Chữ ký số doanh nghiệp là gì? Tính pháp lý và Cách đăng ký

Trong thời gian vừa qua, Luật Doanh nghiệp 2020 đã ban hành quy định quan trọng về công nhận chữ ký số là con dấu của tổ chức doanh nghiệp. Điều này chứng tỏ vai trò và ảnh hưởng của chữ ký số điện tử trong môi trường kinh doanh và pháp luật rất lớn. 

Chữ ký số là yếu tố quan trọng để xây dựng một văn hoá kinh doanh điện tử an toàn và tin cậy. Mời bạn cùng CoDX tìm hiểu kỹ hơn về chữ ký số doanh nghiệp và các thông tin liên quan đến nó trong bài viết này.

Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Chữ ký số doanh nghiệp là gì? 

Khái niệm về chữ ký số doanh nghiệp 

Chữ ký số công ty, doanh nghiệp được hiểu là một dạng của chữ ký điện tử, dùng để đại diện cho một tổ chức, doanh nghiệp trong các giao dịch trực tuyến. Thay vì chữ ký truyền thống trên giấy, chữ ký số sẽ sử dụng mã hoá điện tử để đảm bảo tính toàn vẹn và chống lại việc sửa đổi trái phép của thông tin.

5 đặc điểm quan trọng của chữ ký số trong doanh nghiệp:

  1. Tính bảo mật cao

Chữ ký điện tử trong doanh nghiệp sử dụng mã hoá điện tử bằng cặp khóa mã hóa, trong đó khóa cá nhân là bí mật và chỉ được biết đến bởi doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng chỉ doanh nghiệp có thể tạo và ký chữ ký số của mình, giữ cho quy trình ký số an toàn và bảo mật.

  1. Tính toàn vẹn

Chữ ký số bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu và thông tin của doanh nghiệp bằng cách xác định xem liệu dữ liệu đã bị sửa đổi hay không sau khi được ký. Nếu bất kỳ thay đổi nào trong tài liệu, chữ ký số sẽ không còn hợp lệ và người nhận có thể nhận ra sự thay đổi.

  1. Tính xác thực

Chữ ký online được tạo bằng sử dụng khóa cá nhân, và nó có thể được xác thực bằng sử dụng khóa công khai tương ứng. Quá trình này đảm bảo tính xác thực của chữ ký số, cho phép người nhận kiểm tra xem chữ ký có được tạo bởi doanh nghiệp chính xác hay không.

  1. Tính hiệu quả

Với chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp, các giao dịch trực tuyến có thể được thực hiện nhanh chóng và đáng tin cậy. Nó giúp giảm thiểu thủ tục giấy tờ và đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật cho các tài liệu và thông tin quan trọng.

  1. Tính đáng tin cậy

Loại chữ ký số này đảm bảo rằng người gửi không thể chối bỏ việc ký tài liệu sau khi đã ký. Người nhận có thể sử dụng chữ ký số để chứng minh rằng doanh nghiệp đã xác nhận và chấp nhận tài liệu đó.

Đặc điểm của chữ ký số doanh nghiệp
Hình 1. Các đặc điểm của chữ ký điện tử trong công ty

2. Cấu tạo của chữ ký số dành cho tổ chức, doanh nghiệp 

Chữ ký số cho doanh nghiệp được chia thành 2 thành phần chính, gồm có:

  • Phần cứng: Có dạng như một thiết bị USB được gọi là USB Token. Đây là một chiếc USB đặc biệt được sử dụng để tạo ra cặp khóa cho chữ ký số. USB Token được bảo vệ bằng một mật khẩu đặc biệt, gọi là mã PIN. Mật khẩu này được chủ sở hữu chữ ký số đặt để đảm bảo tính bảo mật.
  • Phần mềm: Hay gọi là chứng thư số. Đây là một loại tập tin chứa toàn bộ dữ liệu đã được mã hoá của doanh nghiệp. Chứng thư số chứa thông tin về chủ sở hữu, khóa công khai và các dữ liệu khác liên quan đến chữ ký số, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra và quản lý chữ ký số của doanh nghiệp.

+ Khóa riêng tư (Private Key): Chỉ do chủ sở hữu chữ ký số doanh nghiệp nắm giữ, không được tiết lộ cho bất kỳ ai khác và được sử dụng để tạo ra chữ ký số.

+ Khóa công khai (Public Key): Được công khai và phổ biến. Public Key dùng để xác minh tính toàn vẹn của chữ ký số, có thể được phân phối và chia sẻ mà không ảnh hưởng đến tính bảo mật.

3. Cách hoạt động của chữ ký số doanh nghiệp

Thông tin của tổ chức, doanh nghiệp được mã hóa sử dụng mã khóa cá nhân để bảo mật một cách độc nhất. Sau khi cắm USB Token vào, người dùng sử dụng mã khóa công khai duy nhất để đăng nhập vào máy tính và thực hiện quá trình ký số. Người dùng chỉ có thể thực hiện ký số khi mã khóa công khai và mã cá nhân khớp với nhau, tạo nên một quy trình logic trong việc thực hiện giao dịch điện tử. 

Hoạt động của chữ ký số doanh nghiệp
Hình 2.  Sơ đồ cách thức hoạt động của chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp

4. Giá trị pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp 

Chữ ký số cho cơ quan, doanh nghiệp có giá trị pháp lý tương đương với con dấu của doanh nghiệp và chữ ký tay của nhân viên trên nền tảng số. Điều này được quy định theo Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số. Giá trị pháp lý của chữ ký số được xác định như sau, cụ thể:

+ Khi pháp luật quy định về văn bản cần có chữ ký: Thông điệp dữ liệu phải được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó phải được đảm bảo an toàn. 

+ Khi pháp luật quy định về văn bản cần được đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức: Văn bản đó phải được ký bằng chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức đó, và chữ ký số đó cũng phải được đảm bảo an toàn.

5. Chữ ký số doanh nghiệp được dùng cho mục đích gì? 

Chữ ký số doanh nghiệp có giá trị pháp lý tương đương như con dấu hoặc chữ ký tay của cá nhân khi thực hiện các giao dịch hay thủ tục hành chính của doanh nghiệp trên nền tảng trực tuyến. Chữ ký số doanh nghiệp được áp dụng trong các trường hợp sau đây:

  • Kê khai thuế
  • Xuất hóa đơn
  • Khai hồ sơ BHXH
  • Khai báo Thống kê
  • Nộp thuế
  • Hải quan
  • Giao dịch ngân hàng
  • Đăng ký thành lập doanh nghiệp
  • Mua bán, thanh toán qua mạng
  • Thương mại B2B trực tuyến
  • Ký kết hợp đồng lao động
  • Ký kết hợp đồng kinh tế
  • Ký kết văn bản online
  • Xác nhận chứng từ trong giao dịch nội bộ, chẳng hạn như phiếu tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo quản trị,…
  • …

Chữ ký số doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý và sự tin cậy trong các giao dịch và thủ tục trực tuyến, mang lại lợi ích và tiện ích cho doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh điện tử.

Chữ ký số cho doanh nghiệp
Hình 3. Mục đích của chữ ký số cho các tổ chức, doanh nghiệp

6. Hướng dẫn doanh nghiệp cách đăng ký chữ ký số dành cho tổ chức 

Chữ ký số sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề khó khăn đến việc kê khai, giao dịch. Để sử dụng được chữ ký số, bạn cần phải làm các thủ tục đăng ký theo quy định của Nhà nước và đơn vị cung cấp.

Bước 1. Tìm hiểu và chọn một nhà cung cấp dịch vụ uy tín và đáng tin cậy để đăng ký chữ ký số. 

Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ đăng ký chữ số cần một số giấy tờ (bản sao) sau:

  • Giấy phép ĐKKD hoặc giấy phép hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
  • Giấy chứng nhận đã đăng ký thuế của tổ chức, doanh nghiệp.
  • CCCD/ Hộ chiếu của người đại diện cho tổ chức, doanh nghiệp.

Bước 3. Đăng ký và xác minh danh tính: Gửi yêu cầu đăng ký chữ ký số cho nhà cung cấp dịch vụ và cung cấp thông tin cần thiết. Tiến hành xác minh danh tính của doanh nghiệp và người đại diện thông qua quy trình xác thực.

Bước 4. Tạo khóa và cấp chữ ký số: Sau khi đăng ký thành công, nhà cung cấp dịch vụ sẽ hướng dẫn doanh nghiệp tạo cặp khóa (khóa riêng tư và khóa công khai). Chữ ký số sẽ được cấp cho doanh nghiệp sau khi hoàn tất quá trình tạo khóa.

Bước 5: Cài đặt và sử dụng chữ ký số: Tiến hành cài đặt chữ ký số lên máy tính hoặc thiết bị lưu trữ USB Token. Sử dụng chữ ký số trong các giao dịch và thủ tục hành chính trực tuyến theo quy định và hướng dẫn của nhà cung cấp dịch vụ.

Đăng ký chữ ký số doanh nghiệp
Hình 4. Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

CoDX eSign là nhà cung cấp hàng đầu về phần mềm chữ ký số doanh nghiệp. Với công nghệ tiên tiến và hiện đại, CoDX eSign cung cấp cho các khách hàng giải pháp dịch vụ chuyển đổi số đáng tin cậy và linh hoạt. Sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp và mang lại sự bảo mật và hiệu quả trong các giao dịch điện tử. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:

PHẦN MỀM KÝ DUYỆT TRỰC TUYẾN MỌI VĂN BẢN, TÀI LIỆU CODX ESIGN 

Phần mềm ký số của CoDX là giải pháp trình ký điện tử trong môi trường doanh nghiệp với mục đích xây dựng môi trường giao dịch điện tử mang lại nhiều lợi ích và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý. Dịch vụ trình ký CoDX eSign có các tính năng nổi bật được người dùng đánh giá cao, bao gồm: 

  • Phê duyệt online trên mọi tài liệu: Doanh nghiệp chỉ cần chọn một thao tác để ký kết cho mọi loại hợp đồng, văn bản và tài liệu. 
  • Ký duyệt điện tử mọi lúc, mọi nơi: Phần mềm cho phép bạn duyệt - ký trên mọi thiết bị điện tử mà vẫn đảm bảo độ chính xác và thời gian hoàn thành nhanh chóng.
  • Đảm bảo an toàn – Bảo mật dữ liệu: Với sự có mặt của công nghệ lưu trữ Cloud (nền tảng điện toán đám mây) giúp lưu trữ các tập tin dung lượng lớn với độ bảo mật cao. 
  • Ký duyệt được nhiều văn bản, tài liệu cùng một lúc: Phần mềm cho phép nhiều văn bản được ký số đồng thời trong một khoảng thời gian. 
  • Quản lý văn bản ký số tập trung: CoDX eSign lưu trữ tài liệu khoa học, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm theo từng nhóm phân loại bao gồm: Tài liệu đến; Tài liệu đã gửi; Văn bản nháp; Tài liệu đã xóa. 

Đăng ký ngay để trải nghiệm gói dùng thử phần mềm ký số CoDX eSign cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

Phần mềm trình ký điện tử CoDX eSign

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Loan Hồ

Loan Hồ - Biên tập viên chuyên mục Chuyển đổi số – Tài chính kế toán – Hoạch định Quản lý sản xuất tại CoDX Businesswiki. "Mỗi bài viết tôi chia sẻ là sự đúc kết từ kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm của tôi trong gần 10 năm làm việc trong lĩnh vực Tài chính - Kinh doanh."

Bài viết được quan tâm nhiều trong tuần: