Hệ thống văn phòng điện tử là gì? Lợi ích, đặc điểm và cách áp dụng

Áp dụng hệ thống văn phòng điện tử là xu hướng không thể thiếu trong thời điểm hiện tại và tương lai cho các doanh nghiệp. Vậy văn phòng điện tử là gì? Và việc ứng dụng hệ thống này có ưu, nhược điểm như thế nào?

Tất cả các thông tin liên quan sẽ được Chuyển đổi số CoDX thông tin đến bạn trong bài viết này. Cùng theo dõi ngay sau đây.

Triển khai văn phòng điện tử

Bạn đang đọc bài viết trên Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề:

1. Khái niệm về văn phòng điện tử là gì?

1.1 Khái niệm

Văn phòng điện tử là hệ thống tích hợp đầy đủ các công cụ quản lý hoạt động vận hành doanh nghiệp trên nền tảng trực tuyến.

Bản chất của văn phòng này là tạo ra không gian làm việc số với các công cụ làm việc thay thế các thủ tục giấy tờ theo cách thủ công truyền thống trong doanh nghiệp.

Hệ thống văn phòng điện tử
Chi tiết một hệ thống văn phòng điện tử CoDX E Office

Việc xây dựng hệ thống văn phòng điện tử là yếu tố tiên quyết hàng đầu để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số thành công.

1.2 Các mô hình văn phòng điện tử

Hiện nay có nhiều loại mô hình văn phòng với những đặc trưng khác nhau, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Văn phòng điện tử có các mô hình sau:

  • Văn phòng ảo là hình thức văn phòng mở ra để cho các công ty thuê địa chỉ văn phòng, phương thức liên lạc mà không sử dụng diện tích. Với một địa chỉ có thể có nhiều công ty đặt làm trụ sở ảo. Với đặc điểm này, những công ty sử dụng văn phòng ảo thường làm việc trên nền tảng online, áp dụng bộ ứng dụng công nghệ, giải pháp của văn phòng điện tử để vận hành mà không cần đến văn phòng vật lý.
  • Văn phòng xanh là xu hướng văn phòng được bài trí và thiết kế gần gũi với thiên nhiên, giúp giảm thiểu chất thải tại nơi làm việc. Văn phòng xây chủ yếu tập trung xây dựng phong cách làm việc có ý thức cho nhân viên, hướng đến những hành vi bền vững. Hình thức văn phòng xanh cũng hướng đến giảm thiểu sử dụng các văn bản giấy tờ, lưu trữ vật lý, máy in mà chuyển đổi sang hình thức văn bản điện tử, lưu trữ tài liệu trực tuyến.
  • Mô hình văn phòng điện tử đa chức năng là dạng văn phòng tích hợp nhiều chức năng khác nhau. Văn phòng đa chức năng ngoài không gian làm việc còn xây dựng thêm khu vực như giải trí, nghỉ ngơi.
  • Mô hình văn phòng mở là mô hình làm việc phá bỏ các ngăn cách vật lý trong không gian làm việc. Điều này tạo điều kiện cho sự gắn kết, phương thức tương tác, giao tiếp giữa các phòng ban.

Văn phòng chia sẻ hiện đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, cùng một không gian mà các doanh nghiệp chia sẻ với nhau về không gian làm việc. Các dịch vụ, tiện ích tại văn phòng sẽ được dùng chung với các doanh nghiệp.

2. Lợi ích khi áp dụng hệ thống văn phòng điện tử

hệ thống văn phòng điện tử
6 Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi áp dụng hệ thống văn phòng điện tử

Cụ thể như sau:

  1. Tạo ra môi trường làm việc hiện đại – chuyên nghiệp
  2. Dễ dàng giao việc và theo dõi tiến độ
  3. Thiết lập quản lý tập trung toàn diện
  4. Tăng cường bảo mật dữ liệu, tài liệu kinh doanh
  5. Tối ưu hoạt động vận hành, gia tăng năng suất
  6. Đẩy nhanh quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

2.1 Tạo ra môi trường làm việc hiện đại – chuyên nghiệp

  • Xây dựng môi trường làm việc số hiện đại: Bạn sẽ không còn đối mặt với hàng đống tài liệu, sổ sách hàng ngày như văn phòng truyền thống. Mọi thông tin, tài liệu đều được đảm bảo sự an toàn tránh mất mát theo thời gian
  • Xử lý công việc nhanh chóng: nhân viên có thể giao tiếp, thảo luận mọi lúc thông qua hệ thống văn phòng điện tử mà không cần trực tiếp tham gia cuộc họp hay phải gặp mặt trực tiếp..

2.2 Dễ dàng giao việc và theo dõi tiến độ

Ban lãnh đạo và quản lý các cấp có thể nắm được mọi hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống.

Ngoài ra, nhân viên có thể theo dõi tiến độ, bám sát công việc được giao, lên lịch làm việc và nhận xét từng hạng mục. Bằng cách này, tiến độ công việc sẽ được đảm bảo, thông tin đến được với người dùng nhanh chóng, giúp nâng cao hiệu quả công việc của các thành viên trong công ty.

2.3 Thiết lập quản lý tập trung toàn diện

Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ và quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất.

Nhân viên có thể dễ dàng tra cứu toàn bộ tài liệu, thông tin mà không phải mất thời gian tìm kiếm, sắp xếp. Bởi tất cả dữ liệu đã được lưu trữ, đồng bộ trên hệ thống văn phòng điện tử.

2.4 Tăng cường bảo mật dữ liệu, tài liệu kinh doanh

Tính bảo mật của hệ thống văn phòng điện tử cũng rất cao. Do đó, vấn đề rò rỉ thông tin hệ thống gần như không tồn tại, giảm bớt nỗi về bảo mật của doanh nghiệp. Vì mỗi người dùng có một tài khoản với mật khẩu an toàn riêng cùng hệ thống bảo mật 2 lớp.

2.5 Tối ưu hoạt động vận hành, gia tăng năng suất

Văn phòng truyền thống thường đòi hỏi nhiều chi phí để mua giấy tờ, văn phòng phẩm, giấy in, mực in, dụng cụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chi phí đi lại, chi phí vận chuyển, v.v. . . Nhưng với văn phòng điện tử, mọi hoạt động vận hành đều được thao tác trên phần mềm một cách nhanh chóng. 

Điều này giúp các công ty, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và giảm thời gian xử lý công việc, từ đó tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực công.

2.6 Đẩy nhanh quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Như đã đề cập, văn phòng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp số hóa và chuyển đổi số nhanh chóng, thành công. Tại sao như vậy?

  • Mọi tài liệu, dữ liệu số sau khi số hóa sẽ được quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất.
  • Vận hành nghiệp vụ theo quy trình: Quy trình vận hành được chuẩn hóa, liên thông mọi phòng ban trong công ty. Từ đó, gia tăng hiệu suất hoạt động và hiệu quả công việc
  • Xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong thời kỳ công nghệ số

3. Hệ thống văn phòng điện tử có những đặc điểm nào?

3.1 Quản lý công việc và tài liệu

Hệ thống văn phòng điện tử không thể hoàn thiện nếu thiếu các tính năng quản lý công việc, công văn và dự án. 

Những ứng dụng này giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý công việc trực quan, dễ theo dõi và quản lý. 

Phần mềm quản lý công việc cho phép nhân viên tạo các kế hoạch công việc thông minh, cấp quản lý dễ dàng giao việc, đánh giá công việc. 

3.2 Số hóa và lưu trữ dữ liệu tập trung

Đặc điểm số hóa dữ liệu, lưu trữ an toàn, tập trung trong hệ thống văn phòng điện tử thể hiện qua các tính năng như khả năng lưu trữ, tổ chức dữ liệu khoa học. 

Cho phép người dùng tìm kiếm, truy xuất thông tin nhanh chóng theo từ khóa. Bên cạnh đó, số hóa dữ liệu đảm bảo tính bảo mật cho tài liệu, chia sẻ tài nguyên số an toàn và linh hoạt.

3.3 Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình nghiệp vụ

Mô hình văn phòng điện tử tận dụng tối đa không gian số để triển khai các hoạt động vận hành, loại bỏ quy trình thủ công. 

Do đó, tự động hóa quy trình liên phòng ban là đặc điểm không thể bỏ qua khi doanh nghiệp xây dựng văn phòng số. Chuẩn hóa và số hóa các quy trình nghiệp vụ giúp tổ chức tối ưu công tác vận hành, tiết kiệm chi phí hoạt động, gia tăng hiệu suất công việc. 

Bên cạnh đó, tự động hóa quy trình liên phòng ban thiết lập liên kết các quy trình công việc giữa nhiều phòng ban tạo thành hệ sinh thái có thể quản lý, đo lường và điều phối.

3.4 Tương tác mọi lúc, mọi nơi

Áp dụng mô hình văn phòng số trong doanh nghiệp giúp loại bỏ các giới hạn về không gian làm việc vật lý. Nhờ có nền tảng tương tác trực tuyến mà nhân viên có thể trao đổi công việc mọi lúc mọi nơi. 

Các công cụ hỗ trợ trong việc tương tác của văn phòng điện tử bao gồm: Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp, ứng dụng nhắn tin, họp trực tuyến, bản tin nội bộ,… tất cả được tích hợp trên một nền tảng, tạo sự thuận tiện trong quá trình làm việc.

4. So sánh văn phòng điện tử và văn phòng truyền thống

Để phân biệt đâu là mô hình văn phòng truyền thống và đâu là văn phòng online, hãy cùng CoDX điểm qua các tiêu chí sau:

Tiêu chí 

Mô hình văn phòng điện tử 

Mô hình Văn phòng truyền thống

Khái niệm

  • Mô hình được thiết kế theo hướng sáng tạo, giảm bớt sự phân chia không gian làm việc. 
  • Ngoài ra, mô hình sử dụng các công nghệ hiện đại để xử lý, giải quyết công việc nhanh và hiệu quả hơn.
  • Phương thức văn phòng truyền thống cố định, thiết kế đơn giản, chia cắt các phòng ban, ít sử dụng nội thất sáng tạo
  • Hạn chế ứng dụng công nghệ thông tin.

Nội thất và thiết bị văn phòng

  • Làm việc chủ yếu thông qua môi trường điện tử nên chỉ sử dụng các thiết bị điện tử như laptop, PC để hỗ trợ công việc.
  • Giảm thiểu các thiết bị và đồ đạc văn phòng.
  • Không tạo vách ngăn giữa các phần.
  • Sử dụng nội thất cơ bản như bàn ghế, quạt,..
  • Tạo các bức tường phân chia giữa các phòng và bộ phận làm việc trong công ty hoặc tổ chức của bạn.
  • Bàn ghế: Chủ yếu là bàn gỗ hình chữ nhật, ghế bốn chân lưng thẳng…

Áp dụng công nghệ 

  • Áp dụng 100% công nghệ hiện đại để giải quyết công việc. 
  • Dữ liệu cũng được sắp xếp và lưu trữ đơn giản hơn nên dễ dàng tìm kiếm hơn.
  • Các ứng dụng công nghệ chưa được phổ biến rộng rãi. 
  • Việc lưu trữ dữ liệu cũng được thực hiện dưới dạng file giấy nên khó tìm kiếm.

Việc chấm công

  • Việc này được hoàn thành thông qua ứng dụng nhận dạng khuôn mặt Face ID, giúp việc tính giờ trở nên đơn giản và nhanh chóng.
  • Việc chấm công nhân viên cần phải xếp hàng chờ đến lượt, mất thời gian

Quá trình xử lý công việc

  • Quy trình làm việc và mọi hoạt động đều được thực hiện trên ứng dụng nhằm tăng hiệu quả trong quá trình giải quyết công việc.
  • Công việc được thực hiện thủ công thông qua Excel nên dễ bị lỗi và khó tìm ứng dụng có sẵn

5. Các xây dựng văn phòng điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp

Để xây dựng văn phòng điện tử thành công mang lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể tham khảo các quy trình sau đây:

Hệ thống văn phòng điện tử
Quy trình chuyển đổi từ văn phòng ‘giấy tờ’ sang hệ thống văn phòng điện tử

Bước 1: Đánh giá tình hình doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi, hãy đánh giá hoạt động hiện tại của doanh nghiệp bạn. Phân tích bộ phận nào phụ thuộc nhiều nhất vào giấy tờ. Các lĩnh vực phổ biến nhất có thể bao gồm thông tin liên lạc, lưu trữ hồ sơ và quản lý dự án.

Bước 2: Lập kế hoạch xây dựng hệ thống văn phòng điện tử 

Sau khi hoàn thành đánh giá, hãy lập kế hoạch hành động. Xác định những công cụ và phần mềm điện tử nào có thể thay thế các hệ thống dựa trên giấy tờ truyền thống

Bước 3: Lựa chọn hệ thống phù hợp

Nghiên cứu và lựa chọn hệ thống văn phòng điện tử dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Điều này có thể bao gồm hệ thống quản lý tài liệu, lưu trữ đám mây, ứng dụng quản lý tác vụ, công cụ chữ ký số, v.v.

CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ nền tảng được đánh giá cao về mặt hiệu quả. CoDX e-Office được xem là giải pháp văn phòng số hỗ trợ đắc lực cho quá trình triển khai và xử lý mọi công việc cho các văn phòng doanh nghiệp ngày nay.

 

XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ CODX

Bước 4: Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống văn phòng điện tử 

Đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp của bạn cách sử dụng các công cụ và ứng dụng điện tử đã lựa chọn ở bước 3. Điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều có đủ năng lực và cảm thấy thoải mái với hệ thống mới.

Bước 5: Số hóa và chuyển đổi tài liệu sang dữ liệu số

  • Số hóa tài liệu sang dữ liệu số: doanh nghiệp có thể lựa chọn 2 phương án thực hiện là tự số hóa hoặc thuê dịch vụ chuyên nghiệp. Mỗi giải pháp sẽ có ưu và nhược điểm riêng. Với doanh nghiệp có quy mô lớn thì nên cân nhắc sử dụng dịch vụ bên ngoài. Xem chi tiết cách số hóa dữ liệu và ưu nhược điểm của 2 phương pháp.
  • Chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp: Một khi toàn bộ dữ liệu được số hóa và quản lý trên nền tảng số, doanh nghiệp có thể tiến hành áp dụng hệ thống văn phòng điện tử vào các hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Trong hệ thống này sẽ bao gồm nhiều phân hệ quản lý nhỏ khác nhau có thể kể đến như quản lý tài liệu, văn bản, công văn, công việc; Tự động hóa quy trình với phê duyệt điện tử; Hệ thống quản lý văn phòng; tài chính, khách hàng,  hoạt động sản xuất.

Bước 6: Kiểm tra và giám sát quy trình thực hiện

Khi hệ thống điện tử mới đã sẵn sàng, hãy tiến hành đánh giá vài tháng sau để xem nó hoạt động tốt như thế nào. Thực hiện những thay đổi cần thiết và cung cấp đào tạo bổ sung khi cần thiết.

Hãy nhớ rằng, việc không cần giấy tờ sẽ không xảy ra chỉ sau một đêm. Đây là một quá trình diễn ra từ từ và có thể đòi hỏi sự kiên nhẫn, nhưng với việc lập kế hoạch và thực hiện phù hợp, cuối cùng bạn và doanh nghiệp của mình sẽ ít phụ thuộc hơn vào thủ tục giấy tờ.

6. CoDX E-Office hệ thống văn phòng điện tử tối ưu vận hành

CoDX E-Office là hệ thống văn phòng điện tử được phát triển dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi số. Văn phòng 4.0 CoDX E-Office tích hợp toàn diện các ứng dụng từ quản lý công việc, dự án, số hóa dữ liệu, tự động hóa quy trình,… cho đến cung cấp nền tảng trao đổi, tương tác trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.

PHẦN MỀM VĂN PHÒNG SỐ CODX E-OFFICE

CoDX e-Office là giải pháp chuyển đổi số toàn diện đơn giản chỉ bằng 1 CHẠM. Phần mềm nổi bật với tiêu chí 5 KHÔNG: KHÔNG giấy tờ - KHÔNG tiền mặt - KHÔNG tiếp xúc - KHÔNG giới hạn thời gian - KHÔNG phụ thuộc thiết bị. Văn phòng số CoDX nổi bật với bộ phần mềm:

  • Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process: Phần mềm được sử dụng để quản lý và tối ưu hóa các quy trình làm việc trong doanh nghiệp giúp tăng hiệu suất, đảm bảo tuân thủ và theo dõi tiến trình công việc.
  • Phần mềm ký số CoDX - eSign: Phần mềm được sử dụng để tạo, quản lý và xác thực chữ ký số trên tài liệu điện tử, được thiết lập quy trình trình ký theo từng loại tài liệu và không giới hạn số lượng văn bản cần ký
  • Phần mềm quản lý công việc CoDX Task: Phần mềm được sử dụng để tạo, quản lý, theo dõi công việc trong doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo các công việc hoàn thành đúng thời hạn.
  • Phần mềm quản lý tài liệu CoDX Document: Phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, và chia sẻ tài liệu và thông tin trong doanh nghiệp giúp tăng cường bảo mật và quản lý hiệu quả thông tin.

Hãy đăng ký ngay để được trải nghiệm gói dùng thử phần mềm văn phòng số CoDX e-Office cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Việc tìm hiểu và ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử là công tác “thay đổi để phát triển” các doanh nghiệp Việt cần thực hiện trong giai đoạn 2024 – 2030. Đây cũng là giai đoạn năm trong chương trình chuyển đổi số quốc gia được chính phủ triển khai. Hy vọng những thông tin do CoDX cung cấp giúp doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận và tìm ra được giải pháp chuyển đổi số phù hợp và thành công.

Xem thêm: