Business intelligence là gì? Cách hoạt động của mô hình BI

Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc, việc thu thập, phân tích và sử dụng thông tin một cách hiệu quả và biến nó thành sự hiểu biết và lợi thế cạnh tranh là một yếu tố quan trọng cho mọi doanh nghiệp. Business intelligence ra đời để hỗ trợ mọi người các vấn đề trên. Vậy Business intelligence là gì và lợi ích của nó ra sao? Hãy cùng CoDX tìm hiểu chi tiết về khái niệm này trong bài viết sau.

1. BI – Business intelligence là gì?

1.1. Khái niệm về Business intelligence (BI)

Business Intelligence (BI) được hiểu đơn giản là trí tuệ doanh nghiệp hoặc kinh doanh thông minh, là dạng công nghệ giúp doanh nghiệp truy cập và kiểm soát thông tin khổng lồ, từ đó định hướng và đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.

BI cũng được hiểu là tổng hợp các kỹ năng, quy trình, và ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp phát triển mô hình kinh doanh. BI chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa, giúp chủ doanh nghiệp phân tích và quyết định chính xác. Thông qua phân tích, khai thác và trực quan hóa dữ liệu, BI hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác trong kinh doanh.

Sự hỗ trợ của BI giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về hoạt động công ty, từ quá khứ đến hiện tại, dự đoán xu hướng tương lai, và nắm bắt tiềm năng vô hạn cho sự phát triển của doanh nghiệp. Vì lợi ích đáng kể mà nó mang lại, BI đang ngày càng được các doanh nghiệp ưa chuộng và tin dùng trong các hoạt động kinh doanh.

Để hiểu rõ hơn về cấu trúc, các hoạt động chính của BI mời bạn tiếp tục cùng CoDX tìm hiểu trong phần dưới đây.

1.2. Cấu trúc hệ thống Business intelligence

Hệ thống BI là kho dữ liệu tổng hợp từ nhiều nguồn và định dạng khác nhau. Phân tích dữ liệu trong BI không đơn giản, nó đòi hỏi sự hỗ trợ của các kỹ thuật khai phá dữ liệu (Data Mining) nhằm phân loại, phân cụm hoặc dự đoán thông tin. 

Hệ thống Business Intelligence (BI) hoàn chỉnh bao gồm ba yếu tố quan trọng:

1. Data Warehouse (Kho dữ liệu): Là tổng hợp các dữ liệu của doanh nghiệp từ nhiều nguồn và định dạng khác nhau, chưa qua xử lý.
2. Data Mining (Khai phá dữ liệu): Sử dụng để phân tích, khám phá mối liên hệ và ý nghĩa của dữ liệu thông qua phân loại, phân cụm hoặc dự đoán.
3. Data Analyst (Phân tích dữ liệu): Biến dữ liệu thành thông tin rõ ràng, dễ hiểu, giúp nhà quản lý nhận biết và giải quyết vấn đề, đưa ra chiến lược thích hợp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

1.3. Hoạt động chính trong hệ thống BI

Business intelligence đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin quan trọng, đưa ra quyết định chiến lược và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường. 

Các hoạt động chính của BI sẽ gồm có:

• Hỗ trợ quyết định (Decision support): Phân tích dữ liệu để hướng dẫn quyết định kinh doanh quan trọng.

• Truy vấn và báo cáo (Query and reporting): Khám phá thông tin chi tiết trong dữ liệu qua truy vấn và biểu đồ trực quan.
• Phân tích xử lý trực tuyến (OLAP): Trích xuất và truy vấn dữ liệu dễ dàng, hỗ trợ phân tích xu hướng và lập báo cáo tài chính.
• Phân tích thống kê (Statistical analysis): Phát hiện mẫu và xu hướng quan trọng trong dữ liệu.
• Dự đoán (Forecasting): Hỗ trợ doanh nghiệp dự đoán tương lai, chuẩn bị cho biến động và xây dựng chiến lược kinh doanh.
• Khai thác dữ liệu (Data mining): Thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để tìm giải pháp cho các vấn đề kinh doanh cụ thể.

1.4. Các công nghệ hỗ trợ Business intelligence

Dưới đây là các công nghệ hỗ trợ BI hiệu quả:

• Data warehousing (Kho dữ liệu): Tổng hợp và lưu trữ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
• ERP (Enterprise Resource Planning systems): Hệ thống hoạch định nguồn lực tổ chức nhằm quản lý tổng thể nguồn lực và hoạt động doanh nghiệp.
• Công nghệ truy vấn và tạo lập báo cáo (Query and report writing technologies): Cho phép truy xuất và tạo báo cáo từ kho dữ liệu.
• Công cụ khai thác và phân tích dữ liệu (Data mining and analytics tools):  Phân tích và khám phá thông tin từ dữ liệu.
• Hệ thống định hướng đưa ra quyết định (Decision support systems): Hỗ trợ quyết định kinh doanh quan trọng.
• Quản lý quan hệ khách hàng (Customer relation management): Tối ưu hóa quan hệ và tương tác với khách hàng.

2. Cách hoạt động của mô hình Business intelligence (BI)

Để áp dụng BI, các doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình chặt chẽ, do đội ngũ Business Intelligence Analyst chuyên nghiệp thực hiện. Quá trình này diễn ra theo mô hình 3 bước sau:

• Thu thập dữ liệu nguồn
• Xử lý và lưu trữ dữ liệu
• Trích xuất và phân tích

2.1. Bước 1: Thu thập dữ liệu nguồn Business Intelligence

Đầu tiên, phòng Business Intelligence cần thu thập dữ liệu thô từ nhiều nguồn như doanh thu bán hàng, thông tin thị trường và chỉ số tương tác với khách hàng. Dữ liệu này sau đó sẽ được tổng hợp và chuyển đổi thành dạng trực quan để dễ sử dụng.

Để có cái nhìn chính xác và khách quan, dữ liệu phải đến từ các nguồn uy tín và đa dạng. Các nguồn thu thập dữ liệu có thể bao gồm: 

• Nguồn hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management SCM)
• Nguồn hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning ERP)
• Nguồn Web Logs: Dữ liệu liên quan đến hoạt động của khách hàng trên web hoặc thương mại điện tử của công ty.
• Nguồn Cơ sở dữ liệu giao dịch: Dữ liệu về các giao dịch thương mại hiện tại của công ty.
• Nguồn hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM)

Ngoài ra còn rất nhiều công cụ và cơ sở dữ liệu khác đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác và toàn diện cho việc phân tích và đưa ra quyết định trong doanh nghiệp.

2.2. Bước 2: Xử lý và lưu trữ dữ liệu 

Khi đã thu thập đủ dữ liệu, nhân viên BI tiến hành chuyển đổi, phân loại và lưu trữ chúng vào các kho database riêng biệt với quy trình ELT (Extract, Load, Transform).

• Extract (trích xuất): Sao chép dữ liệu từ các hệ thống nguồn để đảm bảo hệ thống gốc không bị ảnh hưởng.
• Transform (biến đổi): Chuyển đổi dữ liệu trích xuất thành dạng ngôn ngữ có thể lưu trữ và sử dụng.
• Load (nhập): Đưa dữ liệu đã biến đổi vào kho dữ liệu (data warehouse).

(*) Lưu ý trong xử lý, lưu trữ dữ liệu Business intelligence là gì?
Để tránh quá tải kho dữ liệu, nhân viên BI nên thường xuyên theo dõi và tiêu huỷ dữ liệu không còn giá trị. Sắp xếp kho dữ liệu hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập thông tin quan trọng hơn.

2.3. Bước 3: Trích xuất và phân tích Business Intelligence

Đây là bước quan trọng nhất trong việc doanh nghiệp phân tích dữ liệu để tìm hiểu thay đổi trong hành vi của khách hàng và tình hình kinh doanh. Nhờ những thông tin này, những tư duy phân tích sẽ xác định những vấn đề cần giải quyết mà doanh nghiệp đang đối mặt, bất kể đó là cơ hội hay thử thách. 

Sau đó, các chiến lược gia của công ty sẽ xem xét và đưa ra giải pháp để tối ưu hóa kết quả kinh doanh. Bước này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nguyên nhân và tác động của những biến đổi, từ đó định hướng và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.

3. Lợi ích của Business intelligence là gì?

Trong phần định nghĩa về Business Intelligence là gì, chúng ta thấy  BI có nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp phân tích lượng dữ liệu lớn khổng lồ và đưa ra những dự đoán về giá cả, hành vi khách hàng, từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp. 

Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi áp dụng Business Intelligence vào hoạt động kinh doanh cho các tổ chức, doanh nghiệp:

• Tăng khả năng kiểm soát hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp và tận dụng nguồn dữ liệu một cách triệt để và hiệu quả.
• Cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ doanh nghiệp, giúp nắm bắt và thích ứng nhanh chóng với sự biến đổi và cạnh tranh khốc liệt trên thị trường.
• Hỗ trợ công ty đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.
• Xác định vị trí và khả năng nội tại của doanh nghiệp, giúp tận dụng cơ hội và tạo lợi thế cạnh tranh.
• Phân tích hành vi khách hàng và đề xuất các chiến lược Kinh doanh và Marketing phù hợp.
• Dự đoán tương lai của doanh nghiệp, các biến động thị trường như giá cả, cung-cầu, khách hàng tiềm năng,…
• Tiết kiệm thời gian và chi phí tối đa cho các công tác quản trị khác.

Hi vọng bài viết Business Intelligence là gì đã giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình này. Có thể nói, đầu tư vào BI là một sự lựa chọn thông minh và không hề lãng phí. Hãy khám phá và áp dụng BI để tạo nên sự thành công bền vững cho doanh nghiệp của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh