Chữ ký điện tử là gì? Quy định về chữ ký điện tử online

Để thực hiện chương trình số hóa, bên cạnh trang bị các phần mềm văn phòng số, các doanh nghiệp còn cần phải thực hiện đăng ký, khai báo chữ ký online điện tử với cơ quan chính phủ. Đây là một bước quan trọng để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công cho các hoạt động giao dịch trực tuyến. Hãy cùng CoDX tìm hiểu những thông tin tổng quan về chữ ký điện tử là gì, quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng và giá trị pháp lý của chữ ký này qua bài viết dưới đây.

1. Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký online điện tử được sử dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực hiện nay. Đây được xem như hình thức truyền tải, lưu trữ và bảo vệ tính xác thực của văn bản đã ký trong các giao dịch điện tử. Hãy cùng CoDX tìm hiểu về khái niệm và lợi ích của loại chữ ký này!

1.1 Khái niệm về chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký. (Theo Khoản 1, Điều 21, Luật giao dịch điện tử năm 2005)

Nói một cách đơn giản dễ hiểu thì loại chữ ký này là một phần của thông tin điện tử và dùng để xác định người ký và chứng thực sự chấp thuận của họ đối với nội dung đã ký. Để đảm bảo an toàn và tin cậy, chữ ký có thể được chứng thực bởi một tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký online điện tử.

Chữ ký online điện tử là công cụ hỗ trợ đắc lực mà mọi công dân tại Việt Nam đều có thể sử dụng được. Trong đó phải kể đến như các cá nhân độc lập, cá nhân thuộc tổ chức doanh nghiệp hay các tổ chức doanh nghiệp,…

• Các cá nhân độc lập: Trong các trường hợp giao dịch điện tử với ngân hàng, thanh toán các khoản thuế,… thì đều có thể sử dụng.
• Cá nhân thuộc doanh nghiệp: Với các giao dịch nội bộ như duyệt văn bản từ nhân viên hay phê duyệt hợp đồng, sử dụng chữ ký này để thuận tiện hơn.
• Các tổ chức/ doanh nghiệp: Đây là đối tượng sử dụng chữ ký thường xuyên và liên tục. Đặc biệt trong các trường hợp giao dịch điện tử với đối tác từ xa.

1.2. Lợi ích của chữ ký điện tử 

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian

Chữ ký online điện tử giúp các đơn vị tổ chức và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho các thủ tục hành chính và các nghiệp vụ như hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị… 

Người dùng có thể dễ dàng ký và chuyển tài liệu qua internet mà không cần đến văn phòng hoặc gặp gỡ đối tác trực tiếp. Ngoài ra, với chữ ký này người dùng có thể ký nhiều tài liệu cùng lúc, thậm chí trên điện thoại di động, thiết lập luồng ký kết và phân quyền xem và ký kết cho từng phòng ban, đối tượng cụ thể.

• Đa dạng và linh hoạt về cách thức giao dịch thương mại

Chữ ký online điện tử mang lại đa dạng và linh hoạt về cách thức thực hiện giao dịch. Cá nhân và doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký điện tử để gửi bản cam kết qua email, ký bằng bút điện tử trên màn hình cảm ứng của máy tính tiền, hoặc ký hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi. Điều này mang lại sự thuận tiện và tiết kiệm thời gian, cho phép các bên tham gia giao dịch linh hoạt trong việc chọn phương thức ký kết phù hợp với nhu cầu và công nghệ hiện có.

• Giúp đơn giản hóa quy trình chứng nhận

Chữ ký online điện tử giúp đơn giản hóa quy trình chứng nhận bằng cách cho phép quy trình sản xuất, truyền và gửi tài liệu, hồ sơ đến đối tác, khách hàng, cơ quan trở nên đơn giản và nhanh chóng mà không cần phải gặp trực tiếp. Giảm bớt sự phụ thuộc vào các thủ tục giấy tờ truyền thống. 

• Hoàn thiện hồ sơ thuế nhanh chóng

Chữ ký online điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện hồ sơ thuế một cách nhanh chóng. Nó mang lại lợi ích cho việc kê khai và nộp thuế qua mạng. Doanh nghiệp và tổ chức có thể thực hiện các giao dịch điện tử chỉ bằng chữ ký trực tuyến, không cần in tờ khai hải quan hay chứng từ phức tạp, và cũng không yêu cầu đóng dấu truyền thống. Tất cả những điều này vẫn đảm bảo tính bảo mật thông qua chương trình xử lý và quản lý dữ liệu hiệu quả.

• Doanh nghiệp bảo mật danh tính cao trong các giao dịch khi sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng

Chữ ký online điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc bảo mật danh tính của doanh nghiệp trong các giao dịch. Nó đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của thông tin, ngăn chặn việc giả mạo và gian lận. 

Chữ ký online điện tử cung cấp một phương thức an toàn để xác nhận danh tính của người ký, đảm bảo rằng chỉ có người được ủy quyền mới có thể thực hiện các giao dịch quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì mức độ bảo mật cao và tạo lòng tin cho các đối tác và khách hàng trong quá trình giao dịch.

2. Quy định về chữ ký điện tử trên hợp đồng cập nhật 2023

Dưới đây là những quy định mới nhất về chữ ký điện tử trong hợp đồng cập nhật năm 2023. Cùng CoDX tìm hiểu thêm về những thông tin này nhé!

2.1. Quy định về điều kiện đảm bảo an toàn chữ ký điện tử trong hợp đồng

Theo Điều 22 “Luật Giao dịch điện tử” 2005 – điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử trên hợp đồng, có nội dung như sau:

1. Chữ ký online điện tử được coi là an toàn nếu nó được xác thực bằng quy trình kiểm tra bảo mật được hai bên tham gia giao dịch đồng ý và đáp ứng các điều kiện sau:

a) Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ được liên kết với người ký trong ngữ cảnh mà dữ liệu đó được sử dụng;

b) Dữ liệu được sử dụng để tạo chữ ký online điện tử chỉ thuộc quyền kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;

c) Bất kỳ thay đổi nào đối với chữ ký online điện tử sau khi ký có thể được phát hiện;

d) Có thể phát hiện được mọi thay đổi trong nội dung thông điệp dữ liệu sau khi ký.

2. Chữ ký online điện tử được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký online điện tử được coi là đáp ứng các điều kiện bảo mật quy định tại khoản 1 Điều này.

2.2. Quy định sử dụng chữ ký điện tử trên hợp đồng

Điều 23 “Luật giao dịch điện tử” năm 2005 cũng quy định nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử trong hợp đồng như sau:

1. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:

a) Ký thông điệp dữ liệu có hoặc không có chữ ký online điện tử trong quá trình giao dịch;

b) Có hoặc không có chữ ký online điện tử đã được xác minh;

c) Nếu đồng ý sử dụng chữ ký online điện tử có chứng thực thì lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký online điện tử.

2. Chữ ký online điện tử của cơ quan nhà nước phải được xác thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký online điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chỉ định.

3. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử trên hợp đồng, văn bản

Theo Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử 2005, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử đủ điều kiện khi đáp ứng các yêu cầu sau:

Điều 24. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

1.Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký online điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Phương pháp tạo chữ ký online điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;

b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

2.Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký online điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

3.Chính phủ quy định cụ thể việc quản lý và sử dụng chữ ký online điện tử của cơ quan, tổ chức.

Tóm lại, chữ ký điện tử trong hợp đồng, văn bản được xác định là có giá trị pháp lý trong các giao dịch điện tử. Điều này đã góp phần thúc đẩy các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp sử dụng chữ ký online điện tử nhiều hơn để đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội và hòa nhập với xu thế chuyển đổi số ngày nay.

Tổ chức, đơn vị xác định tính hợp pháp của các loại chữ ký điện tử trên hợp đồng, văn bản, tài liệu được căn cứ vào các điều luật sau: 

• Luật giao dịch điện tử năm 2005  
• Nghị định số 130/2018/NĐ – CP vào ngày 27/9/2018 của Chính Phủ quy định chi tiết về việc thi hành. 
• Nghị định số 52/2013/NĐ – CP vào ngày 16/05/2013 của Chính phủ về Thương mại điện tử. 
• Bộ luật dân sự năm 2015 điều chỉnh các loại hợp đồng và giao dịch.

4. Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký điện tử chi tiết

Sau khi nắm được chữ ký điện tử là gì, doanh nghiệp cần nắm cách đăng ký sử dụng để áp dụng hiệu quả vào quy trình kinh doanh của đơn vị mình. Để đăng ký sử dụng chữ ký trong hợp đồng hay các giao dịch khác, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ theo 3 bước dưới đây:

• Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ cần thiết

Những loại giấy tờ cần chuẩn bị cho việc đăng ký chữ ký online:

 – Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động đối với khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức (Phải có công chứng).

 – Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp đối với khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức.

 – Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người đại diện pháp luật doanh nghiệp hoặc cá nhân

• Bước 2: Gửi hồ sơ đăng ký

Sau khi đã hoàn tất đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết, doanh nghiệp, cá nhân hay nhân viên liên hệ qua tổng đài chăm sóc khách hàng hoặc qua email để được nhân viên của nhà cung cấp hỗ trợ làm thủ tục đăng ký. Nhân viên sẽ nhận hồ sơ bản giấy khi bàn giao các loại chữ ký online điện tử.

• Bước 3: Cấp và bàn giao chữ ký

Nhân viên sẽ tiến hành kết nối và cấp chứng thư điện tử dựa vào hồ sơ và gói cước chữ ký mà khách hàng lựa chọn. Đồng thời sẽ bàn giao chữ ký và hướng dẫn khách hàng về việc sử dụng. Tùy vào đối tượng khách hàng và gói lựa chọn, mức thanh toán sẽ khác nhau.

>>> Xem thêm: Cách tạo chữ ký điện tử online một cách đơn giản và nhanh chóng.

Bên cạnh đó để sử dụng chữ ký online điện tử một cách an toàn, doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị cung cấp uy tín trên thị trường. Dịch vụ chuyển đổi số CoDX là một đơn vị hỗ trợ đăng ký các loại chữ ký online trong quá trình ký số hợp đồng, văn bản khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ phần mềm trình ký online CoDX eSign. Hãy liên hệ ngay với CoDX để được tư vấn chi tiết!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn