Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự CẦN BIẾT

Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự là gì là một câu hỏi được nhiều doanh nghiệp đặt ra ngay cả khi vừa mới đi vào xây dựng hay đã hoạt động được một thời gian dài. Trong bài viết dưới đây, CoDX sẽ cùng các bạn tìm câu trả lời chính xác nhất!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Banner EXP top

1. Chức năng của phòng hành chính nhân sự là gì? 

Chức năng của phòng hành chính nhân sự là tư vấn và hỗ trợ ban lãnh đạo trong các vấn đề liên quan đến đội ngũ lao động trong công ty. 

Bên cạnh đó, đây cũng là nơi sẽ tiếp nhận hàng loạt các nhiệm vụ có thể kể đến như: chỉ đạo và điều phối văn phòng, giám sát hệ thống pháp lý. Ngoài ra, phòng hành chính nhân sự cũng sẽ chịu trách nhiệm cho các hoạt động truyền thông công chúng của doanh nghiệp.

Cũng như bao bộ phận khác, phòng hành chính nhân sự sẽ hoàn thành các nhiệm vụ được giao trong phạm vi và thẩm quyền của mình.

2. Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự 

Bên cạnh chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự, thì nhiệm vụ của bộ phận này cũng rất nhiều doanh nghiệp tìm hiểu. Dưới đây là 5 nhiệm vụ quan trọng, cơ bản nhất của phòng hành chính nhân sự:

2.1 Quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp 

Trong doanh nghiệp, đây là một bộ phận vô cùng quan trọng, là nơi quản lý nhân sự và các hoạt động hành chính. Nhiệm vụ phòng hành chính nhân sự này là xây dựng kế hoạch phân bổ nhân sự cho từng phòng ban dựa trên phân tích cơ cấu tổ chức và hiệu suất công việc của nhân viên.

Định kỳ hàng năm, phòng hành chính nhân sự sẽ lên kế hoạch phân bổ ngân sách cho tuyển dụng, đào tạo và các chi phí khác như bảo hiểm hay đồng phục. Đồng thời, đây cũng là nơi tiến hành khảo sát và tìm kiếm nguồn nhân sự có chất lượng cao để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự
Một trong những nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự là quản trị nguồn nhân lực

Sau khi tuyển dụng, phòng hành chính nhân sự thực hiện việc phân bổ và xây dựng quy chế tiền lương. Các công việc khác như thiết lập nội quy lao động và các quy chế khác (bao gồm bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật hay đánh giá nhân viên) đều được bao hàm trong danh sách nhiệm vụ của phòng nhân sự.

Ngoài ra, đây cũng là nơi có trách nhiệm tổ chức và thực hiện các hoạt động nhân sự theo đúng quy định. Điều này bao gồm tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá hiệu suất công việc, đào tạo, thanh toán lương và chế độ phúc lợi. Tất nhiên, việc quản lý hồ sơ và thông tin nhân sự sẽ được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và bảo mật.

2.2 Quản lý các công tác hành chính 

Dưới tư cách quản lý công việc hành chính, phòng ban này chịu trách nhiệm thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng, hỗ trợ mọi hoạt động của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự bao gồm:

  • Xây dựng quy chế và thực hiện công tác hành chính: Phòng ban này sẽ tham gia vào việc thiết lập và thực hiện các quy chế, quy trình liên quan đến hành chính trong tổ chức. Những nhiệm vụ có thể kể đến như tạo ra các hướng dẫn về văn thư, lưu trữ, và quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
  • Đảm bảo các công tác hậu cần: Phòng hành chính nhân sự cung cấp hỗ trợ to lớn cho các nhiệm vụ hậu cần như tiếp đón khách, quản lý văn phòng phẩm, đồng phục và quản lý điều động xe.
  • Bảo đảm an toàn và an ninh lao Động: Một nhiệm vụ không kém phần quan trọng của phòng ban này là thực hiện các biện pháp để đảm bảo an toàn và bảo vệ sức khỏe cho nhân viên, cũng như bảo vệ tài sản của công ty khỏi nguy cơ cháy nổ hay các tình huống nguy hiểm.
  • Hỗ trợ thủ tục hành chính pháp lý: Phòng hành chính nhân sự tham gia vào việc soạn thảo các văn bản hành chính và tổ chức cuộc họp cũng như sự kiện định kỳ hoặc bất thường.
  • Quản lý cuộc họp và sự kiện: Phòng ban này là nơi đứng ra tổ chức, quản lý cuộc họp và sự kiện định kỳ hoặc không thường xuyên.

2.3 Quản lý truyền thông nội bộ doanh nghiệp 

Một trong những nhiệm vụ phòng hành chính nhân sự khác là truyền thông nội bộ. Đây sẽ là nơi tạo ra:

Truyền thông và thông tin nhân viên:

  • Đảm bảo việc truyền đạt thông tin quan trọng cho toàn bộ nhân viên, đảm bảo tính kịp thời và chính xác.
  • Thông báo về luật lao động, quy định lao động và thông tin nội bộ của công ty.

Chiến lược và truyền thông thương hiệu:

  • Xây dựng chiến lược, kế hoạch, ngân sách và thông điệp cho các đối tượng mục tiêu hàng năm.
  •  Quản lý các công cụ truyền thông như website, poster, banner, brochure để thực hiện truyền thông rõ ràng, nhất quán.
  • Xây dựng, quản trị bộ nhận diện thương hiệu, đăng ký bản quyền và bảo hộ nhãn hiệu.

PR và quảng bá hình ảnh doanh nghiệp:

  • Tổ chức buổi họp báo, sự kiện, hội nghị cũng như đề xuất ý tưởng và nội dung cho các chương trình.
  • Viết và biên tập PR, thông cáo báo chí, nội dung quảng cáo để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

Xây dựng mối quan hệ và tương tác:

  • Xây dựng và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông, cơ quan ban ngành liên quan để hỗ trợ quảng bá thương hiệu.
  • Tạo hiệu ứng tích cực thông qua quan hệ tốt với cộng đồng và trong ngành công nghiệp.

Tổ chức sự kiện và chương trình xã hội:

  • Tổ chức giải thưởng, chương trình tài trợ xã hội để nâng cao hình ảnh thương hiệu.
  • Tạo sự công nhận và đánh giá cao từ cộng đồng cũng như trong ngành công nghiệp đối với doanh nghiệp.
chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự
Phòng nhân sự cũng là nơi quản lý truyền thông trong công ty

Như vậy, phòng hành chính nhân sự đảm nhiệm một loạt các nhiệm vụ quan trọng để bảo vệ và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh đa dạng ngày nay.

2.4 Quản lý các vấn đề pháp lý 

Mặc dù có vẻ bất ngờ, nhưng nhiệm vụ này lại cực kỳ quan trọng đối với phòng hành chính nhân sự. Cụ thể, phòng ban này là phải tìm kiếm và liên hệ với các đơn vị tư vấn pháp lý có liên quan đến hoạt động của công ty, bao gồm xây dựng, sửa chữa và bổ sung các văn bản kèm quy định. 

Nhiệm vụ này đòi hỏi phải hỗ trợ các phòng ban khác trong công ty đối phó với các vấn đề pháp lý phát sinh, đặc biệt là trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Việc thực hiện nhiệm vụ này đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên nhẫn và kiến thức vững chắc về pháp luật để đảm bảo hoạt động của công ty luôn được tuân thủ đúng quy định, đảm bảo tính hợp pháp.

2.5 Quản lý hồ sơ, giấy tờ, cơ sở dữ liệu nhân sự

Bộ phận hành chính còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý giấy tờ, sổ sách, và công văn của công ty. Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự này là lưu trữ, xử lý và bàn giao các tài liệu này cho các bộ phận khác khi cần thiết.

Đây cũng là nơi chịu trách nhiệm lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu về nhân viên. Những thông tin được lưu trữ tại đây phải đảm bảo bảo mật thông tin để bảo vệ quyền riêng tư và an toàn dữ liệu nhân viên.

chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự
Họ cũng là những người lưu giữ những tài liệu quan trọng của công ty

Với vai trò quản lý tài liệu và thông tin quan trọng, bộ phận hành chính đã thúc đẩy các hoạt động của công ty trở nên chuyên nghiệp, hiệu quả hơn. Sự cẩn thận và chính xác trong việc lưu trữ hay bảo mật thông tin là yếu tố quan trọng giúp duy trì sự tin cậy của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các bộ phận khác trong tổ chức.

Banner EXP between

3. Tuyển dụng nhân viên ngành nào phù hợp phòng hành chính nhân sự? 

Trên đây là những chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự. Vậy những nhân sự với kiến thức chuyên môn như thế nào sẽ là ứng viên sáng giá cho doanh nghiệp?

Dưới đây là 4 ngành liên quan đến lĩnh vực quản trị nhân lực mà các doanh nghiệp có thể lấy làm tiêu chuẩn tuyển dụng:

  • Ngành Quản trị nhân sự: Tốt nghiệp ngành này, ứng viên sẽ hiểu sâu về quy trình tuyển dụng, quản lý hiệu suất và xây dựng môi trường làm việc tích cực. Họ sẽ có đủ kiến thức và chuyên môn giúp công ty thu hút, giữ chân những tài năng xuất sắc.
  • Ngành Quản lý nhân sự: Với kiến thức về quản trị cùng với khả năng tương tác xã hội, họ chính là mắt xích quan trọng giữa lãnh đạo và nhân viên. Ngành này đem đến những nhân sự có kỹ năng lãnh đạo vượt bậc cũng như khả năng gắn kết công ty.
nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự
Ứng viên có chuyên môn như thế nào thì phù hợp với phòng hành chính nhân sự?
  • Ngành Quản lý nguồn nhân lực: Với khả năng tối ưu hóa sự phân bổ nguồn lực, ứng viên sẽ giúp công ty hoạt động mượt mà hơn. Không chỉ là việc tuyển dụng, nhân sự này còn có nhiệm vụ thúc đẩy phát triển cá nhân và đào tạo để đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.
  • Ngành Quản trị hành chính nhân sự: Với chuyên môn này, ứng viên sẽ đảm bảo rằng văn phòng hoạt động trơn tru và hiệu quả. Từ việc duy trì hồ sơ nhân viên đến quản lý sự kiện và thông tin nội bộ. Đây sẽ là nhân tố giữ cho các hoạt động hành chính nhân sự luôn suôn sẻ.

4. Tối ưu hóa chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự với CoDX 

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CODX PEOPLE

phần mềm quản lý nhân sự
phần mềm quản lý nhân sự
phần mềm quản lý nhân sự

CoDX People là phần mềm quản trị nguồn nhân lực kỷ nguyên số tiết kiệm 70% tài nguyên phân bố và quản lý nhân sự khi kết nối tất cả trong một hệ thống duy nhất. Phần mềm cho phép doanh nghiệp, đặc biệt là phòng HR có thể giải kiểm soát và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất. Không dừng lại ở đó, CoDX People còn giúp bộ phận nhân sự có thể đẩy nhanh năng suất làm việc, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn khi chấm công, làm lương, quản lý thông tin nhân sự, giải quyết chế độ đãi ngộ cho nhân sự nhanh chóng và chính xác. 

Một hệ thống đáp ứng mọi vai trò:

  • Cung cấp trải nghiệm Ứng viên: Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, nhanh chóng, hiệu quả, không cần email, không cần điện thoại với Cổng Dịch vụ Ứng viên mọi lúc – mọi nơi – mọi thiết bị. 
  • Kiến tạo không gian làm việc nhóm: sẵn sàng dữ liệu toàn bộ tổ chức bên cạnh hệ thống nghiệp vụ Quản trị nguồn nhân lực toàn diện, chính xác, bảo mật. 
  • Nâng cao trải nghiệm nhân viên: sử dụng toàn bộ dịch vụ trực tuyến từ lúc Hội nhập – Gắn kết – Phát triển – Thôi việc, tiết kiệm thời gian trong thực hiện quy trình xét duyệt, tra cứu thông tin, tập trung vào chuyên môn công việc. 
  • Đồng bộ hóa quy trình Chấm công - Tính lương: Xử lý được những bài toán công và lương phức tạp như: công tăng ca, làm thêm, xoay ca đổi ca, lương 3P, lương kiêm nhiệm, lương theo sản phẩm, …. Các bài toán về phép của nhân viên.
  • Hội nhập và nghỉ việc: Xây dựng và thiết lập quy trình Onboarding hiệu quả, chuyên nghiệp gây ấn tượng tốt với ứng viên. 
  • Đào tạo và Đánh giá: Thiết lập hệ thống đánh giá năng lực (Phản hồi 360 độ), hiệu suất làm việc (KPIs) từ đó đề xuất thăng chức, liên kết với bảng lương nhân viên.

Đăng ký dùng thử CoDX People để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử phần mềm miễn phí.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Qua bài viết này, CoDX đã gửi đến bạn thông tin về chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự một cách cụ thể và chi tiết nhất. Hy vọng với những thông tin hữu ích này, các doanh nghiệp sẽ tìm được những nhân sự phù hợp với phòng ban này và đừng quên theo dõi Trang tin của CoDX nhé!