Cách lập bảng chấm công theo giờ chi tiết [Tải mẫu Excel]

Bảng chấm công theo giờ giúp các nhà quản lý nhân sự theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chặt chẽ. Vậy, một bảng chấm công Excel theo giờ hoàn chỉnh và đầy đủ cần những nội dung gì và cách lập như thế nào? Hay việc lập bảng chấm công chi tiết có ưu nhược điểm ra sao? Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay bên dưới.

Cùng chủ đề:

• Cách tạo bảng chấm công trong Excel chi tiết, cụ thể nhất

• Cách tạo bảng chấm công trên google sheet nhanh chóng

• Cách làm bảng chấm công trên Word đơn giản ai cũng có thể thực hiện được

1. Tải mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel 

Chấm công theo giờ thường được áp dụng với các nhân viên làm việc bán thời gian, lương được tính theo giờ. Hoặc các công việc xoay ca hay làm ca gãy. Hiện nay có rất nhiều mẫu chấm công theo giờ được làm sẵn trên internet. Điều này giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí quản lý nhân sự.

Dưới đây là 2 mẫu phổ biến:

Mẫu bảng chấm công Excel theo giờ số 1

Mẫu bảng chấm công theo giờ số 1 là mẫu cơ bản và dễ dùng nhất. Bạn chỉ cần điền đầy đủ thông tin như tên nhân viên, giờ vào và giờ ra dựa trên hai cột giờ vào, hai cột giờ ra và tổng giờ trong ngày. Đây là mẫu bảng chấm công tự động thích hợp cho các nhân sự làm part-time, ca gãy. Thời gian ra vào được lặp lại hai lần biểu thị cho ca sáng và ca chiều hoặc nhân viên xin nghỉ giữa giờ vì có việc đột xuất.

Mẫu bảng chấm công số 2

Ở bảng chấm công excel theo giờ số 2, phía trái cuối cùng của bảng có bổ sung thêm số phút đi muộn và số phút về sớm. Không những vậy, ngày làm việc và thứ cũng được ghi chú rõ ràng. Điều này giúp các nhà quản lý có thể kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc cụ thể của nhân viên. 

Trong đó giá trị số phút đi muộn và số phút về sớm đã được thiết lập hàm công thức sẵn. Và giờ làm việc quy chuẩn được sử dụng trong hàm là 8 giờ sáng đến 17 giờ chiều.

TẢI NGAY MẪU BẢNG CHẤM CÔNG THEO GIỜ BẰNG EXCEL CHI TIẾT, CHUẨN NHẤT

2. Bảng chấm công theo giờ cần có những nội dung nào?

Để có một bảng chấm công hoàn chỉnh, bạn cần đảm bảo nội dung và thông tin trong bảng phải được điền vào đầy đủ và chính xác. Đầu tiên, phải kể đến là những thông tin của nhân viên. Những thông tin liên quan đến nhân viên cần có bao gồm:

• Họ và tên
• Ngày tháng năm sinh
• Địa chỉ liên hệ
• Thông tin liên hệ
• Vị trí/ chức vụ công việc
• Phòng ban đang làm việc

Ngoài ra, bảng chấm công theo giờ cũng cần có các nội dung cơ bản như:

• Tên doanh nghiệp
• Họ và tên nhân viên 
• Mã nhân viên
• Ngày làm việc
• Giờ vào làm 
• Giờ tan làm
• Số giờ công (giờ tan làm – giờ vào làm)
• Số giờ làm việc thêm giờ (tăng ca)
• Xác nhận của nhân viên
• Xác nhận của người quản lý

Trên đây là những nội dung cơ bản cần có. Tuy nhiên, tùy vào yêu cầu và đặc thù của doanh nghiệp mà bảng chấm công có thể thêm một số điều khoản khác phù hợp hơn. 

3. Cách lập bảng chấm công theo giờ bằng Excel chi tiết

Excel là một công cụ rất quen thuộc mà bất cứ nhân viên văn phòng nào cũng nên thành thạo. Khi sử dụng Excel để lập bảng chấm công theo giờ, ta cần chú ý 3 bước sau đây:

• Bước 1: Lập bảng chấm công excel theo giờ

• Bước 2: Điền số giờ ra & vào lên cột tương ứng

• Bước 3: Tính số giờ công làm việc

Bước 1: Lập bảng chấm công

Điều đầu tiên cần lưu ý khi lập bảng chấm công chính là nội dung của bảng. Bạn cần biết rõ những nội dung đó sẽ hiển thị và sắp xếp ở hàng nào và cột nào. Từ đó hình dung được số lượng cột, số lượng hàng và tiến hành điền các đề mục trong hàng, tại cột đầu tiên.

Ở bước này, thông tin nhân viên cần được sắp xếp theo thứ tự alphabet và đảm bảo đúng chính tả.

Bước 2: Điền số giờ ra & vào lên cột tương ứng

Khi doanh nghiệp thực hiện công tác chấm công bằng phần mềm, các dữ liệu về thời gian ra vào của nhân viên sẽ được tự động trích xuất. Lúc này, bạn cần thực hiện một số thao tác như sau:

• Dùng Data/Filter để lọc những dòng không có dữ liệu
• Dùng Paste để dán dữ liệu đã sao chép vào bảng xử lý
• Dùng Paste để dán dữ liệu từ bảng kết xuất vào bảng chấm công theo giờ

Ngược lại, nếu doanh nghiệp thực hiện công tác chấm công truyền thống thì điền thẳng số giờ ra vào của nhân viên trong cột ngày tương ứng.

Bước 3: Tính số giờ công làm việc

Công thức để tính số giờ công làm việc thực tế như sau:

Số giờ công = Số giờ ra (Check-in) – Số giờ vào (Check-out)

4. Ưu và nhược điểm khi sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng excel

Bất cứ một công cụ hay phần mềm nào đều có những ưu, nhược điểm riêng dựa theo trình độ và khả năng của người sử dụng. Khi dùng Excel để làm bảng chấm công, có thể nhìn thấy những ưu, nhược điểm chung như sau.

Ưu điểm

• Dễ dàng sử dụng: Excel là một ứng dụng phổ biến và đã quen thuộc với hầu hết mọi người. Việc tạo và sử dụng bảng chấm công theo giờ trong Excel khá dễ dàng và nhanh chóng.
• Tính linh hoạt: Excel cho phép người dùng tùy chỉnh linh hoạt theo từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp hoặc cá nhân người sử dụng. 
• Dễ dàng thao tác và quản lý dữ liệu: Dữ liệu trong Excel sẽ được nhập trong các ô tisng. Các ô này có thể dễ dàng di chuyển, chỉnh sửa, sao chép hay chọn lọc để phù hợp với mục đích sử dụng.
• Thích hợp với nhiều nền tảng và dễ chia sẻ: Excel có thể thích hợp với nhiều hệ điều hành và hỗ trợ chia sẻ tệp dễ dàng qua email, mạng nội bộ hoặc lưu trữ trực tuyến.

Nhược điểm

• Thiếu tính tự động: Mặc dù Excel có thể tính tổng giờ làm việc và tổng lương dựa trên dữ liệu nhập vào, nhưng nó không phải là một giải pháp hoàn chỉnh tự động. Bạn cần phải cập nhật thông tin thủ công và có thể gặp lỗi khi làm điều này.
• Dễ xảy ra sai sót: Việc nhập liệu thủ công có thể dẫn đến sai sót trong bảng chấm công theo giờ, như gõ sai số liệu hoặc bỏ sót một số thông tin quan trọng.
• Không an toàn về dữ liệu: Excel không cung cấp tính năng bảo mật cao, dẫn đến việc dữ liệu có thể bị truy cập hoặc sửa đổi từ người không có quyền truy cập.
• Giới hạn trong việc xử lý dữ liệu lớn: Excel có thể gặp khó khăn khi xử lý số lượng dữ liệu lớn, dẫn đến hiệu suất chậm hoặc các vấn đề liên quan đến bộ nhớ.
• Không phù hợp cho các yêu cầu phức tạp: Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc các yêu cầu chấm công phức tạp, Excel có thể không đáp ứng đủ và không đảm bảo tính chính xác cao như phần mềm chấm công chuyên dụng.

5. Đơn giản hóa công tác chấm công với Phần mềm chấm công CoDX

PHẦN MỀM CHẤM CÔNG NHÂN VIÊN - CODX CHECKIN

CoDX Checkin là phần mềm chấm công tự động giúp người dùng quản lý giờ công, ngày công thực tế của nhân viên. Thông qua dữ liệu từ máy chấm công và quy trình xử lý dữ liệu thô từ các máy chấm công, phần mềm có thể tự động tính toán và xuất ra các báo cáo phù hợp phục vụ cho công tác tính lương.

Chức năng chính:

• Hệ thống chấm công tự động được thiếp lập linh hoạt, tương thích với tất cả các loại máy chấm công hiện nay như: thẻ từ, vân tay,...
• Tự thiết lập hệ thống ngày nghỉ, ngày lễ để từ đó chấm công cho nhân viên chính xác theo luật định.
• Cho phép xây dựng hệ thống ca làm việc và thay đổi theo yêu cầu. Ca làm việc có thể kéo dài với thời gian bao lâu tùy ý.
• Quản lý việc phân ca tự động cho nhân viên hoặc phân ca qua chu kỳ ca: Chu kỳ ca làm việc thuận, Chu kỳ ca làm việc nghịch ... Phân ca làm việc cho nhân viên cố định hoặc thay đổi.
• Từ thông tin quét thẻ, hệ thống cho phép xử lý các trường hợp bất hợp lệ như quên quét thẻ, quét sai ca làm việc, không phân ca làm việc…, nhân viên có thể tự điều chỉnh bằng cách làm các yêu cầu điều chỉnh online trên cổng thông tin cá nhân và gửi quản lý xét duyệt.

Xem chi tiết tính năng CoDX Checkin

Đăng ký dùng thử CoDX Checkin để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử phần mềm miễn phí.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

CoDX vừa gửi đến bạn các bước hướng dẫn lập bảng chấm công theo giờ chi tiết. Song song đó, chúng tôi cũng đính kèm các mẫu bảng chấm công theo giờ bằng excel có sẵn nhằm giúp bạn rút ngắn thời gian trong việc tìm kiếm và tham khảo. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu về những phần mềm chấm công trên điện thoại được áp dụng công nghệ hiện đại tiên tiến. Liên hệ với chúng tôi qua những thông tin bên dưới nếu có bất kỳ thắc mắc nào về các phần mềm này.