Văn phòng số là gì? Đặc trưng, lợi ích và giải pháp vận hành tối ưu cho doanh nghiệp

Sự bùng nổ của khoa học công nghệ đã làm thay đổi nhiều khía cạnh trong cách thức làm việc. Trong đó, việc nổi lên của các mô hình làm việc thông minh, hiện đại đặc biệt là văn phòng số đã mang đến những thay đổi tích cực cho hiệu suất công việc.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có nhận thức đầy đủ về văn phòng làm việc online cũng như những lợi ích của mô hình này.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Bài viết này, CoDX sẽ cung cấp đầy đủ nhất về các thông tin về văn phòng số và các giải pháp tốt nhất 2024, cùng theo dõi nhé.

1. Tổng quan về văn phòng số

1.1 Văn phòng số là gì?

Văn phòng số là một khái niệm mới chỉ môi trường làm việc được vận hành hoàn toàn dựa trên các nền tảng công nghệ số như quản lý quy trình động, công việc, tài liệu số, ký phê duyệt điện tử, hệ thống quản lý nhân sự, …

Mô hình làm việc văn phòng số sẽ dần thay thế cho các hoạt động truyền thống, chuyển từ trao đổi trực tiếp, sử dụng giấy sang các giao thức trực tuyến, tài liệu điện tử.

Hình thức làm việc mới này cho phép làm việc từ xa thông qua kết nối mạng.

1.2 Vai trò của nền tảng làm việc số

Trong bối cảnh chung của cuộc cách mạng khoa học 4.0, sự ra đời của văn phòng số đóng vai trò lớn giúp doanh nghiệp nhanh chóng thực hiện chuyển đổi số.

Tạo tiền đề cho quá trình tạo lập, chuyển đổi dữ liệu số, chuyển đổi các quy trình làm việc sang dạng số và thực hiện xử lý dữ liệu trực tuyến một cách nhanh chóng. Tất cả các hoạt động tại văn phòng làm việc số hóa, đảm bảo bảo các điều kiện vật chất cho quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp thành công.

2. Các đặc trưng của văn phòng số hiện đại

Một văn phòng số hoàn chỉnh, toàn diện sẽ có những đặc trưng sau:

Tính hợp nhất: Hợp nhất về dữ liệu lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, hợp nhất về các công cụ quản trị vận hành doanh nghiệp. Cả dữ liệu và phần mềm đều được tích hợp trên một nền tảng số duy nhất giúp tối ưu thời gian vận hành, xử lý dữ liệu giúp tăng cường hiệu quả công việc.
Tính linh hoạt – hợp lý: Nhân viên sẽ dễ dàng tra cứu, truy xuất thông tin, dữ liệu trong quá trình làm việc nhanh chóng.
Quản lý tinh gọn, tiện lợi: Mọi hoạt động vận hành được đưa lên nền tảng số, nhân viên có thể dễ dàng thao tác, làm việc mọi lúc, mọi nơi từ xa.
Tính an toàn cho dữ liệu: Dữ liệu doanh nghiệp được lưu trữ an toàn trên hệ thống đám mây, không còn nguy cơ mất mát do tác động của môi trường khi lưu trữ. Mọi hoạt động sử dụng dữ liệu đều được hệ thống văn phòng số ghi nhận giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, bảo mật.

3. Giải pháp văn phòng số toàn diện bao gồm hệ thống nào?

3.1 Hệ thống Cloud đám mây lưu trữ

Hệ thống đám mây có nhiệm vụ lưu trữ toàn bộ thông tin, dữ liệu doanh nghiệp và các phần mềm trong nền tảng văn phòng số. Giúp hệ thống vận hành số hoạt động trơn tru, nhân viên có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi khi có kết nối internet.

3.2 Hệ thống lưu trữ tài liệu, công văn tập trung

Số hóa dữ liệu là tính năng bắt buộc có tại trong văn phòng điện tử, đây là công cụ hỗ trợ tạo tiền đề cho các hoạt động số hóa khác bao gồm số hóa quy trình, quản lý công việc, khách hàng, nhân sự…

Phần mềm lưu trữ tài liệu một cách an toàn, tập trung, chia sẻ tài nguyên số linh hoạt.

3.3 Phòng hợp trực tuyến

Phòng hợp trực tuyến hay phòng họp ảo là một hệ thống quan trọng trong văn phòng số. Những hệ thống này giúp các cá nhân, đội nhóm dễ dàng trao đổi thông tin, giao tiếp trực tuyến trực tiếp hiệu quả nhất.

Một số phòng họp tiêu biểu có thể kể đến như Zoom, Google Meet, Sure Meet, …

3.4 Công cụ quản lý công việc, dự án

Tính năng quản lý công việc, công văn và dự án với các hỗ trợ giao việc, đánh giá công việc, quản lý dự án hiệu quả. Đáp ứng các nghiệp vụ người dùng theo bộ công việc chuẩn theo từng bước quy trình.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý công việc trong văn phòng số cũng cần đáp ứng khả năng báo cáo trực quan, linh hoạt.

3.5 Tự động hóa quy trình liên phòng ban

Tự động hóa quy trình liên phòng ban là công cụ liên kết chặt chẽ trong quá trình vận hành văn phòng số. Vì vậy, tính năng tự động hóa quy trình cần được thiết lập chuẩn theo đặc điểm từng cấu trúc phòng ban cũng như công việc.

Quy trình cũng phải đảm bảo lưu trữ thông tin chính xác, phân quyền chặt chẽ theo từng cấp độ nhân viên.

3.6 Nền tảng tương tác đa phương thức

Để đáp ứng tinh linh hoạt của văn phòng số một nền tảng tương tác đa phương thức, mọi lúc, mọi nơi là không thể thiếu. Ứng dụng văn phòng 4.0 tích hợp nhiều kênh tương tác trong tổ chức bao gồm mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp, chat trực tuyến, sổ tay cá nhân, bản tin truyền thông…

Ngoài ra, tính năng này còn thể hiện qua trang thông tin công ty, các kênh tin tức, sự kiện, hỏi đáp nhân sự…

4. So sánh sự khác biệt so với văn phòng truyền thống

Tiêu chí	Văn phòng số	Văn phòng truyền thống
Nội thất, thiết bị	Văn phòng số tập trung đầu tư vào các thiết bị công nghệ có kết nối internet như máy tính, laptop, smartphone,… Đầu tư các phần mềm chuyên biệt cho công tác quản lý, vận hành doanh nghiệp.	Văn phòng truyền thống sở hữu nhiều nội thất văn phòng, không gian vật lý.
Công nghệ ứng dụng	Sử dụng công nghệ số, phần mềm quản lý văn phòng, hệ thống đám mây để lưu trữ và chia sẻ tài liệu, phần mềm họp trực tuyến	Sử dụng ít công nghệ, thường dựa vào tài liệu giấy tờ và gặp gỡ trực tiếp để trao đổi thông tin
Không gian làm việc	Thường có không gian mở, linh hoạt, có thể làm việc từ xa, không giới hạn địa lý	Thường có không gian làm việc cố định, nhân viên bắt buộc phải đến văn phòng để làm việc
Quy trình vận hành	Quy trình vận hành tự động hóa, sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số, trình ký thiết lập sẵn… Cho phép nhân viên thực hiện quá trình phê duyệt online.	Soạn thảo hóa đơn, văn bản, hợp đồng thủ công. Qua nhiều bộ phận ký duyệt, tốn thời gian chờ đợi phê duyệt, chuyển phát.

5. Ứng dụng văn phòng số mang lại điều gì cho doanh nghiệp?

5.1 Tối ưu hoạt động vận hành

Văn phòng số giúp doanh nghiệp thực hiện tự động hóa các quy trình, đặc biệt là các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, loại bỏ các thao tác thủ công để tối ưu thời gian và chi phí thực hiện.

Các quy trình làm việc giữa các phòng ban như giao việc, phê duyệt, trình ký, hợp đồng,… đều được số hóa từ đó tối ưu các hoạt động vận hành.

5.2 Làm việc linh hoạt, hiệu quả

Áp dụng mô hình văn phòng thông minh, doanh nghiệp có thể triển khai hoạt động ở bất cứ đâu. Cho phép nhân viên làm việc từ xa, truy cập vào hệ thống trên các thiết bị điện tử bất cứ khi nào.

Điều này tạo nên tính linh hoạt và hiệu quả trong quá trình vận hành. Tối ưu được thời gian di chuyển, không gò bó về không gian làm việc, nhờ đó gia tăng hiệu suất công việc.

Các công cụ giao tiếp tích hợp từ văn phòng điện tử như chat trực tuyến, họp online, công cụ quản lý chia sẻ tài liệu cũng tạo điều kiện cho quá trình làm việc trở nên linh hoạt và nhanh chóng, cắt giảm thời gian chờ đợi.

5.3 Gia tăng hiệu suất công việc

Một lợi ích dễ dàng nhận thấy khi doanh nghiệp triển khai mô hình văn phòng hiện đại này đó là gia tăng tốc độ xử lý công việc.

Các hoạt động vận hành đều được thực hiện trên một nền tảng duy nhất, thông quá các hệ thống quy trình động. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, công sức, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp.

Đặc trưng lớn nhất của văn phòng số là tính tinh gọn và tiện ích, vì vậy nên người dùng có thể dễ dàng truy cập và tra cứu thông tin. Mọi thao tác tìm kiếm, truy xuất thông tin được hỗ trợ nhanh chóng, hỗ trợ quá trình làm việc, gia tăng hiệu suất đáng kể.

5.4 Gia tăng trải nghiệm gắn kết nhân viên

Loại hình văn phòng công nghệ này mang đến cho nhân viên một nền tảng làm việc linh động, từ việc cung cấp các công cụ và nguồn lực hiện đại. Từ đó, tạo sự hài lòng trong quá trình làm việc giúp nhân viên gia tăng sự gắn kết với công việc cũng như tổ chức.

Bên cạnh đó, nhờ những thiết bị, ứng dụng thông minh, nhân viên có cơ hội để chủ động trau dồi các kiến thức, kỹ năng mới để hoàn thiện bản thân.

6. CoDX e-Office – Giải pháp vận hành làm việc số tối ưu hiệu quả 2024

CoDX e-Office là một trong những giải pháp văn phòng số tốt nhất hiện nay. Mô hình văn phòng thông minh, tích hợp đầy đủ các tính năng hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số, gia tăng hiệu suất hoạt động.

Nổi trội với công cụ quản lý công việc, dự án bài bản, chuyên nghiệp. Hỗ trợ nhân viên quản lý công việc theo từng nhiệm vụ, cấp trên dễ dàng quản lý, đánh giá công việc, thực hiện quy trình không giấy tờ, không chờ đợi.

CoDX e-Office là giải pháp chuyển đổi số toàn diện đơn giản chỉ bằng 1 CHẠM. Phần mềm nổi bật với tiêu chí 5 KHÔNG: KHÔNG giấy tờ - KHÔNG tiền mặt - KHÔNG tiếp xúc - KHÔNG giới hạn thời gian - KHÔNG phụ thuộc thiết bị. Văn phòng số CoDX nổi bật với bộ phần mềm:

Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process: Phần mềm được sử dụng để quản lý và tối ưu hóa các quy trình làm việc trong doanh nghiệp giúp tăng hiệu suất, đảm bảo tuân thủ và theo dõi tiến trình công việc.
Phần mềm ký số CoDX - eSign: Phần mềm được sử dụng để tạo, quản lý và xác thực chữ ký số trên tài liệu điện tử, được thiết lập quy trình trình ký theo từng loại tài liệu và không giới hạn số lượng văn bản cần ký
Phần mềm quản lý công việc CoDX Task: Phần mềm được sử dụng để tạo, quản lý, theo dõi công việc trong doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo các công việc hoàn thành đúng thời hạn.
Phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document: Phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, và chia sẻ tài liệu và thông tin trong doanh nghiệp giúp tăng cường bảo mật và quản lý hiệu quả thông tin.

Xem chi tiết tính năng CoDX e-Office

Hãy đăng ký ngay để được trải nghiệm gói dùng thử phần mềm văn phòng số CoDX e-Office cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Chuyển đổi số môi trường làm việc đã không phải là xu hướng “sớm nở tối tàn” mà đây là nhiệm vụ bắt buộc cho các doanh nghiệp trong thời đại 4.0 nếu không muốn bị tụt hậu. Các doanh nghiệp, tổ chức cần từng bước dịch chuyển nền tảng văn phòng truyền thống sang văn phòng số để tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và gia tăng hiệu suất công việc.