Ứng dụng chữ ký số trong cơ quan nhà nước, Doanh nghiệp

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử có tính pháp lý như chữ ký tay thông thường, được sử dụng khi thực hiện các giao dịch, thông báo trên môi trường điện tử. Chữ ký số ngày càng trở nên quen thuộc và được ứng dụng ngày càng nhiều trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, thương mại điện tử. Vậy ứng dụng chữ ký số trong thực tế diễn ra thế nào? Hãy cùng CoDX tìm hiểu nhé!

1. Ứng dụng chữ ký số trong cơ quan nhà nước 

Cơ quan nhà nước là một trong những chủ thể ứng dụng chữ ký số vào thực tiễn hoạt động nhiều nhất. Bởi đặc thù của chủ thể này là cần thường xuyên đưa ra các văn bản có tính toàn vẹn và xác thực, do đó nhu cầu sử dụng chữ ký số cũng rất cao.

1.1. Thực trạng ứng dụng chữ ký số trong cơ quan nhà nước

Chữ ký số được sử dụng trong cơ quan nhà nước từ năm 2008, sau 15 năm ứng dụng, tỷ lệ các cơ quan nhà nước sử dụng chữ ký số trong trao đổi văn bản điện tử đã đạt 100% (trừ văn bản mật). Tỷ lệ các văn bản điện tử được áp dụng chữ ký số cũng rất cao, đạt trên 90%, trong đó Bộ tài chính, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng Chính phủ có mức ứng dụng lên đến hơn 95%. Một số địa phương như Đà Nẵng, Quảng Ninh, Thái Bình, Hà Tĩnh,… có tỷ lệ văn bản điện tử áp dụng chữ ký số đạt đến gần 100%. 

Các thông số trên là dấu hiệu tốt cho thấy sự bùng nổ của chữ ký số trong việc phát triển công nghệ thông tin, đảm bảo các thông tin lan truyền trên mạng xã hội cũng sẽ được kiểm soát cụ thể, rõ ràng, tránh tình trạng làm giả hoặc bảo mật thông tin không kỹ. Chữ ký số được sử dụng ngày càng rộng rãi, dần trở thành thứ không thể thiếu trong các công văn, thông báo, biên nhận,… của các cơ quan nhà nước với nhau.

1.2. Ứng dụng chữ ký số trong cơ quan nhà nước mang lại lợi ích gì?

Việc chữ ký số được ứng dụng trong cơ quan nhà nước đem đến rất nhiều lợi ích mà chữ ký thông thường không thể đem lại. Trong đó phải kể đến là: 

• Có thể thông báo, gửi các văn bản thông qua mạng điện tử một cách nhanh chóng, lập tức mà không tốn thời gian, tiền bạc, công sức để gửi trực tiếp, tận tay theo cách gửi truyền thống thông thường.
• Có thể gửi một lúc nhiều tài liệu, có thể lên tới hàng trăm nghìn tài liệu một cách an toàn, không lo thất lạc.
• Thể hiện được tính minh bạch trong cải cách hành chính; tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.
• Thời gian xử lý văn bản hành chính được rút ngắn, quá trình trao đổi thông tin được đơn giản hóa hơn.
• Phát triển hơn chính phủ điện tử và giao dịch thương mại điện tử.
• Thúc đẩy quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình trao đổi với các cơ quan ngoài nhà nước, giúp quá trình hội nhập được thuận lợi hơn.
• Các dữ liệu cá nhân và dữ liệu chuyên môn được bảo mật kỹ lưỡng, có tới 2 lớp khóa bảo mật mà chỉ duy nhất người nhận văn bản mới mở được, không lo bị đánh cắp thông tin.

1.3. Chữ ký số trong cơ quan nhà nước được ứng dụng vào các dự án nào?

Ứng dụng chữ ký số được thực hiện cụ thể thông qua các dự án của cơ quan nhà nước, trong đó gồm các dự án thực hiện theo mô hình tập trung, dự án thực hiện theo mô hình phân tán, trung tâm chứng thực, ban cơ yếu chính phủ, cơ quan của Đảng và nhà nước.

• Mô hình tập trung

Mô hình tập trung được hiểu là việc tập trung quản trị, kiểm soát đầu cuối của chữ ký số, theo đó nhiều người có thể được phân quyền để dùng chung một chứng thư số, được quản lý và đối chiếu thông qua mạng hoặc internet của Đảng và Nhà nước, qua Ban Cơ yếu Chính phủ. Mô hình tập trung sẽ chú trọng đến việc kết nối của các thành viên, được thực hiện theo quy mô nhỏ, thông thường là trong 1 cơ quan hoặc 1 phòng ban.

• Mô hình phân tán

Đây là mô hình phù hợp để triển khai theo quy mô lớn, thường được sử dụng nhiều trong cơ quan nhà nước. 1 mô hình chữ ký số phân tán sẽ có khoảng hơn 1000 chứng thư số, mỗi người dùng sẽ được cấp quyền sử dụng một chứng thư số khác nhau, được quản lý và đối chiếu thông qua hệ thông mạng của cơ quan mình.

• Trung tâm chứng thực

Trung tâm chứng thực là một tổ chức trung gian cho việc sử dụng chữ ký số của các cơ quan. Trung tâm này có nhiệm vụ tư vấn việc ứng dụng của chữ ký số và triển khai chứng thực số cho các cơ quan, tổ chức hướng dẫn sử dụng chữ ký số cho các cơ quan, cung cấp chứng thư số và cài đặt gói xác thực bảo mật cho các cơ quan sử dụng chữ ký số, hỗ trợ người dùng sử dụng phần mềm chữ ký số.

• Ban Cơ yếu chính phủ

Ban cơ yếu chính phủ là đơn vị thực hiện quản lý chữ ký số trong dự án ứng dụng chữ ký số theo mô hình tập trung. Đơn vị này cũng có thể cung cấp và quản lý chữ ký số theo mô hình phân tán nếu nhận được yêu cầu. 

Nhiệm vụ của Ban Cơ yếu Chính phủ trong dự án này gồm: Khảo sát hiện trạng và nhu cầu ứng dụng chữ ký số của các cơ quan, tư vấn và cung cấp chứng thư số, chữ ký số, cài đặt gói chữ ký số và gói bảo mật cho người dùng, hỗ trợ người dùng sử dụng phần mềm chữ ký số.

• Cơ quan của Đảng và Nhà nước

Cơ quan của Đảng và Nhà nước là chủ thể quan trọng trong việc đưa chữ ký số vào ứng dụng thực tiễn một cách hiệu quả. Cơ quan này có nhiệm vụ phối hợp với các cơ quan khác hoặc Ban Cơ yếu Chính phủ trong quá trình: triển khai ứng dụng chữ ký số, lập danh sách các đơn vị có nhu cầu sử dụng chữ ký số, cung cấp thông tin và dữ liệu trong phạm vi quyền hạn của mình khi có yêu cầu, đảm bảo các cơ quan nhà nước có đầy đủ cơ sở hạ tầng và thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin để sử dụng chữ ký số, tích hợp các dịch vụ chữ ký số, tư vấn giải đáp các thắc mắc về chữ ký số vào công tác nghiệp vụ của mình.

1.4. Những hạn chế khi ứng dụng chữ ký số trong cơ quan nhà nước

Việc hướng dẫn sử dụng chữ ký số và ứng dụng vào hoạt động của cơ quan nhà nước vẫn gặp một số khó khăn, hạn chế. Cần nhìn nhận lại những hạn chế đó để có thể đưa ra giải pháp giúp chữ ký số ứng dụng trong cuộc sống ngày càng hoàn thiện hơn.

• Đối với nhận thức và vai trò của lãnh đạo

Lãnh đạo là người đi đầu trong công tác ứng dụng chữ ký số, do đó hạn chế của các cấp lãnh đạo sẽ làm trì hoãn công tác đưa chữ ký số vào thực tiễn. Mặc dù thực tế hầu hết các cấp lãnh đạo đều tạo điều kiện cho chữ ký số phát triển, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế như:

Nhận thức và hiểu biết về chữ ký số chưa cao, chưa hiểu rõ về tầm quan trọng của chữ ký số, dẫn đến việc không chú trọng triển khai, đặc biệt là ở các cơ quan, đơn vị hành chính có cơ sở vật chất kém, ứng dụng công nghệ thông tin chưa phát triển

Công tác chỉ đạo hời hợt, không nghiêm túc, không quyết liệt, dẫn đến tình trạng nhớ thì dùng chữ ký số, quên thì thôi.

Việc triển khai chữ ký số chưa cụ thể, khiến chữ ký số còn xa lạ với nhiều người, khiến việc áp dụng chưa đạt hiệu quả.

• Đối với pháp lý và cơ sở hạ tầng

Đối với hệ thống pháp lý:

Các văn bản về chữ ký số còn chưa đầy đủ, mới chỉ có khung pháp lý mà chưa hoàn thiện về nội dung.

Các quy định về việc sử dụng chữ ký số còn khá mới mẻ, chưa đi sâu vào thực tiễn.

Không có chế tài hay biện pháp răn đe cho việc vi phạm các quy định về sử dụng chữ ký số.

Đối với cơ sở hạ tầng:

Cơ sở hạ tầng để ứng dụng chữ ký số còn hạn chế, nhất là ở vùng sâu vùng xa.

Quy mô của chữ ký số chưa lớn, chất lượng phục vụ của các tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số chưa cao.

Chưa có sự liên kết giữa hệ thống chứng thực, kiểm tra chữ ký số của cơ quan nhà nước với chữ ký số của các doanh nghiệp, gây ra tình trạng khó khăn trong việc ứng dụng chữ ký số.

• Đối với quy trình triển khai

Quy triển khai sử dụng chữ ký số còn nhiều hạn chế, khiến việc áp dụng chữ ký số trong thực tiễn gặp nhiều khó khăn. Có thể kể đến như:

Quy trình quản lý chữ ký số chỉ mới chỉ dừng lại ở các bước đầu tiên, trong một số khâu nhất định mà chưa triển khai với cả quy trình xử lý văn bản điện tử.

Chữ ký số chưa được tích hợp vào hệ thống thông tin chuyên ngành của nhà nước, mới chỉ dừng lại ở việc áp dụng trong phạm vi nội bộ cơ quan.

Quy trình khai thác và sử dụng chữ ký số còn rắc rối, chưa thuận tiện và đem lại hiệu quả. Nhiều vấn đề phát sinh từ việc sử dụng chữ ký số chưa được giải đáp khiến người dùng gặp nhiều khó khăn.

2. Ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp 

Chữ ký số trong doanh nghiệp có thể được thay thế chữ ký tay của người đại diện và con dấu của doanh nghiệp. Theo số liệu thống kê, cuối năm 2018 đầu năm 2019, tỷ lệ doanh nghiệp đưa chữ ký số vào ứng dụng hoạt động đã đạt 98,87%, điều này cho thấy việc sử dụng chữ ký số đã và đang ngày càng đi sâu vào thực tiễn, trở thành công cụ làm việc quan trọng của các chủ thể.

2.1. Giao dịch với các cơ quan, tổ chức nhà nước

Khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính thông qua giao dịch điện tử để tiết kiệm thời gian, công sức, doanh nghiệp có thể dùng đến chữ ký số. Một số thủ tục hành chính có thể làm trực tuyến mà không cần trực tiếp đến cơ quan nhà nước gồm: 

• Đăng ký thành lập doanh nghiệp;
• Bổ sung ngành nghề kinh doanh;
• Thay đổi con dấu;
• Thay đổi người đại diện pháp luật;
• Kê khai và nộp thuế điện tử;
• Kê khai và đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động.

2.2. Giao dịch với đối tác

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng chữ ký số khi thực hiện giao dịch với đối tác, khi này hai bên có thể tiến hành giao dịch, ký hợp đồng mà không cần gặp mặt trực tiếp. Ứng dụng chữ ký số trong trường hợp này có thể hạn chế tối đa nguy cơ giả danh, thất lạc tài liệu và đảm bảo mức độ bảo mật thông tin cao hơn so với các phương thức khác. Một số giao dịch điện tử mà doanh nghiệp và đối tác có thể thường xuyên thực hiện gồm: 

• Đầu tư chứng khoán;
• Mua bán hàng hóa;
• Chuyển hồ sơ giấy.

2.3. Giao dịch thông thường khác

Chữ ký số còn có thể được ứng dụng vào các giao dịch thông thường trong hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số sau thư điện tử, email để xác minh tính an toàn và bảo mật, đồng thời xác minh người gửi thư điện tử là người ký số.

3. Phạm vi ứng dụng chữ ký số bao gồm những ngành nào?

Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay, do đó phạm vi ứng dụng của chữ ký số rất rộng, nhất là trong thời đại giao dịch điện tử trở nên phổ biến như hiện nay. Chữ ký số được sử dụng hiệu quả trong các ngành tài chính (thuế, hải quan, chứng khoán,…), ngành giáo dục (quản lý,…), ngành y tế, ngành giao thông vận tải,… Chữ ký số đem đến sự mở rộng, nhanh chóng và kết nối đa quốc gia.

4. Lĩnh vực nào được ứng dụng chữ ký số mạnh mẽ nhất?

Chữ ký số đem đến sự mở rộng, nhanh chóng và kết nối đa quốc gia, do đó được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau. Theo “Báo cáo tình hình phát triển và ứng dụng của chữ ký số tại Việt Nam năm 2019”, 4 lĩnh vực đã đạt được kết quả ứng dụng chữ ký số cao là thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội (BHXH) và chứng khoán.

4.1. Lĩnh vực thuế 

Việc chữ ký số ứng dụng vào trong lĩnh vực thuế giúp các giao dịch thuế được an toàn, dữ liệu mang tính xác thực, cắt giảm được các thủ tục hành chính và đẩy mạnh hơn quá trình cải cách hành chính trong cơ quan Thuế. Theo thống kê của Tổng cục Thuế, hệ thống chữ ký số trong kê khai thuế điện tử đã được triển khai tại 63/63 tỉnh, thành phố và 100% chi cục thuế trực thuộc. Riêng trong năm 2022, tính đến ngày 15.9, số lượng doanh nghiệp đang hoạt động tham gia sử dụng dịch vụ khai thuế điện tử là 869.126 doanh nghiệp, đạt tỷ lệ trên 99,99%. 

4.2. Lĩnh vực hải quan 

Chữ ký số ứng dụng trong lĩnh vực hải quan giúp giảm thiểu thời gian thông quan hàng hóa, giảm thiểu các chi phí phát sinh khi làm thủ tục xuất nhập khẩu, tinh gọn các thủ tục hành chính. Tính đến năm 2019, Tổng cục Hải quan đã cung cấp 192 dịch vụ công trực tuyến sử dụng chữ ký số để xác thực và 174 dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 ứng dụng chữ ký số để xác thực. Đây là con số tích cực cho thấy việc đưa chữ ký số vào ứng dụng trong lĩnh vực hải quan đang ngày càng phát triển và đạt được nhiều thành tựu nhất định.

4.3. Lĩnh vực BHXH 

Ứng dụng của chữ ký số trong BHXH giúp đảm bảo tính an toàn trong các giao dịch điện tử, tạo nên một môi trường làm việc hiện đại, tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng tính công khai, minh bạch trong hệ thống quản lý điều hành. Đặc biệt trong đại dịch Covid-19 vừa qua, tầm quan trọng của chữ ký số trong BHXH càng trở nên rõ ràng. Đến cuối năm 2021, số doanh nghiệp đăng ký sử dụng chữ ký số trên Hệ thống BHXH đạt 593.167 doanh nghiệp, trong đó số lượng hồ sơ dịch vụ công trực tuyến chiếm gần 80%.

4.4. Lĩnh vực chứng khoán

Việc chữ ký số ứng dụng trong lĩnh vực chứng khoán sẽ đảm bảo tính xác thực của hồ sơ do các cơ quan, tổ chức gửi lên hệ thống, giúp hoàn thiện công tác lưu trữ hồ sơ, dữ liệu khoa học và tra cứu dữ liệu. Hiện nay chữ ký số được sử dụng nhiều trong các hệ thống chứng khoán như: hệ thống giám sát giao dịch chứng khoán; phần mềm quản lý báo cáo thống kê nội bộ; hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý công ty quản lý quỹ và quỹ đầu tư; hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý công ty chứng khoán; hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý nhà đầu tư nước ngoài; hệ thống công bố thông tin. Các hệ thống phần mềm thu thập báo cáo đều yêu cầu người dùng là tổ chức/doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để gửi báo cáo và công bố thông tin.

Như vậy, chữ ký số có tính ứng dụng rất cao trong nhà nước và thương mại điện tử hiện nay. Điều này đã giúp các giao dịch điện tử trở nên thuận tiện hơn. Thông qua bài viết trên, CoDX hy vọng đã cung cấp được cho các bạn những thông tin hữu ích về ứng dụng chữ ký số hiện nay. Xem thêm các kiến thức quản trị doanh nghiệp khác tại CoDX Business Wiki

Có thể bạn quan tâm: Cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế dễ dàng nhanh nhất