Để thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với thời đại số là điều không hề đơn giản. Vì vậy, người quản lý cần đưa ra những giải pháp thông minh nhằm đưa doanh nghiệp của mình có thể được phát triển. Số hóa quy trình có thể đến là một trong những giải pháp hàng đầu hỗ trợ doanh nghiệp định hướng tương lai. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy cùng CoDX đi tìm hiểu ngay bài viết sau đây.
| Bạn đang đọc bài viết trên Trang tin quản trị CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Số hóa quy trình là gì?
Số hóa quy trình là sự thay đổi quy trình công việc, từ quy trình truyền thống sang quy trình số hóa hiện đại. Việc thay đổi này, giúp cho công tác quản lý trở nên có hệ thống.
Ưu điểm của số hóa có thể quản lý các quy trình công việc được tự động, nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo được hiệu quả. Nhằm tối ưu hoạt động doanh nghiệp, giúp cải thiện chất lượng công việc, nâng cao khả năng cạnh tranh và để tối ưu chi phí, thời gian của doanh nghiệp.
2. [7] Bước quy trình số hóa giúp tiết kiệm 90% chi phí vận hành
Nhằm có thể đưa quy trình số hóa vào hoạt động doanh nghiệp có thể được diễn ra thành công, dưới đây là 7 bước giúp xây dựng hệ thống quy trình đạt được hiệu quả. Bạn có thể tham khảo và áp dụng cho công tác quản lý của mình.
>> Đừng bỏ qua:
- Quy trình số hóa tài liệu và các bước thực hiện dễ dàng chuyên nghiệp
- Số hóa tài liệu NHANH CHÓNG hiệu quả cho doanh nghiệp
- Tìm hiểu số hóa là gì và các hình thức số hóa quan trọng
- Số hóa dữ liệu là gì và các phương pháp thực hiện
- Xây dựng sơ đồ quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả
2.1. Bước 1: Cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp
Bước đầu tiên, là bước có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình xây dựng hệ thống số hóa của doanh nghiệp. Ở bước này, các doanh nghiệp cần đặt ra các vấn đề lựa chọn mục tiêu phù hợp, mang tính thực thi và đo lường được. Bên cạnh đó, cũng cần phải biết mình muốn gì và được gì trong việc đưa số hóa quy trình vào tổ chức. Chẳng hạn như việc đưa số hóa các quy trình có thể tinh gọn thực hiện công việc, tối ưu phạm vi thực hiện và tập trung vào các điểm cần lưu ý thực thi,… Những mục tiêu được đưa ra đều phải có lý do phù hợp trước khi bắt đầu các bước quan trọng khác.
2.2. Bước 2: Lập cụ thể những bước trong quy trình làm việc
Để có thể thiết lập các bước quy trình làm việc chuẩn xác, doanh nghiệp nên kết hợp mô hình 5W1 và 5M. Đây là hai mô hình thông dụng được các doanh nghiệp ứng dụng trong quản lý tổ chức. Trước hết phải trả lời được các câu hỏi của hai mô hình này trong xây dựng quy trình làm việc, cụ thể 5W1H và 5M lần lượt như sau:
- Đối với mô hình 5W1H:
- What: Công việc cụ thể là gì?
- Why: Tại phải thực hiện nó?
- When: Khi nào cần phải thực hiện? Khi nào công việc sẽ kết thúc?
- Where: Công việc được thực hiện ở đâu?
- Who: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm?
- How: Công việc sẽ được thực hiện như thế nào?
- Đối với mô hình 5M:
- Man – Nhân sự: Liệu người phụ trách có thể hoàn thành tốt công việc được giao? (có thể dựa vào trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và kỹ năng)
- Money – Chi phí: Dự toán ngân sách cho công việc này bao nhiêu là đủ?
- Material – Vật liệu: Nhà cung cấp có đảm bảo các yêu cầu được đưa ra không?
- Machine – Thiết bị: Ứng dụng giải pháp công nghệ nào sẽ phù hợp với công việc?
- Method – Giải pháp: Lựa chọn phương pháp nào để thực hiện?
Thông qua các câu hỏi trên, nhà quản trị có thể đưa ra các quy trình công việc phù hợp, đạt được hiệu quả như mong đợi. Sự kết hợp 2 mô hình giúp cho việc xây dựng quy trình được thuận lợi, chính xác hơn.
2.3. Bước 3: Xây dựng nội dung cho quy trình số hóa
Đây là bước quan trọng trước khi bắt đầu xây dựng số hóa quy trình. Nhằm giúp định hướng rõ ràng trong quá trình xây dựng được nhất quán với nhau. Nội dung công việc cho việc xây dựng quy trình bao gồm các vấn đề như: khảo sát, đánh giá, kiểm tra,…Lần lượt được thực hiện theo từng giai đoạn: Thử nghiệm – Kiểm tra – Đánh giá.
2.4. Bước 4: Rà soát quy trình làm việc
Để biết được hiệu quả của quy trình có được diễn ra suôn sẻ, nhà quản lý nên có kế hoạch kiểm tra để có thể nắm rõ tình hình hoạt động của quy trình. Từ đó có thể dễ dàng phát hiện ra những rủi ro và tìm ra giải pháp kịp thời. Có thể kiểm tra, rà soát bằng các công cụ hỗ trợ đo lường, tập trung vào các vấn đề cần được kiểm tra.
2.5. Bước 5: Nhận định các điểm có thể ứng dụng số hóa quy trình
Sau khi xác định các vấn đề liên quan đến quy trình số hóa. Ở bước này, người vận hành cần đưa ra kết luận: Lựa chọn điểm nào phù hợp trong kế hoạch, loại bỏ hoặc tìm giải pháp thay thế, để vấn đề đó có thể khả thi hơn cho xây dựng quy trình. Đưa ra nhận định chính xác nhất, nên liệt kê ra toàn bộ lại các vấn đề như chi phí, thời gian, nhân sự thực hiện.
2.6. Bước 6: Tìm hiểu các công cụ hỗ trợ trong số hóa quy trình
Để có thể lựa chọn các công cụ hỗ trợ phù hợp với quy trình, các doanh nghiệp nên có kế hoạch tìm hiểu từng loại để xác định công cụ đó có thể đáp ứng được nhu cầu của mình. Để có thể tìm hiểu các công cụ được diễn ra nhanh chóng. Người vận hành có thể nhờ sự hỗ trợ của các bên cung cấp có uy tín.
Để hoàn thiện quy trình số hóa và đạt được hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp cần tìm hiểu và lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm số hóa uy tín, kinh nghiệm trên thị trường. CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp và Hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số, chúng tôi đã và đang đồng hành hơn 5.000 doanh nghiệp kết nối, chia sẻ và trải nghiệm.
CoDX – Team sẽ là “chìa khóa” giúp doanh nghiệp mở cánh cửa mới, phá bỏ lối mòn từ hệ thống quản trị nghiệp vụ khô khan. Phần mềm cho phép số hóa tất cả các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp như:
- Kiểm soát được các quy trình được thực hiện theo đúng tiến trình trong doanh nghiệp
- Thông báo và đưa ra đề xuất thay đổi quy trình giúp cải thiện các quy trình được hiệu quả.
- Liên kết thông minh đến các bộ phận chịu trách nhiệm và đồng bộ với các phân hệ khác trên phần mềm.
- Xây dựng trải nghiệm nhân viên bằng hệ thống phần mềm nội bộ
2.7. Bước 7: Nhân sự hoàn thiện việc tham khảo các tài liệu được kèm theo trong quy trình
Ở bước cuối cùng, để nhân sự có thể thích nghi được với quy trình mới nhà quản trị cần có nội dung tham khảo và hướng dẫn chi tiết để họ có thể hiểu rõ và thực hiện theo đúng như mục đích ban đầu đề ra.
Việc đổi mới này có thể sẽ rất khó khăn trong những ngày đầu, nên doanh nghiệp cần lưu ý diễn giải nội dung tham khảo phù hợp đến nhân viên dễ dàng nắm bắt.
|
Có thể bạn quan tâm:
|
3. Số hóa quy trình trong doanh nghiệp có lợi ích gì?
Trong thời gian gần đây, chuyển đổi số được nhiều doanh nghiệp biết đến và nhận ra tiềm năng phát triển khi ứng dụng mô hình này vào doanh nghiệp. Một số lợi ích mà quy trình số hóa mang lại có thể kế đến như: Tiết kiệm chi phí và thời gian, đảm bảo chất lượng công việc sau khi được số hóa. Cụ thể như sau:
- Tối ưu hóa quy trình quản lý
Nếu như trước kia các doanh nghiệp mất nhiều thời gian cho quy trình xử lý các hoạt động của tổ chức, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Với quy trình số hóa doanh nghiệp có thể thu gọn, thuận tiến hơn trong việc thực hiện công tác quản lý. Bằng cách đưa dữ liệu vào hệ thống tự động hóa doanh nghiệp, giúp thông tin được truyền tải nhanh đến người nhận và phản hồi ngược lại.
- Tiết kiệm chi phí vận hành tổ chức
Lưu trữ tài liệu thông tin bằng văn bản giấy khiến cho doanh nghiệp phải gặp hoàn cảnh lãng phí ngân sách không kiểm soát. Vì sử dụng lượng giấy, mực in và các thiết bị lưu trữ đã chiếm một phần chi phí khá lớn trong doanh nghiệp. Thay vào đó, số hóa quy trình cho phép doanh nghiệp tạo không gian lưu trữ trên hệ thống. Bên cạnh đó có thể giúp quản lý và kiểm soát trở nên có hiệu quả hơn trong công tác lưu trữ.
- Kết nối các bộ phận với nhau
Nhân viên doanh nghiệp phải liên lạc nhau qua nhiều công cụ rời lạc, thiếu tính nhất quán. Số hóa các quy trình có thể hỗ trợ các bộ phận các ngành tương tác, trao đổi thông tin với nhau trên một nền tảng. Điều này phục vụ cho hoạt động tổ chức có thể diễn ra trôi chảy, phối hợp có nhịp điệu với nhau.
- Bảo mật thông tin an toàn
Số hóa quy trình có thể đảm bảo được riêng tư của doanh nghiệp. Mọi thông tin, bảo mật được tiến hành theo từng lớp khóa bảo vệ giúp tính bảo mật được được nâng cao tuyệt đối, hạn chế những rủi ro thất thoát, làm lộ thông tin dữ liệu.
- Cải thiện môi trường làm việc
Việc ứng dụng số hóa các quy trình có thể làm cho hoạt động doanh nghiệp có nhiều tiềm năng phát triển. Chất lượng công việc cũng được nâng cao nhờ vào hệ thống tự động, giảm bớt gánh nặng trong quản lý doanh nghiệp.
- Tiếp cận thị trường nhanh chóng
Vai trò của số hóa là giúp hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phát triển tổ chức. Trong đó có thể biết đến là trợ thủ đắc lực, đưa doanh nghiệp đến gần với nhu cầu của thị trường. Từ đó có thể nâng cao khả năng cạnh tranh khi xu hướng thị trường luôn thay đổi liên tục.
4. Phân biệt quy trình số hóa và chuyển đổi số
Số hóa các quy trình và chuyển đổi số không phải là hai tên gọi khác nhau của cùng một khái niệm. Đây là hai khái niệm riêng biệt có những điểm giống và khác nhau như sau:
- Điểm giống nhau
Số hóa các quy trình và chuyển đổi số đều ứng dụng công nghệ vào việc xây dựng quy trình hoạt động của tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
Số hóa quy trình và chuyển đổi số có mối quan hệ khá chặt chẽ và mật thiết với nhau. Số hóa các quy trình là những mắt xích quan trọng trong chuyển đổi số. Các nhà quản lý sẽ sử dụng thông tin số hóa để nghiên cứu hành vi của khách hàng và đưa ra những cách tiếp cận phù hợp, từ đó tăng doanh thu của doanh nghiệp.
- Điểm khác nhau
| Các tiêu chí | Số hóa quy trình | Chuyển đổi số |
| Yếu tố về con người |
– Cần nhân lực công nghệ thông tin lành nghề để xây dựng môi trường hệ thống lưu trữ Internet cho doanh nghiệp. – Yêu cầu nhân sự có kỹ năng về công nghệ thông tin, nhập thông tin vào hệ thống và quản lý. |
– Quá trình đó cần có sự tham gia của tất cả mọi người trong doanh nghiệp chứ không riêng gì ban lãnh đạo. |
| Yếu tố về thời gian thực hiện | – Mất thời gian khoảng một vài tháng tùy thuộc vào luồng thông tin, cơ sở hạ tầng và năng lực con người. |
– Ít nhất 3-5 năm, vì cần thay đổi mô hình kinh doanh, phương thức hoạt động và quan niệm làm việc của toàn bộ nhân sự. – Chuyển đổi số đòi hỏi phải nghiên cứu kỹ lưỡng và lập kế hoạch chi tiết trước khi thực hiện. |
5. Thực trạng quy trình số hóa của các doanh nghiệp tại Việt Nam
Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đang gặp vấn đề trong việc vận hành tổ chức. Do họ vẫn chưa nhận thấy tầm quan trọng của chuyển đổi số hóa được ứng dụng vào doanh nghiệp. Nên hầu như các doanh nghiệp đó đều bỏ qua vấn đề này.
Bên cạnh đó, có một số bộ phận doanh nghiệp còn ngại thay đổi để phát triển. Nỗi lo ngại này bắt nguồn từ việc họ đã quá quen với mô hình truyền thống và sau khi đổi mới, sợ sẽ có ảnh hưởng đến nhiều hoạt động của tổ chức.
Có một thực trạng “đáng báo động” khi các doanh nghiệp giữ cái tư duy chỉ cần sử dụng số hóa quy trình vào doanh nghiệp là có thể phát triển, mà bỏ qua các yếu tố liên quan khác. Trước hết việc ứng dụng số hóa vào doanh nghiệp đó là cả một quá trình, cần lên kế hoạch và xác định rõ ràng và cụ thể mục đích của tổ chức.
Việc quá nóng vội trong việc chuyển đổi số có thể làm ảnh hưởng đến sự thất bại trong công tác số hóa các quy trình của doanh nghiệp. Đây cũng là vấn đề cần các doanh nghiệp lưu ý khi áp dụng quy trình số hóa của mình.
|
Tìm hiểu thêm:
|
Số hóa quy trình hỗ trợ doanh nghiệp có thể là những bước tiến phát triển trong tương lai. Và đây được xem là một trong những giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong thời đại cách mạng công nghệ số như hiện nay. Qua bài viết này, CoDX hy vọng đã mang lại nhiều thông tin, kiến thức hữu ích được phổ cập đến với các bạn.
CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp nền tảng số hóa tất cả các quy trình nghiệp vụ và được đánh gía cao về mặt hiệu quả. Phần mềm quản lý quy trình công việc CoDX Process được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình triển khai quy trình công việc cho mọi doanh nghiệp ngày nay. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:
PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Bài viết liên quan: