Chữ ký số được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến trong thời kỳ công nghệ số như hiện nay. Ở các bài viết trước chúng tôi đã đem đến những thông tin tổng quan về chữ ký số. Bài viết này, CoDX sẽ hướng dẫn các doanh nghiệp cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ.
| Bạn đang đọc bài viết trên Trang tin tức doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Chữ ký số hợp lệ là gì?
Chữ ký số hợp lệ là chữ ký số được tạo ra theo quy định của pháp luật trên cơ sở đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.
Tính hợp lệ của chữ ký điện tử có thể được xác định thông qua quá trình kiểm tra và xác minh dựa trên các tiêu chí cụ thể.
2. Tại sao cần kiểm tra chữ ký số hợp lệ hay không?
Khi sử dụng chữ ký số để ký kết các văn bản, thực hiện giao dịch điện tử thì doanh nghiệp nên kiểm tra chữ ký số hợp lệ hay không? Việc làm này không những giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời lỗi sai khi ký số. Nắm bắt được tình trạng hiện tại và khắc phục những sai sót sao cho phù hợp.
Bên cạnh đó, việc kiểm tra chữ ký số còn góp phần:
- Giúp người dùng nắm bắt được tình trạng hiện tại của chữ ký số trên văn bản điện tử.
- Rà soát những lỗi sai để đảm bảo chữ ký số được chính xác và toàn vẹn nhất.
- Nắm bắt được thời hạn sử dụng của chữ ký số.
- Bảo mật thông tin trong dữ liệu một cách an toàn nhất.
Vậy khi kiểm tra chữ ký số hợp lệ cần xác minh những thông tin gì? Làm thế nào để kiểm tra chữ ký số một cách nhanh nhất? Cùng tìm hiểu qua mục dưới đây!
Xem thêm: Chữ ký số là gì? Chữ ký số để làm gì? [TÌM HIỂU NGAY]
3. Hướng dẫn kiểm tra chữ ký số hợp lệ nhanh chóng chính xác
Kiểm tra chữ ký số hợp lệ là kiểm tra những thông tin và tình trạng chữ ký số còn hạn hay không. Để từ đó điều chỉnh và gia hạn kịp thời nhằm tránh những gián đoạn trong quá trình thực hiện các giao dịch điện tử.
3.1. Kiểm tra thông tin và tình trạng chữ ký số
Căn cứ tại Điều 79, Nghị định 130/2018-NĐ-CP quy định người nhận chữ ký số cần phải kiểm tra các thông tin sau:
- Chữ ký số phải đảm bảo được tạo ra từ khóa bí mật tương ứng với khoá công khai của người ký trên chứng thư số.
- Check các thông tin trên chứng thư số của người ký như: Phạm vi sử dụng, trạng thái chứng thư số, các giới hạn về trách nhiệm,…
- Trong trường hợp chữ ký số được cấp từ các nhà cung cấp nước ngoài nhưng đã được cấp phép tại Việt Nam. Người nhận phải check hiệu lực của chứng thư số đó trên cả 2 hệ thống. Hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số của nước ngoài và quốc gia.
3.2. Các bước kiểm tra chữ ký số hợp lệ
Trường hợp người dùng có thiết bị chữ ký số (Token), để kiểm tra chữ ký số hợp lệ người dùng cần thực hiện đầy đủ theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Cắm trực tiếp chữ ký số vào máy tính, đồng thời cài đặt phần mềm chữ ký số trên máy tính của mình.
- Bước 2: Đăng nhập vào thiết bị của chữ ký số bằng cách nhập đúng mã Pin để đăng nhập.
- Bước 3: Kiểm tra và rà soát lại các thông tin của chữ ký số.
Đối với trường hợp người dùng không có thiết bị chữ ký số, thì các bạn truy cập trực tiếp vào trang web (http://nhantokhai.gdt.vn). Sau đó đăng nhập vào tài khoản thuế của doanh nghiệp mình. Tiến hành tải tờ khai mà doanh nghiệp đã nộp cho cơ quan thuế. Chỉ với các bước đơn giản như trên, người dùng dễ dàng kiểm tra chữ ký số hợp lệ và rà soát lại các thông tin cần thiết.
4. Quy định chữ ký số hợp lệ theo nghị định 130/2018/NĐ-CP
Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được cho là không hợp lệ nếu không đáp ứng các quy định dưới đây.
4.1. Quy định về nội dung trên chứng thư số
Chứng thư số có chức năng tương đương với căn cước công dân hoặc hộ chiếu trên nền tảng số. Giúp xác minh danh tính của cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp khi thực hiện ký số trên văn bản điện tử. Đồng thời, nó cũng giúp kiểm tra chữ ký số hợp lệ theo các quy định hiện hành.
Điều 5, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, quy định về nội dung trên chứng thư số phải đảm bảo đầy đủ như sau:
- Tên tổ chức/doanh nghiệp cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Tên của người đại diện đăng ký sử dụng
- Số hiệu chứng thư số
- Thời hạn của chứng thư số
- Khoá công khai của người đăng ký sử dụng chứng thư số
- Chữ ký số của đơn vị cấp chứng thực chữ ký số
- Các “Thuật toán mật mã” của chứng thư số
- Hạn chế trong phạm vi và mục đích sử dụng chứng thư số
- Những hạn chế quyền hạn về pháp lý của đơn vị cấp chứng thực chữ ký số
- Những yêu cầu khác của bộ Thông tin và Truyền thông về nội dung
4.2. Quy định thời hạn chứng thư số
Theo dõi thời hạn chứng thư số để kiểm tra chữ ký số hợp lệ và tránh gián đoạn trong khi thực hiện các giao dịch điện tử. Điều 59, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, quy định thời hạn chứng thư số khi giao dịch điện tử như sau:
- Chứng thư số do đơn vị chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ cấp có thời hạn 20 năm.
- Chứng thư số của người dùng cấp có thời hạn tối đa 5 năm.
- Chứng thư số gia hạn thì được sử dụng thêm tối đa 3 năm.
4.3. Quy định về điều kiện đảm bảo an toàn chữ ký số
Chữ ký số hợp lệ là chữ ký số đảm bảo tính an toàn theo quy định của pháp luật tại Điều 9 tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Chi tiết về quy định đảm bảo an toàn điện tử nhằm kiểm tra chữ ký số hợp lệ được phổ biến như sau:
Thời gian tạo chữ ký số phải có hiệu lực, đồng thời được kiểm tra bằng khóa công khai được ghi trên chứng thư số.
Chữ ký số được tạo từ khóa bí mật phải tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cung cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, doanh nghiệp. Những tổ chức này cần được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
Đặc biệt, khoá bí mật chỉ nằm trong sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
5. Đơn vị nào cung cấp chữ ký số hợp lệ uy tín nhất?
Các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số cho doanh nghiệp uy tín trên thị trường hiện nay như Viettel, VNPT, Misa,…. Đây đều là những đơn vị tiên phong và uy tín hàng đầu cung cấp các giải pháp về phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, kê khai thuế,…Với cơ sở vật chất và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ 24/24 cho khách hàng.
Bên cạnh đó với sự xuất hiện của phần mềm ký số của CoDX đã giúp các doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến ký số điện tử. Công ty chuyển đổi số CoDX tự hào là đơn vị hỗ trợ đăng kí chữ ký điện số ở những công ty uy tín chất lượng trên thị trường. Nhằm cung cấp dịch vụ trình ký số online cho doanh nghiệp với thủ tục cực kỳ đơn giản nhanh gọn.
Trên đây là toàn bộ cách hướng dẫn cũng như đơn vị cung cấp phần mềm kiểm tra chữ ký số hợp lệ. Bên cạnh đó, để đảm bảo an toàn khi lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng và tham khảo trước khi mua. Liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn chi tiết! Xem thêm những thông tin quản trị hữu ích khác tại CoDX.
Xem thêm: Hướng dẫn gia hạn chữ ký số bằng các thủ tục hồ sơ ĐƠN GIẢN
Bài viết liên quan: