Quy định và Cách cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Trong những năm gần đây, việc sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử đã trở nên quen thuộc và được nhiều công ty áp dụng. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ yêu cầu sử dụng chữ ký số cho hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, CoDX sẽ chỉ ra những vấn đề cần chú ý khi sử dụng và cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Mẫu chữ ký số hóa đơn điện tử mới nhất 2023

Dưới đây là hình ảnh mẫu chữ ký số trên hóa đơn điện tử CoDX:

2. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

2.1. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử của người bán

Theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC về chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử: Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Đồng thời, kế toán tổ chức cần lưu ý thời điểm ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử căn cứ vào thời điểm người bán ký điện tử trên hóa đơn, trừ một số lĩnh vực đặc thù như dịch vụ điện, nước, truyền hình, viễn thông, công nghệ thông tin,… có hướng dẫn riêng từ cơ quan quản lý nhà nước (Tổng cục thuế). 
• Do đó, kế toán cần lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, đảm bảo tuân thủ đúng ngày lập hóa đơn, thời gian ký số để tránh tình trạng hóa đơn không hợp lệ.

2.2. Quy định về chữ ký số trên hoá đơn điện tử của người mua

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, nếu bên mua là tổ chức thương mại, đơn vị kế toán và bên mua đồng ý với các điều kiện ký chữ ký số trên hóa đơn do người bán lập, thì người mua có thể ký điện tử trên hóa đơn đó.

Tuy nhiên, một số trường hợp người mua không nhất thiết được yêu cầu chữ ký số hóa đơn điện tử:

• Người mua không phải là đơn vị kế toán và các bên không thỏa thuận yêu cầu người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử.
• Bên mua là đơn vị kế toán nhưng có chứng từ, tài liệu chứng minh bên mua và bên bán cung cấp hàng hóa, dịch vụ như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, phiếu thu… thì không yêu cầu bên mua ký số chữ ký

Đặc biệt, khi người mua và người bán thỏa thuận hóa đơn điện tử phải có đầy đủ chữ ký số của cả người mua và người bán thì pháp luật cần ưu tiên tôn trọng thỏa thuận giữa hai bên.

2.3. Quy định về trường hợp không cần có chữ ký số của cả người bán và người mua

Khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về hóa đơn điện tử không yêu cầu chữ ký số và chữ ký điện tử của người mua và người bán:

• Đối với hóa đơn điện tử bán tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân không phải tổ chức không có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.
• Đối với hóa đơn điện tử ở dạng tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không bắt buộc phải có chữ ký điện tử hoặc chữ ký số của người bán.
• Đối với chứng từ điện tử cho dịch vụ vận chuyển hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử, hóa đơn điện tử lập cho người mua là cá nhân không hoạt động theo thông lệ quốc tế thì ứng dụng trên hóa đơn không cần phải có chữ ký điện tử của người bán.
• Theo quy định của IATA, hóa đơn thanh toán liên chặng giữa các hãng hàng không, hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

3. Hướng dẫn cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử chi tiết

Cập nhật chữ ký số hóa đơn điện tử là bước quan trọng để các thương nhân hoàn thành việc mua bán, trao đổi hàng hóa, đặc biệt là tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn. Doanh nghiệp có thể cập nhật chữ ký số trên phần mềm hóa đơn điện tử của VNPT.

Dưới đây là các bước hướng dẫn cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử do Công ty chuyển đổi số CoDX đã tổng hợp, cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử 

Bạn đăng nhập vào phần mềm của nhà cũng cấp VNPT, hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu để đăng nhập phần mềm. Tiếp theo sau đó bạn nhấn OK. Trong phần Hệ thống, chọn Thông tin chữ ký số. Nhấn vào ô Cập nhật để thực hiện cập nhật chữ ký số. 

Bước 3: Chọn chữ ký số để cập nhật thông tin

Chọn chữ ký số bạn đang cần cập nhật, sau đó nhấn “Thay đổi” để phần mềm hiện ra bảng thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn có thể điều chỉnh thông tin chữ ký số theo nhu cầu.

Bước 4: Xác nhận và hoàn tất quá trình cập nhật 

Sau khi đã thay đổi thông tin hoặc loại chữ ký số trên phần mềm. Bạn tiếp tục nhấn “Lưu” để xác nhận và hoàn tất quá trình cập nhật chữ ký số trên hóa đơn điện tử 

Lưu ý: Nếu sau khi thực hiện xong bước 3 mà xảy ra lỗi chứng thư số không có khóa riêng vui lòng liên hệ nhà cung cấp phần mềm VNPT để được hỗ trợ.

Xem thêm:

• Hướng dẫn chi tiết cách ký chữ ký điện tử File PDF [XEM NGAY]
• Ký số từ xa là gì? Ưu điểm của Giải pháp Ký số từ xa

Trên đây là những vấn đề quan trọng về quy định chữ ký số trên hóa đơn điện tử mà người sử dụng cần nắm rõ để tuân thủ các quy định của nhà nước có liên quan. Đồng thời, bảo vệ an ninh giao dịch của các doanh nghiệp và tổ chức, đảm bảo hoạt động kinh doanh được vận hành thông suốt và an toàn.

Chữ ký số được áp dụng trơn tru, tiện ích và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp thì không thể thiếu các phần mềm ký số. Với hơn nhiều năm kinh nghiệm, CoDX – eSign tự hào là nhà cung cấp giải pháp và dịch vụ trình ký số cho cá nhân và doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam với những ưu điểm vượt trội sau:

• Phần mềm ký số linh hoạt, không giới hạn thời gian sử dụng, online 24/7 để mọi quy trình được vận hành trơn tru
• Các cấp các ngành không phải mất thời gian vì phải ký, chờ ký hoặc chờ thanh toán. Thời gian này có thể phân bổ và tập trung cho sản xuất, kinh doanh 
• Bắt đầu từ việc dùng phần mềm ký số để nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm chi phí lương nhân viên, giảm chi phí quản lý, chi phí in giấy
• Tính an ninh – bảo mật cao. Bảo vệ dữ liệu và nâng cao trải nghiệm của nhân viên tại nơi làm việc

Tìm hiểu thêm bài viết liên quan: Quy trình ký số văn bản điện tử theo NĐ-CP số 30/2020 [MỚI]