Văn phòng số là thuật ngữ công nghệ chỉ hệ thống quản trị số được nhắc đến khá nhiều hiện nay. Trong đó, CoDX EOffice được xây dựng đem đến giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện nhất cho doanh nghiệp.
Cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu chi tiết các thông tin liên quan về giải pháp này trong bài viết.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Văn phòng số là gì?
Văn phòng số là hệ thống các nền tảng quản trị số như tự động hóa quy trình vận hành, quản lý công việc, tài liệu số, ký phê duyệt điện tử, hệ thống quản lý nhân sự, …
Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần ứng dụng các phân hệ phần mềm quản trị cục bộ rải rác như quản lý công việc, tài liệu, trình ký, … và chưa thật sự triển khai giải pháp số toàn diện.
Văn phòng số CoDX Eoffice do Công ty TNHH Hợp tác chuyển đổi số CoDX xây dựng với đầy đủ toàn bộ tính năng quản trị để vận hành văn phòng trên nền tảng online.
Một văn phòng số hoàn chỉnh, toàn diện sẽ có những đặc trưng sau:
- Hợp nhất về dữ liệu lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, hợp nhất về các công cụ quản trị vận hành doanh nghiệp. Cả dữ liệu và phần mềm đều được tích hợp trên một nền tảng văn phòng số duy nhất giúp tối ưu thời gian vận hành, xử lý dữ liệu giúp tăng cường hiệu quả công việc.
- Tính linh hoạt – hợp lý: Nhân viên sẽ dễ dàng tra cứu, truy xuất thông tin, dữ liệu trong quá trình làm việc nhanh chóng.
- Quản lý tinh gọn, tiện lợi: Mọi hoạt động vận hành được đưa lên nền tảng số, nhân viên có thể dễ dàng thao tác, làm việc mọi lúc, mọi nơi từ xa.
Dữ liệu doanh nghiệp được lưu trữ an toàn trên hệ thống đám mây, không còn nguy cơ mất mát do tác động của môi trường khi lưu trữ. Mọi hoạt động sử dụng dữ liệu đều được hệ thống văn phòng số ghi nhận giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, bảo mật.
2. Hệ thống văn phòng số CoDX Eoffice bao gồm tính năng nào?
Văn phòng số CoDX Eoffice bao gồm những tính năng vượt trội như:
2.1 Lưu trữ tài liệu, dữ liệu an toàn, tập trung
Lưu trữ tài liệu dữ liệu linh hoạt – an toàn trên một nền tảng duy nhất với CoDX Document:
- Cho phép tải lên và quản lý đa dạng nhiều loại tài liệu định dạng khác nhau: Doc, Excel, PDF, file âm thanh, hình ảnh, …
- Xây dựng kho lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp tập trung
- Tích hợp công nghệ tìm kiếm thông minh theo tiêu đề, nội dung tài liệu để truy xuất nhanh chóng
- Phân quyền chia sẻ tài liệu cho từng phòng ban, cá nhân.
2.2 Quản lý công việc, công văn & dự án
Tính năng quản lý công việc, công văn và dự án với các hỗ trợ giao việc, đánh giá công việc, quản lý dự án hiệu quả. Đáp ứng các nghiệp vụ người dùng theo bộ công việc chuẩn theo từng bước quy trình.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý công việc trong văn phòng số cũng cần đáp ứng khả năng báo cáo trực quan, linh hoạt.
CoDX cung cấp các hệ thống giải pháp liên quan sau:
- Quản lý công việc CoDX Task
- Quản lý dự án CoDX Project
- Quản lý công văn CoDX Dispatch
2.3 Tự động hóa quy trình liên phòng ban
Tự động hóa quy trình liên phòng ban là công cụ liên kết chặt chẽ trong quá trình vận hành văn phòng số. Vì vậy, tính năng tự động hóa quy trình cần được thiết lập chuẩn theo đặc điểm từng cấu trúc phòng ban cũng như công việc.
Quy trình cũng phải đảm bảo lưu trữ thông tin chính xác, phân quyền chặt chẽ theo từng cấp độ nhân viên.
Các phân hệ văn phòng số CoDX cung cấp:
- Quản lý quy trình động CoDX Dynamic process
- Tự động hóa quy trình CoDX Digitalization
- Trình ký, phê duyệt điện tử CoDX Esign
2.4 Tương tác đa phương thức mọi lúc, mọi nơi
CoDX E-Office tích hợp nhiều kênh tương tác trong tổ chức bao gồm mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp, chat trực tuyến, sổ tay cá nhân, bản tin truyền thông… Ngoài ra, tính năng này còn thể hiện qua trang thông tin công ty, các kênh tin tức, sự kiện, hỏi đáp nhân sự…
Các phân hệ liên quan đáp ứng:
- Quản lý dịch vụ hành chính văn phòng Administrative: Quản lý phòng họp, đặt xe, công tác, văn phòng phẩm, …
- Chatbot hỏi đáp nhân sự tự động
- CoDX Workspace: Kênh tin tức mạng xã hội nội bộ
3. Tại sao doanh nghiệp nên triển khai văn phòng số CoDX Eoffice ngay?
3.1 Tối ưu hoạt động vận hành
CoDX Eoffice giúp doanh nghiệp thực hiện tự động hóa các quy trình vận hành, đặc biệt là các nghiệp vụ lặp đi lặp lại, loại bỏ các thao tác thủ công để tối ưu thời gian và chi phí thực hiện.
Các quy trình làm việc giữa các phòng ban như giao việc, phê duyệt, trình ký, hợp đồng,… đều được số hóa từ đó tối ưu thực hiện nhanh chóng.
3.2 Làm việc linh hoạt, hiệu quả
Áp dụng mô hình văn phòng số, doanh nghiệp có thể sử dụng ở bất cứ đâu. Cho phép nhân viên làm việc từ xa, truy cập vào hệ thống trên các thiết bị điện tử bất cứ khi nào. Tạo nên tính linh hoạt trong vận hành. Tối ưu được thời gian di chuyển, không gò bó về không gian làm việc, nhờ đó gia tăng hiệu suất công việc.
Các công cụ giao tiếp tích hợp từ văn phòng điện tử như chat trực tuyến, họp online, công cụ quản lý chia sẻ tài liệu cũng tạo điều kiện cho quá trình làm việc trở nên linh hoạt và nhanh chóng, cắt giảm thời gian chờ đợi.
3.3 Gia tăng hiệu suất công việc
Các hoạt động nghiệp vụ công việc kinh doanh đều được thực hiện trên một nền tảng duy nhất, thông quá các hệ thống quy trình động. Giúp tiết kiệm thời gian, công sức, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp.
Đặc trưng lớn nhất của văn phòng số CoDX Eoffice là tính tinh gọn, người dùng có thể dễ dàng truy cập thao tác tìm kiếm, truy xuất thông tin nhanh chóng, hỗ trợ quá trình làm việc, gia tăng hiệu suất vượt trội.
3.4 Gia tăng trải nghiệm gắn kết nhân viên
Mang đến cho nhân viên một nền tảng làm việc hiện đại, linh động, từ việc cung cấp các công cụ phần mềm quản trị tối ưu. Từ đó, gia tăng sự hài lòng trong công việc giúp nhân viên có động lực, gắn kết với đội nhóm, tổ chức.
CoDX e-Office là giải pháp văn phòng số toàn diện với tiêu chí 5 KHÔNG: KHÔNG giấy tờ - KHÔNG tiền mặt - KHÔNG tiếp xúc - KHÔNG giới hạn thời gian - KHÔNG phụ thuộc thiết bị.
Chi tiết hệ thống phần mềm CoDX e-Office :
- Quản lý quy trình CoDX Process: Quản lý, tối ưu hóa các quy trình vận hành trong doanh nghiệp giúp tăng hiệu suất khi theo dõi tiến trình công việc trực quan.
- Phê duyệt - Ký số CoDX eSign: Tạo, quản lý, ký số phê duyệt trên tài liệu điện tử, được thiết lập quy trình trình ký theo đối tượng nhân sự, phòng ban; không giới hạn số lượng văn bản cần ký
- Quản lý công việc CoDX Task: Quản lý, theo dõi công việc, báo cáo trực quan, giao task nhanh chóng cùng hệ thống cảnh báo deadline thông minh giúp đảm bảo hiệu quả, gia tăng hiệu suất.
- Quản lý tài liệu CoDX Document: Quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, và chia sẻ tài liệu trong doanh nghiệp an toàn với phân quyền chi tiết.
Hãy đăng ký ngay để được trải nghiệm gói dùng thử phần mềm văn phòng số CoDX e-Office cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Áp dụng văn phòng số để vận hành doanh nghiệp là tất yếu trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay. Giải pháp số này sẽ mở ra cho doanh nghiệp nhiều cơ hội, gia tăng năng lực làm việc, mức độ cạnh tranh và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Liên hệ ngay CoDX để được tư vấn chi tiết để triển khai hệ thống hoàn toàn miễn phí.
