3 Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc CHUẨN phù hợp mọi doanh nghiệp

Quyết định nghỉ việc hay thông báo nhân sự nghỉ việc là văn bản thường được sử dụng tại các cơ quan, doanh nghiệp nhằm đưa ra quyết định chính thức cho cá nhân thôi việc, chấm dứt hợp đồng lao động. Viết thông báo cho nhân viên nghỉ việc như thế nào là chuẩn và đúng với quy định của pháp luật? Cùng CoDX tìm câu trả lời với các mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc mới nhất dưới đây. 

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Banner EXP top

1. Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc chuyên nghiệp, mới nhất

Khi thông báo nhân sự nghỉ việc, phòng nhân sự cần gửi văn bản cụ thể đến nhân viên về vấn đề thôi việc và chấm dứt hợp đồng. 3 mẫu thông báo chuyên nghiệp dưới đây có thể là nguồn tham khảo hữu ích cho doanh nghiệp: 

1.1 Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc nội bộ 

Thông báo nhân sự nghỉ việc nội bộ của doanh nghiệp:

Hà Nội, ngày … tháng … năm …

THÔNG BÁO

V/v: Việc bà Trần Thị A nghỉ việc

Căn cứ đơn xin nghỉ việc của bà Trần Thị A, là nhân viên phòng tài chính kế toán đã trình ngày 01/08/2023 được Công ty chấp thuận.

Phòng nhân sự xin thông báo đến Bà và các Phòng ban liên quan các nội dung sau:

1. Bà Trần Thị A. Chức danh: nhân viên kế toán. Phòng ban: Phòng Tài chính kế toán được giải quyết nghỉ việc kể từ ngày: 01/10/2023.

2. Bà Trần Thị A có trách nhiệm bàn giao công việc, máy móc thiết bị và công nợ còn tồn đọng lại cho các nhân viên có liên quan trước thời gian nghỉ việc trên.

3. Các Phòng ban, cá nhân liên quan có trách nhiệm thực hiện bàn giao công việc, giải quyết công nợ, xác nhận và thu hồi các khoản chi phí chưa thu được của bà Trần Thị A.

Đề nghị Bà Trần Thị A và các Phòng ban có liên quan triển khai thực hiện theo quy trình nghỉ việc của Công ty và chuyển giao hồ sơ bàn giao đến Phòng Nhân sự theo quy định trước ngày 01/10/2023.

                                                                                                                                                        TỔNG GIÁM ĐỐC

(Ký tên và đóng dấu)

1.2 Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc đến đối tác

Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc cho đối tác của doanh nghiệp: 

Hải Phòng, ngày … tháng 11 năm 2023

THÔNG BÁO NHÂN SỰ NGHỈ VIỆC

Kính gửi: QUÝ ĐỐI TÁC

Công ty [tên công ty] xin chân thành cảm ơn quý đối tác đã quan tâm và hợp tác với công ty chúng tôi trong thời gian qua.

Chúng tôi trân trọng thông báo đến quý đối tác: Ông Nguyễn Văn B – hiện đang là Trưởng Phòng Kinh doanh và Hợp tác của công ty sẽ chính thức nghỉ việc từ ngày 15/11/2023. 

Quý đối tác đang giao dịch các công việc liên quan đến nhân sự trên có tên trên vui lòng liên hệ trực tiếp với Công ty chúng tôi theo các thông tin liên lạc sau:

Công ty [tên công ty]

Địa chỉ: xxx, Thành phố Cần Thơ

Số điện thoại: 01234xxx

Email: [email protected] 

Công ty chúng tôi sẽ không chịu trách nhiệm với mọi giao dịch giữa quý vị với ông Nguyễn Văn B kể từ ngày ban hành thông báo này. Một lần nữa, xin cảm ơn sự đồng hành và hợp tác của quý đối tác với Công ty trong suốt thời gian qua. 

                                                                                                                                                              GIÁM ĐỐC

(Ký tên và đóng dấu)

Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc đến đối tác
Thông báo nhân sự nghỉ việc cho đối tác thể sự tôn trọng của bạn trong mối quan hệ

1.3 Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc đến nhân viên

Thông báo nhân sự nghỉ việc đến các nhân viên liên quan có thể tham khảo mẫu sau: 

Đà Nẵng, ngày 01 tháng 12 năm 2023

THÔNG BÁO

V/v: Đồng ý chấm dứt hợp đồng lao động số …/HĐLĐ-2017

– Căn cứ Bộ luật lao động số 45/2019/QH14;

– Căn cứ Hợp đồng lao động số 170701/HĐLĐ/ABC;

– Căn cứ theo đề nghị xin nghỉ việc của bà Phạm Thị C;

– Theo đề nghị của Phòng Nhân sự và phòng Kế toán.

THÔNG BÁO

Điều 1: Kể từ ngày 15 tháng 12 năm 2023, việc chấm dứt hợp đồng với bà Phạm Thị C – Phó phòng Marketing công ty [tên công ty] sẽ được thực hiện sẽ thực hiện. 

Lý do chấm dứt hợp đồng lao động: Theo đơn xin nghỉ việc của Bà Phạm Thị C. 

Điều 2. Lương và các khoản phụ cấp của Bà Phạm Thị C phải được chi trả hết cho đến ngày chấm dứt hợp đồng lao động.

Điều 3. Bà Phạm Thị C có trách nhiệm thanh quyết toán thu hồi công nợ trong thời gian làm việc còn lại kể từ ngày ban hành thông báo này.

Điều 3. Các Ông/Bà Trưởng phòng kế toán và nhân sự, Trưởng các Phòng ban liên quan và bà Phạm Thị C căn cứ quyết định thi hành.

                                                                                                                                                         TỔNG GIÁM ĐỐC

(Ký tên và đóng dấu)

2. Thông báo nhân sự nghỉ việc cần có nội dung gì?

Trong thông báo nhân sự nghỉ việc nội bộ, doanh nghiệp cần đảm bảo truyền đạt những thông tin cần thiết và cơ bản nhất. Cụ thể, đó là những nội dung sau:

  • Thông tin của doanh nghiệp ra quyết định thôi việc nhân sự.
  • Thông tin của nhân viên nghỉ việc: Họ và tên, đơn vị và chức vụ; có thể thêm ngày tháng năm sinh và quê quán.
  • Thông tin ngày bắt đầu chấm dứt hợp đồng, thời hạn được hưởng lương, thưởng và các chế độ bảo hiểm xã hội.
  • Thông tin dành cho các bộ phận và nhân sự liên quan đến công việc chuyển giao của người lao động nghỉ việc.
  • Xác nhận của lãnh đạo doanh nghiệp và quản lý trực tiếp của nhân viên.
Thông báo nhân sự nghỉ việc cần có nội dung gì
Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin cá nhân trong thông báo cho nhân viên nghỉ việc

Ngoài ra, mẫu thông báo nhân viên nghỉ việc còn có các văn bản dành cho đối tác, khách hàng và các bộ phận trong doanh nghiệp. Mỗi thông báo lại có những nội dung khác nhau để phù hợp với đối tượng tiếp nhận thông tin. Tuy nhiên, bộ phận phụ trách soạn thảo thông báo nhân sự nghỉ việc cần đảm bảo yêu cầu về tên doanh nghiệp, thông tin người lao động xin nghỉ việc và xác nhận của lãnh đạo. 

3. Vì sao doanh nghiệp phải thông báo nhân sự nghỉ việc?

Sau khi nhân viên nộp đơn xin thôi việc, doanh nghiệp cần ban hành quyết định nhân sự nghỉ việc. Bên cạnh đó, trong một số trường hợp sau doanh nghiệp cũng có thể thông báo nhân sự chấm dứt hợp đồng lao động: 

  • Hết hạn hợp đồng lao động đã ký kết. 
  • Nhân viên đã hoàn thành hết công việc theo hợp đồng đã ký kết thống nhất.
  • Doanh nghiệp và nhân sự cùng thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động. 
  • Người lao động bị sa thải do kỷ luật.
  • Nhân viên đơn phương chấm dứt hợp đồng, bị kết án tù, tử vong.
  • Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng luật hoặc thay đổi cơ cấu công nghệ vì lý do kinh tế.

Hiện nay, chưa có quy định pháp luật về hình thức văn bản thông báo cho nhân viên nghỉ việc. Người sử dụng lao động có thể thông báo bằng lời nói (cần phải ghi âm, ghi hình), văn bản, thư điện tử và nhiều hình thức khác, miễn có chứng cứ xác thực. Tuy nhiên, việc ra thông báo chính thứ nhân viên nghỉ làm là cách đảm bảo tính minh bạch trong sử dụng lao động, tránh các trở ngại về pháp lý trong quá trình chấm dứt hợp đồng lao động. 

4. Thời hạn thông báo nhân viên nghỉ việc đúng luật

Căn cứ theo quy định trong Bộ luật Lao động 2019 về trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, nhân viên hoặc người sử dụng lao động phải thực hiện thông báo nhân viên nghỉ việc theo từng loại hợp đồng đã ký kết. Cụ thể, doanh nghiệp cần đảm bảo các loại thời hạn thông báo trước khi nghỉ như sau: 

  • Trước ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không có thời hạn. 
  • Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn 12-36 tháng. 
  • Với hợp đồng thời hạn dưới 12 tháng, cần thông báo ít nhất 03 ngày làm việc. 
  • Theo điều 7 Thông tư 145/2020/TT-BLĐTBXH, một số ngành nghề công việc đặc thù có các thời hạn thông báo khác nhau.
Thời hạn thông báo nhân viên nghỉ việc đúng luật
Bộ phận nhân sự phải đảm thông báo được gửi đi đúng thời hạn quy định

5. Trước khi thông báo nhân viên nghỉ việc HR cần làm gì?

Trước khi thông báo nhân sự nghỉ việc nội bộ, HR cần phải thực hiện một số công việc theo quy trình doanh nghiệp đã thống nhất quy định. Với từng công ty thuộc các ngành nghề, quy trình nghỉ việc sẽ có vài điểm khác biệt. Nhưng thông thường bộ phận quản lý nhân sự cần hoàn thành các nhiệm vụ sau trước khi ban hành thông báo nhân sự nghỉ việc

  • Xử lý thông tin từ các bộ phận liên quan đến công việc của người lao động thôi việc.
  • Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ nghỉ việc cho nhân sự gồm: đơn xin nghỉ việc, cam kết bảo mật thông tin, biên bản bàn giao trang thiết bị, công việc, các giấy tờ khác.
  • Thiết lập kế hoạch, thời gian cụ thể để nhân viên bàn giao công việc.
  • Trao đổi với nhân viên về lý do nghỉ nếu cần thiết.
  • Thu hồi, hủy bỏ các tài khoản, quyền truy cập thông tin nội bộ của nhân sự. 
Trước khi thông báo nhân sự nghỉ việc HR cần làm gì
Các tài khoản nội bộ, thiết bị cần được bàn giao đầy đủ trước khi nghỉ việc

Trên đây những thông tin bổ ích cho doanh nghiệp về thông báo nhân sự nghỉ việc cùng các mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc cụ thể và các chuyên nghiệp nhất. CoDX hy vọng bài viết trên đã giúp doanh nghiệp, đặc biệt bộ phận quản lý nhân sự nắm rõ quy trình và các nội dung cần có trong thông báo nhân sự nghỉ việc nội bộ

Banner EXP bottom

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

  • Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
  • Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

>>> Xem thêm: