[TOP 5 FLOWCHART ONLINE] Mẫu lưu đồ quy trình phổ biến nhất

Bạn đang cảm thấy khó khăn trong việc trình bày ý tưởng hay phân tích quy trình cho rõ ràng và dễ hiểu? Với khả năng biểu diễn quy trình công việc một cách trực quan và logic, Flowchart sẽ là một công cụ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất làm việc và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Hãy cùng CoDX tìm hiểu về Top 5 Flowchart online phổ biến nhất hiện nay trong bài viết này nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Lưu đồ quy trình là gì?

Lưu đồ quy trình (tiếng Anh là Flowchart) còn thường được gọi là sơ đồ quy trình là một phương tiện đồ họa trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ thành một hình ảnh bao gồm các bước nhiệm vụ, các điều kiện thay đổi kết quả…cho một dự án hoặc kế hoạch nào đó mang tính cụ thể và thống nhất.

Flowchart mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cải thiện năng suất và hiệu quả công việc. Cụ thể:

Lưu đồ quy trình tạo nên một bản tài liệu hoàn chỉnh để từ đó nhân viên nhìn vào sẽ hiểu được cụ thể cách thức hoạt động của quy trình đó, nhất là đối với nhân viên mới (như quy trình có bao nhiêu bước, gồm những bước nào, cần sử dụng công cụ gì hay cần sự hỗ trợ từ ai…)
Với Flowchart, nó có thể giúp bạn đánh giá được chất lượng của sản phẩm, mục tiêu đầu ra khi nhìn vào lưu đồ.
Flowchart sẽ là một bản tham chiếu phục vụ cho việc tái thiết kế quy trình sau này để nâng cao chất lượng sản phẩm, mục tiêu đầu ra.

>> Cùng chủ đề:

Sơ đồ quy trình làm việc: 11 bước xây dựng & MẪU quy trình cho công ty
Xây dựng sơ đồ quy trình nghiệp vụ
Xây dựng quy trình làm việc nhóm hiệu quả nhất 2023
Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế 1 cửa

2. Mẫu lưu đồ quy trình Flowchart online phổ biến nhất hiện nay

Dưới đây CoDX sẽ chia sẻ đến bạn 5 mẫu quy trình Flowchart trực tuyến được sử dụng phổ biến và quen thuộc nhất trong các doanh nghiệp hiện nay:

2.1. Mẫu lưu đồ quy trình đào tạo nhân viên mới

Với mẫu lưu đồ cho quy trình Onboarding nhân viên mới, nó sẽ giúp bạn xác định và làm quen được với công việc, tối ưu thời gian bắt đầu công việc.

2.2. Mẫu lưu đồ quy trình phê duyệt tài liệu, văn bản

Lưu đồ quy trình (Flowchart online) phê duyệt tài liệu, công văn sẽ giúp đảm bảo các vấn đề trong tài liệu được xử lý nhanh chóng, độ chính xác cao và đầy đủ.

2.3. Mẫu lưu đồ quy trình lưu trữ tài liệu

Flowchart online về lưu trữ tài liệu giúp bạn mô tả chi tiết các bước trong quá trình lưu trữ, quản lý và sử dụng lại các tài liệu trong một tổ chức, cơ quan hoặc thư viện.

2.4. Lưu đồ quy trình (Flowchart online) cho cuộc họp

Mẫu lưu đồ quy trình cuộc họp có thể giúp bạn hình dung ra các bước, nhiệm vụ và người tham gia trong một cuộc họp. Để từ đó lên kế hoạch cho cuộc họp một cách có tổ chức, rõ ràng và hiệu quả đồng thời thực hiện cuộc họp theo một trình tự logic, tránh lạc đề hoặc lãng phí thời gian.

Flowchart online cuộc họp — Hình 5. Tham khảo lưu đồ quy trình cuộc họp

2.5. Lưu đồ quy trình (Flowchart online) về đánh giá nội bộ

Lưu đồ quy trình đánh giá nội bộ giúp bạn hiển thị đầy đủ các bước, nhiệm vụ và người tham gia trong một quá trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng và uy tín của một tổ chức.

3. Hướng dẫn cách vẽ lưu đồ quy trình (Flowchart online) theo ISO

Việc xây dựng một Flowchart chính xác, khoa học và có sự logic là điều không hề đơn giản, đặc biệt là khi doanh nghiệp có rất nhiều quy trình liên kết với nhau.

Sau đây, CoDX sẽ hướng dẫn bạn các bước vẽ một mẫu lưu đồ quy trình và một số điểm mà bạn cần lưu ý khi thực hiện:

Bước 1: Xác định quy trình cần thực hiện trong lưu đồ

Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất khi vẽ lưu đồ đó là xác định các vấn đề cần thực hiện. Doanh nghiệp cần phải biết mục đích chính xác để xây dựng được một quy trình rõ ràng nhưng ngắn gọn, súc tích, nhìn vào có thể hiểu được ngay.

Bước 2: Tổng hợp thông tin về cách hoạt động của quy trình

Bước tiếp đến bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ và tổng hợp lại tất cả các thông tin chi tiết có liên quan. Mọi thông tin dù là nhỏ nhất đều cần được thu thập một cách cẩn thận để vẽ sơ đồ đạt độ chính xác cao nhất.

Nếu bạn không trực tiếp tham gia vào quy trình thì hãy, trò chuyện tham khảo ý kiến của đồng nghiệp làm việc trực tiếp với nó. Hoặc thậm chí là mở một cuộc họp để cùng nhau chia sẻ và đóng góp ý kiến, điều này đôi lúc sẽ giúp bạn có những ý tưởng thú vị để xây dựng Flowchart Online hiệu quả.

Ví dụ:

Mục đích cuối cùng của quy trình là gì? Tên gọi của nó?
Quy trình bạn định xây dựng gồm bao nhiêu bước và tên gọi từng bước?
Đối tượng phụ trách bước này là ai? Là một người hay phòng ban/ đội nhóm?
Liệu bước này có mô tả hoặc hướng dẫn cụ thể không? Thời gian cho bước này là bao nhiêu?
Bước này có xảy ra khả năng nào khác không? Ví dụ có hai khả năng là A và B, với trường hợp A thì quy trình giữ nguyên được không? Còn xảy ra trường hợp B thì có phải lặp lại một đoạn quy trình hay dẫn sang một nửa sau quy trình khác hoàn toàn?
Liệu có vấn đề nào khiến bạn đi chệch khỏi quy trình chuẩn không?
Có khi nào ở ngay bước thứ 2 đã xuất kết quả thành công và kết thúc quy trình không?
Bạn nhận ra đầu vào không đủ và nếu quy trình thất bại thì giải quyết như thế nào?
…

Bước 3: Vẽ mẫu lưu đồ quy trình

Sau khi đã thu tập đủ tất cả các thông tin chi tiết cần thiết, chúng ta sẽ bắt đầu vẽ, liên kết lại thành một sơ đồ hoàn chỉnh.

Để làm được điều đó thì trước tiên bạn cần nắm rõ 4 ký hiệu cơ bản được quy định khi xây dựng Flowchart, cụ thể:

Hình chữ nhật: Các bước hoặc hành động trong quy trình được đảm nhiệm bởi một cá nhân cụ thể.
Hình oval: Điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc của quy trình.
Hình thoi: Dùng khi cần có một quyết định hoặc phê chuẩn.
Đường mũi tên: Chỉ dẫn sự kết nối giữa các bước trong quy trình.

Từ những ký hiệu trên, bạn có thể tiến hành vẽ lưu đồ quy trình (Flowchart online) bằng 2 phương pháp sau:

Phương pháp 1: Vẽ bản cứng bằng giấy, bút

Cách đơn giản nhất đó là chuẩn bị giấy và bút, dùng thêm thước kẻ để vẽ lưu đồ thủ công sao cho rõ ràng và đẹp mắt. Sau khi vẽ xong bạn có thể chụp ảnh lưu lại hoặc photocopy để gửi đến những người có liên quan tới quy trình.

Phương pháp 2: Vé bản mềm kỹ thuật số với các phần mềm trên máy tính

Đây là cách vẽ phổ biến nhất hiện nay, lưu đồ được thể hiện đẹp mắt, trang trọng, quan trọng là bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa nếu có sai sót, việc lưu trữ và chia sẻ đến những người khác cũng cực kỳ tiện lợi.

Bạn có thể sử dụng các phần mềm cơ bản như PowerPoint, Paint Word, hay các phần mềm chuyên thiết kế đồ họa như Adobe Illustrator (AI), Photoshop,… Hiện nay cũng đã có rất các phần mềm chuyên dùng để vẽ Flowchart online vô cùng chuyên nghiệp.

cách vẽ Flowchart online — Hướng dẫn cách vẽ lưu đồ quy trình

Trong thời gian đến, Flowchart online được dự đoán sẽ là một trợ thủ đáng tin cậy cho chúng ta trong nhiều ngành nghề, đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin. Hi vọng những thông tin mà Công ty dịch vụ chuyển đổi số CoDX đã cung cấp về mẫu lưu đồ quy trình trên sẽ giúp bạn biến đổi ý tưởng và sắp xếp công việc thông minh qua những dòng mũi tên, hình ảnh và biểu đồ thật hiệu quả.

CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ số hóa tất cả các quy trình nghiệp vụ và được đánh gía cao về mặt hiệu quả. Phần mềm quản lý quy trình công việc CoDX Process được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình triển khai quy trình công việc cho mọi doanh nghiệp ngày nay. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống
Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình
Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình
Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện
Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn
Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,...

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.