Cách làm bảng chấm công Word chi tiết, cực chuẩn [Download miễn phí]

Bảng chấm công là căn cứ quan trọng trong việc tính toán lương thưởng và nhận xét nhân viên. Một bảng chấm công được thiết kế chuẩn xác sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Trong bài viết dưới đây, CoDX sẽ hướng dẫn bạn cách làm bảng chấm công Word một cách chi tiết , đơn giản nhé.

Cùng chủ đề:

• Cách tạo bảng chấm công trong Excel chi tiết | MẪU mới nhất 2023

• Cách tạo bảng chấm công tự động nhanh chóng

• Cách tạo bảng chấm công trên google sheet đơn giản nhất

1. Cách làm bảng chấm công Word chi tiết, cực chuẩn

Bảng chấm công là một trong những biểu mẫu quan trọng trong quản lý nhân sự. Bên cạnh bảng chấm công Excel, phiên bản Word cũng được nhiều doanh nghiệp sử dụng. 

Cách làm bảng chấm công trên Word không quá khó, tuy nhiên nếu không nắm rõ cấu trúc và cách xây dựng bạn có thể gặp phải một số lỗi sai. 

• Xác định cấu trúc của bảng chấm công word cơ bản

• Cách làm bảng chấm công trên word

1.1 Xác định cấu trúc của bảng chấm công Word cơ bản

Cấu trúc của một bảng chấm công word cần được thiết kế để phù hợp với mục đích sử dụng cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung các bảng chấm công thường sẽ bao gồm đầy đủ các phần sau:

• Tiêu đề bảng: Bao gồm tên của bảng, thời gian chấm công (tháng, quý, năm), đơn vị sử dụng bảng. Tiêu đề giúp người đọc dễ dàng hiểu được mục đích sử dụng cùng với dữ liệu được thể hiện trong bảng.
• Cột về thông tin cá nhân của nhân viên: Cột này sẽ bao gồm các thông tin như tên, chức danh, phòng ban/đơn vị và số thẻ nhân viên. Các thông tin này giúp người chấm công dễ dàng xác định được đối tượng cần chấm công.
• Cột chấm công chi tiết: Các cột này thể hiện các thông tin về thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm và các thông tin khác liên quan đến công việc của nhân viên. Các thông tin này được sắp xếp theo một thứ tự nhất định, ví dụ như ngày tháng, tuần, hoặc tháng.
• Phần tổng kết: Cột này thể hiện tổng số giờ làm việc, ngày nghỉ phép, cũng như các thông tin tổng hợp khác của nhân viên.
• Cột ghi chú: Sử dụng để ghi lại các thông tin bổ sung, ví dụ như lý do vắng mặt, các hoạt động đặc biệt hay các ghi chú khác của người chấm công.

1.2 Cách làm bảng chấm công trên Word

Bảng chấm công được xem như một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự. Do đó việc tạo bảng chấm công cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác. Chi tiết cách làm bảng chấm công trên Word như sau:

Bước 1: Tạo bảng

• Mở ứng dụng Microsoft Word, tạo một tài liệu mới.
• Chọn Insert > Table > Insert Table > Nhập số 4 vào ô Number of rows và số 3 vào ô Number of columns > nhấp OK.

• Nhấp chuột phải vào ô đầu tiên của cột 1 > chọn Merge Cells.

• Lặp lại thao tác tương tự cho 2 ô đầu tiên của cột 2.
• Chọn Insert > Picture > Select Picture > Chọn logo công ty của bạn sau đó nhấp Insert.

• Điền các thông tin cần thiết vào bảng chấm công bao gồm: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email,…

Kết quả:

Bước 2: Tạo bảng chấm công chi tiết

Chọn Insert > Table > Insert Table > Nhập số hàng và số cột phù hợp với quy mô nhân sự cùng với cách chấm công của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, cần đảm bảo có đủ các cột sau: STT (Số thứ tự), tên nhân viên, ngày chấm công, ghi chú.

Bước 3: Hoàn thiện bảng chấm công

Ghi đầy đủ tên người lập bảng chấm công và người xác nhận thông tin. Các vị trí này thường là của người lập, trưởng bộ phận cùng với trưởng phòng hành chính nhân sự.

2. Download bảng chấm công Word chuẩn, đầy đủ nhất

Bảng chấm công word là một loại biểu mẫu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp để theo dõi thời gian làm việc thực tế của nhân viên trong tháng. Bảng này có thể được lập theo mẫu chung hoặc theo quy định riêng của từng doanh nghiệp.

Để đáp ứng nhu cầu quản lý hàng ngàn nhân viên, bảng chấm công thường xuyên được cập nhật thêm các chi tiết mới, hoàn thiện hơn. Dưới đây là mẫu bảng chấm công trên word được thiết kế dựa trên các tiêu chí đầy đủ, chi tiết phù hợp với các tổ chức có quy mô nhân sự nhỏ và quy trình tính giờ làm đơn giản.

Download bảng chấm công Word MIỄN PHÍ dưới đây

3. Lưu ý khi tạo bảng chấm công file Word

Khi thực hiện cách làm bảng chấm công trên Word, nhà quản trị nhân sự cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo tính chính xác cũng như đạt hiệu quả cao:

• Để việc chấm công được chính xác và thống nhất, doanh nghiệp cần xây dựng một quy định rõ ràng về các vấn đề như: Hình thức chấm công, thời gian bắt đầu, kết thúc làm việc, thời gian nghỉ trưa,…Tình trạng nghỉ phép, làm thêm giờ, tăng ca,…cũng như cách thức ghi nhận cũng như xử lý các trường hợp này.
• Bảng chấm công word cần được thiết kế phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, bao gồm các thông tin cần thiết, số lượng cột, dòng, cách tính toán,…
• Định dạng bảng chấm công đẹp mắt, dễ đọc cũng như dễ sử dụng. Có thể sử dụng màu sắc, font chữ, định dạng ô, kiểu đường viền,… nhằm tạo sự phân biệt giữa các ô để giúp người dùng dễ dàng nhận biết các thông tin trong bảng.
• Thông tin nhập vào bảng chấm công cần chính xác và đầy đủ. Nếu nhập sai thông tin, bảng chấm công sẽ không chính xác cũng như sẽ có thể gây ra rắc rối cho doanh nghiệp.
• Để tính toán tổng số giờ làm việc hoặc điểm số, các nhà quản lý nhân sự khi làm bảng chấm công nên sử dụng công cụ tính toán của Word để đảm bảo tính chính xác.
• Bảng chấm công nên được lưu trữ ở nơi an toàn, chẳng hạn như ổ cứng máy tính, USB, hoặc cloud storage. Điều này giúp tránh mất thông tin khi máy tính bị hỏng hoặc bị mất.

4. Mục đích sử dụng của bảng chấm công Word

Bảng chấm công là một biểu mẫu quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp bộ phận nhân sự, doanh nghiệp theo dõi được thời gian làm việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Cũng giống như bảng chấm công trên Excel, bảng chấm công Word được sử dụng để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, cụ thể như sau:

• Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên: Bảng chấm công giúp doanh nghiệp theo dõi được thời gian làm việc thực tế của nhân viên trong từng ngày, từng tuần, từng tháng. Từ đó có thể xác định được số ngày công làm việc của nhân viên, làm cơ sở để tính lương thưởng và các chế độ đãi ngộ khác.
• Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự: Bảng chấm công là công cụ đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên dựa trên số ngày công, giờ công thực tế. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp khen thưởng, kỷ luật phù hợp.
• Kiểm soát việc thực hiện quy định về thời gian làm việc của nhân viên: Doanh nghiệp có thể kiểm soát việc thực hiện quy định về thời gian làm việc của nhân viên dựa vào bảng chấm công word. Từ đó, thực hiện nhắc nhở, xử lý vi phạm kịp thời, đảm bảo kỷ luật lao động.
• Lập báo cáo thống kê: Bảng chấm công là cơ sở dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp lập báo cáo thống kê về thời gian làm việc của nhân viên. Báo cáo này có thể được sử dụng để phục vụ cho các mục đích khác nhau, chẳng hạn như: Tính toán lương thưởng, đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, xác định nhu cầu tuyển dụng, đào tạo nhân lực.

Như vậy, bài viết trên của CoDX đã cung cấp đến các nhà quản lý nhân sự cách làm bảng chấm công trên Word cũng như một lưu ý quan trọng về bảng chấm công. Mong rằng với những thông tin trên sẽ giúp HR, doanh nghiệp có thể xây dựng được một bảng chấm công Word thật chính xác và mang lại hiệu quả.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh