Văn phòng điện tử là gì? Khác gì so với văn phòng giấy truyền thống?

Văn phòng điện tử – một thuật ngữ công nghệ số được sử dụng khá phổ biến trong quản lý doanh nghiệp 1 – 2 năm gần đây. Vậy văn phòng điện tử là gì? Khác gì so với văn phòng giấy truyền thống, và tại sao nên doanh nghiệp cần ứng dụng ngay?

Theo dõi bài viết này từ Chuyển đổi số CoDX để được giải đáp chi tiết nhất.

1. Khái niệm văn phòng điện tử là gì?

1.1 Khái niệm

Văn phòng điện tử hay còn gọi là Eoffice là mô hình văn phòng áp dụng các công nghệ phần mềm hiện đại để quản lý công việc, tài liệu, dữ liệu nhằm tối ưu các hoạt động vận hành doanh nghiệp số.

Văn phòng điện tử ra đời là xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên công nghệ số 4.0, nhất là sau đại dịch covid 19.

1.2 Các mô hình văn phòng điện tử

Hiện nay có nhiều loại mô hình văn phòng với những đặc trưng khác nhau, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Văn phòng điện tử có các mô hình sau:

• Văn phòng ảo là hình thức văn phòng mở ra để cho các công ty thuê địa chỉ văn phòng, phương thức liên lạc mà không sử dụng diện tích. Với một địa chỉ có thể có nhiều công ty đặt làm trụ sở ảo. Với đặc điểm này, những công ty sử dụng văn phòng ảo thường làm việc trên nền tảng online, áp dụng bộ ứng dụng công nghệ, giải pháp của văn phòng điện tử để vận hành mà không cần đến văn phòng vật lý.
• Văn phòng xanh là xu hướng văn phòng được bài trí và thiết kế gần gũi với thiên nhiên, giúp giảm thiểu chất thải tại nơi làm việc. Văn phòng xây chủ yếu tập trung xây dựng phong cách làm việc có ý thức cho nhân viên, hướng đến những hành vi bền vững. Hình thức văn phòng xanh cũng hướng đến giảm thiểu sử dụng các văn bản giấy tờ, lưu trữ vật lý, máy in mà chuyển đổi sang hình thức văn bản điện tử, lưu trữ tài liệu trực tuyến.
• Mô hình văn phòng điện tử đa chức năng là dạng văn phòng tích hợp nhiều chức năng khác nhau. Văn phòng đa chức năng ngoài không gian làm việc còn xây dựng thêm khu vực như giải trí, nghỉ ngơi.
• Mô hình văn phòng mở là mô hình làm việc phá bỏ các ngăn cách vật lý trong không gian làm việc. Điều này tạo điều kiện cho sự gắn kết, phương thức tương tác, giao tiếp giữa các phòng ban.
• Văn phòng chia sẻ hiện đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, cùng một không gian mà các doanh nghiệp chia sẻ với nhau về không gian làm việc. Các dịch vụ, tiện ích tại văn phòng sẽ được dùng chung với các doanh nghiệp.

2. Lợi ích của văn phòng điện tử

2.1 Tăng cường sự an toàn cho tài liệu

Thay vì lưu trữ tài liệu giấy trong các tủ đựng, theo thời gian rất dễ gặp phải các vấn đề mất mát như mối mọt, tài liệu phai màu hoặc chịu các tác động của thời tiết; 

Với văn phòng điện tử, toàn bộ tài liệu giấy đều được chuyển sang dữ liệu số lưu trữ trên các hệ thống đám mây. Như vậy, dù lưu trữ bao lâu, các vấn đề mất mát cũng sẽ không xảy ra.

2.2 Khả năng chia sẻ, sử dụng tài nguyên linh hoạt, thuận tiện

Toàn bộ dữ liệu về tài liệu công, kinh doanh, khách hàng đều được lưu trữ trên một hệ thống hợp nhất. Lãnh đạo hay nhân viên đều có thể dễ dàng truy cập, tìm kiếm hay tra cứu sử dụng thông tin nhanh chóng linh hoạt mọi lúc, mọi không gian chỉ với các thiết bị điện tử có kết nối internet.

2.3 Gia tăng hiệu suất công việc

Việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu nhanh chóng hỗ trợ rất tốt cho quá trình giải quyết công việc của nhân viên của các phòng ban trong công ty. Nhờ đó, tốc độ xử lý công việc nhanh hơn, sự phối hợp giữa các phòng ban cũng trở nên nhanh chóng.

3. Nhược điểm của văn phòng điện tử

3.1 Vấn đề an ninh mạng

Toàn bộ hệ thống văn phòng điện tử được lưu trữ, vận hành hoàn toàn trên các cloud đám mây, hệ thống mạng internet; nếu đơn vị cung cấp hệ thống không tích hợp các tính năng bảo mật thì vấn đề bị tấn công lấy cắp dữ liệu có thể xảy ra.

3.2 Chi phí đầu tư ban đầu

Để sử dụng được văn phòng điện tử, buộc doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản chi phí đầu tư cơ sở lưu trữ dữ liệu và hạ tầng công nghệ tin. Một số chi phí có thể kể đến như:

• Dịch vụ để số hóa dữ liệu để chuyển đổi tài liệu giấy sang tài liệu số
• Chi phí mua phần mềm văn phòng điện tử
• Đầu tư server lưu trữ phần mềm nếu doanh nghiệp muốn code riêng (on premise) phần mềm theo nhu cầu.

3. Sự khác biệt so với văn phòng truyền thống

Để phân biệt đâu là mô hình văn phòng truyền thống và đâu là văn phòng online, hãy cùng CoDX điểm qua các tiêu chí sau:

4. Triển khai ứng dụng văn phòng điện tử như thế nào?

Bước 1: Chuyển đổi tài liệu giấy sang dữ liệu số

Doanh nghiệp có thể tự số hóa hoặc thuê dịch vụ số hóa tài liệu tùy vào nguồn ngân sách hiện có.

Nếu tự số hóa, đòi hỏi cần có nhân sự am hiểu về công nghệ số hóa; Mua sắm các thiết bị phục vụ việc số hóa như máy scan, máy quét.

Nếu thuê dịch vụ ngoài thì sẽ cần trả một khoản chi phí tùy vào quy mô tài liệu cần số hóa.

Bước 2: Xây dựng quy trình làm việc và chuẩn hóa

Xây dựng quy trình sẽ bao gồm quy trình làm việc trong một bộ phận hoặc quy trình làm việc giữa các phòng ban. Một số quy trình điển hình như quy trình tuyển dụng, quy trình xuất/nhập kho, xuất hóa đơn, …

Toàn bộ những quy trình này sau khi xây dựng sẽ cần được chuẩn hóa cho phù hợp với các thức hoạt động của doanh nghiệp. Sau đó thực hiện số hóa quy đưa lên hệ thống văn phòng điện tử để quản lý.

Bước 3: Áp dụng mô hình văn phòng điện tử phù hợp

Hiện tại trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm văn phòng số với giao diện sử dụng khác nhau. Doanh nghiệp cần tìm hiểu các thức sử dụng, giao diện, mức giá, … xem có phù hợp hay không để lựa chọn được mô hình tốt nhất.

Hãy đăng ký ngay để được trải nghiệm gói dùng thử phần mềm văn phòng số CoDX e-Office cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Bước 4: Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên

Cuối cùng, để việc mọi hoạt động trên văn phòng điện tử được trơn tru cần tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ sử dụng cho nhân viên. Thường các lớp này do bên kỹ thuật đơn vị cung cấp giải pháp tổ chức. 

Thời gian có thể là 1 – 2 buổi kéo dài trong vòng 4h hoặc 1 ngày tùy vào yêu cầu của doanh nghiệp.

Có thể nói, ứng dụng giải pháp văn phòng điện tử là nhu cầu tất yếu mà mỗi doanh nghiệp cần phải thực hiện trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay. Hy vọng những thông tin trên giúp bạn hiểu rõ về văn phòng điện tử là gì cũng như ưu nhược điểm và sự khác biệt so với văn phòng truyền thống.