Ký văn bản điện tử bằng chữ ký số là phương thức giao dịch nhanh chóng, tiện lợi được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên không phải hầu hết các doanh nghiệp đều hiểu và áp dụng trình ký văn bản điện tử một cách tối ưu nhất. Vậy làm thế nào để biết được quy trình ký số văn bản điện tử? Hãy cùng CoDX tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Quy định về ký số trên văn bản điện tử của Chính Phủ
Quy trình ký số văn bản điện tử cần tuân thủ theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Điều kiện được sử dụng dấu và chữ ký số trong văn bản điện tử như sau:
1.1 Quy định ký số trên văn bản chính
- Hình ảnh và vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng với kích thước thật của con dấu, định dạng (.png ) có nền trong suốt, chiếm khoảng 1/3 thẩm quyền bên trái Chữ ký điện tử của ảnh.
- Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên tệp đính kèm tệp chính như sau: Tệp được đính kèm trong cùng một tệp với nội dung tệp điện tử và tệp của cơ quan chỉ ký số trên tệp. Ký số văn bản đính kèm; văn bản này khác với nội dung của văn bản điện tử là văn thư cơ quan thực hiện chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản đính kèm.
1.2 Ký số trên văn bản kèm theo không cùng tệp với văn bản điện tử
- Vị trí: trên cùng bên phải, trang đầu của văn bản bổ sung.
- Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: không hiển thị.
- Thông tin: Ký hiệu số, chữ và số; thời gian ký hiệu (ngày tháng năm; giờ phút thứ hai; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) bằng phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
- Dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức được thể hiện tại cột 8 Phần I Mục IV Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
1.3 Quy định ký số trên văn bản số hóa
Tương tự, tên cơ quan, tổ chức, hình thức sao văn bản, thời gian ký số (ngày, giờ, tháng, năm cần tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO 8601).
- Font chữ: Times New Roman
- Cỡ chữ: 10 px
- Màu chữ: màu đen
- Kiểu chữ: in thường, kiểu đứng
2. Quy trình ký số văn bản điện tử đến
- Bước 1: Chứng từ tiếp nhận hồ sơ, nếu là hồ sơ giấy kiểm tra tính pháp lý và chuyển sang bước 2; Trong trường hợp tài liệu điện tử, tài liệu được ký điện tử và truyền qua xác minh phần mềm. Chuyển sang bước 3; Nếu chữ ký điện tử không hợp lệ, hãy loại bỏ tài liệu và thông báo cho người gửi để ký và gửi lại.
- Bước 2: Số hóa tài liệu, scan, đặt tên file và lưu trữ theo yêu cầu.
- Bước 3: Hồ sơ được chuyển giao theo quy trình ký số văn bản điện tử và được xử lý trong phần mềm quản lý hồ sơ nhằm giám sát việc thực thi nhiệm vụ của công chức, viên chức.
3. Quy trình ký số văn bản điện tử trong nội bộ doanh nghiệp
Trong phần quy trình này, CoDX sẽ cung cấp đến bạn các nội dung chính sau:
- Các bước trong quy trình ký số tiêu chuẩn
- Hướng dẫn thực hiện ký số trên file Word
- Các bước chi tiết thực hiện ký số trên file PDF
- Quy trình ký số văn bản điện tử trên phần mềm hỗ trợ
3.1 Các bước thực hiện ký số văn bản điệ tử tiêu chuẩn
Sau khi soạn thảo văn bản xong, quy trình ký số văn bản điện tử sẽ được thực thi qua 3 bước như sau:
- Bước 1: Văn bản cuối cùng được lãnh đạo phê duyệt được gửi đến ban thư ký. Lấy số văn bản, điền số vào file văn bản word rồi chuyển sang file PDF, sau khi cập nhật hệ thống chuyển lãnh đạo liên quan ký điện tử văn bản (ký văn bản theo quy trình, Phần mềm QLVB hoặc gửi nhận công văn. )
- Bước 2: Lãnh đạo liên quan nhận file PDF, ký điện tử vào file PDF, sau đó cập nhật file PDF đã ký lên hệ thống QLVB, hệ thống QLVB sẽ tự động chuyển cho người ký tiếp theo hoặc chuyển cho Ban Thư ký (nếu chữ ký đã hoàn thành). Nếu gửi qua hệ thống thư điện tử công vụ, lãnh đạo liên quan chuyển trả văn bản về văn thư sau khi ký số.
- Bước 3: Công văn xác nhận chữ ký của lãnh đạo đơn vị trên file PDF. Đối với các tài liệu yêu cầu chữ ký số trên văn bản điện tử của tổ chức, tài liệu sẽ được ký điện tử bởi tổ chức, bỏ qua bước này nếu không được yêu cầu. Sau đó văn phòng văn thư sẽ gửi hồ sơ cho người nhận thông qua phần mềm QLVB hoặc hệ thống mail công vụ.
Quy trình ký số văn bản điện tử thường được thực hiện trên file word, file pdf và phần mềm. Cụ thể hơn, CoDX sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cách ký điện tử cho văn bản một cách đơn giản và nhanh chóng nhất.
3.1 Hướng dẫn ký số văn bản điện tử file word chi tiết
- Bước 1: Mở file Word cần ký chữ ký số.
Trên giao diện menu chính của tệp, nhấp vào mục Bảo vệ tài liệu. Sau đó, tiến hành chọn phần Thêm chữ ký số.
- Bước 2: Ngay sau đó, trên màn hình sẽ xuất hiện bảng thông báo như hình bên dưới. Nhấn OK để tiếp tục.
- Bước 3: Cửa sổ chữ ký số sẽ hiện ra. Tiếp tục nhấn Add để gán chữ ký số cho tài liệu.
- Bước 4: Trong cửa sổ Select Certificate, chọn Signer Name và nhấn OK.
- Bước 5: Nhập mật khẩu của thiết bị USB Token đã được cài đặt và đặt trước. sau đó nhấn OK
- Bước 6: Thực hiện kiểm tra chữ ký. Khi văn bản được ký thành công, trên màn hình sẽ xuất hiện biểu tượng như hình bên dưới. Đặt con trỏ chuột lên biểu tượng để kiểm tra nó. Nếu xuất hiện dòng chữ “document has been digitally signed” nghĩa là tài liệu điện tử vừa được ký điện tử.
3.2 Quy trình ký số trên văn bản điện tử file PDF
- Bước 1: Để thực hiện quy trình ký số văn bản điện tử file PDF, người dùng cần mở phần mềm Acrobat Reader DC, chọn file PDF mong muốn và nhấn Open.
- Bước 2: Trên màn hình giao diện, bạn nhấn vào mục “Công cụ”. Sau đó nhấp vào Mở trong phần Chứng chỉ
- Bước 3: Bấm vào chữ ký số, rồi bấm chuột trái khoanh tròn vào vị trí cần ký. Click để tiếp tục sang bước tiếp theo
- Bước 4: Sau khi thông tin chữ ký số của người ký hiển thị trên màn hình, nhấn Chữ ký để ký. Tiếp theo nhấn Save để lưu file
- Bước 5: Nhập mật khẩu USB Token và nhấn OK để hoàn tất việc ký văn bản điện tử
>>> Xem chi tiết: Ký điện tử trên File PDF nhanh chóng với hướng dẫn chi tiết nhất
3.3 Quy trình ký số văn bản điện tử trên phần mềm trình ký
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm trình ký online hỗ trợ đắt lực để doanh nghiệp thực hiện ký số văn bản điện tử. Một trong số đó, phải kể đến như Phần mềm CoDX Esign; Misa, … Doanh nghiệp chỉ cần liên hệ để cài đặt phần mềm vào hệ thống và thực hiện ký số bình thường.
Dưới đây là các bước trong quy trình ký số trên phần mềm CoDX Esign có thể tham khảo.
- Bước 1: Cài đặt phần mềm trình ký số cho doanh nghiệp
Để bắt đầu ký số trên văn bản điện tử, người dùng vào phần mềm trình ký online và chọn tệp tài liệu cần ký.
- Bước 2: Bạn chọn thao tác tương ứng để thực thi bao gồm: Ký chữ ký – Từ chối thực hiện – Thực hiện ký lại một lần nữa
- Bước 3: Chọn biểu tượng của chữ ký để bắt đầu ký số. Lúc này chương trình sẽ hiển thị quy trình và chữ ký điện tử trong khu vực được đặt chữ ký
- Bước 4: Nhấn nút Ký để thực thi tài liệu văn bản điện tử cần ký. Tài liệu sau khi ký hợp đồng sẽ được “phê duyệt”
- Bước 5: Tài liệu văn bản điện tử cần ký số sẽ hiển thị thông tin xác thực của hình ảnh chữ ký (đã được chứng thực trước đó)
4. Giải pháp ký số online nhanh chóng chuyên nghiệp với CoDX Esign
Sử dụng quy trình ký số trên văn bản điện tử đã trở thành xu hướng mới của hầu hết các doanh nghiệp trong việc ký kết các giao dịch. Phù hợp với nhu cầu kinh doanh của thời đại công nghệ số mới.
Chính vì vậy mà hiện nay, các phần mềm, dịch vụ chuyển đổi số đã được ra đời. Và cái tên được hàng triệu doanh nghiệp đánh giá cao nhất đó chính là CoDX – eSign.
CoDX – eSign đã liên tục được nâng cấp và cải tiến, cho phép khách hàng ký điện tử một cách linh hoạt phần mềm hợp đồng, văn bản khác nhau. Đây còn là một phần mềm dựa trên đám mây để ký điện tử các tài liệu và hợp đồng điện tử.
CoDX – eSign sẽ giúp bạn loại bỏ các tài liệu, chữ ký truyền thống và chuyển đổi sang các tài liệu, chữ ký điện tử mới thông qua nền tảng đám mây. CoDX Esign chính là cánh tay phải cho mọi quy trình ký số văn bản điện tử, các giao dịch trực tuyến với những ưu điểm vượt trội sau:
- Khi khách hàng làm việc từ xa với đồng nghiệp và đối tác, quy trình từ ký, phê duyệt và gửi văn bản điện tử rất đơn giản và thuận tiện.
- Thiết lập hệ thống kinh doanh linh hoạt và khoa học
- Khách hàng có thể gửi và duyệt hồ sơ mọi lúc, mọi nơi thông qua phần mềm điện toán đám mây kết hợp với chữ ký số từ các đơn vị cung cấp uy tín như VNPT, VIETTEL… trên mọi trình duyệt, mọi giao diện và mọi thiết bị.
- Tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian cho doanh nghiệp
Liên hệ ngay CoDX với thông tin bên dưới để được hỗ trợ nhanh chóng.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình ký số văn bản điện tử. Hi vọng qua bài viết này CoDX đã cung cấp những thông tin hữu ích và cần thiết nhất đến với khách hàng của mình. Mọi thắc mắc cần hỗ trợ vui lòng liên hệ với CoDX để được tư vấn chi tiết nhất nhé!
Bài viết liên quan: