[5 BƯỚC] Xây dựng Quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Quy trình kiểm soát nội bộ là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng công việc ổn định, hiệu quả trong môi trường kinh doanh ngày nay. Việc thiết lập một quy trình logic, chuyên nghiệp tạo ra cơ hội để các công ty đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu chung. Hãy cùng CoDX khám phá tìm hiểu chi tiết về quy trình kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp và những lợi ích mà nó mang lại trong bài viết sau.

Cùng chủ đề:

Bạn đang đọc bài viết trên trang Trang tin quản trị CoDX của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là gì?

Quy trình kiểm soát nội bộ là hệ thống các bước được thiết kế để đảm bảo sự tuân thủ các quy định, quy trình, và chính sách của doanh nghiệp, nhằm tăng cường tính minh bạch, hiệu quả và đáng tin cậy của các hoạt động trong tổ chức.

Kiểm tra quy trình nội bộ trong doanh nghiệp bao gồm một loạt công việc, biện pháp, kế hoạch, nội quy chính sách cũng như nỗ lực của mọi thành viên trong công ty để đảm bảo doanh nghiệp luôn được hoạt động có được kết quả tốt nhất. Đồng thời, giúp cho các doanh nghiệp tăng tính chủ động, tiết kiệm được thời gian và công sức, nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình.

Các loại kiểm soát nội bộ

  • Kiểm soát phòng ngừa: Là thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm để ngăn ngừa những sai phạm, hoặc những điều kiện dẫn đến sai phạm, thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra.
  • Kiểm soát phát hiện: Là thủ tục kiểm soát cũng được thiết kế ra nhằm phát hiện những sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm, thường thực hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra.
  • Kiểm soát bổ sung: Là việc thiết kế các thủ tục kiểm soát khác để phục vụ một mục tiêu kiểm soát.
  • Kiểm soát bù đắp: Là việc bổ sung các thủ tục kiểm soát khác để bù đắp sự yếu kém của thủ tục kiểm soát hiện có.
  • Kiểm soát chung và kiểm soát cụ thể: Là kiểm soát nhiều nghiệp vụ khác nhau hoặc liên quan đến một hay một số nghiệp vụ cụ thể.
Các loại quy trình nội bộ trong doanh nghiệp
Các loại kiểm soát nội bộ thường được áp dụng

2. Cách xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả 

Để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, trước hết công ty cần phải đặt ra kế hoạch xây dựng. Việc làm này giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, không sao lãng trong quá trình thực hiện. 

Quy trình kiểm soát tổ chức nội bộ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường tính minh bạch và đáng tin cậy của các hoạt động doanh nghiệp. 

Dưới đây là 5 bước cần thiết để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo bao gồm:

Bước 1: Xác định hướng đi và những rủi ro trong quy trình 

Bước đầu tiên trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là đề ra hướng đi tốt nhất cho doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ được điều chỉnh và thay đổi theo tình hình cụ thể của doanh nghiệp. 

  • Đầu tiên, doanh nghiệp phải xây dựng sơ đồ tổ chức quản lý phù hợp nhất. 
  • Tiếp theo, đặt ra nội quy, quy chế, và quy định mà tất cả thành viên trong công ty phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt. 
  • Sau đó, doanh nghiệp phải xây dựng các chính sách quản lý nhân sự, chính sách phát triển doanh nghiệp, và sản phẩm dịch vụ của mình.
  • Cuối cùng, trong quá trình xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần phải xác định các rủi ro có thể đối mặt. 

Các rủi ro về tài chính, chiến lược và hoạt động tổ chức thường là những thách thức phổ biến mà doanh nghiệp phải đối diện và kiểm soát. Việc ứng phó và đối phó với các rủi ro này sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường tính minh bạch, hiệu quả và bền vững trong hoạt động kinh doanh.

Bước 2: Phân tích và lên mô hình hóa quy trình nội bộ 

Tiến hành phân tích và mô hình hóa sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ nhất về quy trình kiểm soát sau khi đã xác định hướng đi và rủi ro trước đó. 

Trong bước này, công ty cần vẽ một mô hình cụ thể nhất về hệ thống kiểm soát. Sau đó, công ty tiến hành phân tích các thành phần của hệ thống bằng cách xác định những gì cần có trong hệ thống. 

Trong khi thực hiện, công ty cần chú trọng đến việc phân tích và mô hình hóa một cách cụ thể và rõ ràng để mỗi cá nhân trong tổ chức có thể hiểu rõ nhiệm vụ của mình trong hệ thống.

Quy trình kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp
Xây dựng quy trình kiểm tra nội bộ doanh nghiệp hiệu quả

Bước 3: Đối chiếu quy trình kiểm soát nội bộ với quy tắc quản lý 

Sau khi đã tiến hành và xây dựng mô hình cho quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, quy tắc quản lý cần phải được đối chiếu và so sánh để kiểm tra tính phù hợp. Những quy định nào không phù hợp hoặc trái với quy tắc của doanh nghiệp sẽ phải bị loại bỏ. 

Điều quan trọng cần lưu ý là khi lên kế hoạch đối chiếu quy tắc quản lý, môi trường làm việc cũng cần được xem xét để đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động một cách hoàn hảo.

Bước 4: Hướng dẫn thực hiện quy trình nội bộ trong doanh nghiệp 

Khi đã hoàn thành các bước trước đó, doanh nghiệp cần có các hướng dẫn cụ thể để hướng dẫn việc thực hiện. Những hướng dẫn này cần được truyền đạt cho nhân viên và các phòng ban để đảm bảo rằng họ thực hiện đúng theo hệ thống kiểm soát đã được xây dựng. 

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều nắm rõ về kế hoạch kiểm soát nội bộ. Vì chỉ cần một cá nhân làm sai quy trình, cả hệ thống sẽ không thể hoàn chỉnh được.

Bước 5: Thử nghiệm quy trình kiểm soát nội bộ và đánh giá 

Việc thử nghiệm sau khi đã xây dựng quy trình kiểm tra nội bộ là vô cùng quan trọng để tránh xảy ra sai sót lớn có thể gây rủi ro đến doanh nghiệp. Trước tiên, doanh nghiệp nên thử nghiệm kiểm soát trên một bộ phận nhỏ trong tổ chức. 

Tiếp theo đánh giá hiệu quả và tác động tới bộ phận đó, nếu kết quả là tích cực, thì mới tiến hành áp dụng quy trình kiểm soát lên toàn bộ công ty. Việc thử nghiệm giúp đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quá trình thực hiện.

Các bước thực hiện quy trình nội bộ trong doanh nghiệp
Chi tiết quy trình các bước trong quy trình nội bộ

3. Quy trình nội bộ trong doanh nghiệp có lợi ích gì? 

Hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty. Nó giúp giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp từ bên thứ ba hoặc nhân viên, cũng như giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên có thể gây tổn hại cho công ty. 

Hơn nữa, hệ thống kiểm soát nội bộ giúp ngăn chặn việc không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty, và tránh tiếp xúc với những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ. 

Khi công ty phát triển tốt, lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng to lớn theo. Điều này khiến việc giám sát và kiểm soát các rủi ro trở nên khó khăn nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của các quản lý. 

Đối với những công ty có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao từ cổ đông.

Hơn nữa, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh còn thu hút các nhà đầu tư bên ngoài, tăng cường sự hấp dẫn và sự đánh giá cao của công ty trên thị trường.

Lợi ích của quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Một số lợi ích tuyệt vời của kiểm soát quy trình nội bộ trong doanh nghiệp

4. Quản lý quy trình động với CoDX Process

CoDX là hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể chuyên cung cấp dịch vụ số hóa tất cả các quy trình nội bộ và được đánh gía cao về mặt hiệu quả. Phần mềm quản lý quy trình công việc CoDX Process được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực trong quá trình kiểm soát nội bộ cho mọi doanh nghiệp ngày nay. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

  • Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
  • Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
  • Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
  • Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
  • Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
  • Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Xây dựng một quy trình kiểm soát nội bộ mạnh mẽ là cách quan trọng để tạo ra một nơi làm việc chất lượng và bền vững. Thông qua việc thiết lập tiêu chuẩn và quy trình rõ ràng, chúng ta đảm bảo sự tuân thủ, đồng thuận và hiệu quả trong các hoạt động nội bộ. Quy trình này giúp thúc đẩy sự phát triển và thành công của tổ chức, đặc biệt trong thị trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay. Liên hệ ngay với CoDX để được hỗ trợ tư vấn chuyển đổi số doanh nghiệp.

Xem thêm các bài viết liên quan khác:
Loan Hồ

Loan Hồ - Biên tập viên chuyên mục Chuyển đổi số – Tài chính kế toán – Hoạch định Quản lý sản xuất tại CoDX Businesswiki. "Mỗi bài viết tôi chia sẻ là sự đúc kết từ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của tôi trong gần 10 năm làm việc trong lĩnh vực Tài chính - Kinh doanh."

Bài viết được quan tâm nhiều trong tuần: