Đóng dấu giáp lai là gì? QUY ĐỊNH VÀ CÁCH ĐÓNG DẤU GIÁP LAI

Dấu giáp lai là một hình thức phổ biến được sử dụng để xác thực tính chính xác của văn bản. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ dấu giáp lai là gì và cách đóng dấu như thế nào mới đúng. Trong bài viết này, CoDX sẽ giải đáp một cách chi tiết đóng dấu giáp lai là gì? và các quy định liên quan về việc đóng dấu giáp lai theo đúng quy định pháp luật.

Cùng chủ đề:

• Chữ ký điện tử là gì? Quy định về chữ ký điện tử online
• Đơn vị cung cấp chữ ký số
• Cách chèn chữ ký vào văn bản word đơn giản trong 5 phút
• Hướng dẫn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số
• Quy trình trình ký văn bản điện tử trong 5 BƯỚC

1. Đóng dấu giáp lai là gì?

Đóng dấu giáp lai là một con dấu được đóng vào lề phải của các tài liệu, từ 2 trang giấy trở lên nhằm mục đích xác thực tính chính xác nội dung của từng tờ văn bản nhằm ngăn ngừa các hành vi điều chỉnh sửa đổi nội dung dẫn đến sai lệch thông tin so với ban đầu.

2. Mục đích đóng dấu giáp lai là gì?

Mục đích đóng dấu giáp lai là gì? Mục đích chính của việc đóng dấu giáp lai là đảm bảo tính xác thực và khách quan của các văn bản. Trong một số trường hợp tranh chấp nó có thể được sử dụng để làm bằng chứng trước tòa.

Bên cạnh đó việc đóng dấu giáp lai cho văn bản còn có một số mục đích khác như:

• Ngăn chặn việc thay đổi tài liệu: việc đóng dấu giáp lai từng trang sẽ giúp tránh được trình trạng làm giả hoặc thay đổi tài liệu trong quá trình giao kết hợp đồng hoặc hồ sơ nộp cho các cơ quan nhà nước. 
• Tạo sự tin cậy và uy tín: việc đóng dấu giáp lai cho thấy sự chuyên nghiệp trong việc bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu. Điều này góp phần tạo dựng lòng tin và uy tín đối với các bên liên quan, bao gồm cả tòa án, các cơ quan nhà nước.

Hiện nay chưa có quy định cụ thể văn bản nào phảo đóng dấu giáp lai, nhưng theo thông tin tại  Điều 33 khoản 1 Điểm d của Nghị định 30/2020/NĐ-CP có đề cập như sau:

Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Do đó, việc đóng dấu giáp lai các loại văn bản nào sẽ do người đứng đầu cơ quan tổ chức sẽ quy định.  

3. Quy định đóng dấu giáp lai có hiệu lực

Bên cạnh việc nắm được khái niệm, mục đích đóng dấu giáp lai là gì. Ở nội dung này Chuyển đổi số CoDX sẽ đề cập đến một số nguyên tắc đóng dấu giáp lai trên hợp đồng, ảnh theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

3.1 Quy định về đóng dấu giáp lai ảnh

Theo nội dung tại Điều 33 Khoản 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Trong nội dung này không đề cập cụ thể việc quy định đóng dấu giáp lai ảnh hay văn bản thường. Tuy nhiên tính chất và cách thực hiện việc đóng dấu giáp lai ảnh hay văn bản là như nhau. Thường dấu giáp lai đóng trên ảnh được sử dụng đối với chứng minh nhân dân, căn cước công dân, bằng cấp và các tài liệu khác có đính kèm ảnh. 

Và quy định đóng dấu giáp lai ảnh chuẩn nhất là đặt con dấu ở giữa mép phải của ảnh hoặc văn bản để đảm bảo tính xác thực và ngăn chặn các hành vi có dấu hiệu gian dối.

3.2 Quy định về đóng giáp lai nhiều trang

Theo nội dung tại Điều 33 Khoản 1 điểm đ Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì việc đóng dấu giáp lai như sau:

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Có nghĩa là đối với các tài liệu văn bản có nhiều trang trở lên thì người thực hiện đóng dấu giáp lai cần tính toán số lần đóng cho phù hợp, vì mỗi lần đóng dấu là không quá 5 trang, và số lần đóng cuối cùng phải còn ít nhất 2 trang.

3.3 Quy định về đóng dấu giáp lai hợp đồng 

Trong trường hợp giao kết hợp đồng mà có từ 2 trang trở lên, thường các doanh nghiệp sẽ đóng dấu giáp lai trên. Hình thức đóng sẽ như quy định tại điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP là đóng vào phần giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

Tuy nhiên, không có nguyên tắc đóng dấu giáp lai trên hợp đồng, tài liệu nào bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Do đó, hiệu lực của một hợp đồng không phụ thuộc vào việc đóng dấu giáp lai, mà phụ thuộc vào nội dung thỏa thuận, chữ ký và dấu mộc của các bên trong hợp đồng. Nên việc đóng dấu giáp lai nhằm bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản và ngăn chặn sự sửa đổi, thay đổi nội dung văn bản mà thôi.

4. Hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai chính xác

• Đặt dấu giáp lai ở vị trí giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục của văn bản, sao cho dấu trùm lên một phần các tờ giấy.
• Mỗi lần đóng dấu giáp lai, không quá 05 tờ văn bản.
• Dấu phải được tạo ra một cách rõ ràng, sắc nét và có kích thước vừa phải.
• Hướng dấu phải đúng theo chiều ngang.
• Sử dụng mực dấu màu đỏ theo quy định.

5. Cách đóng các loại dấu khác theo quy định

Bên cạnh việc nắm rõ quy định và mục đích của việc đóng dấu giáp lai là gì thì cũng còn một số quy điịnh khác liên quan đến việc đóng dấu mà các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp cũng cần quan tâm. Cụ thể như:

– Cách đóng dấu chữ ký

Dấu chữ ký được hiểu là dấu đóng lên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó.

Theo quy định tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu chữ ký được thực hiện theo các quy định sau:

• Việc đóng dấu được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản đó, không được đóng dấu khi chưa có chữ ký.
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng mực màu đỏ theo đúng quy định.

– Cách đánh đóng dấu treo

Cũng dựa theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP việc đóng dấu treo sẽ do người đứng đầu cơ quan tổ chức quy định.

Thường lệ việc đóng dấu treo sẽ được đóng lên trên trang đầu tiên của văn bản, trùm lên một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đi kèm với văn bản chính.

Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm mục đích là khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một phần của văn bản chính.

Trên là những chia sẻ liên quan đến vấn đề đóng dấu giáp lai là gì, mục đích của việc đóng dấu giáp lai. Với những thông tin này CoDX hy vọng  giúp ích cho quý doanh nghiệp và các tổ chức thục hiện việc quản lý văn bản một cách hiệu quả đúng quy định.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh