Trong những năm gần đây, việc sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử đã trở nên quen thuộc và được nhiều công ty áp dụng. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ yêu cầu sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, CoDX sẽ chỉ ra những vấn đề cần chú ý khi sử dụng và cập nhật chữ chữ ký số hóa đơn điện tử. Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Chữ ký số hóa đơn điện tử là gì?
Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là một tập hợp con của chữ ký điện tử. Trong đó, chữ ký điện tử được định nghĩa là thông tin đi kèm với dữ liệu, có thể ở dạng văn bản, hình ảnh hoặc video xác định chủ sở hữu của dữ liệu đó.
Cụ thể hơn, chữ ký số khóa công khai là mô hình sử dụng mật mã để liên kết mỗi người dùng với một cặp khóa công khai để ký các tài liệu điện tử và trao đổi thông tin bí mật. Khóa công khai thường được phân phối thông qua chứng nhận khóa công khai.
Chữ ký số được coi là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử, giúp xác thực hóa đơn điện tử được phát hành bởi đơn vị nào, có đủ tính chất pháp lý và nhận biết hóa đơn điện tử đã được mã hóa, không thể sửa đổi mã hóa sau khi ký.
2. Tại sao chữ ký số hóa đơn điện tử lại cần thiết?
Vì cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được coi là một tiêu chuẩn nội dung nhất định và rất cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp của mỗi hóa đơn điện tử khi được sản xuất và xuất ra. Điều 3 Thông tư số 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành mới đây đã nói rõ điều này.
Cụ thể hơn, Bộ Tài chính cũng quy định về tiêu chuẩn chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua và người bán tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC, Điều 3, Điểm đ. Đặc biệt:
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức, trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc chữ ký số được ủy quyền.
- Người mua là tổ chức thương mại, người mua và người bán đã thỏa thuận với nhau về việc người mua đáp ứng điều kiện kỹ thuật để ký điện tử hoặc ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua phải ký hoặc ký điện tử trên hóa đơn.
- Đối với trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của cả người mua và người bán thì áp dụng theo quy định tại Điều 3 Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
3. Quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử mới nhất
3.1. Quy định đối với chữ ký số người bán
Theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC về chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử:
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
- Nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Đồng thời, kế toán tổ chức cần lưu ý thời điểm chữ ký số hóa đơn điện tử như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ vào thời điểm người bán ký điện tử trên hóa đơn, trừ một số lĩnh vực đặc thù như dịch vụ điện, nước, truyền hình, viễn thông, công nghệ thông tin,… có hướng dẫn riêng từ cơ quan quản lý nhà nước (quản lý nhà nước về thuế).
- Do đó, kế toán cần lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, đảm bảo tuân thủ đúng ngày lập hóa đơn, thời gian ký số để tránh tình trạng hóa đơn không hợp lệ.
3.2. Quy định đối với chữ ký số người mua
Cũng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, nếu bên mua là tổ chức thương mại, đơn vị kế toán và bên mua đồng ý với việc bên mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật chữ ký số. Là hóa đơn do người bán lập, có chữ ký điện tử và chữ ký số của người mua.
Tuy nhiên, một số trường hợp người mua không nhất thiết được yêu cầu chữ ký số hóa đơn điện tử:
- Người mua không phải là đơn vị kế toán và các bên không thỏa thuận yêu cầu người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử.
- Bên mua là đơn vị kế toán nhưng có chứng từ, tài liệu chứng minh bên mua và bên bán cung cấp hàng hóa, dịch vụ như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, phiếu thu… thì không yêu cầu bên mua ký số chữ ký
Đặc biệt, khi người mua và người bán thỏa thuận hóa đơn điện tử phải có đầy đủ chữ ký số của cả người mua và người bán thì pháp luật cần ưu tiên tôn trọng thỏa thuận giữa hai bên.
4. Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử chi tiết
Ký chữ ký số hóa đơn điện tử là bước quan trọng để các thương nhân hoàn thành việc mua bán, trao đổi hàng hóa, đặc biệt là tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn. Doanh nghiệp có thể ký điện tử qua Java hoặc qua Extension EINVOICE Signing.
Các bước trong cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử bao gồm:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
Kế toán đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử.
Trong phần “Sử dụng hóa đơn” chọn “Quản lý chữ ký hóa đơn”
Chọn mục “Quản lý chữ ký số hóa đơn” để ký điện tử.
Nếu hóa đơn chưa lập thì kế toán lập hóa đơn và ký điện tử trên hóa đơn. Hóa đơn chưa ký tự động được lưu vào mục riêng để dễ tra cứu.
Bước 2: Mở hóa đơn điện tử cần chữ ký số
Doanh nghiệp phát hành hóa đơn cần đăng ký nhanh bằng cách nhập mã hóa đơn hoặc tên đối tác rồi click vào ô tìm kiếm. Hoặc chọn Hóa đơn chưa ký và tìm kiếm.
Tích vào mục Hóa đơn chưa ký số để lọc ra những hóa đơn chưa có chữ ký số hóa đơn điện tử.
Đối với hóa đơn điện tử mới lập, kế toán kiểm tra lại độ chính xác của các thông tin sau khi kê khai và click vào ô “Xuất hóa đơn” để ký số.
Bước 3: Ký hóa đơn
Sau khi mở hóa đơn chưa ký, kéo xuống dưới cùng và bấm vào “Ký hóa đơn”
Phần mềm sẽ hiển thị thông báo yêu cầu người dùng cắm cổng token vào máy tính. Kế toán chỉ cần nhập tên và mật khẩu được cung cấp để xác nhận chữ ký số trên chứng từ.
Sau khi doanh nghiệp nhập thông tin tài khoản của mình, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ gán chữ ký số trên mã thông báo cho tài liệu và cung cấp bản trình bày thông tin hóa đơn.
Sau khi nhập số hóa đơn và gửi thành công, phần mềm sẽ hiển thị thông báo đã ký hóa đơn điện tử thành công. Điều này hoàn thành chữ ký điện tử của bạn trên hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách ký chữ ký điện tử File PDF [XEM NGAY]
5. Lưu ý gì khi cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử?
Khi áp dụng cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử và cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Nếu chữ ký số hết hạn doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để tạo và xác nhận hóa đơn nhưng phải hợp lệ.
- Sau khi hóa đơn điện tử được ký số nghĩa là các thông tin, dữ liệu đã được xác nhận nên nếu có sai sót thì không thể sửa trực tiếp mà phải điều chỉnh, xác nhận hóa đơn điện tử theo quy định.
- Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử có thể không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Để biết chi tiết, doanh nghiệp có thể tham khảo văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế về việc áp dụng hóa đơn điện tử.
6. Giải đáp các vấn đề thường gặp
6.1. Trường hợp nào không cần chữ ký số hóa đơn điện tử của cả người bán và người mua?
Khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về hóa đơn điện tử không yêu cầu chữ ký số và chữ ký điện tử của người mua và người bán:
- Đối với hóa đơn điện tử bán tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân không phải tổ chức không có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.
- Đối với hóa đơn điện tử ở dạng tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không bắt buộc phải có chữ ký điện tử hoặc chữ ký số của người bán.
- Đối với chứng từ điện tử cho dịch vụ vận chuyển hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử, hóa đơn điện tử lập cho người mua là cá nhân không hoạt động theo thông lệ quốc tế thì ứng dụng trên hóa đơn không cần phải có chữ ký điện tử của người bán.
- Theo quy định của IATA, hóa đơn thanh toán liên chặng giữa các hãng hàng không, hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
6.2. Hóa đơn điện tử có hợp lệ khi không có chữ ký số của người mua?
Hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua mà phải có chữ ký điện tử của người bán.
Vì theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, chữ ký số hóa đơn điện tử của người mua không bắt buộc phải có thường áp dụng cho các trường hợp sau:
- Người mua không phải là đơn vị kế toán
- Nếu bên mua là đơn vị hoạch định kế toán nhưng có đầy đủ chứng từ, tài liệu chứng minh hàng hóa, dịch vụ do bên mua và bên bán cung cấp như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hóa đơn giao nhận hàng, phiếu chi, phiếu thu. ..
6.3. Doanh nghiệp có được dùng nhiều chữ ký số cho hóa đơn điện tử không?
Câu trả lời là Có! Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập, xác nhận hóa đơn. Khi thực thi điều này công ty cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số và cập nhật đầy đủ các chữ ký số còn hiệu lực trên hệ thống của Tổng cục Thuế www.gdt.gov.vn
6.4. Chữ ký số hóa đơn điện tử có bắt buộc không?
Hiện nay chưa có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải áp dụng cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử khi tham gia kinh doanh.
Theo Điều 26 Khoản 3 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có thể lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của Luật Giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua thư điện tử, mạng thông tin điện tử.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn. Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán thì việc ký điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật bên mua. (Điểm e Điều 6 Khoản 1 Thông tư số 32/2011/TT-BTC)
- Hóa đơn điện tử mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải có chữ ký số khi sử dụng hóa đơn điện tử. (Điều 3 Khoản 2 Nghị định-Luật số 119/2018/NĐ-CP)
- Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại nơi có hạ tầng công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật phải khai báo với cơ quan thuế, nộp thuế, giao dịch điện tử. (Điều 17 Khoản 10 Luật Quản lý thuế 2019)
6.5. Có xác thực hóa đơn điện tử khi chữ ký số hết hạn không?
Nếu chữ ký số hóa đơn điện tử hết hạn thì cần gia hạn chữ ký số. Sau khi gia hạn xong, thông tin chữ ký số được cập nhật sẽ được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp chỉ cần gia hạn chứng thư điện tử trên website www.gdt.gov.vn và kiểm tra hóa đơn như bình thường.
7. Đơn vị cung cấp chữ ký số trên hóa đơn điện tử uy tín
Hiện nay VNPT là một trong những nhà cung cấp chữ ký số và chữ ký điện tử uy tín, nổi tiếng được hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam lựa chọn. Nếu doanh nghiệp của bạn còn đang loay hoay chưa biết lựa chọn chữ ký số hóa đơn điện tử tại đơn vị nào thì có thể tham khảo ngay VNPT.
Tuy nhiên, một chữ ký số được áp dụng trơn tru, tiện ích và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp thì không thể thiếu các phần mềm ký số. Với hơn nhiều năm kinh nghiệm, CoDX – eSign tự hào là nhà cung cấp giải pháp và dịch vụ trình ký số cho cá nhân và doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam với những ưu điểm vượt trội sau:
- Phần mềm ký số linh hoạt, không giới hạn thời gian sử dụng, online 24/7 để mọi quy trình được vận hành trơn tru
- Các cấp các ngành không phải mất thời gian vì phải ký, chờ ký hoặc chờ thanh toán. Thời gian này có thể phân bổ và tập trung cho sản xuất, kinh doanh
- Bắt đầu từ việc dùng phần mềm ký số để nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm chi phí lương nhân viên, giảm chi phí quản lý, chi phí in giấy
- Tính an ninh – bảo mật cao. Bảo vệ dữ liệu và nâng cao trải nghiệm của nhân viên tại nơi làm việc
Trên đây là những vấn đề quan trọng về quy định chữ ký số hóa đơn điện tử mà người sử dụng cần nắm rõ để tuân thủ các quy định của nhà nước có liên quan. Đồng thời, bảo vệ an ninh giao dịch của các doanh nghiệp và tổ chức của họ, đảm bảo hoạt động kinh doanh được vận hành thông suốt và an toàn.
Tìm hiểu thêm bài viết liên quan: Quy trình ký số văn bản điện tử theo NĐ-CP số 30/2020 [MỚI]
Bài viết liên quan: