Ký văn bản điện tử bằng chữ ký số là phương thức giao dịch nhanh chóng, tiện lợi được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên không phải hầu hết các doanh nghiệp đều hiểu và áp dụng trình ký văn bản điện tử một cách tối ưu nhất. Vậy làm thế nào để biết được quy trình ký số văn bản điện tử? Hãy cùng CoDX tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Quy trình ký số văn bản điện tử đúng tiêu chuẩn
Bước 1: Nhận văn bản đến tại các đơn vị
- (1). Tiếp nhận hồ sơ, nếu là hồ sơ giấy kiểm tra tính hợp lệ và chuyển sang mục số 2 (số hóa hồ sơ). Nếu là tài liệu điện tử thì tài liệu này sẽ được phần mềm kiểm tra và xác minh chữ ký số và chuyển sang mục số 3. Nếu chữ ký số không hợp lệ, tài liệu sẽ bị loại bỏ và người gửi được thông báo để ký và gửi lại.
- (2). Số hóa, scan, đặt tên và lưu hồ sơ theo quy định.
- (3). Công văn được truyền tải theo quy trình xử lý văn bản trong phần mềm quản lý văn bản và theo dõi việc thực hiện của công chức, viên chức.
Bước 2: Hoàn chỉnh dự thảo văn bản điện tử cần ký số
Quá trình soạn thảo, xin ý kiến, chỉnh sửa văn bản theo hướng dẫn của lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể thực hiện theo một trong các hình thức sau:
- Việc đăng ký văn bản đi sẽ được trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt và đăng tải trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
- Trao đổi văn bản tại chuyên mục Văn bản nội bộ và tìm hiểu về quản lý văn bản và vận hành phần mềm.
- Trao đổi văn bản qua hệ thống thư điện tử công vụ.
Sau khi hoàn thành dự thảo văn bản, trình tự ký số và công bố văn bản điện tử sẽ được tiến hành từ bước thứ 3 trong quy trình ký số văn bản điện tử.
Bước 3: Văn bản cuối cùng được phát hành và chuyển đến Văn thư
Bản thảo nội dung hoàn chỉnh được lãnh đạo đơn vị phê duyệt và ban hành: Bộ phận nghiệp vụ văn thư lấy số, ngày phát hành văn bản, điền các thông tin này vào tệp WORD và xuất văn bản. Chuyển thành định dạng PDF và gửi cho người phụ trách đơn vị.
Nếu bộ phận nhận được số thì văn bản WORD cuối cùng (có ngày/tháng và số văn bản) được chuyển về văn phòng đơn vị để lưu trữ.
Bước 4: Lãnh đạo ký số trên văn bản điện tử
Bước 4 trong quy trình ký số văn bản điện tử là Lãnh đạo đơn vị tiếp nhận tệp PDF, ký chữ ký số trên tệp PDF bằng chứng thư số cá nhân. Sau đó truyền tệp PDF đã ký về Văn phòng đơn vị để phát hành.
Bước 5: Văn thư xác nhận và ký số lên bản PDF
Văn thư tiến hành xác nhận và ký số theo quy trình như sau:
- (1) Xác nhận văn bản điện tử (FDF) có chữ ký của lãnh đạo đơn vị
- (2) Văn thư ký số trên bản PDF (văn bản điện tử có chứa chữ ký số của lãnh đạo) thông qua chứng thư số của cơ quan/tổ chức.
- (3) Đăng tải văn bản điện tử (PDF) trực tuyến (qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hoặc thư điện tử công vụ, hoặc tải lên hệ thống thông tin công việc).
Khi cần thiết có thể gửi kèm theo bản WORD văn bản này cho đơn vị tiếp nhận để tiện tra cứu, thống kê, tổng hợp. Văn bản được lưu trữ dưới dạng văn bản điện tử được ký số theo quy định (văn thư cần lưu vào máy tính theo danh mục để tiện tra cứu).
Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số (Token) [MỚI NHẤT]
2. Hướng dẫn ký số trên văn bản điện tử qua website Chính phủ
Để được ký điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản của tỉnh, văn bản đi qua các bước sau:
- Bước 1: Cài đặt phần mềm hỗ trợ
Bạn hãy truy cập vào website Cục Cơ yếu Chính phủ theo đường link: https://ca.gov.vn. Sau đó tải thư viện tích hợp hỗ trợ chữ ký số quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và cài đặt vào máy tính
- Bước 2: Thực hiện quy trình ký số văn bản điện tử đến
Đăng nhập vào Tài liệu và Hệ thống quản lý tài liệu, trong phần Văn bản đến, nhấp vào Thêm văn bản đến mới >>> Để ký điện tử, bạn nhấn Copy Electronic Text để chọn:
– Ký Sao y;
– Ký Sao lục;
– Ký Trích sao;
Văn bản này đã được ký điện tử và tiếp nhận vào hệ thống quản lý văn bản của đơn vị
- Bước 3: Ký số trên văn bản điện tử đi (văn bản đi kèm không phải là file văn bản gốc)
Để ký điện tử văn bản đi, hãy vào phần văn bản đi và thêm văn bản mới >>> Tương tự như ký văn bản đến, để ký văn bản đi, bạn chọn thao tác ký số:
– Sao văn bản điện tử;
– Ký tài liệu đính kèm;
– Đóng dấu phát hành;
Sau đó hệ thống sẽ ban hành văn bản điện tử đi và lưu trữ vào hệ thống quản lý tài liệu.
>>> Xem chi tiết: Ký điện tử trên File PDF nhanh chóng với hướng dẫn chi tiết nhất
3. Quy định về ký số trên văn bản điện tử
Quy trình ký số văn bản điện tử cần tuân thủ theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Điều kiện được sử dụng dấu và chữ ký số trong văn bản điện tử như sau:
- Quy định ký số trên văn bản chính
– Hình ảnh và vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng với kích thước thật của con dấu, định dạng (.png ) có nền trong suốt, chiếm khoảng 1/3 thẩm quyền bên trái Chữ ký điện tử của ảnh.
– Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên tệp đính kèm tệp chính như sau: Tệp được đính kèm trong cùng một tệp với nội dung tệp điện tử và tệp của cơ quan chỉ ký số trên tệp. Ký số văn bản đính kèm; văn bản này khác với nội dung của văn bản điện tử là văn thư cơ quan thực hiện chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản đính kèm.
- Quy định ký số trên văn bản kèm theo không cùng tệp với văn bản điện tử
– Vị trí: trên cùng bên phải, trang đầu của văn bản bổ sung.
– Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: không hiển thị.
– Thông tin: Ký hiệu số, chữ và số; thời gian ký hiệu (ngày tháng năm; giờ phút thứ hai; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) bằng phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
– Dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức được thể hiện tại cột 8 Phần I Mục IV Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
- Quy định ký số trên văn bản số hóa
Tương tự, tên cơ quan, tổ chức, hình thức sao văn bản, thời gian ký số (ngày, giờ, tháng, năm cần tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO 8601).
– Font chữ: Times New Roman
– Cỡ chữ: 10 px
– Màu chữ: màu đen
– Kiểu chữ: in thường, kiểu đứng
4. Ký số trên văn bản điện tử nhanh chóng với CoDX eSign
Sử dụng quy trình ký số trên văn bản điện tử đã trở thành xu hướng mới của hầu hết các doanh nghiệp trong việc ký kết các giao dịch. Phù hợp với nhu cầu kinh doanh của thời đại công nghệ số mới.
Chính vì vậy mà hiện nay, các phần mềm, dịch vụ chuyển đổi số đã được ra đời. Và cái tên được hàng triệu doanh nghiệp đánh giá cao nhất đó chính là CoDX – eSign.
CoDX – eSign đã liên tục được nâng cấp và cải tiến, cho phép khách hàng ký điện tử một cách linh hoạt phần mềm hợp đồng, văn bản khác nhau. Đây còn là một phần mềm dựa trên đám mây để ký điện tử các tài liệu và hợp đồng điện tử.
Phần mềm trình ký online CoDX – eSign sẽ giúp bạn loại bỏ các tài liệu, chữ ký truyền thống và chuyển đổi sang các tài liệu, chữ ký điện tử mới thông qua nền tảng đám mây. CoDX Esign chính là cánh tay phải cho mọi quy trình ký số văn bản điện tử, các giao dịch trực tuyến với những ưu điểm vượt trội sau:
- Khi khách hàng làm việc từ xa với đồng nghiệp và đối tác, quy trình từ ký, phê duyệt và gửi văn bản điện tử rất đơn giản và thuận tiện.
- Thiết lập hệ thống kinh doanh linh hoạt và khoa học
- Khách hàng có thể gửi và duyệt hồ sơ mọi lúc, mọi nơi thông qua phần mềm điện toán đám mây kết hợp với chữ ký số từ các đơn vị cung cấp uy tín như VNPT, VIETTEL… trên mọi trình duyệt, mọi giao diện và mọi thiết bị.
- Tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian cho doanh nghiệp
Liên hệ ngay CoDX với thông tin bên dưới để được hỗ trợ nhanh chóng.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình ký số văn bản điện tử. Hi vọng qua bài viết này CoDX đã cung cấp những thông tin hữu ích và cần thiết nhất đến với khách hàng của mình. Mọi thắc mắc cần hỗ trợ vui lòng liên hệ với CoDX để được tư vấn chi tiết nhất nhé!
Xem thêm bài viết liên quan:
- Hướng dẫn cách ký hợp đồng online [QUY TRÌNH MỚI NHẤT 2023]
- Hướng dẫn Cách ký Chữ ký số trên File PDF [MỚI NHẤT 2023]
- Cách tạo chữ ký điện tử online cực đơn giản trên Word, Excel
Bài viết liên quan: