Để thực hiện chương trình số hóa, bên cạnh trang bị các phần mềm văn phòng số, các doanh nghiệp còn cần phải thực hiện đăng ký, khai báo chữ ký điện tử với cơ quan chính phủ. Đây là một bước quan trọng để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công cho các hoạt động giao dịch trực tuyến. Hãy cùng CoDX tìm hiểu về những thông tin tổng quan, cách đăng ký, sử dụng loại chữ ký này đúng quy định qua bài viết dưới đây.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Có thể bạn quan tâm: Quy định về chữ ký điện tử có giá trị pháp lý không?
1. Tổng quan về chữ ký điện tử
Chữ ký trực tuyến được sử dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực hiện nay. Đây được xem như hình thức truyền tải, lưu trữ và bảo vệ tính xác thực của văn bản đã ký trong các giao dịch điện tử.
1.1 Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là gì? Loại chữ ký này được hiểu là một dạng thông tin bao gồm ký hiệu, hình ảnh hoặc âm thanh kèm theo thông tin dữ liệu. (Theo quy định tại Khoản 1, Điều 21, Luật giao dịch điện tử năm 2005)
Mục đích nhằm xác minh thông tin của người sở hữu và xác nhận những thỏa thuận của đối tượng này với văn bản đã ký trong giao dịch điện tử đó.
1.2 Các loại chữ ký điện tử cần biết
Các loại chữ ký điện tử có thể kể đến như: Chữ ký số, chữ ký scan, chữ ký ảnh,…
- Chữ ký số: Đây được xem là một loại chữ ký online nhằm xác nhận chủ sở hữu của tài liệu điện tử được gửi đi. Các ký tự số là một dạng mật khẩu bảo đảm được sử dụng để xác nhận tính chính xác của dữ liệu thông tin.
- Chữ ký scan: Được sử dụng phổ biến trong các hợp đồng giao dịch xuyên biên giới và bên ký là người nước ngoài.
- Chữ ký ảnh: Trong các hợp đồng không có giá trị lớn thì sẽ sử dụng chữ ký ảnh nhiều hơn. Hoặc trong những trường hợp người ký không có mặt, người ký sẽ chèn hình ảnh chữ ký mực ướt của mình vào mục tương ứng trên dữ liệu điện tử của hợp, đồng. Sau đó tệp dữ liệu và chữ ký ảnh sẽ được gửi qua gmail của đối tác.
Xem thêm: Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử giống hay khác nhau?
1.3 Đối tượng nào cần sử dụng?
Chữ ký điện tử online là công cụ hỗ trợ đắc lực mà mọi công dân tại Việt Nam đều có thể sử dụng được. Trong đó phải kể đến như các cá nhân độc lập, cá nhân thuộc tổ chức doanh nghiệp hay các tổ chức doanh nghiệp,…
- Các cá nhân độc lập: Trong các trường hợp giao dịch điện tử với ngân hàng, thanh toán các khoản thuế,… thì đều có thể sử dụng.
- Cá nhân thuộc doanh nghiệp: Với các giao dịch nội bộ như duyệt văn bản từ nhân viên hay phê duyệt hợp đồng, sử dụng chữ ký này để thuận tiện hơn.
- Các tổ chức/ doanh nghiệp: Đây là đối tượng sử dụng chữ ký thường xuyên và liên tục. Đặc biệt trong các trường hợp giao dịch điện tử với đối tác từ xa.
2. Tại sao doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký online ngay?
Doanh nghiệp cần chuyển đổi sang các loại chữ ký điện tử để nâng cao khả năng bảo mật và độ tin cậy của giao dịch. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc thực hiện các giao dịch trên mạng.
Ngoài ra, Việc chuyển đổi sang chữ ký điện tử của doanh nghiệp giúp tối ưu quy trình giao dịch và tích hợp nộp thuế trực tuyến với quy trình tối giản. Người dùng có thể kê khai và nộp thuế online trên hệ thống thuế của nhà nước.
2.1. Hiện trạng áp dụng chữ ký điện tử ở Việt Nam
Hiện nay, giao dịch trực tiếp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã dần chuyển sang giao dịch điện tử. Thị trường chữ ký online tại Việt Nam đã có những thay đổi mạnh mẽ.
- Trong lĩnh vực thuế điện tử, tỷ lệ sử dụng chữ ký online doanh nghiệp đạt 99%, tăng 64 bậc trong bảng xếp hạng cạnh tranh của Ngân hàng Thế giới.
- Hơn 90% doanh nghiệp kê khai, nộp BHXH điện tử, tiết kiệm 60% chi phí cho doanh nghiệp và đất nước.
- Việc ứng dụng chữ ký trực tuyến đã giúp các tổ chức tài chính giảm tỷ lệ sai sót tới 92%, tỷ lệ thất thoát hồ sơ tài liệu tới 66%, giúp hiệu quả kiểm toán đạt 80%.
Trong một thế giới ngày càng siêu kết nối, nơi nhu cầu giao dịch và truyền thông tin trong môi trường điện tử ngày càng tăng, chữ ký online là công cụ cơ bản nhất cho một doanh nghiệp chuyển đổi số. Với xu thế, tiềm năng thị trường và sự chuyển đổi của nền kinh tế, việc phát triển dịch vụ chữ ký online là xu hướng tất yếu và là một phần quan trọng để hoàn thiện “bức tranh” chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Với sự phát triển của các dịch vụ công trực tuyến cấp độ ba và bốn, chứng thực bản sao điện tử, nhận dạng điện tử và nhận dạng công dân bằng chip, việc phát triển chữ ký online từ xa có ý nghĩa to lớn đối với quá trình số hóa. Cải thiện thủ tục hành chính công và góp phần phát triển nền kinh tế số.
2.2. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng
Việc sử dụng chữ ký điện tử giúp các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp tối ưu hóa các thủ tục, quy trình giao dịch trực tuyến, mang lại nhiều lợi ích như:
- Tiết kiệm thời gian: Thao tác giao dịch điện tử được rút ngắn và hiệu quả.
- Đa dạng và linh hoạt về cách thức: Thông qua chữ ký, cá nhân và doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch như gửi bản cam kết qua email, ký bằng bút điện tử trên màn hình cảm ứng của máy tính tiền, ký hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi.
- Đơn giản hóa quy trình chứng nhận: Giúp quy trình sản xuất, truyền và gửi tài liệu, hồ sơ đến đối tác, khách hàng, cơ quan đơn giản, nhanh chóng mà không cần gặp trực tiếp.
- Hoàn thiện hồ sơ thuế nhanh chóng: Chữ ký online mang lại lợi ích cho việc kê khai thuế, nộp thuế qua mạng… Doanh nghiệp, tổ chức có thể thực hiện các giao dịch điện tử chỉ bằng chữ ký trực tuyến, không cần in tờ khai hải quan, chứng từ phức tạp hay yêu cầu đóng dấu mà vẫn đảm bảo tính bảo mật, vì chương trình xử lý và đảm bảo quản lý dữ liệu.
- Tính bảo mật danh tính cao: Danh tính của cá nhân và doanh nghiệp được bảo mật tuyệt đối, không thể giả mạo chữ ký điện tử.
3. Hướng dẫn đăng ký và cách sử dụng chữ ký điện tử online chi tiết
Sau khi hiểu được chữ ký điện tử là gì và nó đóng vai trò quan trọng như thế nào cho doanh nghiệp thì bạn cũng cần nên tham khảo cách đăng ký và sử dụng loại chữ ký này theo hướng dẫn dưới đây:
3.1. Cách đăng ký chữ ký điện tử
Để đăng ký sử dụng chữ ký trong hợp đồng hay các giao dịch khác, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ theo 3 bước dưới đây:
- Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ cần thiết
Những loại giấy tờ cần chuẩn bị cho việc đăng ký chữ ký online:
– Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động đối với khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức (Phải có công chứng).
– Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp đối với khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức.
– Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người đại diện pháp luật doanh nghiệp hoặc cá nhân
- Bước 2: Gửi hồ sơ đăng ký
Sau khi đã hoàn tất đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết, doanh nghiệp, cá nhân hay nhân viên liên hệ qua tổng đài chăm sóc khách hàng hoặc qua email để được nhân viên của nhà cung cấp hỗ trợ làm thủ tục đăng ký. Nhân viên sẽ nhận hồ sơ bản giấy khi bàn giao các loại chữ ký điện tử.
- Bước 3: Cấp và bàn giao chữ ký
Nhân viên sẽ tiến hành đầu nối và cấp chứng thư điện tử dựa vào hồ sơ và gói cước chữ ký mà khách hàng lựa chọn. Đồng thời sẽ bàn giao chữ ký và hướng dẫn khách hàng về việc sử dụng. Tùy vào đối tượng khách hàng và gói lựa chọn, mức thanh toán sẽ khác nhau.
3.2. Sử dụng như thế nào đúng luật?
Đối với các giao dịch thông thường và giao dịch nhà nước, quốc tế sẽ có cách sử dụng chữ ký điện tử khác nhau. Cùng tìm hiểu chi tiết cách sử dụng chúng khi bạn tạo chữ ký điện tử online qua mục dưới đây.
- Đối với các giao dịch thông thường
Đối với các giao dịch thông thường, khi sử dụng chữ ký sẽ không cần phải gặp mặt trực tiếp. Chữ ký trực tuyến được sử dụng để thực hiện các cam kết qua email, các số định dạng cá nhân (PIN) khi nhập vào các máy rút tiền ATM, các hợp đồng điện tử online,…
- Đối với các giao dịch nhà nước và quốc tế
Chữ ký điện tử online hiện nay được sử dụng phổ biến trong các giao dịch của ngành ngân hàng, tài chính. Một số cơ quan nhà nước như Sở Bưu Chính Viễn Thông, Bộ Công Thương,…
Bên cạnh đó, một nhánh con của loại chữ ký này là chữ ký số đang phát triển mạnh mẽ. Sử dụng nhiều trong các giao dịch liên quan tới kê khai hải quan điện tử, kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử,…mà không cần phải in các tờ kê khai hay cần đóng dấu của doanh nghiệp, tổ chức.
3.3. Một số lưu ý khi tạo và sử dụng
Chữ ký điện tử của doanh nghiệp được xem là an toàn khi được kiểm chứng bằng quy trình kiểm tra giao dịch do các bên tham gia giao dịch thỏa thuận. Đồng thời phải đáp ứng các tiêu chí:
- Dữ liệu tạo ra chỉ gắn duy nhất với người ký và thuộc sự kiểm soát của người ký, Thay đổi chữ ký nội dung dữ liệu sẽ bị phát hiện ngay.
- Các bên khi tham gia giao dịch điện tử được phép thỏa thuận về việc có sử dụng chữ ký hay không. Trong trường hợp các bên không sử dụng vẫn có quyền thực hiện giao dịch điện tử mà không cần ký điện tử.
4. Một số câu hỏi liên quan đến chữ ký online điện tử
4.1. Chữ ký điện tử sử dụng phổ biến trong lĩnh vực nào?
Loại chữ ký này được dùng nhiều trong các trường hợp kê khai, nộp thuế trực tuyến, khai báo hải quan,…Nó giúp các doanh nghiệp có thể ký hợp đồng với các đối tác thông qua hình thức Online. Không cần gặp nhau trực tiếp nhưng vẫn có thể ký hợp đồng, chỉ cần ký vào file tài liệu văn bản (Word, Excel, PDF,…) rồi gửi qua Email.
Dưới đây là các trường hợp phổ biến thường ứng dụng chữ ký trực tuyến vào công việc nhiều nhất hiện nay, cụ thể như sau:
| Doanh nghiệp | Ngành hành chính nhân sự | Cá nhân |
|
|
|
4.2. Một số rủi ro cần biết
Trong quá trình áp dụng cách sử dụng chữ ký điện tử của doanh nghiệp để kê khai các hóa đơn điện tử, doanh nghiệp dễ gặp phải các rủi ro như:
- Chữ ký bị quá hạn: Thường xảy ra khi token chứa chữ ký số đã hết hạn. Vì vậy để tránh làm gián đoạn các doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp đến nhà cung cấp chứng thư số để xin gian hạn thêm.
- Token bị hỏng hoặc kém chất lượng: Điều này xảy ra khi doanh nghiệp chọn nhà cung cấp không uy tín.
- Chữ ký không kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử: Lỗi này chủ yếu do máy tính bị lỗi hoặc chưa cài đặt phần mềm ký số.
Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp hạn chế được các rủi ro trong quá trình sử dụng?
5. Dịch vụ chữ ký điện tử uy tín trên thị trường hiện nay
Để tránh gặp phải những rủi ro trong quá trình thực hiện cách sử dụng chữ ký điện tử, các doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín. Các đơn vị cung cấp chữ ký số trên thị trường hiện nay có thể kể đến như chữ ký điện tử VNPT, chữ ký điện tử Viettel, hay chữ ký của Misa, FPT và BKAV…
CoDX đơn vị cung cấp, hỗ trợ đăng ký chữ ký số, điện tử cho mọi doanh nghiệp
Là đơn vị tự hào cung cấp các giải pháp về chữ ký số cho doanh nghiệp, dịch vụ chuyển đổi số CoDX – Hỗ trợ đăng kí chữ ký số, cung cấp quy trình ký số chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ cần liên hệ, đưa thông tin mà không cần làm bất kỳ thủ tục gì. CoDX sẽ hỗ trợ mua và cung cấp phần mềm trình ký online cho doanh nghiệp.
Chữ ký online đã và đang dần phổ biến hơn tại Việt Nam. CoDX hy vọng với những thông tin trên về cách sử dụng mẫu chữ ký điện tử cũng như cách đăng ký sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện giao dịch hợp đồng trực tuyến hiệu quả và đảm bảo an toàn.
Bài viết liên quan: