Quy trình quản lý nhân sự: 7 bước chi tiết & Bài học THÀNH CÔNG thực tế

Trong thế giới kinh doanh cạnh tranh gay gắt ngày nay, thành công của một doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp mà còn dựa vào chất lượng nguồn nhân lực. Trong bài viết dưới đây, CoDX sẽ gửi đến bạn quy trình quản lý nhân sự tạo nên sự thành công vang dội của các doanh nghiệp lớn.

1. Quy trình quản lý nhân sự là gì? 

Quản lý nhân sự là việc tận dụng và quản lý tài nguyên quý giá – nhân lực của một doanh nghiệp một cách thông minh và hiệu quả. Đây là một quy trình toàn diện, đòi hỏi sự tập trung và cẩn trọng để đảm bảo mọi bước diễn ra suôn sẻ và hợp lý.

Quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp bao gồm các phần chính có thể kể đến như:

• Hoạch định và thu hút nhân lực: Đây là giai đoạn quan trọng để đáp ứng nhu cầu công việc bằng cách tuyển dụng nhân tài mới phù hợp với tiêu chuẩn của công ty. 
• Quản lý tiền lương và phúc lợi: Xây dựng chính sách công bằng và cạnh tranh về tiền lương, cùng với các khoản phúc lợi hấp dẫn, sự hài lòng và tăng sự trung thành của nhân viên. Đây cũng là cách công ty thu hút và giữ chân nhân tài giỏi.
• Quản lý hiệu suất: Tạo bảng phân công nhân sự, theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên thường xuyên, từ đó đề xuất những cải tiến và đào tạo phù hợp. Quá trình này giúp tăng cường năng lực của nhân viên và nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể của doanh nghiệp.
• Xây dựng quan hệ nhân viên: Quan hệ tốt đẹp sẽ tạo nên một sợi dây vô hình, liên kết các thành viên trong đội ngũ với nhau, hình thành nên sức mạnh của tập thể.
• v..v..

Mỗi doanh nghiệp có quy trình quản lý nhân sự riêng, linh hoạt và phù hợp với đặc thù hoạt động của mình. Bằng cách thực hiện quy trình này đúng cách, doanh nghiệp có thể khai thác tối đa tiềm năng của nguồn nhân lực và bước vào tương lai với sự tự tin và thành công.

2. 7 bước quy trình quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp 

Quy trình quản lý nhân sự gồm 7 bước sau đây:

• Bước 1: Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự
• Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng
• Bước 3: Xây dựng kế hoạch và phát triển nhân sự
• Bước 4: Chế độ lương thưởng, chính sách phúc lợi cho nhân sự
• Bước 5: Mô tả và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân sự
• Bước 6: Quản lý hiệu suất công việc
• Bước 7: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Bước 1: Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự 

Xây dựng một hệ thống quản trị thích hợp là bước đầu tiên trong một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả . Việc thiết lập hệ thống quản lý nhân sự bao gồm những yếu tố sau:

• Thiết lập thông tin cá nhân chi tiết: Ghi chép đầy đủ thông tin cá nhân của từng nhân viên như họ tên, độ tuổi, kinh nghiệm, quê quán và các thông tin liên quan khác. Điều này giúp tiện lợi trong việc quản lý và tương tác cá nhân với từng nhân viên.
• Xây dựng hồ sơ theo dõi tuyển dụng: Thiết lập hồ sơ theo dõi tuyển dụng giúp theo dõi quá trình tìm kiếm và tuyển chọn nhân sự. Điều này hỗ trợ việc tìm ra những ứng viên tài năng và phù hợp nhất cho các vị trí công việc trong doanh nghiệp.

• Thiết lập bảng theo dõi năng lực nhân viên: Đánh giá và ghi nhận khả năng, kỹ năng và nhu cầu phát triển của từng nhân viên. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các quy trình đào tạo phù hợp, từ đó nâng cao trình độ và phân bổ nguồn lực vào các vị trí sao cho hợp lý nhất.
• Quản lý bảng lương: Thiết lập bảng theo dõi mức lương của từng nhân viên giúp quản lý nắm bắt mức lương cụ thể của từng vị trí và nhân viên. Điều này hỗ trợ việc điều chỉnh và điều hành mức lương phù hợp với từng vị trí và thâm niên công việc.

Bước 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng 

Ngoài việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự, việc xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh là không thể thiếu trong sự thành công của doanh nghiệp. Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự, nhằm tìm kiếm và thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn cho vị trí cần tuyển. Hệ thống tuyển dụng phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp bao gồm các bước sau:

• Tuyển dụng và phỏng vấn ứng viên: Tiến hành tuyển dụng và phỏng vấn các ứng viên tiềm năng cho các vị trí công việc. Quá trình này cần cẩn thận để chọn ra những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa của doanh nghiệp.
• Xây dựng kế hoạch đào tạo và điều chuyển nhân sự: Xây dựng kế hoạch đào tạo để phát triển năng lực và kỹ năng cho nhân viên. Đồng thời, điều chuyển nhân sự giữa các phòng ban nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
• Thông báo nội quy và xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Đưa ra thông báo về nội quy và quy định áp dụng tại doanh nghiệp để nhân viên có thể làm việc hiệu quả và đồng lòng với tầm nhìn và giá trị của doanh nghiệp.
• Thiết lập các chế độ đãi ngộ, phúc lợi và lương thưởng: Đưa ra các chế độ đãi ngộ, phúc lợi và chính sách lương thưởng cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân tài giỏi trong doanh nghiệp.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch phân công nhân sự và phát triển nhân sự 

Sau quá trình tuyển dụng, việc xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực mới trở thành bước tiếp theo, đảm bảo doanh nghiệp có nguồn nhân lực chất lượng và năng lực cao. Đây là một chiến lược đầu tư dài hạn mà doanh nghiệp cần tập trung để tạo ra đội ngũ nhân viên có năng lực cao, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Để đảm bảo chất lượng nhân sự, doanh nghiệp nên dành một phần kinh phí riêng cho việc đào tạo. Các chương trình đào tạo nhân sự có thể bao gồm:

• Các lớp đào tạo nội bộ, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp và nhiệm vụ công việc của họ. Điều này giúp tạo sự đồng lòng và tinh thần đồng đội trong tổ chức.
• Chương trình đào tạo chuyên sâu, nhằm nâng cao tay nghề, kỹ năng làm việc và chuyên môn cho nhân sự. Điều này giúp nhân viên trở nên chuyên nghiệp và có khả năng thực hiện công việc hiệu quả.

Bước 4: Chế độ lương thưởng, chính sách phúc lợi cho nhân sự 

Các chính sách phúc lợi và hệ thống lương thưởng trong công ty đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Mỗi công ty có những quy định quản lý nhân sự đặc thù riêng, nhưng đều cam kết đảm bảo cuộc sống tinh thần thoải mái và đáp ứng đầy đủ các lợi ích vật chất cho nhân viên.

Những chế độ lương thưởng công bằng và cạnh tranh giúp khích lệ sự đóng góp và nỗ lực của nhân viên, tạo động lực cho họ phát triển bản thân và gắn bó lâu dài với công ty. Điều này tạo nên môi trường làm việc tích cực và đóng góp vào thành công bền vững của công ty.

Bước 5: Mô tả và phân công nhân sự với các nhiệm vụ rõ ràng 

Xây dựng bảng phân công nhân sự và mô tả công việc chi tiết cho từng nhân viên và vị trí làm việc giúp tạo sự rõ ràng và giảm căng thẳng khi bắt đầu công việc. Điều này cũng hỗ trợ quản lý theo dõi tiến độ công việc và đánh giá kết quả nhân viên một cách dễ dàng.

Bảng mô tả công việc còn hỗ trợ quản lý,  phân công phù hợp với từng cá nhân, giúp họ phát huy tối đa năng lực. Điều này đóng góp vào xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh từ bên trong doanh nghiệp.

Bước 6: Quản lý hiệu suất công việc 

Quản lý hiệu suất (Performance management) là một trong những bước quan trong của quy trình quản lý nhân sự nhằm đánh giá hiệu quả công việc và đưa ra giải pháp cải thiện. Bộ phận Nhân sự thường thực hiện vào cuối năm, sử dụng biểu mẫu đánh giá và tính toán lương thưởng dựa trên chất lượng công việc. Nó cũng là cơ hội để nhân viên và nhà quản lý xây dựng mục tiêu và kế hoạch phát triển.

Bước 7: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp 

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố cốt lõi trong quản lý nhân sự, không thể bỏ qua. Nó là tinh thần và nền tảng quan trọng để giữ cho nhân viên gắn kết và cống hiến với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

3. Học hỏi quy trình quản lý nhân viên của các doanh nghiệp thành công 

Các doanh nghiệp lớn luôn có những phương pháp đầy tính chuyên nghiệp và sáng tạo trong quản lý nhân sự, để từ đó có thể thu hút được càng nhiều nhân tài, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững. Ví dụ như Vinamilk và Coca Cola là 2 tượng đài trong lĩnh vực và là đề tài nghiên cứu quản trị nhân lực của nhiều doanh nghiệp khác.

3.1 Quy trình quản lý nhân sự của Vinamilk 

Trong môi trường doanh nghiệp, tôn trọng giá trị con người là điều không thể thiếu để thành công. Vinamilk đã thành công đạt được điều đó với những chuẩn mực không thể bỏ qua trong quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

• Sứ mệnh của Vinamilk: Trở thành biểu tượng niềm tin số 1 về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ đời sống con người.
• Các giá trị cốt lõi của Vinamilk: Chính trực – Tôn trọng – Công bằng – Đạo đức – Tuân thủ.
• Văn hóa doanh nghiệp: Tôn trọng và trân trọng đóng góp, ý kiến của nhân viên, không áp đặt lãnh đạo và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, và cởi mở.
• Chính sách đào tạo nguồn nhân lực: Tuyển sinh viên giỏi từ các trường đại học trong nước và du học nước ngoài, hỗ trợ học phí cho các khóa học cán bộ, đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ và nghiệp vụ.
• Chính sách đãi ngộ với người lao động: Đảm bảo thu nhập và quyền lợi cho nhân viên, khen thưởng và kỷ luật kịp thời để khích lệ hoặc cải thiện hiệu suất làm việc.
• Chiến lược tuyển dụng: Đào tạo nhân viên tại nước ngoài, trẻ hóa nguồn nhân lực để tạo động lực đổi mới, và rèn luyện chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ.

3.2 Quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp Coca-cola 

Áp dụng sáng tạo và đổi mới đã giúp Coca-Cola xếp vào top đầu các bảng xếp hạng “Best Places To Work” và “Employer of Choice” qua nhiều năm. Coca Cola cho phép các bạn trẻ có được sự tự do lớn nhất trong công việc, từ đó trở thành cái nôi nuôi dưỡng và lưu trữ nhân tài trên toàn thế giới.

• Trải nghiệm tuyển dụng giúp hiểu văn hóa và môi trường làm việc, thu hút các ứng viên tiềm năng.
• Đổi mới tư tưởng lãnh đạo và trao quyền cho nhân viên thúc đẩy và tạo cảm hứng cho mọi thành viên.
• Mô hình đào tạo 70:20:10 giúp tài năng trẻ được học, làm và sai.

Nguồn tham khảo: https://tuoitre.vn/coca-cola-viet-nam-va-bai-toan-thu-hut-quan-ly-nhan-tai-the-he-z-20190506144729784.htm

4. Xây dựng quy trình quản lý nhân sự “bài bản” với CoDX

CoDX People là phần mềm quản trị nguồn nhân lực kỷ nguyên số tiết kiệm 70% tài nguyên phân bố và quản lý nhân sự khi kết nối tất cả trong một hệ thống duy nhất. Phần mềm cho phép doanh nghiệp, đặc biệt là phòng HR có thể giải kiểm soát và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất. Không dừng lại ở đó, CoDX People còn giúp bộ phận nhân sự có thể đẩy nhanh năng suất làm việc, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn khi chấm công, làm lương, quản lý thông tin nhân sự, giải quyết chế độ đãi ngộ cho nhân sự nhanh chóng và chính xác. 

Phần mềm quản lý nhân sự CoDX People được tích hợp hàng loạt các phân hệ quản trị như: 

• Chấm công
• Trang tuyển dụng
• Lương - Thưởng - Thuế
• Quản lý đào tạo
• Phản hồi 360 độ
• Hồ sơ nhân viên
• Ví nhân viên
• Quản lý vắng mặt 
• Thông điệp tuyên dương
• Quy trình hội nhập
• ….

Một hệ thống đáp ứng mọi vai trò:

• Cung cấp trải nghiệm Ứng viên: Bằng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, nhanh chóng, hiệu quả, không cần email, không cần điện thoại với Cổng Dịch vụ Ứng viên mọi lúc – mọi nơi – mọi thiết bị. Ứng viên có thể theo dõi từng bước nhà tuyển dụng khi ứng tuyển, xác nhận lịch phỏng vấn online,…
• Kiến tạo không gian làm việc nhóm cho toàn công ty bằng việc sẵn sàng dữ liệu toàn bộ tổ chức bên cạnh hệ thống nghiệp vụ Quản trị nguồn nhân lực toàn diện, chính xác, bảo mật. 
• Cổng thông tin Dịch vụ Nhân sự CoDX giúp nhân viên trải nghiệm toàn bộ dịch vụ trực tuyến từ lúc Hội nhập – Gắn kết – Phát triển – Thôi việc, tiết kiệm thời gian trong thực hiện quy trình xét duyệt, tra cứu thông tin, tập trung vào chuyên môn công việc. Từ đó, tăng năng suất lao động và mức độ hài lòng.
• Đồng bộ hóa quy trình Chấm công - Tính lương: Xử lý được những bài toán công và lương phức tạp như: công tăng ca, làm thêm, xoay ca đổi ca, lương 3P, lương kiêm nhiệm, lương theo sản phẩm, …. Các bài toán về phép của nhân viên.
• Hội nhập và nghỉ việc: Xây dựng và thiết lập quy trình Onboarding hiệu quả, chuyên nghiệp gây ấn tượng tốt với ứng viên. Lưu trữ hồ sơ và tri ân khi nhân sự nghỉ việc.
• Đào tạo và Đánh giá: Thiết lập hệ thống đánh giá năng lực (Phản hồi 360 độ), hiệu suất làm việc (KPIs) từ đó đề xuất thăng chức, liên kết với bảng lương nhân viên.

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX People cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Đó là những bài học từ những doanh nghiệp tầm cỡ thế giới, vậy nên sẽ rất hữu ích nếu nó được áp dụng vào quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp của bạn. Theo dõi CoDX để nhận thêm nhiều bài viết về quản trị nguồn lực hơn nhé!