3 Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc CHUẨN phù hợp mọi doanh nghiệp

Quyết định nghỉ việc hay thông báo nhân sự nghỉ việc là văn bản thường được sử dụng tại các cơ quan, doanh nghiệp nhằm đưa ra quyết định chính thức cho cá nhân thôi việc, chấm dứt hợp đồng lao động. Viết thông báo cho nhân viên nghỉ việc như thế nào là chuẩn và đúng với quy định của pháp luật? Cùng CoDX tìm câu trả lời với các mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc mới nhất dưới đây. 

1. Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc chuyên nghiệp, mới nhất

Khi thông báo nhân sự nghỉ việc, phòng nhân sự cần gửi văn bản cụ thể đến nhân viên về vấn đề thôi việc và chấm dứt hợp đồng. 3 mẫu thông báo chuyên nghiệp dưới đây có thể là nguồn tham khảo hữu ích cho doanh nghiệp: 

1.1 Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc nội bộ 

Thông báo nhân sự nghỉ việc nội bộ của doanh nghiệp:

1.2 Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc đến đối tác

Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc cho đối tác của doanh nghiệp: 

1.3 Mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc đến nhân viên

Thông báo nhân sự nghỉ việc đến các nhân viên liên quan có thể tham khảo mẫu sau: 

2. Thông báo nhân sự nghỉ việc cần có nội dung gì?

Trong thông báo nhân sự nghỉ việc nội bộ, doanh nghiệp cần đảm bảo truyền đạt những thông tin cần thiết và cơ bản nhất. Cụ thể, đó là những nội dung sau:

• Thông tin của doanh nghiệp ra quyết định thôi việc nhân sự.
• Thông tin của nhân viên nghỉ việc: Họ và tên, đơn vị và chức vụ; có thể thêm ngày tháng năm sinh và quê quán.
• Thông tin ngày bắt đầu chấm dứt hợp đồng, thời hạn được hưởng lương, thưởng và các chế độ bảo hiểm xã hội.
• Thông tin dành cho các bộ phận và nhân sự liên quan đến công việc chuyển giao của người lao động nghỉ việc.
• Xác nhận của lãnh đạo doanh nghiệp và quản lý trực tiếp của nhân viên.

Ngoài ra, mẫu thông báo nhân viên nghỉ việc còn có các văn bản dành cho đối tác, khách hàng và các bộ phận trong doanh nghiệp. Mỗi thông báo lại có những nội dung khác nhau để phù hợp với đối tượng tiếp nhận thông tin. Tuy nhiên, bộ phận phụ trách soạn thảo thông báo nhân sự nghỉ việc cần đảm bảo yêu cầu về tên doanh nghiệp, thông tin người lao động xin nghỉ việc và xác nhận của lãnh đạo. 

3. Vì sao doanh nghiệp phải thông báo nhân sự nghỉ việc?

Sau khi nhân viên nộp đơn xin thôi việc, doanh nghiệp cần ban hành quyết định nhân sự nghỉ việc. Bên cạnh đó, trong một số trường hợp sau doanh nghiệp cũng có thể thông báo nhân sự chấm dứt hợp đồng lao động: 

• Hết hạn hợp đồng lao động đã ký kết. 
• Nhân viên đã hoàn thành hết công việc theo hợp đồng đã ký kết thống nhất.
• Doanh nghiệp và nhân sự cùng thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động. 
• Người lao động bị sa thải do kỷ luật.
• Nhân viên đơn phương chấm dứt hợp đồng, bị kết án tù, tử vong.
• Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng luật hoặc thay đổi cơ cấu công nghệ vì lý do kinh tế.

Hiện nay, chưa có quy định pháp luật về hình thức văn bản thông báo cho nhân viên nghỉ việc. Người sử dụng lao động có thể thông báo bằng lời nói (cần phải ghi âm, ghi hình), văn bản, thư điện tử và nhiều hình thức khác, miễn có chứng cứ xác thực. Tuy nhiên, việc ra thông báo chính thứ nhân viên nghỉ làm là cách đảm bảo tính minh bạch trong sử dụng lao động, tránh các trở ngại về pháp lý trong quá trình chấm dứt hợp đồng lao động. 

4. Thời hạn thông báo nhân viên nghỉ việc đúng luật

Căn cứ theo quy định trong Bộ luật Lao động 2019 về trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, nhân viên hoặc người sử dụng lao động phải thực hiện thông báo nhân viên nghỉ việc theo từng loại hợp đồng đã ký kết. Cụ thể, doanh nghiệp cần đảm bảo các loại thời hạn thông báo trước khi nghỉ như sau: 

• Trước ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không có thời hạn. 
• Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn 12-36 tháng. 
• Với hợp đồng thời hạn dưới 12 tháng, cần thông báo ít nhất 03 ngày làm việc. 
• Theo điều 7 Thông tư 145/2020/TT-BLĐTBXH, một số ngành nghề công việc đặc thù có các thời hạn thông báo khác nhau.

5. Trước khi thông báo nhân viên nghỉ việc HR cần làm gì?

Trước khi thông báo nhân sự nghỉ việc nội bộ, HR cần phải thực hiện một số công việc theo quy trình doanh nghiệp đã thống nhất quy định. Với từng công ty thuộc các ngành nghề, quy trình nghỉ việc sẽ có vài điểm khác biệt. Nhưng thông thường bộ phận quản lý nhân sự cần hoàn thành các nhiệm vụ sau trước khi ban hành thông báo nhân sự nghỉ việc: 

• Xử lý thông tin từ các bộ phận liên quan đến công việc của người lao động thôi việc.
• Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ nghỉ việc cho nhân sự gồm: đơn xin nghỉ việc, cam kết bảo mật thông tin, biên bản bàn giao trang thiết bị, công việc, các giấy tờ khác.
• Thiết lập kế hoạch, thời gian cụ thể để nhân viên bàn giao công việc.
• Trao đổi với nhân viên về lý do nghỉ nếu cần thiết.
• Thu hồi, hủy bỏ các tài khoản, quyền truy cập thông tin nội bộ của nhân sự. 

Trên đây những thông tin bổ ích cho doanh nghiệp về thông báo nhân sự nghỉ việc cùng các mẫu thông báo nhân sự nghỉ việc cụ thể và các chuyên nghiệp nhất. CoDX hy vọng bài viết trên đã giúp doanh nghiệp, đặc biệt bộ phận quản lý nhân sự nắm rõ quy trình và các nội dung cần có trong thông báo nhân sự nghỉ việc nội bộ. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh