4 Mẫu email từ chối ứng viên bằng tiếng Anh, Việt chuyên nghiệp

Với các ứng viên không phù hợp cho vị trí tuyển dụng, doanh nghiệp cần tiến hành gửi thư từ chối. Việc làm rõ tình trạng tuyển dụng của công việc là điều rất cần thiết cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, viết email từ chối ứng viên như thế nào cho chuyên nghiệp, tinh tế? Cùng CoDX tìm câu trả lời ấy qua bài viết về thư từ chối ứng viên dưới đây! 

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Mẫu Email từ chối ứng viên tiếng Anh, Việt chuyên nghiệp

Một email từ chối ứng viên thông dụng thường gồm có các nội dung lần lượt theo thứ tự dưới đây: 

  • Lời cảm ơn: Cảm ơn đến ứng viên vì đã quan tâm và dành thời gian ứng tuyển vào công ty. 
  • Thông báo kết quả vòng tuyển dụng: Kết quả cần được thông báo rõ ràng. 
  • Lý do: Nêu một số lý do vì sao ứng viên chưa được chọn, nhưng không nên đưa ra các lời đánh giá tiêu cực. 
  • Khích lệ: Khích lệ ứng viên về các cơ hội khác trong tương lai
  • Lời chào: Cảm ơn một lần nữa và có trân trọng đến ứng viên cuối thư.
email từ chối ứng viên
Mẫu thư từ chối ứng viên dành riêng cho doanh nghiệp

Để việc từ chối cho ứng viên được dễ dàng hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo một số mẫu thư từ chối ứng viên sau: 

1.1 Mẫu email từ chối ứng viên không đạt yêu cầu

  • Mẫu tiếng Việt email từ chối ứng viên không đạt yêu cầu

Kính chào [tên ứng viên],

[Tên doanh nghiệp] xin gửi lời cảm ơn chân thành đến [tên ứng viên] vì đã quan tâm và nộp đơn ứng tuyển vị trí [tên vị trí] của công ty chúng tôi. Chúng tôi đã xem xét và đánh giá kỹ lưỡng năng lực, kinh nghiệm và các yêu cầu khác dựa trên hồ sơ và sự thể hiện của bạn. 

Sau quá trình đánh giá và thảo luận, [tên doanh nghiệp] rất tiếc phải gửi thông báo rằng bạn chưa phù hợp với hình ảnh nhân sự cho vị trí [tên vị trí] mà chúng tôi đang tìm kiếm. 

Chúng tôi rất đánh giá nỗ lực của bạn trong suốt quá trình tuyển dụng vừa qua. Chúng tôi xin giữ lại hồ sơ của bạn và liên hệ sau khi có các cơ hội phù hợp khác. Hy vọng bạn sẽ ngày càng phát triển và có những bước tiến tốt trong tương lai.

Một lần nữa, xin cảm ơn [tên ứng viên] vì đã quan tâm đến [tên doanh nghiệp] và vị trí [tên vị trí]. 

Trân trọng,

[Người viết thư]

  • Mẫu thư/Mail từ chối ứng viên bằng tiếng Anh không đạt yêu cầu

Dear [tên ứng viên], 

Thank you for your application and interest in [tên doanh nghiệp] and also our [tên vị trí] position. We did appraise comprehensively your work and projects. Your experiences and dedication in [tên lĩnh vực] have impressed us. 

However, after long consideration, we regret to inform you that your qualifications are not the best fit for the position at this time. We would like to express that all of us appreciate your experiences and skills that you have demonstrated throughout the process. 

We sincerely appreciate your effort in considering us and our opening job as a potential chance. We wish you all the best in your future career path and hope for another suitable position for your experiences. 

Once again, thank you for considering and applying your CV to our company. 

Sincerely, 

[Tên người gửi thư]

1.2 Mẫu thư từ chối ứng viên đã vượt qua ít nhất 1 vòng phỏng vấn

  • Mẫu tiếng Việt từ chối ứng viên đã vượt qua ít nhất 1 vòng phỏng vấn bằng tiếng Việt

Kính gửi [tên ứng viên],

Đầu tiên, chúng tôi muốn bày tỏ sự biết ơn và cảm kích sâu sắc đến [tên ứng viên] vì đã dành thời gian và nỗ lực tham gia quá trình tuyển dụng. 

Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn không phù hợp với vị trí công việc hiện tại. Quyết định này đã được đưa ra sau khi chúng tôi xem xét kỹ lưỡng và cân nhắc các yếu tố liên quan.

Chúng tôi đánh giá rất cao kiến thức và sự chuyên nghiệp của bạn trong quá trình phỏng vấn. Chúng tôi chúc bạn thành công trong con đường sự nghiệp tương lai. Chúng tôi xin cảm ơn bạn đã quan tâm và tham gia quá trình tuyển dụng cho vị trí này. 

Trân trọng, 

[Tên người gửi]

email từ chối ứng viên
Thư từ chối ứng viên cần tinh tế và khéo léo trong truyền đạt
  • Mẫu Email từ chối ứng viên bằng tiếng anh đã vượt qua ít nhất 1 vòng phỏng vấn 

Dear [tên ứng viên], 

Thank you for your application and interest in [tên doanh nghiệp]. We did appraise carefully your work and projects sent to us. Your experiences and dedication throughout the process have impressed us. 

However, after long consideration, we regret to inform you that your qualifications are not the best fit for the position at this time. We would like to express that all of us appreciate your experiences and skills. 

We sincerely appreciate your effort in considering our opening job as a potential chance. Thank you again for taking part in our interview day for this position. 

Sincerely, 

[Tên người gửi]

1.3 Mẫu thư từ chối ứng viên có tiềm năng cao nhưng vẫn không được chọn

  • Mẫu thư từ chối ứng viên có tiềm năng cao nhưng vẫn không được chọn [Tiếng Việt]

Xin chào [Tên ứng viên],

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn [tên ứng viên] vì đã nộp đơn ứng tuyển vào vị trí [tên vị trí] tại công ty chúng tôi. 

Chúng tôi đánh giá cao kinh nghiệm và năng lực của bạn. Những gì bạn thể hiện qua các vòng ứng tuyển đều để lại cho chúng tôi ấn tượng tốt đẹp. Bạn là một trong những ứng viên tiềm năng cho vị trí [tên vị trí], tuy nhiên hiện tại, bạn chưa phải là hình ảnh ứng viên phù hợp với mong muốn của đội ngũ nhân sự chúng tôi.

Chúng tôi xin cảm ơn và chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp sắp tới.

Trân trọng,

[Tên nhân sự]

  • Mẫu thư từ chối ứng viên có tiềm năng cao nhưng vẫn không được chọn [Tiếng Anh]

Good day, [tên ứng viên]. 

We appreciate your interest in and application for our open position [tên vị trí]. We attentively reviewed the projects and work you submitted to us. Our senior managers have been impressed by your experiences and commitment throughout the process. 

However, after careful assessment, we must let you know that your qualifications currently differ from the best match for the position. We sincerely thank you for evaluating our available position as a prospective opportunity. 

We also want to retain your resume on file in case to get in touch with you in the future about a related job. If you accept or reject, kindly respond to this email. 

Thank you again for your effort in applying to our company.

Sincerely, 

[Tên người gửi]

1.4 Mẫu email từ chối ứng viên thông dụng, đơn giản

  • Mẫu thư/email từ chối ứng viên bằng tiếng Việt thông dụng tiếng Việt

Xin chào [Tên ứng viên],

Chúng tôi muốn bày tỏ sự biết ơn khi bạn đã quan tâm và nộp hồ sơ cho vị trí [tên vị trí] tại công ty chúng tôi. 

Sau hai vòng lọc hồ sơ và phỏng vấn, chúng tôi đã đánh giá chi tiết khả năng và năng lực của bạn. Rất tiếc chúng tôi phải thông báo rằng bạn không được chọn để đảm nhiệm vị trí công việc hiện tại. Đây không phải là một quyết định dễ dàng và đã được chúng tôi đưa ra sau khi cân nhắc kỹ lưỡng nhiều yếu tố.

Chúng tôi hy vọng và chúc bạn sẽ đạt được thành công trên con đường phát triển sự nghiệp tương lai. Công ty cũng xin phép giữ hồ sơ của bạn để liên hệ cho những cơ hội hợp tác khác.

Trân trọng, 

[Tên người gửi]

email từ chối ứng viên tiếng anh
Doanh nghiệp có thể đề nghị giữ hồ sơ của ứng viên trong thư từ chối
  • Mẫu thư/email từ chối ứng viên tiếng Anh thông dụng

Dear [tên ứng viên], 

Thank you for your application and interest in our opening position [tên vị trí]. We did appraise carefully your work and projects sent to us. Your experiences and dedication throughout the process have impressed us, among other candidates. 

However, after long consideration, we have to inform you that your qualifications are not the best fit for the position at this time. We sincerely appreciate your effort in considering our opening job as a potential chance. Also, we would like to keep your resume in order to contact you for our relevant job in the future. Please reply to this email if you accept or not. 

Thank you again for taking part in our interview day for this position. 

Sincerely, 

[Tên người gửi]

2. Vì sao cần gửi thư từ chối ứng viên?

Trong quá trình tuyển dụng, việc lựa chọn ứng viên phù hợp với yêu cầu và văn hóa doanh nghiệp rất quan trọng. Tuy nhiên, trong số các ứng viên ứng tuyển, chỉ có số ít đáp ứng được các tiêu chí khắt khe ấy. Do đó, việc từ chối ứng viên là điều không thể tránh khỏi. Email từ chối ứng viên là cách từ chối tốt nhất, thay vì bỏ mặc ứng viên như nhiều doanh nghiệp đang làm hiện nay. Cụ thể, gửi thư từ chối mang lại lợi ích trong việc: 

  • Giữ hình ảnh tốt đẹp của công ty: Từ chối ứng viên kịp thời và khéo léo sẽ khiến họ cảm thấy được tôn trọng. Từ đó, doanh nghiệp vẫn giữ được hình ảnh tốt cho các hoạt động kinh doanh hay tuyển dụng về sau. 
  • Duy trì mối quan hệ tốt với ứng viên: Khi ứng viên được biết rằng họ không phù hợp với vị trí công việc cùng lý do cụ thể, họ sẽ không cảm thấy bị bỏ rơi. Đồng thời, trong tương lai, khi có các cơ hội hợp tác khác, doanh nghiệp có thể dễ dàng liên hệ với họ hơn. 
  • Tập trung cho ứng viên phù hợp: Sau khi đã xác định và gửi thư từ chối, doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian tập trung vào các ứng viên phù hợp hơn, tránh nhập nhằng và trong quá trình xử lý thông tin. 

3. Cách viết Email từ chối ứng viên tinh tế nhất

Cách viết thư từ chối ứng viên đơn giản mà tinh tế doanh nghiệp có thể tham khảo: 

  • Thêm tên ứng viên: Hãy thêm tên và vị trí ứng tuyển để cho ứng viên thấy doanh nghiệp thực sự quan tâm đến họ.
  • Cảm ơn: Doanh nghiệp cần cảm ơn họ đã dành thời gian quan tâm, gửi hồ sơ và phỏng vấn. Điều này thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp đến sự cố gắng của ứng viên
  • Góp ý: Nhà tuyển dụng có thể cho ứng viên một số ý kiến mang tính xây dựng nhằm giúp ứng viên cải thiện, phát triển hơn trong tương lai.
  • Giữ hồ sơ và mời ứng tuyển lại: Hãy bày tỏ thiện chí với những ứng viên xuất sắc bằng cách lưu hồ sơ của họ hoặc mời họ ứng tuyển cho các vị trí khác phù hợp hơn nếu có. 
thư từ chối ứng viên
Viết email từ chối cần bày tỏ thái độ tôn trọng ứng viên

Trên đây là bài viết về thư từ chối ứng viên với những mẫu thư thông dụng và cách viết email từ chối ứng viên chuyên nghiệp nhất. CoDX hy vọng doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận nhân sự, đã có những thông tin bổ ích qua bài viết này! 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

  • Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
  • Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh