Chữ ký số từ xa là gì? [TOP 4] Giải pháp ký số từ xa TỐT NHẤT

Mô hình chữ ký số trực tuyến đang được nhiều đơn vị, doanh nghiệp học tập và áp dụng. Mô hình này có ý nghĩa rất lớn đối với việc số hóa, thực hiện thủ tục hành chính công đơn giản, nhanh chóng, thúc đẩy phát triển nền kinh tế số. Vậy giải pháp chữ ký số từ xa là gì? Hãy cùng CoDX theo dõi ngay bài viết dưới đây để hiểu thêm về mô hình này và lựa chọn nhà cung cấp giải pháp uy tín nhất!

1. Chữ ký số từ xa là gì?

1.1. Khái niệm chữ ký số từ xa 

Chữ ký số từ xa (Remote signature) là loại chữ ký số sử dụng công nghệ điện toán đám mây để ký điện tử mà không yêu cầu bất kỳ phần cứng bổ sung nào hỗ trợ. Loại chữ ký này giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng, hóa đơn, văn bản pháp lý… mọi lúc, mọi nơi

Ngoài ra, loại chữ ký online này còn được gọi với những cái tên khác như: Chữ ký số trực tuyến, chữ ký số non-USB token, chữ ký số di động,…

Với tính năng ký từ xa, người dùng không cần sử dụng USB token hay thẻ SIM để ký nữa mà có thể ký trực tiếp trên máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng. Đối tượng sử dụng giải pháp ký số từ xa bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong nội bộ tổ chức, cá nhân có nhu cầu ký kết văn bản, hợp đồng.

1.2. Cơ sở pháp lý của giải pháp ký số từ xa 

Giải pháp ký điện tử từ xa được xây dựng và phát triển trên cơ sở pháp lý có đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật sau:

• Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT Quy định Danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng cho chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số dựa trên mô hình chữ ký số trên thiết bị di động và chữ ký điện tử từ xa.
• Thông tư số 31/2020/TT-BTTTT Quy định về chứng thực tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
• Giấy phép kinh doanh được Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệt, giấy phép cung cấp dịch vụ chữ ký số theo phương thức chữ ký điện tử từ xa

1.3. Cách thức hoạt động của Remote signature

Cách thức hoạt động của chữ ký số từ xa dựa trên việc đáp ứng tiêu chuẩn châu Âu eIDAS (Bộ quy định nhận dạng kỹ thuật số). Vì vậy, người dùng chỉ có thể sử dụng Remote signature trên các thiết bị điện tử nếu chứng minh được danh tính và được nhà cung cấp dịch vụ Remote signature (TSP) xác thực. Cụ thể, quy trình hoạt động và sử dụng giải pháp ký số từ xa bao gồm 2 giai đoạn sau:

• Giai đoạn tạo Remote signature: Đơn vị TSP sẽ tạo và quản lý các khóa từ xa thay vì lưu trữ chúng trên các thiết bị phần cứng do người dùng ủy quyền. Đồng thời, đơn vị TSP sẽ cấp định danh số cho người sử dụng Remote signature dựa trên chứng thư số đã được chứng thực.
• Giai đoạn xác minh chữ ký: Khi người dùng ký điện tử bằng ID và mã PIN cá nhân (OTP hoặc sinh trắc học), ứng dụng sẽ gửi một thông báo xác minh quyền truy cập được ký điện tử. Hệ thống sẽ xác nhận danh tính của người ký và lấy thông tin chính để thực hiện chữ ký số trên thiết bị điện tử với tốc độ lên tới hàng nghìn số lượng giao dịch trên 1 giây (TPS/s).

2. Top 4 Giải pháp chữ ký số từ xa UY TÍN trên thị trường

Nhằm giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian tìm hiểu, Công ty chuyển đổi số CoDX sẽ phân tích đặc điểm, tính năng của 4 giải pháp ký số từ xa (VNPT SmartCA; MISA eSign; FPT.eSign; Cloud Viettel-CA) phổ biến nhất trên thị trường.

2.1. Giải pháp ký từ xa VNPT SmartCA

VNPT SmartCA là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo mô hình Remote signature. Khi khách hàng sử dụng dịch vụ có thể thực hiện chứng thực chữ ký số trên mọi thiết bị mọi lúc, mọi nơi mà không cần USB Token.

Dịch vụ Chữ ký số VNPT Remote được phát triển theo tiêu chuẩn bảo mật Châu Âu và Bộ Thông tin và Truyền thông, với nhiều tính năng tiện ích. Đặc biệt, VNPT là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số từ xa vào ngày 03/11/2021.

Dịch vụ Remote signature VNPT SmartCA cung cấp cho người dùng nhiều chức năng hữu ích như:

• Remote signature qua thiết bị di động: người dùng có thể ký các văn bản pháp luật, hợp đồng giao dịch, hóa đơn…
• Quản lý thông tin chứng thư số: Dịch vụ Remote signature VNPT cho phép người dùng quản lý, theo dõi lịch sử giao dịch và lịch sử chữ ký số của từng chứng thư số.
• Quản lý các tệp tin, tệp tin đã được ký số: Sau chữ ký số, VNPT SmartCA sẽ quản lý toàn bộ các tệp tin, tệp tin đã được ký số của người dùng.
• Tích hợp với các ứng dụng, phần mềm có sử dụng ứng dụng chữ ký số để xác thực văn bản, giao dịch điện tử: Dịch vụ VNPT SmartCA hỗ trợ Remote signature tích hợp với các phần mềm, ứng dụng khác nhằm mang lại trải nghiệm nhanh chóng, thuận tiện cho người dùng.

2.2. Chữ ký số từ xa MISA eSign 

MISA eSign là mô hình Remote signature đã được Bộ Thông tin và Truyền thông ủy quyền, giúp doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân ký điện tử và lập hóa đơn, kê khai thuế, khai báo hải quan, bảo hiểm xã hội… Nhanh hơn, tiện lợi hơn ngay cả trên điện thoại di động.

MISA eSign không chỉ là một giải pháp kỹ thuật trong hệ sinh thái MISA, sứ mệnh của nó là khắc phục hoàn toàn những tồn tại, bất cập của chữ ký số truyền thống, đồng thời mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, chuyển giao công nghệ thời 4.0.

Các tính năng của chữ ký số từ xa MISA eSign khi doanh nghiệp sử dụng, bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian và tiền bạc khi thực hiện các giao dịch điện tử.
• Chủ động và linh hoạt trong các công việc văn bản, hợp đồng, mua sắm,… mọi lúc, mọi nơi.
• Đơn giản hóa quy trình chuyển và gửi tài liệu, hồ sơ cho đối tác khách hàng, cơ quan, tổ chức chính phủ.
• Bảo vệ an toàn danh tính của cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp.
• Quy trình có thể được hoàn thành đơn giản bằng cách thực hiện giao dịch điện tử sử dụng chữ ký số, giúp doanh nghiệp dễ dàng lập hồ sơ thuế và khai thuế.

2.3. Ký số từ xa với phần mềm FPT.eSign

Sự ra đời của FPT.eSign giúp các doanh nghiệp, tổ chức không còn lo lắng về rào cản khoảng cách địa lý, thời gian, tiết kiệm nhiều chi phí vận hành. Với FPT.eSign, người dùng có thể thực hiện chữ ký số trên máy tính hay thiết bị di động một cách dễ dàng, linh hoạt mọi lúc, mọi nơi mà không cần phụ thuộc vào các thiết bị phần cứng như USB Token hay SIM.

Các ưu điểm nổi bật của giải pháp Remote signature FPT.eSign, bao gồm:

• FPT.eSign ứng dụng công nghệ chứng thực số hiện đại, đảm bảo tính toàn vẹn về nội dung và tính pháp lý đầy đủ của các giao dịch trên môi trường trực tuyến giữa các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân.
• Giải pháp ký số từ xa FPT.eSign của FPT IS tuân thủ đầy đủ các yêu cầu và chính sách bảo mật của eIDAS (Dịch vụ nhận dạng, xác thực và tin cậy điện tử) tiêu chuẩn châu Âu.
• FPT.eSign mang đến sự lựa chọn lý tưởng cho các giao dịch điện tử trên mọi lĩnh vực tài chính ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, bất động sản, thuế, tài chính, hải quan, v.v…
• Remote signature này còn cho phép doanh nghiệp thực hiện ký điện tử trực tiếp trên máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

2.4. Chữ ký số từ xa Cloud Viettel-CA

Viettel-CA Cloud là giải pháp Remote signature sử dụng thiết bị bảo mật HSM đặt tại máy chủ của nhà cung cấp (Viettel-CA). Với giải pháp chữ ký số mới này, khách hàng có thể thực hiện chữ ký số mọi lúc mọi nơi mà không cần sử dụng đến các thiết bị phần cứng như: USB TOKEN, SIM CA,… với thao tác đơn giản và tính bảo mật cao.

So với phương thức ký số trước đây, Viettel-CA Cloud có những tiện ích và ưu điểm vượt trội, được kỳ vọng sẽ trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp thay thế cho chữ ký số Viettel truyền thống. Những lợi ích khi sử dụng giải pháp ký số từ xa Cloud Viettel-CA bao gồm:

• Viettel-CA Cloud được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư CNTT (Công nghệ thông tin) giỏi nhất. Hệ thống có nhiều lớp bảo mật cao cấp và áp dụng công nghệ bảo mật tiêu chuẩn châu Âu eIDAS giúp khách hàng thực hiện các giao dịch điện tử an toàn tuyệt đối và tiết kiệm.
• Giải pháp Remote signature Viettel-CA Cloud có thể tích hợp với hệ thống CNTT của khách hàng giúp cho việc ký số thuận tiện và dễ dàng hơn. Khách hàng có thể ký điện tử số lượng lớn giao dịch, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
• Viettel-CA Cloud là giải pháp giúp khách hàng tăng năng suất lao động, ký số mọi lúc mọi nơi, sử dụng trên đa nền tảng thiết bị, chủ động trong công việc hàng ngày. Đây là xu thế tất yếu và hỗ trợ đắc lực cho quá trình chuyển đổi số.

3. Ưu điểm của giải pháp chữ ký số từ xa đối với doanh nghiệp

Chuyển sang mô hình chữ ký số online giúp người dùng ký điện tử trên mọi thiết bị mọi lúc, mọi nơi với độ tin cậy và bảo mật tuyệt đối mà không cần lo lắng về việc lưu khóa lưu thiết bị hay tìm kiếm cổng kết nối chính xác. Sau đây là những ưu điểm vượt trội mà chữ ký số trực tuyến mang lại cho người dùng.

• Chữ ký điện tử từ xa không cần sử dụng USB token hay SIM

Ưu điểm lớn nhất của chữ ký số online là tiết kiệm được thiết bị phần cứng và thực hiện chữ ký số trực tiếp trên máy tính, điện thoại di động. Nhờ đó, người dùng có thể ký điện tử mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi đang đi du lịch hay làm việc tại nhà. 

Ngoài ra, việc sử dụng USB token không chỉ mang đến nhiều rắc rối mà còn cực kỳ nguy hiểm nếu người dùng làm mất token, eID của người dùng cũng sẽ bị mất, tạo cơ hội cho bọn tội phạm tấn công, đánh cắp dữ liệu và mạo danh người dùng.

• Tính năng bảo mật tuyệt đối

Với công nghệ chữ ký số từ xa áp dụng tiêu chuẩn eIDAS nêu trên, người dùng có thể hoàn toàn tin tưởng vào tính bảo mật của CKS từ xa, nhất là khi loại chữ ký này còn có khả năng xác thực hai yếu tố và định danh thiết bị trên điện thoại di động. 

Xác thực hai yếu tố giúp đảm bảo rằng thông tin đăng nhập tài khoản người dùng trên các thiết bị khác nhau không thể dễ dàng hoàn thành, tránh bị xâm phạm tài khoản. Số nhận dạng thiết bị giúp đảm bảo rằng chữ ký điện tử chỉ được thực thi trên các thiết bị đáng tin cậy nhất.

• Giải pháp ký số từ xa giúp tiết kiệm chi phí

Do không cần sử dụng thiết bị phần cứng nên doanh nghiệp khi sử dụng Remote signature không cần phải bỏ thêm tiền để mua USB token. 

Nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng 1 USB token thì chi phí này có thể nhỏ, tuy nhiên nếu doanh nghiệp có nhu cầu nhân bản nhiều USB token để đáp ứng nhu cầu chữ ký số của nhiều cá nhân/bộ phận cùng lúc thì việc sử dụng Remote signature sẽ giúp ích cho doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều tiền.

• Chữ ký số từ xa giúp điện tử hóa mọi văn bản, tài liệu 

Do hoạt động trên các thiết bị điện tử nên Remote signature cho phép người dùng ký điện tử từ xa các loại văn bản, tài liệu. Kể cả các văn bản giấy cũng có thể được scan hoặc tải trực tiếp lên trên thiết bị và ký online một cách đơn giản. 

Bằng cách này, không chỉ thao tác in ấn được đơn giản hóa mà quy trình ký kết, trao đổi hợp đồng, văn bản trực tiếp cũng được đơn giản hóa, tiết kiệm thời gian, công sức cho người gửi và người nhận văn bản.

4. So sánh chữ ký số từ xa với USB Token, Smart Card, HSM

Dưới đây là bảng so sánh Remote signature với các loại hình thức ký số khác trên thị trường, chi tiết như sau:

5. Thiết lập quy trình ký số từ xa linh hoạt với CoDX Esign

Để hiểu và nắm bắt kịp thời nhu cầu sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, CoDX đã cho ra đời giải pháp ký số từ xa cho mọi doanh nghiệp mang tên CoDX eSign. Sự xuất hiện của sản phẩm công nghệ nhằm hướng tới mục tiêu trở thành giải pháp chữ ký số được sử dụng rộng rãi nhất tại Việt Nam.

• CoDX – eSign là phần mềm phê duyệt điện tử tại Việt Nam được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép và ủy quyền. Với nhiều chục năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp CNTT trong mọi lĩnh vực được hàng trăm ngàn doanh nghiệp và hàng triệu khách hàng tin tưởng.
• CoDX – eSign giúp doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân ký điện tử và lập hóa đơn. Kê khai thuế, khai báo hải quan, bảo hiểm xã hội… Nhanh hơn, tiện lợi hơn ngay cả trên điện thoại di động.
• Phần mềm ký số CoDX – eSign không chỉ là một giải pháp kỹ thuật trong hệ sinh thái CoDX, sứ mệnh của nó là khắc phục hoàn toàn những tồn tại, bất cập của chữ ký số truyền thống, đồng thời mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.

PHẦN MỀM KÝ DUYỆT TRỰC TUYẾN MỌI VĂN BẢN, TÀI LIỆU CODX ESIGN 

Phần mềm ký số của CoDX là giải pháp trình ký điện tử trong môi trường doanh nghiệp với mục đích xây dựng môi trường giao dịch điện tử mang lại nhiều lợi ích và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý. Dịch vụ trình ký CoDX eSign có các tính năng nổi bật được người dùng đánh giá cao, bao gồm: 

• Phê duyệt online trên mọi tài liệu: Doanh nghiệp chỉ cần chọn một thao tác để ký kết cho mọi loại hợp đồng, văn bản và tài liệu. 
• Ký duyệt điện tử mọi lúc, mọi nơi: Phần mềm cho phép bạn duyệt - ký trên mọi thiết bị điện tử mà vẫn đảm bảo độ chính xác và thời gian hoàn thành nhanh chóng.
• Đảm bảo an toàn – Bảo mật dữ liệu: Với sự có mặt của công nghệ lưu trữ Cloud (nền tảng điện toán đám mây) giúp lưu trữ các tập tin dung lượng lớn với độ bảo mật cao. 
• Ký duyệt được nhiều văn bản, tài liệu cùng một lúc: Phần mềm cho phép nhiều văn bản được ký số đồng thời trong một khoảng thời gian. 
• Quản lý văn bản ký số tập trung: CoDX eSign lưu trữ tài liệu khoa học, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm theo từng nhóm phân loại bao gồm: Tài liệu đến; Tài liệu đã gửi; Văn bản nháp; Tài liệu đã xóa. 

Xem chi tiết tính năng CoDX eSign

Đăng ký ngay để trải nghiệm gói dùng thử phần mềm ký số CoDX eSign cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Trên đây CoDX đã giải đáp các vấn đề về giải pháp chữ ký số từ xa và những ưu điểm thiết thực của loại chữ ký này đối với doanh nghiệp. Quý khách hàng quan tâm đến dịch vụ trình ký số CoDX eSign vui lòng liên hệ thông tin dưới đây để được tư vấn cụ thể. CoDX rất vnh dự khi được đồng hành cùng quý doanh nghiệp phát triển trong tương lai.