Hệ thống vận hành doanh nghiệp được coi như nền móng của một tổ chức, quyết định cách thức tối ưu hóa việc sử dụng và tương tác giữa các nguồn lực. Để đạt được hiệu quả cao và hoạt động trơn tru, việc xây dựng nền tảng vững chắc và có kế hoạch từ ban đầu là vô cùng quan trọng. Vậy, xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp như thế nào cho chuẩn? Hãy cùng CoDX tìm hiểu những sơ đồ quy trình vận hành đang được áp dụng rộng rãi hiện nay qua bài viết dưới đây.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Sơ đồ quy trình vận hành phổ biến trong các doanh nghiệp
1.1. Sơ đồ quy trình phòng nhân sự trong doanh nghiệp
1.2. Sơ đồ quy trình vận hành phòng hành chính – kế toán
1.3. Sơ đồ quy trình vận hành phòng kinh doanh trong doanh nghiệp
>>> Đọc thêm:
- Chữ ký số từ xa là gì? [TOP 4] Giải pháp ký số từ xa TỐT NHẤT
- TOP 8 Phần mềm ký Hợp đồng điện tử có LƯỢT DÙNG NHIỀU NHẤT
- Hợp đồng điện tử FPT: Hướng dẫn ký và kiểm tra FPT eContract
- Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử online [CHÍNH XÁC NHẤT]
- Quy trình ký số trên văn bản điện tử trong 5 BƯỚC [MỚI NHẤT 2023]
2. Hướng dẫn xây dựng quy trình vận hành hiệu quả trong doanh nghiệp
2.1. Bước 1: DESIGN – Xây dựng sơ đồ quy trình vận hành
+ Phân tích và xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của doanh nghiệp để đề ra quy trình cho hợp lý. Chỉ khi thực hiện việc phân tích và chỉ ra đầy đủ các yếu tố này, quy trình mới có thể được đưa vào vận hành trơn tru, kết nối hiệu quả tới đội ngũ nhân viên và mang đến những kết quả nhất định.
+ Chuẩn hoá mô hình là bước quan trọng giúp dễ dàng triển khai trong thực tế và truyền đạt tới đội ngũ nhân viên. Nó đóng vai trò quan trọng làm khung tham chiếu để họ có thể ứng dụng và điều chỉnh công việc thực tế một cách hiệu quả, nhằm đạt được những kết quả tốt nhất mà không cần lặp lại những gì đã được thực hiện trước đó.
+ Công thức để định hình được một sơ đồ quy trình vận hành kinh điển: 5W – 1H- 5M. Trong đó:
5W 1H
- Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc: Xác định nội dung bạn muốn truyền tải mục tiêu của quy trình để có thể kiểm soát và đánh giá được hiệu quả cuối cùng.
- What – Xác định nội dung công việc: Sau khi vạch ra mục tiêu và yêu cầu công việc, bạn cần xác định được nội dung công việc bạn cần làm là gì. Cụ thể từng bước thực hiện công việc đó như thế nào?
- Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện: Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi quy trình, nhà quản lý lại phải có những câu trả lời khác nhau cho những nội dung này. Điều này giúp tối ưu hóa nguồn lực và sự phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức.
- How – Xác định phương pháp thực hiện công việc: Cuối cùng, bản mô tả quy trình cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, bao gồm các loại tài liệu liên quan và tiêu chuẩn cho công việc cũng như cách thức vận hành máy móc để đảm bảo quy trình diễn ra hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn.
5M
- Man = Nguồn nhân lực: Người thực hiện có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, và phẩm chất không?,…
- Money = Tiền bạc: Ngân sách thực hiện bao nhiêu? Dự kiến giải ngân mấy lần? Thể hiện tính minh bạch và hiệu quả sử dụng tài nguyên,…
- Material = Nguyên vật liệu: Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn về chất lượng nguyên vật liệu ra sao?…
- Machine = Máy móc/công nghệ: Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc? Tiêu chuẩn về hiệu suất và độ tin cậy của máy móc là gì?…
- Method = Phương pháp làm việc: Làm việc theo cách nào để tối ưu hóa hiệu quả và đạt được kết quả cao nhất?…
+ Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình, phải được phân chia vai trò phù hợp và hiệu quả. Trong đó, cụ thể 3 nhóm gồm:
- Người thực hiện: Trực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các công việc trong quy trình.
- Người giám sát: Chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các công việc của người thực hiện, có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để họ có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.
- Người hỗ trợ: Không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành qua những góp ý, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn.
+ Kiểm soát – Kiểm tra quy trình: Nhà quản lý cần phải xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra liên tục, nhằm đánh giá mức độ tối ưu và đưa ra những cải thiện phù hợp cho bộ máy vận hành.
- Xác định phương pháp kiểm soát: Đơn vị đo lường công việc bằng công cụ, dụng cụ nào? Để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy, cần xác định bao nhiêu điểm kiểm soát và những điểm kiểm soát nào là trọng yếu?…
- Xác định phương pháp kiểm tra: Cần kiểm tra những bước công việc nào? Tần suất kiểm tra là bao lâu? Ai thực hiện kiểm tra? Xác định những điểm kiểm tra quan trọng để đảm bảo hoạt động được diễn ra hiệu quả…
+ Hoàn thiện tài liệu: Bạn cần dự trù và cung cấp thêm những thông tin, biểu mẫu, và hướng dẫn vào một văn bản quy chuẩn để hỗ trợ nhân viên tiếp thu quy trình một cách tốt hơn. Điều này giúp đảm bảo mọi người hiểu rõ và thực hiện công việc đúng cách, từ đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc trong tổ chức.
2.2. Bước 2: MODELLING – Mô hình hóa sơ đồ quy trình vận hành
Mô hình hóa, hay còn được gọi là “Modelling”, là giai đoạn thứ hai trong quản lý quy trình, khi các khái niệm lý thuyết ở giai đoạn đầu được biểu diễn thành hình ảnh rõ ràng.
Trong mô hình hóa, quy trình vận hành tiêu chuẩn được tái hiện với các bước công việc và người tham gia được xác định rõ ràng. Hoạt động mô hình hóa nhằm đạt được các mục tiêu sau:
- Đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra bằng cách nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn.
- Làm bản tham chiếu để tái thiết kế quy trình. Khi ánh xạ thực tế ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra các công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến.
- Tạo tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu rõ cách thức hoạt động của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới. Tài liệu này bao gồm số bước, công cụ cần sử dụng, và sự hỗ trợ từ ai.
Có nhiều cách để mô hình hóa quy trình, nhưng phổ biến nhất là “Flowchart” (lưu đồ – sơ đồ quy trình). Flowchart là một phương tiện đồ họa trực quan hóa các bước trong quy trình thành những hình ảnh đơn giản, bao gồm các công việc và các điều kiện thay đổi kết quả.
2.3. Bước 3: EXECUTION – Triển khai quy trình vận hành
Sau khi đã hoàn tất giai đoạn xây dựng và mô hình hóa, bạn sẽ triển khai sơ đồ quy trình vận hành vào thực tế. Có 2 cách để thực hiện hoạt động triển khai:
- (1) Áp dụng trên giấy tờ.
- (2) Sử dụng phần mềm.
Thay vì lựa chọn phương án (1) với loạt quy trình phức tạp được tổng hợp và thực hiện thủ công, và không kiểm soát được tiến trình thực tế của nhân viên, thì các nhà quản lý ngày nay đều ưa chuộng sử dụng phương án (2).
Việc sử dụng phần mềm để triển khai và quản lý quy trình tự động có nhiều ưu điểm so với phương thức tự “quy trình hóa” truyền thống của doanh nghiệp, bao gồm:
- Tiết kiệm không gian/dung lượng lưu trữ văn bản hướng dẫn quy trình một cách đáng kể.
- Tiết kiệm thời gian hướng dẫn, do tính tương tác cao, dễ hiểu.
- Tính năng phân luồng công việc chi tiết và thiết lập trật tự ưu tiên cho công việc.
- Có khả năng lưu trữ các tác vụ quy trình và các file tác vụ trên hệ thống cùng lúc.
- Có khả năng thống kê, đo lường hiệu quả công việc của các nhân viên để tiếp tục nâng cao chất lượng quy trình.
2.4. Bước 4: MONITORING – Theo dõi và đánh giá sơ đồ quy trình vận hành
Giai đoạn “MONITORING” chính là nền tảng để cải tiến và phát triển không chỉ cho quy trình cụ thể, mà còn cho toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Hãy tưởng tượng, bạn sẽ làm thế nào để cải thiện quy trình của mình nếu không biết chính xác nó đang diễn ra như thế nào trong thực tế?
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình, bạn cần theo dõi các chỉ số “Process Performance Indicators” (PPIs) – chúng đại diện cho mục tiêu và kết quả đầu ra của quy trình. Các chỉ số này chủ yếu được chia thành 3 nhóm chính bao gồm:
- Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ): Tùy thuộc vào từng loại kết quả đầu ra, chỉ số này có thể được đo lường bằng nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, thông thường, đo lường chỉ số này dựa vào khảo sát độ hài lòng của khách hàng/ người tiếp nhận kết quả đầu ra.
- Nhóm chỉ số về thời gian thực hiện và đưa kết quả đầu ra đến khách hàng/ người tiếp nhận.
- Nhóm chỉ số về chi phí: Bao gồm các loại chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào – kết quả đầu ra; chi phí làm lại do sai sót/ hỏng hóc trong quy trình và lợi nhuận từ các kết quả đầu ra.
2.5. Bước 5: OPTIMIZATION – Điều chỉnh và tối ưu quy trình vận hành
Dựa vào các chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4, bạn sẽ nhận ra những thiếu sót và hạn chế trong quy trình hiện tại. Nhờ đó, bạn có thể thiết kế và điều chỉnh chúng (quay lại giai đoạn 1) để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.
3. Quản lý quy trình động với CoDX Workflow
Sơ đồ quy trình vận hành là một công cụ quan trọng giúp chúng ta hiểu và tối ưu hóa các hoạt động trong môi trường kinh doanh. Qua việc minh họa rõ ràng và chi tiết các bước trong quy trình, mọi thành viên có thể nắm bắt, đánh giá và cải tiến hiệu suất của tổ chức. Điều này đóng góp rất lớn vào sự thành công và bền vững của một doanh nghiệp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
>>> Có thể bạn quan tâm:
- Phần mềm trình ký tài liệu trực tuyến – Giải pháp cho doanh nghiệp
- Quy định và Cách cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử
- Số hóa quy trình là gì? [7 BƯỚC SỐ HÓA] tiết kiệm 90% chi phí
- Workflow nghĩa là gì? Lợi ích và Cách thiết lập Workflow [TỪ A-Z]
- Mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban [TẢI MIỄN PHÍ]
Bài viết liên quan: