Quy Trình Nghiệp Vụ Là Gì? Cách Xây Dựng Quy Trình Nghiệp Vụ

Trong thời đại số hiện nay, việc xây dựng, quản lý và nâng cấp quy trình kinh doanh luôn được xem là một thách thức vô cùng lớn trong hầu hết các công ty. Tuy nhiên, đây cũng là nền tảng quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp được vận hành một cách linh hoạt và phát triển bền vững. Hãy cùng CoDX tìm hiểu rõ hơn về quy trình nghiệp vụ trong bài viết sau đây.

1. Quy trình nghiệp vụ là gì?

Quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các hạng mục công việc quan trọng được thực hiện từ đầu đến cuối, nhằm đảm bảo mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp được đáp ứng và không bị bỏ sót. Quy trình này cũng cho thấy tất cả các thành phần chính trong quá trình kinh doanh của tổ chức.

Một quy trình doanh nghiệp thông thường có thể được phân thành 3 nhóm chính như sau:

• Nhóm quy trình chính (Primary Process): Bao gồm những quy trình cơ bản của một đơn vị, thông qua đó cung cấp cho khách hàng sản phẩm cuối cùng. Mỗi bước liên quan tới quy trình này được thiết lập đều hướng đến mục tiêu tăng giá trị cho giai đoạn giới thiệu và chào bán sản phẩm cuối cùng.
• Nhóm quy trình hỗ trợ (Support Process): Đây là các quy trình không tăng thêm giá trị cho sản phẩm cuối cùng nhưng sẽ tạo môi trường cần thiết để các quy trình chính có thể hoạt động hiệu quả. Những quy trình này hỗ trợ các hoạt động hằng ngày của tổ chức.
• Nhóm quy trình quản lý (Administration Process): Bao gồm những quy trình chi phối hoạt động, quản trị doanh nghiệp và quản lý chiến lược. Những quy trình này đặt ra các mục tiêu và tiêu chuẩn đảm bảo hiệu quả của quy trình chính và quy trình hỗ trợ được áp dụng. Bên cạnh việc xây dựng kế hoạch, quy trình quản trị cũng liên quan đến công tác giám sát và kiểm soát các quy trình kinh doanh khác thông qua hoạch định chiến lược lâu dài, chiến thuật và lập kế hoạch hoạt động.

2. Hướng dẫn các bước xây dựng và quản lý quy trình nghiệp vụ

Quá trình xây dựng và quản trị quy trình doanh nghiệp là nhiệm vụ tương đối tốn thời gian, đòi hỏi nhiều kiến thức và kỹ năng. Nhưng việc này cũng sẽ  trở nên dễ thở hơn nếu tuân thủ theo 5 bước dưới đây của CoDX:

Bước 1. Xác định công việc cần thực hiện

Việc vạch rõ những hạng mục công việc cần thực hiện phải được triển khai liên tục, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tìm ra hướng đi mới để cải thiện quy trình hiện tại đang áp dụng. Song song đó, doanh nghiệp cũng xác định những công việc này sẽ do cá nhân và phòng ban nào sẽ phụ trách.

Bước 2. Sắp xếp lưu đồ quy trình nghiệp vụ

Trình bày quy trình cho các nghiệp vụ một cách trực quan thông qua Flowchart (lưu đồ). Điều chỉnh các điều kiện, sự kiện và luồng dữ liệu.

Bước 3. Triển khai quy trình nghiệp vụ

Doanh nghiệp tiến hành thực hiện thử nghiệm quy trình với một nhóm hoặc quy mô nhỏ. Nếu thành công và đạt hiệu quả thì có thể áp dụng cho phạm vi rộng hơn. Trong quá trình triển khai thử nghiệm, doanh nghiệp cần đảm bảo việc hạn chế quyền truy cập vào các thông tin nhạy cảm.

Bước 4. Theo dõi quy trình

Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi tiến trình của nghiệp vụ kể cả khi đã hoàn tất thử nghiệm trên một nhóm nhỏ, đảm bảo các công việc diễn ra đúng thời gian, đúng kỹ thuật và đáp ứng yêu cầu.

Bước 5. Tối ưu quy trình nghiệp vụ

Dựa vào những chỉ số đánh giá và ghi nhận ở bước 4, doanh nghiệp từ đó xác định rõ được các thiếu sót và hạn chế trong quy trình hiện tại, nhờ vậy có thể khắc phục và cải thiện chúng để mang lại kết quả tốt hơn trong tương lai.

3. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ phổ biến nhất trong doanh nghiệp

3.1. Sơ đồ quy trình về nghiệp vụ quản lý nhân sự

Để thuận lợi cho mỗi doanh nghiệp tìm hiểu và xây dựng quy trình quản lý nhân sự phù hợp với lĩnh vực sản xuất và kinh doanh. Hãy tham khảo sơ đồ quy trình về nghiệp vụ quản lý nhân sự từ CoDX.

3.2. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ chấm công – tính lương

Quy trình chấm công – tính lương là một trong những quy trình phức tạp, đòi hỏi chuyên môn và độ chính xác cao nhất. Nếu doanh nghiệp xây dựng được quy trình chấm công – tính lương chuẩn sẽ giúp hoạt động chấp hành kỷ luật tổ chức hiệu quả hơn. CoDX cung cấp đến bạn mẫu sơ đồ quy trình về nghiệp vụ chấm công – tính lương khoa học và bài bản nhất.

3.3. Sơ đồ nghiệp vụ phục vụ – dịch vụ tại doanh nghiệp F&B

Đối với doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng F&B, khoảng thời gian phục vụ khá ngắn ngủi nên mỗi bước thao tác trong quy trình phục vụ bữa ăn của nhân viên phải thật chính xác, chuyên nghiệp để lưu lại dấu ấn tốt trong lòng thực khách. Cùng tìm hiểu sơ đồ quy trình nghiệp vụ phục vụ – dịch vụ tại nhà hàng như sau:

4. Lợi ích và đặc trưng của quy trình

• Lợi ích của quy trình

Việc thiết lập và quản lý tốt quy trình kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp đạt được lợi ích:

– Năng suất làm việc cao hơn: Quy trình nghiệp vụ được xây dựng một cách cẩn trọng và tỉ mỉ sẽ giúp nhân viên trong doanh nghiệp định hướng rõ những việc cần làm, không lãng phí thời gian cũng như công sức. Từ đó đảm bảo năng suất lao động, tiến độ công việc và chất lượng của sản phẩm.

– Linh hoạt hơn: Khi doanh nghiệp tương tác với khách hàng, đối tác, đối thủ và những nhà cung cấp, buộc tổ chức đó thiết lập một quy trình linh hoạt. Đây là yếu tố cần thiết giúp doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển lâu dài.

– Dễ dàng giải trình trách nhiệm: Nắm rõ quy trình về nghiệp vụ và mục tiêu cần đạt được đồng nghĩa với việc trách nhiệm công việc sẽ được phân chia cho từng cá nhân ngay từ đầu và trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch, tạo điều kiện cho việc giải trình trách nhiệm và minh bạch hơn.

– Sức ảnh hưởng rộng hơn: Xây dựng một quy trình quản lý nghiệp vụ bài bản sẽ dễ dàng đưa ra quyết định thuận lợi, mang đến dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Điều này chứng minh việc quản lý có sức ảnh hưởng rất lớn đến mức độ làm việc của nhân sự.

• Mục đích quy trình kinh doanh

Quy trình nghiệp vụ được xây dựng cho phép người sử dụng lao động và nhân viên hiểu được toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Điều này còn giúp những cá nhân tự nhìn nhận và đánh giá được từng bước thực hiện đã phù hợp và hiệu quả chưa. Từ đó họ sẽ nắm vững các yêu cầu kinh doanh và xác định lĩnh vực mà công ty cần nâng cấp.

• Đặc trưng của quy trình

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình kinh doanh riêng và được minh họa bằng sơ đồ. Như đã đề cập ở trên, những sơ đồ này sẽ phác thảo thứ tự các công việc tương ứng và bộ phận chịu trách nhiệm. Điều này giúp doanh nghiệp thu thập thêm nhiều thông tin và hỗ trợ đơn vị vận hành trơn tru, hiệu quả.

Như vậy, Công ty dịch vụ chuyển đổi số CoDX đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình nghiệp vụ đối với mỗi doanh nghiệp. Áp dụng quy trình đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp vận hành tối ưu. Hãy tham khảo chuyên mục Kiến thức của chúng tôi để bạn đọc có thêm nhiều thông tin hữu ích.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh