Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ, các hình thức giao kết hợp đồng điện tử đang hỗ trợ các doanh nghiệp, cá nhân một cách vô cùng hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử online chuẩn, đảm bảo đúng quy định và hợp pháp cho các doanh nghiệp. Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử trên phần mềm CoDX Esign
Nếu bạn đóng vai trò là người lãnh đạo hoặc được ủy quyền ký trực tiếp thì việc áp dụng cách ký hợp đồng online sẽ phải thực hiện đầy đủ các đầu việc sau khi sử dụng phần mềm trình ký CoDX eSign:
– Xem danh sách các tài liệu do mình ký, duyệt
– Giao việc cho nhân viên để cung cấp thông tin cần thiết trước khi ký
– Từ chối ký, nếu thông tin chưa đầy đủ
– Ký/duyệt tài liệu trình ký
– Theo dõi tình trạng của tài liệu trình ký
Triển khai cách ký hợp đồng điện tử online trên phần mềm ký số CoDX Esign cụ thể như sau:
Bước 1: Chọn hợp đồng cần ký duyệt online
Để thực hiện ký duyệt, người dùng chọn hợp đồng được gửi ký duyệt >>> Chọn hành động tương ứng để thực hiện: Ký – Từ chối – Làm lại
Bước 2: Thực hiện thao tác ký hợp đồng điện tử
Chọn biểu tượng [Ký] để thực hiện ký, chương trình sẽ hiển thị hợp đồng trình ký đã được thiết lập vùng ký và chữ ký >>> Nhấn nút [Ký] để thực hiện cách ký hợp đồng online >>> Hợp đồng sau khi được ký duyệt sẽ có trạng thái “Đã duyệt”
Bước 3: Kiểm tra tình trạng hợp đồng sau khi ký online
Người dùng có thể xem được hợp đồng sẽ qua bao nhiêu bước duyệt và tình trạng duyệt của hợp đồng. Hợp đồng “Ký số” sau khi ký duyệt sẽ hiển thị hình ảnh chữ ký và thông tin chứng thực từ phần mềm
Xem thêm: Hướng dẫn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số (Token) [MỚI NHẤT]
2. Quy trình cách ký hợp đồng điện tử online cho Doanh nghiệp
Dưới đây là quy trình hướng dẫn cách ký hợp đồng online chi tiết cho doanh nghiệp, đơn vị gồm 3 bước, bao gồm: Đề nghị ký kết hợp đồng; Trả lời yêu cầu giao kết hợp đồng; Thực hiện hợp đồng
- Bước 1: Đề nghị ký kết hợp đồng điện tử
Sau khi thỏa thuận hợp tác được thông qua, một bên (thường là bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ) sẽ đề xuất ký kết hợp đồng phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Đồng thời, quan hệ dân sự được xác lập và được pháp luật bảo vệ.
Bên đề nghị giao kết hợp đồng có trách nhiệm:
– Đăng nhập hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử;
– Soạn thảo hợp đồng điện tử với nội dung thỏa thuận làm rõ trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên;
– Xác định yêu cầu về chữ ký, vị trí chữ ký và chủ thể chữ ký trên hợp đồng;
– Ký chữ ký điện tử của bạn trên hợp đồng
– Gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để đối tác ký hợp đồng điện tử.
- Bước 2: Trả lời yêu cầu giao kết hợp đồng điện tử
Người được đề nghị giao kết sẽ nhận được email thông báo tự động tại địa chỉ email được cung cấp cho Người đề nghị giao kết hợp đồng. Người được đề nghị giao kết truy cập đường dẫn hợp đồng (không cần đăng nhập tài khoản hệ thống), đọc và ký nội dung hợp đồng hoặc phản hồi yêu cầu ký hợp đồng online.
Bên được đề nghị giao kết hợp đồng xác nhận thỏa thuận với hợp đồng bằng cách thực hiện chữ ký điện tử. Nếu có ý kiến phản đối về nhiều điều khoản trong hợp đồng thì bên được đề nghị ký kết sẽ phản hồi, yêu cầu chỉnh sửa và thương lượng lại để thống nhất hợp đồng, sau đó ký số xác nhận.
- Bước 3: Thực hiện thỏa thuận trong hợp đồng sau khi áp dụng các bước hướng dẫn ký điện tử
Đối với các bên đã hoàn thành chữ ký số, hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất quá trình ký kết hợp đồng hợp đồng điện tử cho tất cả các bên tham gia. Các hợp đồng sau khi ký kết đều có tính ràng buộc về mặt pháp lý và được lưu trữ, mã hóa làm bằng chứng và bảo về quyền của các bên theo Luật giao dịch điện tử 2005.
Qua trình thực hiện hợp đồng cũng đồng nghĩa với việc hai bên thực hiện các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình theo nội dung của hợp đồng. Là giai đoạn hai bên chuẩn bị cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
3. Nguyên tắc giao kết và thực hiện cách ký hợp đồng online
Nguyên tắc giao kết và thực hiện cách ký hợp đồng điện tử online được quy định tại Điều 35, Luật giao dịch điện tử 2005 như sau:
1. Các bên tham gia khi giao kết và thực hiện hợp đồng được thoả thuận về phương tiện điện tử sử dụng trong hợp đồng.
2. Đảm bảo tuân thủ quy định của luật này và pháp luật về hợp đồng dạng điện tử.
3. Các bên có quyền thỏa thuận về các điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn, yêu cầu kỹ thuật cũng như bảo mật liên quan đến hợp đồng đó.
Căn cứ Điều 36 Luật giao dịch điện tử 2005, hợp đồng dữ liệu điện tử được thực hiện như sau:
1. Hình thành hợp đồng là việc một phần hoặc toàn bộ giao dịch được thực hiện bằng thông điệp dữ liệu trong quá trình giao kết hợp đồng.
2. Khi giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, việc đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.
Trên đây là nội dung hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử online được mô tả chi tiết và cụ thể do CoDX – Công ty hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số đã tổng hợp và chia sẻ đến bạn đọc. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến độ công việc trong tương lai.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
> Xem thêm bài viết liên quan:
- Hướng dẫn Cách ký điện tử File PDF [MỚI NHẤT 2023]
- Cách tạo chữ ký điện tử online cực đơn giản trên Word, Excel
Bài viết liên quan: