Mẫu bảng chấm công Excel theo ngày, giờ, ca làm việc ĐẸP MẮT

Bảng chấm công excel là căn cứ để các đơn vị đánh giá tính chuyên cần trong công việc của từng thành viên. Đây cũng cơ sở quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các công tác tính lương cho nhân viên vào mỗi cuối tháng. Xem ngay mẫu chấm công excel, word mới nhất 2023.

1. Mẫu bảng chấm công Excel đẹp mắt, dễ sử dụng

Mẫu bảng chấm công excel là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên và dễ dàng hơn trong việc thanh toán lương cuối tháng. Dưới đây là 3 mẫu bảng chấm công phổ biến nhất hiện nay:

• Mẫu bảng chấm công hàng ngày

• Mẫu bảng chấm công theo ca làm việc

• Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

1.1 Mẫu bảng chấm công Excel hàng ngày

Chấm công theo ngày được xem là cách chấm công nhân viên phổ biến nhất hiện nay. Người lao động cần thực hiện công tác chấm công 2 lần/ngày và ghi lại thời gian bắt đầu, kết thúc công việc cùng với số giời làm việc trong ngày. 

Những thông tin trong bảng chấm công sẽ được sử dụng làm cơ sở tính lương cho từng nhân viên vào cuối tháng. Đồng thời đây cũng là cách trực quan hóa việc chuyên cần của nhân sự trước ban lãnh đạo của công ty.

1.2 Mẫu bảng chấm công Excel theo ca làm việc

Đối với bảng chấm công excel theo ca làm việc, nhân sự chỉ cần điền thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi ca làm việc. Tổng số giờ làm việc sẽ được tính toán tự động nhờ vào các hàm excel đã thiết lập sẵn. 

Phương pháp chấm công này đảm bảo ghi lại chính xác số giờ làm việc của từng nhân viên, giúp trưởng nhóm và các phòng ban như khác như kế toán, nhân sự dễ dàng quản lý và theo dõi.

1.3 Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ file word là một loại chứng từ kế toán quan trọng trong việc ghi chép ngày thực tế làm thêm giờ. Vì lương làm thế giờ sẽ chênh lệch với lương làm theo giờ thông thường. Do đó, công ty cần phải tách bảng chấm công làm thêm giờ ra riêng để giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn.

TẢI MẪU BẢNG CHẤM CÔNG EXCEL, WORD CHI TIẾT NHẤT

2. Hướng dẫn tạo bảng chấm công Excel chi tiết nhất

Để tạo bảng chấm công excel đúng tiêu chuẩn bạn cần thực hiện 3 bước đầy đủ sau đây:

• Bước 1: Tạo danh sách nhân viên

• Bước 2: Tạo các cột thời gian để đếm số ngày làm việc trong tháng

• Bước 3: Quy định và thống nhất biểu tượng chấm công

• Bước 4: Kiểm tra lại tổng thể bảng chấm công excel

Bước 1: Tạo danh sách nhân viên

Một bảng chấm công hoàn chỉnh cần ít nhất 2 cột chứa tên và mã của nhân viên. Khi nhập thông tin nhân sự, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác để tránh nhiều trường hợp trùng tên hay lỗi chính tả. Bời vì, chính những sai sót ngay từ bước tạo lập danh sách nhân viên sẽ gây ảnh hưởng đến việc hạch toán ngày công, tiền lương.

Bên cạnh đó, để thông tin cụ thể và rõ ràng hơn thì doanh nghiệp có thể bổ dung các cột thông tin khác như: chức danh, phòng ban, ngày sinh, quê quán, địa chỉ, thông tin liên hệ,…

Bước 2: Tạo các cột thời gian để đếm số ngày làm việc trong tháng

Tạo các sheet tương ứng với từng tháng, mỗi sheet bên cạnh thông tin nhân viên sẽ có đầy đủ các thông tin như ngày, tháng. Một phần quan trọng không kém đó là sử dụng các hàm phù hợp với từng vùng để có thể tối ưu hóa quy trình chấm công.

Bước 3: Quy định và thống nhất biểu tượng chấm công

Doanh nghiệp cần lựa chọn và thống nhất một số ký hiệu cho các loại ngày làm việc. Ví dụ như:

X: Ngày làm việc thực tế

R: Ngày nghỉ

P: Ngày phép

O: Ngày nghỉ do ốm đau, thai sản

Bước 4: Kiểm tra lại tổng thể bảng chấm công excel

Sau khi hoàn tất quá trình tạo bảng chấm công excel thì bạn cần kiểm tra và xác nhận lại thông tin. Khi đã chắc chắn tất cả đều đúng thì những tháng về sau bạn chỉ cần copy và áp dụng, tránh sai sót cả hệ thống sau này.

3. Các quy định và phương pháp ghi bảng chấm công

Tính lương là một trong những công việc doanh nghiệp cần thực hiện tuân theo đúng quy định của pháp luật. Cùng tham khảo những quy định và phương pháp chấm công sau để tránh những sai lầm không đáng có:

3.1 Quy định và trách nhiệm ghi bảng chấm công 

• Mỗi bộ phận, phòng ban phải có trách nhiệm lập bảng chấm công bằng excel mỗi tháng.
• Hằng ngày, trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của các thành viên để chấm công. Theo đó, ký hiệu chấm công sẽ được điền vào từng ngày tương ứng các cột từ ngày 1 đến ngày 31.
• Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công. Tiếp theo đó, chuyển nó cùng các chứng từ liên quan như Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, giấy xin nghỉ việc không hưởng lương,…đến bộ phần kế toán để kiếm tra và đối chiếu.
• Bảng chấm công excel được lưu lại tại phòng kế toán cùng các chứng từ có liên quan.

3.2 Các phương pháp chấm công phổ biến

Tùy thuộc vào điều kiện công tác và trình độ chuyên môn của phòng kế toán mà đơn vị có thể sử các phương pháp chấm công phù hợp:

• Bảng chấm công theo ngày: Người lao động dùng ký hiệu để chấm công mỗi ngày tại công ty.
• Chấm công theo giờ: Người lao động hoàn tất được bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và ghi số ngày công thực hiện công việc bên cạnh ký hiệu tương ừng.
• Chấm công ngày nghỉ bù: Nghỉ bù là hình thức chấm công áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. Vì vậy, người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính thời gian trả lương như bình thường.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về bảng chấm công excel mà CoDX muốn gửi gắm đến bạn. Tải ngay mẫu chấm công thông dụng và phổ biến nhất hiện nay để tiết kiệm thời gian và không lo sai sót trong quá trình tạo lập các thành phần tính lương. Theo dõi trang tin Quản trị kinh doanh để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh