Chữ ký email rất cần thiết giúp tạo nên sự chuyên nghiệp, đặc biệt là khi công việc của bạn thường xuyên phải trao đổi và liên lạc qua email. Có một chữ ký email đẹp sẽ góp phần để lại ấn tượng tốt hơn cho người nhận mail. Nếu bạn đang tìm những mẫu chữ ký email đẹp, hãy tham khảo ngay bài viết này của CoDX nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Chữ ký email là gì?
Chữ ký email được xem là một tấm danh thiếp đính kèm ở phía cuối mỗi email. Thường bao gồm các thông tin như họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi, tên công ty, các thông tin liên hệ cơ bản, link mạng xã hội, hình ảnh của người gửi email, câu slogan hoặc chữ ký cá nhân.
Chữ ký email có thể được trình bày dưới dạng hình ảnh hoặc văn bản. Một mẫu chữ ký email đẹp, chuyên nghiệp thì các yếu tố như font chữ, màu chữ, cách sắp xếp thông tin,… phải thật hài hòa, đẹp mắt.
2. Dùng chữ ký email có lợi ích gì?
Nếu biết tận dụng, chữ ký email có thể mang tới rất nhiều lợi ích cho người sử dụng. Cụ thể:
- Giúp tạo ấn tượng sâu sắc về bạn hoặc thương hiệu của công ty đến cho người nhận.
- Đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu tổng thể cho thương hiệu, doanh nghiệp. Từ đó giúp nhận dạng, tiếp thị, quảng bá thương hiệu của cá nhân hoặc công ty đến người nhận thư.
- Giúp tạo được sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của bạn hoặc công ty, doanh nghiệp, tổ chức.
- Cung cấp cho người nhận những thông tin quan trọng để tiện cho việc liên lạc cho bạn hoặc công ty của bạn.
- Chữ ký email có thể đóng vai trò như một mẫu quảng hữu ích nếu thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website,…
- Nếu mỗi nhân viên trong công ty cùng sử dụng một mẫu chữ ký email đẹp có tiêu chuẩn chung thì có thể giúp khẳng định thương hiệu một cách mạnh mẽ cho doanh nghiệp.
3. Tạo mẫu chữ ký email đẹp cần dựa trên những yếu tố nào?
Để tạo chữ ký email không khó, nhưng để có được một mẫu chữ ký email ấn tượng thì không dễ dàng. Một chữ ký email chất lượng phải vừa giúp thu hút sự chú ý của người đọc vừa truyền đạt được thông tin cần thiết của bạn đến họ. Bạn cần chú ý tới nhiều yếu tố trong chữ ký email. Cụ thể:
3.1. Thông tin cơ bản cần có trong mẫu chữ ký email
Trong mẫu chữ ký email chuyên nghiệp thường có một số thông tin cơ bản và cần thiết như:
- Họ và tên, nghề nghiệp, chức vụ của người gửi email.
- Tên công ty.
- Các thông tin liên hệ cơ bản của người gửi (ví dụ như email, website, số điện thoại,… ).
- Link mạng xã hội phổ biến (chẳng hạn như Facebook, Skype, Zalo,…)
- Hình ảnh của bạn.
- Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân (có thể có hoặc không).
3.2. Yếu tố quyết định một mẫu chữ ký email đẹp
Những yếu tố giúp tạo nên một mẫu chữ ký email đẹp, ấn tượng như:
- Hình ảnh: Mặc dù đây là yếu tố không bắt buộc như hình ảnh, logo có thể trở thành một điểm nhấn đầy ấn tượng cho email của bạn. Nên chọn những bức ảnh có kích thước vừa phải, rõ ràng, sắc nét, màu sắc sáng sủa và không có dung lượng quá nặng.
- Thiết kế chữ ký email: Không nên viết quá nhiều nội dung vào chữ ký email khiến dài dòng. Tốt nhất là không để chữ ký email vượt quá 7 dòng.
- Bố cục: Bố cục của chữ ký email nên đơn giản, gọn gàng, đẹp mắt.
- Kiểu chữ: Không nên sử dụng font chữ khó đọc như script hoặc calligraphy, hạn chế thiết kế kiểu chữ 3D.
- Màu sắc: Tốt nhất là chỉ nên dùng tối đa 3 màu sắc khi thiết kế chữ ký email để có thể thu hút người nhận và không bị rối mắt.
4. Đối tượng nào nên sử dụng chữ ký email?
Thư điện tử email là một trong những phương tiện được nhiều người sử dụng để trao đổi thông tin phổ biến nhất hiện nay. Thông qua email, bạn có thể gửi thư một cách nhanh chóng và an toàn đến người nhận. Email cũng là một công cụ Digital Marketing hiệu quả trong thời 4.0, có thể hỗ trợ đắc lực cho mọi hình thức kinh doanh.
Đối tượng sử dụng email hiện nay bao gồm cả cá nhân lẫn doanh nghiệp, tổ chức. Cụ thể,
- Đối tượng cá nhân: học sinh, sinh viên, ứng viên đang tìm việc, người trưởng thành đã đi làm,… là những người thường xuyên làm việc, liên lạc, trao đổi thông qua email
- Đối tượng kinh doanh: Doanh nghiệp, tổ chức, công ty, … chữ ký email càng quan trọng và cần thiết, giúp đánh mạnh vào thương hiệu trong chiến lược marketing.
- Người làm một số nghề nghiệp đặc thù như chăm sóc khách hàng hay telesales, marketing, nghiên cứu phân tích thị trường,… việc sử dụng chữ ký email cho các email tiếp thị là bắt buộc. Như vậy, những khách hàng tiềm năng có thể có được thông tin họ muốn về bạn và tìm bạn để đặt câu hỏi khi cần.
5. Cách tạo mẫu chữ ký email đẹp và chuyên nghiệp
Hiện nay, để tạo chữ ký gmail, bạn có thể thông qua nhiều công cụ có sẵn cực kỳ tiện lợi. Trong bài viết này, CoDX sẽ hướng dẫn bạn cách tạo ra những mẫu chữ ký email đẹp với 2 công cụ có sẵn cực kỳ quen thuộc và phổ biến đó là Outlook và Gmail. Tham khảo ngay nhé!
5.1. Tạo chữ ký email trên Outlook
Cách tạo mẫu chữ ký đẹp trong Outlook gồm 6 bước sau:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tạo một email mới bằng cách mở trình Outlook và chọn vào mục “New Email” ở góc trên cùng phía bên trái của trình Outlook.
- Bước 2: Lựa chọn mục “Signature” là phần chữ ký trong menu “Message”.
- Bước 3: Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị 1 bảng thông báo, bạn lựa chọn vào nút “New… ” để thiết lập 1 chữ ký email mới.
- Bước 4: Bạn hãy điền tên cho chữ ký email của mình rồi click vào “OK”.
- Bước 5: Điền phần thông tin bạn muốn hiển thị ở chữ ký email vào trong khung “Edit signature”. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước chữ và lồng thêm hình ảnh/logo theo ý muốn của bạn sau đó click vào nút “OK” khi đã hoàn tất.
- Bước 6: Bạn click mục “Signature” và lựa chọn chữ ký vừa tạo để thêm chữ ký vào email.
5.2. Tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên Gmail
Việc tạo một mẫu chữ ký email đẹp trong gmail cũng vô cùng dễ dàng chỉ với 3 bước sau:
- Bước 1: Đầu tiện mở tài khoản Gmail của bạn lên rồi click vào biểu tượng răng cưa ở góc phản màn hình và chọn “Setting”.
- Bước 2: Trong phần General (cài đặt chung), bạn tìm đến phần Signature (chữ ký) rồi click vào vùng ô bên dưới của ô “No Signature”.
- Bước 3: Tiếp đến, bạn hãy nhập phần nội dung chữ ký muốn tạo vào khung soạn thảo. Sau đó, lựa chọn vào nút “Save changes” để lưu thay đổi thiết lập tạo chữ ký gmail.
Sau khi hoàn tất các bước tạo chữ ký trên Outlook và Gmail được hướng dẫn ở trên, khi bạn mở khung soạn thảo email mới lên, phần chữ ký sẽ tự động được thêm vào ở email.
5.3. Tạo mẫu chữ ký email đẹp trên HTMLSIG
Để tạo chữ ký email trên HTMLSIG, vui lòng làm theo hướng dẫn cụ thể dưới đây:
- Bước 1: Truy cập HTMLSIG tại https://htmlsig.com/. Đây là 2 lựa chọn để bạn tạo chữ ký miễn phí và trả phí, bạn có thể chọn 1 trong 2 tùy theo nhu cầu của mình.
- Bước 2: Điền các thông tin được yêu cầu trong từng trường như Main, Social, Disclaimer, Banner, v.v.
- Bước 3: Bấm “Tạo chữ ký” để hoàn thành việc tạo chữ ký.
5.4. Tạo chữ ký trên Hubspot
Trên Hubspot, việc tạo chữ ký cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào đường dẫn https://www.hubspot.com/email-signature-generator.
- Bước 2: Giao diện chính hiện ra, chọn mẫu chữ ký và điền các thông tin theo form đăng ký.
- Bước 3: Điền thông tin cần thiết, chỉnh sửa kiểu, tải ảnh lên và thêm kiểu chữ ký email bạn muốn.
- Bước 4: Nhấn “Create Signature” để tạo chữ ký.
6. Top các mẫu chữ ký email đẹp và phổ biến nhất hiện nay
Bạn có thể tham khảo thêm một số mẫu chữ ký email đẹp, ấn tượng, chuyên nghiệp mà CoDX đã sưu tầm, tổng hợp và chia sẻ sau đây:
7. Lưu ý khi sử dụng chữ ký email
Dù bạn chọn mẫu chữ ký email như thế nào, sử dụng vì mục đích gì thì cũng cần phải lưu ý đến một số điều như sau:
- Nên thiết kế một mẫu chữ ký email đẹp, đơn giản với đủ thông tin cần thiết. Đừng tham đưa quá nhiều thông tin sẽ khiến chữ ký Email của bạn trở nên rất rối mắt.
- Nên kết nối với các địa chỉ mạng xã hội mà bạn sở hữu như Facebook, Youtube,…
- Hãy chọn cho mình một tấm ảnh đẹp, chuyên nghiệp để bỏ vào chữ ký email vì có thể giúp tạo ấn tượng tốt với người nhận.
- Kết hợp màu sắc một cách thông minh cho chữ ký email để thu hút sự chú ý của người nhận. Có thể sử dụng màu đen – trắng tương phản nếu bạn không biết kết hợp màu sắc sao cho hợp lý.
- Nên thống nhất chữ ký Email giữa các nhân viên trong doanh nghiệp.
- Bạn có thể kiểm tra xem chữ ký email của bạn sẽ hiển thị ở email của người khác thế nào khi được gửi đi. Như vậy sẽ giúp tránh được các trường hợp chữ ký email bị quá khổ hay quá nhỏ so với nội dung email.
- Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ tạo mẫu chữ ký email đẹp,chuyên nghiệp, khác biệt hơn. Tuy nhiên, một số mẫu đẹp, độc đáo hơn có thể sẽ cần phải trả phí.
Một mẫu chữ ký email đẹp mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời trong quảng bá thương hiệu cá nhân cũng như doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin mà CoDX đã chia sẻ ở trên, các bạn sẽ tạo được cho mình các mẫu chữ ký email ấn tượng. Chúc bạn thành công!
Bài viết liên quan: