Nhờ vào cây danh mục mà bạn có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ một cách dễ dàng. Khi lưu trữ hồ sơ, lưu ý một số điểm sau:

• Sử dụng bút để đánh số cụ thể vào góc phải của hồ sơ lưu trữ. 
• Các tập hồ sơ lưu trữ sẽ có nhãn in để dễ tìm kiếm. 
• Ưu tiên việc sử dụng máy quét để quét hồ sơ vào máy tính ở dạng tập tin và đánh số chi tiết. 
• Sử dụng bảng tính Excel để lưu trữ và chú thích rõ ràng. Cùng với đó là thêm các tập tin, hình ảnh ghi chú trong file. 

4. Những quy định quản lý hồ sơ nhân viên mà HR cần biết

Đối với bộ phận HR, những quy định về quản lý hồ sơ nhân viên mới nhất là thông tin vô cùng quan trọng. Hiện nay, pháp luật Việt Nam ban hành chi tiết thông tin về lưu trữ hồ sơ nhân sự như sau: 

• Hồ sơ lưu trữ của nhân viên phải gắn liền với quá trình hoạt động của doanh nghiệp. 
• Khi nộp lên cơ quan thuế, hồ sơ phải gắn với hồ sơ lương cụ thể. Khi đó, thanh tra thuế kiểm tra quyết toán thì doanh nghiệp dễ dàng đưa hồ sơ và quản lý sắp xếp một cách phù hợp. 
• Quy trình quản lý hồ sơ người lao động cần phải tuân thủ theo một số tiêu chí khác. Chẳng hạn như quy chế lao động, quy chế lương, loại lao động, quy chế tiền lương, thưởng, phạt đối với người lao động hay hình thức chi trả lương…

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có những cách lưu trữ hồ sơ riêng. Do đó, bộ phận HR cần có sự linh hoạt, sử dụng tùy theo quy chế và đưa ra phương pháp hiệu quả và phù hợp nhất. 

5. 5 Mẫu hồ sơ nhân viên chi tiết, chuẩn nhất dành cho HR

Dưới đây là 5 mẫu hồ sơ nhân sự được biên soạn cẩn thận và chi tiết nhất. Mỗi mẫu đều chứa đầy đủ thông tin về lý lịch cá nhân, học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và năng lực, cũng như sở thích và sở trường của mỗi nhân viên. 

Mỗi một hồ sơ nhân viên là tài liệu phản ánh đầy đủ hành trình công việc và phát triển của từng cá nhân trong tổ chức. Đồng thời, thông qua hồ sơ của người lao động, bộ phận nhân sự có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định quản lý, phát triển phù hợp.

• Mẫu hồ sơ nhân viên 1

• Mẫu hồ sơ nhân viên 2

• Mẫu hồ sơ nhân viên 3

• Mẫu hồ sơ nhân viên 4

• Mẫu hồ sơ nhân viên 5

6. Vì sao doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ nhân viên?

Đối với bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, việc quản lý tài liệu nhân sự là vô cùng cần thiết. Bởi những lý do dưới đây:

• Thứ nhất: Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên là yêu cầu bắt buộc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải tuân thủ và chấp hành một cách nghiêm túc. (Theo pháp luật Việt Nam – Khoản 1 điều 12 của Bộ lao động 2019 về Trách nhiệm quản lý lao động và sử dụng người lao động)
• Thứ hai: Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả sẽ giúp cho việc quản lý nguồn lực trong doanh nghiệp trở nên tốt hơn. Đồng thời, hỗ trợ doanh nghiệp định hướng, đưa ra các quyết định phát triển nhân sự phù hợp.

7. Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả 

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự CoDX HR là một công cụ thông minh cho phép quản lý hồ sơ của tất cả nhân viên trong một nền tảng thống nhất. Phân quyền chặt chẽ trong việc theo dõi và truy cập dữ liệu.

Tính năng nổi bật nhất của phần mềm có thể nhắc đến đó là phân quyền chặt chẽ trong việc theo dõi và truy cập dữ liệu. Đồng thời, nó cung cấp cơ chế bảo mật dữ liệu vững chắc, tạo ra các báo cáo tự động và phân tích dữ liệu sâu sắc để hỗ trợ quản lý trong việc đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến nhân sự.

Tính năng nổi bật

• Quản lý tự động: Cảnh báo đến hạn/hết hạn, nhắc nhở thường xuyên đến các cấp và Nhân sự, giúp HR thực hiện thủ tục lao động chính xác, kịp thời đúng quy định.
• Toàn diện thông tin: quản lý tất cả thông tin liên quan đến nhân sự gồm thông tin cá nhân, kinh nghiệm, kỹ năng, đào tạo, hợp đồng lao động, chính sách phúc lợi, quan hệ gia đình, sở thích,…
• Hệ phân tích dữ liệu: Tìm kiếm nhanh, truy xuất 100% các thông tin lưu trữ trong toàn bộ hồ sơ nhân viên. Đây là Hệ phân tích dữ liệu để tạo lập các báo cáo nhân sự thống kê như ý muốn.

PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN VIÊN - CODX HR

Hồ sơ nhân viên CoDX cho phép doanh nghiệp quản lý tất cả trong 01 nền tảng thống nhất & ghi nhận toàn bộ hành trình của mỗi nhân viên từ khi hội nhập doanh nghiệp. Ứng dụng cho phép quản lý hồ sơ của tất cả nhân viên trong một nền tảng thống nhất. Phân quyền chặt chẽ trong việc theo dõi và truy cập dữ liệu.

Chức năng chính:

• Quản lý tự động: Cảnh báo đến hạn/hết hạn, nhắc nhở thường xuyên đến các cấp và Nhân sự, giúp HR thực hiện thủ tục lao động chính xác, kịp thời đúng quy định.
• Toàn diện thông tin: Cập nhật đầy đủ thông tin cá nhân, kinh nghiệm, kỹ năng, đào tạo, hợp đồng lao động, chính sách phúc lợi, quan hệ gia đình, sở thích,...
• Chính sách lao động: Thiết lập Quy trình xét duyệt, Chính sách lao động về chế độ nghỉ phép, tái ký hợp đồng lao động, chế độ tăng lương tuỳ biến.
• Hệ phân tích dữ liệu: Tìm kiếm nhanh, truy xuất 100% các thông tin lưu trữ trong toàn bộ hồ sơ nhân viên. Đây là Hệ phân tích dữ liệu để tạo lập các báo cáo nhân sự thống kê như ý muốn.
• Trực quan & chuyên sâu: Hệ thống hỗ trợ khai báo không giới hạn cây sơ đồ tổ chức. Thống kê, hiển thị cơ cấu tổ chức chính xác theo thời gian hiệu lực.

Xem chi tiết tính năng CoDX - HR

Đăng ký dùng thử Quản lý hồ sơ nhân viên CoDX để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử phần mềm miễn phí.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Mong rằng qua bài viết trên, bạn đã biết hồ sơ nhân sự gồm những gì cũng như cách lưu trữ hồ sơ nhân viên, tài liệu nhân sự một cách tối ưu nhất. Liên hệ ngay với CoDX nếu bạn cần một giải pháp quản lý hồ sơ công việc chuyên nghiệp và hiệu quả hàng đầu trên thị trường hiện nay.

Chủ đề hữu ích liên quan:

• Quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn ISO 9001 cho doanh nghiệp