Số hóa là gì? Lợi ích và các hình thức số hóa QUAN TRỌNG cần biết

Chúng ta hẳn đã nghe rất nhiều về thuật ngữ số hóa và chuyển đổi số, đặt biệt sau đại dịch Covid-19 thì thuật ngữ này càng xuất hiện dày đặt trên các kênh truyền thông. Càng khẳng định vai trò giá trị và tầm quan trọng của 2 thuận ngữ này trong sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy số hóa là gì? Giống hay khác với chuyển đổi số? 

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng CoDX tìm hiểu rõ hơn về hai thuật ngữ này qua bài viết dưới đây để có chiến lược phát triển toàn diện cho doanh nghiệp trong tương lai.

Cùng chủ đề:

Để biết được số hóa và chuyển đổi số giống hay khác nhau, hãy tìm hiểu các đặc điểm của hai thuật ngữ này ngay bên dưới đây.

1. Khái niệm về số hóa là gì?

Số hóa là hoạt động chuyển đổi các thông tin, dữ liệu, quy trình làm sản xuất, làm việc, kinh doanh từ hình thức truyền thống (trên giấy hoặc trực tiếp) thành các định dạng kỹ thuật số được lưu trữ, thao tác trên môi trường internet.

Nguồn tham khảo tại Wikipedia – khái niệm số hóa

Số hóa là gì
Số hóa là hoạt động chuyển đổi các thông tin, dữ liệu, quy trình hoạt động của doanh nghiệp sang dữ liệu số

Ví dụ: Số hóa tài liệu giấy sang dạng file PDF và lưu trữ trên máy tính, số hóa trong truyền hình chuyển từ analog sang phát sóng kỹ thuật, số hóa tài liệu trong thư viện, …

Trong lĩnh vực sản xuất, số hóa thể hiện rõ trong các thiết bị đo điện tử, kết quả đo sẽ chuyển từ các số thủ động sang số đo điện tử. Kết quả đó có thể được dùng qua phần mềm quản lý số liệu để sử dụng cho các quá trình tiếp theo.
Số hóa giúp cho việc chia sẻ và tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn rất nhiều. Giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ, tăng cường bảo mật và là bước điệm cho quá trình chuyển đổi số sau này.

2. Các hình thức hiện nay của số hóa là gì?

Để thực hiện số hóa toàn diện, các tổ chức, doanh nghiệp cần chuyển đổi số hóa các dữ liệu và quy trình nghiệp vụ. Cụ thể,

2.1 Chuyển đổi dữ liệu để số hóa

Chuyển đổi dữ liệu hay số hóa dữ liệu là hoạt động chuyển đổi toàn bộ các dữ liệu ở nhiều dạng khác nhau như tài liệu, hồ sơ, văn bản, công văn, hình ảnh, … dạng truyền thống sang dạng dữ liệu kỹ thuật số được lưu trữ trên hệ thống dữ liệu của các cơ quan, tổ chức

Cụ thể, các hoạt động số hóa được thực hiện như:

  • Số hóa tài liệu: thường được áp dụng trong doanh nghiệp hoặc các cơ quan, tổ chức có nhiều tài liệu cần được chuyển đổi sang định dạng số để thực hiện chuyển đổi số.
  • Số hóa hình ảnh >>> Xem chi tiết tại bài viết “Số hóa hình ảnh là gì

2.2 Số hóa quy trình vận hành

Số hóa quy trình là việc chuyển đổi các quy trình trong doanh nghiệp, các làm việc truyền thống (trực tiếp) sang quy trình online. Theo đó, sau khi thực hiện số hóa dữ liệu, người dùng sẽ sử dụng dữ liệu số để thực hiện các hoạt động, quy trình trên nền tảng internet.

Một số hoạt động số hóa quy trình có thể kể đến như:

  • Số hóa quy trình trong doanh nghiệp: Quy trình lưu trữ, quy trình công việc, quy trình ký duyệt, quy trình tuyển dụng, …
  • Số hóa quy trình hành chính của chính phủ: Quy trình làm thẻ Visa, Passport, định danh CCCD, …

3. Lợi ích khi thực hiện số hóa là gì?

Số hóa mang lại nhiều lợi ích quan trọng bao gồm tăng năng suất, tiết kiệm chi phí, cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng tính chính xác, quản lý dữ liệu tốt hơn và tăng khả năng đổi mới và thích nghi.

3.1 Số hóa góp phần tiết kiệm chi phí hiệu quả

Số hóa giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ, giảm thiểu tài liệu truyền thống. Từ đó, tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ. Ngoài ra, tổ chức cũng có thể tận dụng các công cụ và dịch vụ số, giúp giảm thiểu chi phí hoạt động.

Số hóa tạo ra một lượng lớn dữ liệu và thông tin (big data), giúp tổ chức thu thập, lưu trữ, phân tích và sử dụng này một cách hiệu quả trong các hoạt động quản lý và kinh doanh. Việc quản lý dữ liệu và thông tin tốt hơn giúp tổ chức hiểu rõ hơn về khách hàng, xu hướng thị trường, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn trong vận hành doanh nghiệp.

3.2 Vận hành hiệu quả, nâng cao năng suất

Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Thực hiện số hóa quy trình tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tương tác và giao dịch với tổ chức nhanh chóng và dễ dàng hơn. Khách hàng tiếp cận dịch vụ và sản phẩm một cách thuận tiện thông qua các kênh trực tuyến, ứng dụng di động và các nền tảng số khác. Việc cải thiện trải nghiệm khách hàng là yếu tố then chốt giúp nâng cao năng suất hiệu quả.

Việc đưa tất cả lên nền tảng số, giảm thiểu sai sót và lỗi do con người, đồng thời cải thiện tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin. Hệ thống dữ liệu số hóa cho phép tổ chức theo dõi và kiểm soát một cách chính xác, giảm thiểu rủi ro. Nhờ đó, các hoạt động trở nên hiệu quả hơn.

Cuối cùng, số hóa giúp tối ưu quy trình làm việc và nâng cao năng suất. Bởi, công nghệ số hóa cho phép tổ chức tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm thiểu công sức và thời gian thực hiện, từ đó tăng hiệu suất làm việc.

Giải pháp CoDX phá bỏ lối mòn từ hệ thống quản trị nghiệp vụ khô khan. Chúng tôi cung cấp giải pháp phần mềm đi kèm môi trường làm việc nhóm tương tác trên không gian chung bằng mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: nơi mà mọi người dùng hệ thống được cộng tác – gắn kết & phát triển. Giúp cho quá trình số hóa và chuyển đổi số của bạn dễ dàng hơn bao giờ hết.

Thông tin đăng ký dùng thử miễn phí tại đây!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

  • Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
  • Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
  • Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
  • Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
 

Liên quan về số hóa:

Như vậy, số hóa là gì? sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số đã được CoDX trình bày đầy đủ và chi tiết trong bài viết này. Hy vọng doanh nghiệp, tổ chức có thể hiểu được phần nào về hai khái niệm này để thực hiện chuyển đổi số hóa phù hợp cho doanh nghiệp, tổ chức trong giai đoạn 2025 – 2030.