Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế 1 cửa

Cùng với sự tiến bộ của xã hội, các thủ tục hành chính đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc bảo đảm quyền lợi và công bằng cho người dân và doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để quá trình này diễn ra thuận lợi và nhanh chóng? Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính sẽ giúp bạn tối ưu hóa cách thức xử lý. Hãy cùng CoDX tìm hiểu về quy trình nội bộ này để giải quyết các thủ tục hành chính một cách hiệu quả nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Bản tin doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Các bước trong quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính

Quy trình giải quyết thủ tục hành chính là chuỗi các bước tiếp nhận, đánh giá, xử lý, phê duyệt và thông báo kết quả của yêu cầu thủ tục hành chính. Nó được giám sát và đánh giá để đảm bảo tính rõ ràng và hiệu quả trong việc xử lý các yêu cầu.

Dưới đây là một mô tả tổng quan về các bước phổ biến trong quy trình này:

  • Tiếp nhận hồ sơ
  • Thẩm định hồ sơ
  • Trả kết quả hồ sơ

1.1. Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ nội bộ hành chính 

Đầu tiên, tổ chức nhận hồ sơ từ người dân hoặc tổ chức yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc qua hệ thống trực tuyến. 

Sau khi tiếp nhận, hồ sơ sẽ được kiểm tra để đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết và tuân thủ quy định. Nếu hồ sơ không đủ hoặc không đúng, người yêu cầu sẽ được thông báo để bổ sung hoặc điều chỉnh.

1.2. Bước 2: Thẩm định hồ sơ trong quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính

Tổ chức xác định thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính theo phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình. Trong trường hợp thẩm quyền không nằm trong phạm vi của tổ chức, hồ sơ sẽ được chuyển giao cho đơn vị có thẩm quyền tương ứng.

1.3. Bước 3: Trả kết quả sau khi giải quyết thủ tục hồ sơ hành chính 

Khi quy trình xử lý hoàn tất, tổ chức sẽ thông báo kết quả đến người yêu cầu. Kết quả có thể là chấp nhận, từ chối, yêu cầu bổ sung thông tin, hoặc yêu cầu thực hiện các bước tiếp theo.

Các bước trong quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính
Quy trình các bước trong quy trình nội bộ hành chính

2. Sơ đồ quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính 

Quy trình giải quyết các thủ tục hành chính
Tham khảo mẫu sơ đồ quy trình các bước giải quyết thủ tục hành chính

Link tải về:

Sơ đồ quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính

3. Nguyên tắc xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính 

Thủ tục hành chính là bộ khung cơ bản để cung cấp các dịch vụ và giải quyết các vấn đề cho công dân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thực hiện các thủ tục này một cách hiệu quả và minh bạch đòi hỏi sự tổ chức và hệ thống hóa từ bên trong. Đó chính là lý do tại sao nguyên tắc xây dựng quy trình nội bộ thực hiện xử lý thủ tục hành chính trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. 

Hãy cùng CoDX lưu ý một số nguyên tắc sau:

+ Nguyên tắc xây dựng quy trình nội bộ thực hiện giải quyết thủ tục hành chính:

  • Thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia trong hoạt động của các cơ quan và tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
  • Đảm bảo sự phù hợp với các quy định của pháp luật và thực tiễn triển khai tại cơ quan.

+ Xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết ở cấp bộ:

  • Các cơ quan, đơn vị chuyên môn chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tiến hành rà soát và xây dựng quy trình nội bộ giải quyết các thủ tục hành chính đối với tất cả các thủ tục hành chính thuộc phạm vi giải quyết. Sau đó, hồ sơ (bao gồm Tờ trình và dự thảo Quyết định phê duyệt) sẽ được gửi đến Văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ để tiến hành trình duyệt.
  • Các phòng có chức năng thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ: Phòng này sẽ chịu trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ kiểm soát về hình thức và nội dung quy trình nội bộ trước khi đưa lên Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ để phê duyệt. Các căn cứ để thực hiện quy trình này bao gồm Quyết định công bố của bộ hoặc cơ quan ngang bộ và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.
Nguyên tắc xây dựng quy trình giải quyết các thủ tục hành chính
Những nguyên tắc quan trọng cần lưu ý trong xây dựng quy trình giải quyết các thủ tục hành chính

+ Xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết ở cấp tỉnh, huyện, xã:

  • Cơ quan, đơn vị chuyên môn thuộc UBND ở cấp tỉnh chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để rà soát và xây dựng quy trình nội bộ thực hiện, xử lý thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết của cấp tỉnh, huyện, xã. Sau đó, hồ sơ (bao gồm Tờ trình và dự thảo Quyết định phê duyệt) sẽ được trình đến Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để tiến hành duyệt.
  • Phòng có chức năng thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng UBND ở cấp tỉnh: Phòng này sẽ chịu trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh kiểm soát về hình thức và nội dung quy trình nội bộ trước khi đưa lên Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt. Các căn cứ để thực hiện quy trình này bao gồm Quyết định công bố của bộ, cơ quan ngang bộ và các văn bản quy phạm pháp luật nếu có liên quan.

+ Sau khi quy trình nội bộ được phê duyệt, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ chỉ đạo việc xây dựng quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính tại một số phần mềm của Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ hay cấp tỉnh. Điều này nhằm mục tiêu áp dụng quy trình thống nhất tại cấp bộ, ngành và địa phương.

  • Nội dung này nhấn mạnh việc sử dụng công nghệ thông tin và hệ thống một cửa điện tử để tổ chức, quản lý và thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính một cách hiệu quả và đồng bộ. 
  • Các quy trình điện tử này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu thời gian và công sức, đồng thời tăng tính minh bạch và tiện lợi cho người dân và doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính.
Xây dựng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính
Xây dựng quy trình nội bộ minh bạch và hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu nguồn lực

4. Quản lý quy trình động với CoDX Process 

CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ số hóa tất cả các quy trình nội bộ và được đánh gía cao về mặt hiệu quả. Phần mềm quản lý quy trình công việc CoDX Process được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình giải quyết các thủ tục hành chính cho mọi doanh nghiệp ngày nay. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

  • Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
  • Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
  • Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
  • Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
  • Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
  • Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính là tiền đề để tạo ra sự thống nhất và sắp xếp hợp lý trong việc xử lý yêu cầu của người dân và doanh nghiệp. Việc đặt ra các bước rõ ràng và minh bạch không chỉ giúp người dân hiểu rõ hơn về quy trình mà còn tăng cường tính minh bạch và đáng tin cậy của cơ quan chính phủ. Đồng thời, việc sử dụng công nghệ thông tin và hệ thống một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh hỗ trợ quy trình nội bộ giải quyết các thủ tục hành chính là bước đi đột phá trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ công.

Xem thêm các bài viết khác liên quan cùng chủ đề mà bạn đang quan tâm:
Loan Hồ

Loan Hồ - Biên tập viên chuyên mục Chuyển đổi số – Tài chính kế toán – Hoạch định Quản lý sản xuất tại CoDX Businesswiki. "Mỗi bài viết tôi chia sẻ là sự đúc kết từ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của tôi trong gần 10 năm làm việc trong lĩnh vực Tài chính - Kinh doanh."

Bài viết được quan tâm nhiều trong tuần: