Quy định về con dấu doanh nghiệp theo pháp luật [Mới nhất]

Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021. Trong đó có nhiều điểm thay đổi quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và một trong những điểm đáng lưu ý là quy định về con dấu doanh nghiệp. Trong bài viết này CoDX sẽ trình bày một cách chi tiết các thông tin quan trọng liên quan đến con dấu nhằm hỗ trợ quý doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật.

1. Tổng quan về con dấu doanh nghiệp

Trước khi đến với các điểm mới liên quan đến quy định về con dấu doanh nghiệp, hãy cùng CoDX tìm hiểu thông tin cơ bản về con dấu ngay sau đây:

1.1 Con dấu doanh nghiệp là gì?

Con dấu doanh nghiệp được xem là công cụ quan trọng, trong việc xác nhận tính hợp pháp của các văn bản và giấy tờ mà doanh nghiệp phát hành. Nhằm khẳng định giá trị pháp lý của các tài liệu đó. 

Hay nói một cách đơn giản là các hợp đồng giao dịch thương mại của doanh nghiệp chỉ có hiệu lực khi được đóng dấu, nếu không có dấu của doanh nghiệp thì các hợp đồng không có giá trị pháp lý.

1.2 Vai trò của con dấu đối với doanh nghiệp

Con dấu đóng vai trò vô cùng đặc biệt và quan trọng các hoạt động của một doanh nghiệp. Nó là biểu tượng đại diện cho sự thừa nhận của pháp luật đối với sự hình thành và tồn tại của doanh nghiệp đó.

Bên cạnh đó con dấu còn có một số vai trò như sau:

• Dùng để xác nhận tính chính xác, giá trị pháp lý của các văn bản và giấy tờ do doanh nghiệp phát hành. Đồng thời nó cũng được dùng để xác định chủ thể chịu trách nhiệm trước pháp luật. Điều này đảm bảo tính hợp pháp và rõ ràng trong các hợp đồng giao dịch của doanh nghiệp.
• Là công cụ hiệu quả để ngăn chặn các hành vi giả mạo văn bản và tài liệu.
• Dùng để xác định tính hiệu lực và đáng tin cậy của các văn bản.
• Con dấu doanh nghiệp là một dấu hiệu đặc biệt và không trùng lặp, dùng để phân biệt giữa các doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. 

2. 04 điểm mới quy định về con dấu doanh nghiệp theo luật [Đáng lưu ý]

Cùng CoDX điểm qua 04 điểm mới quy định về con dấu doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

#1 Chữ ký số được công nhận là con dấu của doanh nghiệp

#2 Doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng

#3 Quy định về nội dung thể hiện trên con dấu doanh nghiệp

#4 Quy định về lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

2.1 Chữ ký số được công nhận là con dấu của doanh nghiệp

Một điểm mới đáng lưu ý trong quy định về con dấu doanh nghiệp là việc công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp.

Cụ thể tại Điều 43, Khoản 1 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

Điều 43. Dấu của doanh nghiệp

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo Điều 3 Khoản 6  Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số được định nghĩa là:

6. “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Như vậy nói 1 cách dễ hiểu chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử mà dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp đã được mã hóa. Chữ ký số được sử dụng để thay thế cho chữ ký thường trên các văn bản và tài liệu số khi thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử. 

Ngoài việc sử dụng con dấu truyền thống, thì giờ đây doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số như một phương án linh hoạt. Điều này đánh dấu sự thay đổi đáng chú ý hơn so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.

2.2 Doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng

Theo quy định tại của Điều 44 Khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2014 như sau:

Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp

2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định trên được hiểu là doanh nghiệp phải thông báo mẫu con dấu của mình cho cơ quan đăng ký kinh doanh và yêu cầu đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi sử dụng con dấu.

Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã loại bỏ quy định này. Tức là kể từ thời điểm ngày 01/01/2021, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu như trước đây. Đây được xem là một điểm mới, tiến bộ và đáng mừng trong việc đơn giản hóa thủ tục hành chính và giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp.

>>> Có thể bạn quan tâm: Đóng dấu giáp lai là gì? Quy định về đóng dấu giáp lai 

2.3 Quy định về nội dung thể hiện trên con dấu doanh nghiệp

Một điểm mới nữa trong quy định về con dấu doanh nghiệp là quyền tự quyết các nội dung trên con dấu: 

Theo quy định Điều 44, Khoản 1  Luật Doanh nghiệp 2014 như sau:

Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

a) Tên doanh nghiệp;

b) Mã số doanh nghiệp.

Có nghĩa là doanh nghiệp tự quyết nội dung con dấu nhưng phải đảm bảo có thông tin tên và mã số doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong Luật Doanh nghiệp 2020 các nội dung trên đã bị loại bỏ theo Điều 43 Khoản 2 như sau:

Điều 43. Dấu của doanh nghiệp

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp hoàn toàn tự quyết định các nội dung trên con dấu mà không bị ràng buộc bởi quy định của pháp luật.

Thêm một điểm đáng chú ý là Luật Doanh nghiệp 2020 cũng cho phép doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của các chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (điều này không được ghi nhận trực tiếp trong Luật Doanh nghiệp 2014). Từ những quy định mới này, có thể thấy rằng doanh nghiệp đang dần trở thành chủ sở hữu con dấu của chính mình.

2.4 Quy định về lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp

Điểm cuối cùng trong những thay đổi đáng chú ý của  quy định về con dấu doanh nghiệp là quy định về  lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu.

Theo quy định tại Điều 44 Khoản 3 Luật Doanh nghiệp 2014 thì:

Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp

3. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bổ sung căn cứ thực hiện cho quy định này. Theo đó, việc quản lý và lưu giữ con dấu cũng phải tuân theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành theo Điều 43 Khoản 1:

Điều 43. Dấu của doanh nghiệp

3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó theo quy định mới trong Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp sẽ bị hạn chế việc sử dụng con dấu. Nếu theo Luật Doanh nghiệp 2014 con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc theo sự thỏa thuận của các bên về việc sử dụng con dấu. Thì từ ngày 01/01/2021, hai bên trong giao dịch không được phép thỏa thuận về việc sử dụng con dấu, mà chỉ được sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật mà thôi.

3. Một số câu hỏi liên quan đến quy định về con dấu doanh nghiệp

Bên cạnh nắm rõ các điểm mới liên quan đến quy định về con dấu doanh nghiệp. Thì còn một số vấn đề khác khiến doanh nghiệp quan tâm. Công ty chuyển đổi số CoDX sẽ giúp quý công ty giải đáp những vướng mắc một cách chi tiết ngay sau đây: 

3.1 Con dấu doanh nghiệp ai cấp?

Trước đây, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 thì việc cấp, đổi và thu hồi con dấu doanh nghiệp thuộc thẩm quyền của Phòng quản lý con dấu – Công an tỉnh/thành phố. 

Tuy nhiên, theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2020, thì quyền này đã được giao cho chính doanh nghiệp sử dụng con dấu. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung của con dấu. 

Do đó, doanh nghiệp có thể tự làm con dấu hoặc sử dụng dịch vụ khắc dấu của các đơn vị khác trên thị trường. Tuy nhiên, khi yêu cầu các đơn vị thực hiện việc khắc mới hoặc đổi dấu mới, doanh nghiệp phải tuân theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

3.2 Con dấu công ty có hiệu lực khi nào?

Theo quy định Luật Doanh nghiệp 2020 việc thông báo mẫu dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đã được loại bỏ. Do đó, hiệu lực của con dấu sẽ được xác định từ thời điểm hoàn thành việc khắc dấu hoặc mua chữ ký số theo quyết định của công ty.

Với những chia sẻ trên công ty chuyển đổi số CoDX hy vọng đã mang đến những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến quy định về con dấu doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp nắm vững và áp dụng đúng theo quy định mới nhằm giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. 

>>>Tham khảo thêm: Hộ kinh doanh có con dấu không? Mẫu dấu hộ kinh doanh cá thể

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn