Quy trình ký số văn bản điện tử trong 5 BƯỚC [MỚI NHẤT 2023]

Ký duyệt văn bản điện tử bằng chữ ký số là phương thức giao dịch nhanh chóng, tiện lợi được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên không phải hầu hết các doanh nghiệp đều hiểu và áp dụng quy trình trình ký duyệt văn bản điện tử một cách tối ưu nhất. Vậy làm thế nào để biết được quy trình ký số văn bản điện tử? Hãy cùng CoDX tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Quy trình trình ký số văn bản điện tử đúng tiêu chuẩn 

Bước 1: Nhận văn bản đến tại các đơn vị 

  • (1). Tiếp nhận hồ sơ, nếu là hồ sơ giấy kiểm tra tính hợp lệ và chuyển sang mục số 2 (số hóa hồ sơ). Nếu là tài liệu điện tử thì tài liệu này sẽ được phần mềm kiểm tra và xác minh chữ ký số và chuyển sang mục số 3. Nếu chữ ký số không hợp lệ, tài liệu sẽ bị loại bỏ và người gửi được thông báo để ký duyệt văn bản và gửi lại.
  • (2). Số hóa, scan, đặt tên và lưu hồ sơ theo quy định.
  • (3). Công văn được truyền tải theo quy trình xử lý văn bản trong phần mềm quản lý văn bản và theo dõi việc thực hiện của công chức, viên chức.
Quy trình ký số văn bản điện tử
Bước 1: Nhận văn bản đến tại các đơn vị

Bước 2: Hoàn chỉnh dự thảo văn bản điện tử cần ký số 

Quá trình soạn thảo, xin ý kiến, chỉnh sửa văn bản theo hướng dẫn của lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể thực hiện theo một trong các hình thức sau:

  • Việc đăng ký văn bản đi sẽ được trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt và đăng tải trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
  • Trao đổi văn bản tại chuyên mục Văn bản nội bộ và tìm hiểu về quản lý văn bản và vận hành phần mềm.
  • Trao đổi văn bản qua hệ thống thư điện tử công vụ.

Sau khi hoàn thành dự thảo văn bản, trình tự ký số và công bố văn bản điện tử sẽ được tiến hành từ bước thứ 3 trong quy trình trình ký số văn bản điện tử.

Quy trình ký số văn bản điện tử
Bước 2: Hoàn chỉnh dự thảo văn bản điện tử cần ký số

Bước 3: Văn bản cuối cùng được phát hành và chuyển đến Văn thư

Bản thảo nội dung hoàn chỉnh được lãnh đạo đơn vị phê duyệt và ban hành: Bộ phận nghiệp vụ văn thư lấy số, ngày phát hành văn bản, điền các thông tin này vào tệp WORD và xuất văn bản. Chuyển thành định dạng PDF và gửi cho người phụ trách đơn vị.

Nếu bộ phận nhận được số thì văn bản WORD cuối cùng (có ngày/tháng và số văn bản) được chuyển về văn phòng đơn vị để lưu trữ.

Quy trình ký số văn bản điện tử
Bước 3: Văn bản cuối cùng được phát hành và chuyển đến Văn thư

Bước 4: Lãnh đạo ký số trên văn bản điện tử

Bước 4 trong quy trình trình ký số văn bản điện tử là Lãnh đạo đơn vị tiếp nhận tệp PDF, ký duyệt chữ ký số trên tệp PDF bằng chứng thư số cá nhân. Sau đó truyền tệp PDF đã ký về Văn phòng đơn vị để phát hành.

Quy trình ký số văn bản điện tử
Bước 4: Lãnh đạo ký số trên văn bản điện tử

Bước 5: Văn thư xác nhận và ký số lên bản PDF

Văn thư tiến hành xác nhận và ký số theo quy trình trình ký duyệt văn bản như sau:

  • (1) Xác nhận văn bản điện tử (FDF) có chữ ký của lãnh đạo đơn vị
  • (2) Văn thư ký số trên bản PDF (văn bản điện tử có chứa chữ ký số của lãnh đạo) thông qua chứng thư số của cơ quan/tổ chức.
  • (3) Đăng tải văn bản điện tử (PDF) trực tuyến (qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hoặc thư điện tử công vụ, hoặc tải lên hệ thống thông tin công việc).

Khi cần thiết có thể gửi kèm theo bản WORD văn bản này cho đơn vị tiếp nhận để tiện tra cứu, thống kê, tổng hợp. Văn bản được lưu trữ dưới dạng văn bản điện tử được ký số theo quy định (văn thư cần lưu vào máy tính theo danh mục để tiện tra cứu).

Quy trình ký số văn bản điện tử
Bước 5: Văn thư xác nhận và ký số lên bản PDF

2. Hướng dẫn trình ký số trên văn bản điện tử qua website Chính phủ 

Để được ký điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản của tỉnh, văn bản đi qua các bước sau:

  • Bước 1: Cài đặt phần mềm hỗ trợ

Bạn hãy truy cập vào website Cục Cơ yếu Chính phủ theo đường link: https://ca.gov.vn. Sau đó tải thư viện tích hợp hỗ trợ chữ ký số quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và cài đặt vào máy tính

ký số trên văn bản điện tử
Bước 1: Cài đặt phần mềm hỗ trợ
  • Bước 2: Thực hiện quy trình ký số văn bản điện tử đến 

Đăng nhập vào Tài liệu và Hệ thống quản lý tài liệu, trong phần Văn bản đến, nhấp vào Thêm văn bản đến mới >>> Để ký điện tử, bạn nhấn Copy Electronic Text để chọn:

– Ký Sao y;
– Ký Sao lục;
– Ký Trích sao;

Văn bản này đã được ký điện tử và tiếp nhận vào hệ thống quản lý văn bản của đơn vị

ký số trên văn bản điện tử
Bước 2: Thực hiện quy trình trình ký số văn bản điện tử đến
  • Bước 3: Ký số trên văn bản điện tử đi (văn bản đi kèm không phải là file văn bản gốc)

Để ký điện tử văn bản đi, hãy vào phần văn bản đi và thêm văn bản mới >>> Tương tự như ký văn bản đến, để ký văn bản đi, bạn chọn thao tác ký số:

– Sao văn bản điện tử;
– Ký tài liệu đính kèm;
– Đóng dấu phát hành;

Sau đó hệ thống sẽ ban hành văn bản điện tử đi và lưu trữ vào hệ thống quản lý tài liệu.

ký số trên văn bản điện tử
Bước 3: Ký số văn bản đi

3. Quy định về ký số trên văn bản điện tử

Quy trình ký số văn bản điện tử cần tuân thủ theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Điều kiện được sử dụng dấu và chữ ký số trong văn bản điện tử như sau:

  • Quy định ký số trên văn bản chính

– Hình ảnh và vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng với kích thước thật của con dấu, định dạng (.png ) có nền trong suốt, chiếm khoảng 1/3 thẩm quyền bên trái Chữ ký điện tử của ảnh.

– Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên tệp đính kèm tệp chính như sau: Tệp được đính kèm trong cùng một tệp với nội dung tệp điện tử và tệp của cơ quan chỉ ký số trên tệp. Ký số văn bản đính kèm; văn bản này khác với nội dung của văn bản điện tử là văn thư cơ quan thực hiện chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản đính kèm.

  • Quy định ký số trên văn bản kèm theo không cùng tệp với văn bản điện tử

– Vị trí: trên cùng bên phải, trang đầu của văn bản bổ sung.

– Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: không hiển thị.

– Thông tin: Ký hiệu số, chữ và số; thời gian ký hiệu (ngày tháng năm; giờ phút thứ hai; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) bằng phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

– Dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức được thể hiện tại cột 8 Phần I Mục IV Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

  • Quy định ký số trên văn bản số hóa

Tương tự, tên cơ quan, tổ chức, hình thức sao văn bản, thời gian ký số (ngày, giờ, tháng, năm cần tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO 8601).

Font chữ: Times New Roman

Cỡ chữ: 10 px

Màu chữ: màu đen

Kiểu chữ: in thường, kiểu đứng

4. Ký số trên văn bản điện tử nhanh chóng với CoDX eSign

Sử dụng quy trình ký số trên văn bản điện tử đã trở thành xu hướng mới của hầu hết các doanh nghiệp trong việc ký kết các giao dịch. Phù hợp với nhu cầu kinh doanh của thời đại công nghệ số mới. Chính vì vậy mà hiện nay, các phần mềm, dịch vụ chuyển đổi số đã được ra đời. Và cái tên được hàng triệu doanh nghiệp đánh giá cao nhất đó chính là CoDX – eSign. 

CoDX – eSign đã liên tục được nâng cấp và cải tiến, cho phép khách hàng ký điện tử một cách linh hoạt phần mềm hợp đồng, văn bản khác nhau. Phần mềm trình ký online CoDX – eSign sẽ giúp bạn loại bỏ các tài liệu, chữ ký truyền thống và chuyển đổi sang các tài liệu, chữ ký điện tử mới thông qua nền tảng đám mây. CoDX eSign chính là cánh tay phải cho mọi quy trình trình ký số văn bản điện tử, các giao dịch trực tuyến với những ưu điểm vượt trội sau:

PHẦN MỀM KÝ DUYỆT TRỰC TUYẾN MỌI VĂN BẢN, TÀI LIỆU CODX ESIGN 

Phần mềm ký số của CoDX là giải pháp trình ký điện tử trong môi trường doanh nghiệp với mục đích xây dựng môi trường giao dịch điện tử mang lại nhiều lợi ích và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý. Dịch vụ trình ký CoDX eSign có các tính năng nổi bật được người dùng đánh giá cao, bao gồm: 

  • Phê duyệt online trên mọi tài liệu: Doanh nghiệp chỉ cần chọn một thao tác để ký kết cho mọi loại hợp đồng, văn bản và tài liệu. 
  • Ký duyệt điện tử mọi lúc, mọi nơi: Phần mềm cho phép bạn duyệt - ký trên mọi thiết bị điện tử mà vẫn đảm bảo độ chính xác và thời gian hoàn thành nhanh chóng.
  • Đảm bảo an toàn – Bảo mật dữ liệu: Với sự có mặt của công nghệ lưu trữ Cloud (nền tảng điện toán đám mây) giúp lưu trữ các tập tin dung lượng lớn với độ bảo mật cao. 
  • Ký duyệt được nhiều văn bản, tài liệu cùng một lúc: Phần mềm cho phép nhiều văn bản được ký số đồng thời trong một khoảng thời gian. 
  • Quản lý văn bản ký số tập trung: CoDX eSign lưu trữ tài liệu khoa học, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm theo từng nhóm phân loại bao gồm: Tài liệu đến; Tài liệu đã gửi; Văn bản nháp; Tài liệu đã xóa. 

Đăng ký ngay để trải nghiệm gói dùng thử phần mềm ký số CoDX eSign cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

Phần mềm trình ký điện tử CoDX eSign

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Tìm hiểu thêm các bài viết cùng chủ đề:

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình ký số văn bản điện tử. Hi vọng qua bài viết này CoDX đã cung cấp những thông tin hữu ích và cần thiết nhất đến với khách hàng của mình. Mọi thắc mắc cần hỗ trợ vui lòng liên hệ với CoDX để được tư vấn chi tiết nhất nhé!