Mô hình chữ ký số trực tuyến đang được nhiều đơn vị, doanh nghiệp học tập và áp dụng. Mô hình này có ý nghĩa rất lớn đối với việc số hóa, thực hiện thủ tục hành chính công đơn giản, nhanh chóng, thúc đẩy phát triển nền kinh tế số. Vậy giải pháp ký số từ xa là gì? Hãy cùng CoDX theo dõi ngay bài viết dưới đây để hiểu thêm về mô hình này và lựa chọn nhà cung cấp giải pháp uy tín nhất!
1. Ký số từ xa là gì?
Chữ ký số từ xa hay còn gọi là: chữ ký điện tử từ xa, chữ ký số trực tuyến, chữ ký số non-USB token, chữ ký số di động,… là loại hình chữ ký số dạng mới. Loại chữ ký số này sử dụng công nghệ dữ liệu đám mây để ký kết các loại văn bản, giấy tờ mà không yêu cầu bất kỳ phần cứng bổ sung nào.
Với tính năng ký điện tử từ xa, người dùng không cần sử dụng USB token hay thẻ SIM để ký nữa mà có thể ký trực tiếp trên máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng.
2. Cơ chế hoạt động của ký số từ xa
Chữ ký điện tử từ xa tạo và quản lý khóa từ xa thông qua nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số đáng tin cậy (TSP) dưới sự ủy quyền của người dùng.
Do đó, người ký phải chứng minh được danh tính chính xác của đơn vị TSP để tạo chữ ký số trên thiết bị di động:
- Mỗi đơn vị/cá nhân sử dụng chữ ký số sẽ được cấp một ID số dựa trên chứng thư số do nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số tin cậy TSP xác nhận.
- Sau khi nền tảng lưu trữ khóa an toàn và tạo chữ ký số sử dụng phần cứng tuân thủ eIDAS của TSP, tính xác thực, tính toàn vẹn và tính không từ chối của chữ ký số có thể được đảm bảo.
- Người dùng xác thực với thiết bị bằng ID và mã PIN cá nhân.
- Khi một giao dịch được ký điện tử được thực hiện, ứng dụng chữ ký điện tử sẽ tạo một thông báo xác minh quyền truy cập được ký điện tử được liên kết bằng mật mã với tài liệu đã ký, ID của người ký và mã PIN.
- Thông báo xác minh này sẽ được ký bằng khóa được lưu trữ trong chip chống giả mạo của nhà cung cấp dịch vụ TSP.
Xem thêm: Chữ ký số là gì? Chữ ký số dùng để làm gì? [TÌM HIỂU NGAY]
3. Giải pháp ký số từ xa có lợi ích gì?
- Giảm hồ sơ lưu trữ, đi lại, thời gian chờ đợi, tiết kiệm chi phí quản lý.
- Ký các văn bản: hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo quản trị,… mọi lúc, mọi nơi
- Phục vụ kê khai thuế điện tử, thực hiện giao dịch điện tử hải quan, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm xã hội,… theo quy định của pháp luật
- Chống thoái thác: Một khi chữ ký điện tử đã được ký, nó không thể bị xóa hoặc thay thế.
- Tiết kiệm thời gian chuyển giao các văn bản, tài liệu đã ký hoặc đang chờ xử lý cho đối tác, khách hàng, cơ quan chủ quản, v.v.
4. Ưu điểm của giải pháp ký số từ xa
Chuyển sang mô hình chữ ký số trực tuyến giúp người dùng ký điện tử trên mọi thiết bị mọi lúc, mọi nơi với độ tin cậy và bảo mật tuyệt đối mà không cần lo lắng về việc lưu khóa lưu thiết bị hay tìm kiếm cổng kết nối chính xác. Sau đây là những ưu điểm vượt trội mà chữ ký số trực tuyến mang lại cho người dùng.
4.1. Không cần sử dụng USB token hay SIM
Ưu điểm lớn nhất của chữ ký số trực tuyến là tiết kiệm được thiết bị phần cứng và thực hiện chữ ký số trực tiếp trên máy tính, điện thoại di động. Nhờ đó, người dùng có thể ký điện tử mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi đang đi du lịch hay làm việc tại nhà.
Ngoài ra, việc sử dụng USB token không chỉ mang đến nhiều rắc rối mà còn cực kỳ nguy hiểm nếu người dùng làm mất token, eID của người dùng cũng sẽ bị mất, tạo cơ hội cho bọn tội phạm tấn công, đánh cắp dữ liệu và mạo danh người dùng.
4.2. Bảo mật tuyệt đối
Với công nghệ chữ ký số từ xa áp dụng tiêu chuẩn eIDAS nêu trên, người dùng có thể hoàn toàn tin tưởng vào tính bảo mật của CKS từ xa, nhất là khi loại chữ ký này còn có khả năng xác thực hai yếu tố và định danh thiết bị trên điện thoại di động.
Xác thực hai yếu tố giúp đảm bảo rằng thông tin đăng nhập tài khoản người dùng trên các thiết bị khác nhau không thể dễ dàng hoàn thành, tránh bị xâm phạm tài khoản. Số nhận dạng thiết bị giúp đảm bảo rằng chữ ký điện tử chỉ được thực thi trên các thiết bị đáng tin cậy nhất.
4.3. Tiết kiệm chi phí
Do không cần sử dụng thiết bị phần cứng nên người dùng CKS từ xa không cần phải bỏ thêm tiền để mua USB token.
Nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng 1 USB token thì chi phí này có thể nhỏ, tuy nhiên nếu doanh nghiệp có nhu cầu nhân bản nhiều USB token để đáp ứng nhu cầu chữ ký số của nhiều cá nhân/bộ phận cùng lúc thì việc sử dụng CKS từ xa sẽ giúp ích cho doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều tiền.
4.4. Điện tử hóa mọi văn bản, tài liệu
Do hoạt động trên điện thoại di động nên CKS cho phép người dùng số hóa từ xa các loại văn bản, tài liệu, văn bản giấy để ký số trực tiếp trên thiết bị.
Bằng cách này, không chỉ thao tác in ấn được đơn giản hóa mà quy trình ký kết, trao đổi hợp đồng, văn bản trực tiếp cũng được đơn giản hóa, tiết kiệm thời gian, công sức cho người gửi và người nhận văn bản.
5. Đối tượng sử dụng chữ ký số từ xa
Các đối tượng thường sử dụng ký số trực tuyến phổ biến nhất bao gồm:
- Lãnh đạo, chuyên viên tổ chức-đơn vị doanh nghiệp ký điện tử văn bản tổ chức-doanh nghiệp, hợp đồng điện tử, hồ sơ điện tử.
- Giáo viên ký văn bản quản lý hoạt động giáo dục.
- Bác sĩ ký điện tử hồ sơ bệnh án, bệnh án điện tử.
6. So sánh chữ ký số từ xa và USB Token
| Tiêu chí | Ký số từ xa | USB Token |
| Thông tin khóa bí mật | Đơn vị cung cấp dịch vụ | Người dùng nắm giữ |
| Người thực hiện bước ký và mã hóa chữ ký | Người dùng ủy quyền để đơn vị cung cấp thực hiện ký vào tài liệu | Người dùng thực hiện |
| Các bước xác minh danh tính | Người dùng cần trải qua nhiều bước xác thực để xác minh danh tính của mình như: ID, mã PIN, mã xác thực | Người dùng chỉ cần xác minh qua mã pin |
| Thiết bị phần cứng | Không cần | Cần sử dụng USB Token |
| Tính phổ biến | Chưa phổ biến. Do số lượng nhà cung cấp quy trình ký số trực tuyến và được công nhận còn ít | Phổ biến. Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp và nhiều doanh nghiệp/đơn vị sử dụng |
| Chi phí sử dụng | Chỉ mất phí thuê bao | Tốn phí thuê bao và phí mua USB Token |
7. Giải pháp ký số từ xa tốt nhất hiện nay
Để hiểu và nắm bắt kịp thời nhu cầu sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, CoDX đã cho ra đời giải pháp chữ ký số doanh nghiệp trực tuyến eSign, hướng tới mục tiêu trở thành giải pháp chữ ký số được sử dụng rộng rãi nhất tại Việt Nam.
- Trong số đó, CoDX – eSign là phần mềm trình ký số tại Việt Nam được Bộ Thông tin và Truyền thông (mic.gov.vn) cấp phép và ủy quyền. Với nhiều chục năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp CNTT trong mọi lĩnh vực được hàng trăm ngàn doanh nghiệp và hàng triệu khách hàng tin tưởng.
- CoDX – eSign giúp doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân ký điện tử và lập hóa đơn. Kê khai thuế, khai báo hải quan, bảo hiểm xã hội… Nhanh hơn, tiện lợi hơn ngay cả trên điện thoại di động.
- Trình ký số từ xa CoDX – eSign không chỉ là một giải pháp kỹ thuật trong hệ sinh thái CoDX, sứ mệnh của nó là khắc phục hoàn toàn những tồn tại, bất cập của chữ ký số truyền thống, đồng thời mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
Trên đây CoDX đã giải đáp các vấn đề về ký số trực tuyến và những lợi ích thiết thực của loại chữ ký này đối với doanh nghiệp. Quý khách hàng quan tâm đến dịch vụ trình ký số từ xa CoDX eSign vui lòng liên hệ hotline 0968612350 để được tư vấn cụ thể. CoDX rất vnh dự khi được đồng hành cùng quý doanh nghiệp phát triển trong tương lai.
Xem thêm:
- Hướng dẫn chi tiết cách ký chữ ký số trên File PDF [XEM NGAY]
- Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử và Quy định BẮT BUỘC cần biết
Bài viết liên quan: