Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty là vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Sau đây, CoDX sẽ chia sẻ cho bạn những thông tin quan trọng nhất về đăng ký mẫu con dấu của doanh nghiệp. Cùng tham khảo nhé!
1. Đăng ký mẫu dấu công ty là gì?
Đăng ký mẫu dấu là thủ tục công ty, doanh nghiệp thực hiện thông báo với cơ quan đăng ký mẫu dấu theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ về mẫu dấu mới mà doanh nghiệp sẽ sử dụng sau khi thành lập, hoặc mẫu dấu cũ có sự điều chỉnh thông tin. Sau khi đăng ký mẫu dấu công ty, con dấu đó mới được coi là hợp pháp.
Con dấu được sử dụng trong các loại giấy tờ, văn bản, tài liệu của công ty. Con dấu mang ý nghĩa pháp lý và làm chứng cho giá trị pháp lý của giấy tờ, tài liệu được đóng dấu lên. Với doanh nghiệp, hầu hết các loại hợp đồng, giao dịch của công ty hiện nay đều cần phải đóng dấu, nếu không sẽ không có hiệu lực.
2. Điều kiện để công ty được đăng ký và cấp con dấu
Để được cấp con dấu khi đăng ký mẫu dấu công ty, doanh nghiệp cần đáp ứng được một trong 3 trường hợp sau:
- Trường hợp 1: Doanh nghiệp sẽ được cấp con dấu sau khi đã hoàn tất đầy đủ thủ tục thành lập.
- Trường hợp 2: Doanh nghiệp sẽ được cấp con dấu sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu.
Theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về số lượng, hình thức cũng như nội dung của con dấu. Quy định mới này đã tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể chủ động sáng tạo con dấu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ tự chịu trách nhiệm với mẫu dấu do chính mình làm chủ. Điều này đã giúp giảm bớt gánh nặng pháp lí cho cơ quan nhà nước, cụ thể là Bộ công an.
3. Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty trực tiếp
Dưới đây là các bước cần thực hiện khi muốn đăng ký mẫu con dấu công ty. Cụ thể:
3.1. Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp
Những giấy tờ cần chuẩn bị để đăng ký mẫu dấu công ty gồm có:
- Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp;
- Thông báo về việc thay đổi mẫu dấu hoặc số lượng con dấu của doanh nghiệp;
- Trong trường hợp doanh nghiệp muốn đăng ký mẫu con dấu mới, cần phải có giấy thông báo về việc hủy mẫu dấu đã sử dụng trước đó của doanh nghiệp.
3.2. Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để tiến hành đăng tải thông báo về mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau đó, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh. Nếu hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành nhận và xử lý hồ sơ.
3.3. Bước 3: Nhận kết quả
Sau khi nhận thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện việc đăng tải mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin mẫu dấu mới thì thông báo của các lần trước đó sẽ không còn hiệu lực.
4. Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng
Nhờ sự phát triển của internet, các thủ tục hành chính hiện nay cũng có thể thực hiện qua mạng rất tiện lợi. Thủ tục đăng ký mẫu con dấu công ty qua mạng sẽ gồm các bước cụ thể sau đây:
4.1. Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp
Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ cụ thể là dangkykinhdoanh.gov.vn để thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng. Tiếp đó, bạn cần gửi file scan bản công chứng CMND/CCCD của người muốn lập tài khoản đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Qua trang thông tin điện tử dangkykinhdoanh.gov.vn, các tổ chức, cá nhân có thể:
- Đăng ký doanh nghiệp qua mạng;
- Truy cập thông tin về đăng ký doanh nghiệp và phục vụ cho việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Hỗ trợ các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức tra cứu tên và đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử;
- Thực hiện các quy định về việc công bố nội dung đăng ký của doanh nghiệp.
4.2. Bước 2: Lập hồ sơ thông báo mẫu dấu mới
Tiếp theo, bạn cần tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng bằng cách thực hiện theo các bước như sau:
- Chọn phương thức nộp hồ sơ
- Chọn hình thức đăng ký online
- Tìm doanh nghiệp/ĐVTT để tiến hành đăng ký thay đổi
- Chọn “Thông báo mẫu dấu”
- Chọn loại giấy tờ cần phải nộp qua mạng điện tử
- Xác nhận thông tin đăng ký.
4.3. Bước 3: Kê khai thông tin mẫu dấu doanh nghiệp
Ở bước đăng ký mẫu dấu công ty này, bạn cần tiến hành kê khai thông tin đầy đủ trong hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử. Những thông tin cụ thể là:
- Nhập thông tin về mẫu dấu: Bao gồm loại thông báo, ngày có hiệu lực thực thi, số lượng con dấu và ghi chú (nếu có).
- Điền thông tin về người ký: Chỉ định người ký trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Người ký sẽ phải sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh trong hồ sơ doanh nghiệp.
- Nhập thông tin về Chức danh của cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ tại phần thông tin “Chức danh”.
- Nhập khối thông tin của người liên hệ để nhận thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ.
4.4. Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu mới
Khi nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng, người nộp hồ sơ cần phải tải đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định giống như hồ sơ bản giấy. Hệ thống chấp nhận cả hai loại tài liệu đính kèm là bản thường có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu được scan hoặc bản điện tử có đầy đủ chữ ký số theo quy định.
4.5. Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ
Sau khi hoàn thiện đầy đủ thông tin của hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty như đã đề cập ở trên, bạn hãy nhấn nút “Chuẩn bị” rồi nhập̣ mã xác nhậṇ hiển thi ̣trên màn hình.
Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ (ở dạng không chỉnh sửa được) được hiển thị ở ngay bên dưới đoạn mã xác nhận. Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ trên màn hình. Lúc này, người đăng ký cần phải thực hiện bổ sung đầy đủ thông tin theo hướng dẫn.
4.6. Bước 6: Xác nhận hồ sơ đăng ký mẫu dấu online
Cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ nhấn nút “Ký số” và thực hiện các việc sau đây:
- Cắm USB token vào ổ cắm USB của máy tính để bàn hoặc laptop;
- Tick chọn xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
- Nhấn nút [Xác nhận];
- Nhấn nút [Ký số];
- Nhập mã PIN;
- Khi hệ thống thông báo rằng việc ký số thành công, bạn nhấn chọn nút [Đóng].
4.7. Bước 7: Hoàn thiện và nộp hồ sơ đăng ký
Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu đã được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị hai bản in trên tài khoản của người đăng ký.
4.8. Bước 8: Theo dõi tình trạng hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty
Sau khi hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty được lưu lại trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ hoặc người đăng ký có thể tìm kiếm hồ sơ bất kỳ lúc nào.
4.9. Bước 9: Sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có)
Trong trường hợp phát hiện ra bất kỳ sai sót hoặc nhầm lẫn nào, người đăng ký hoặc người nộp hồ sơ có thể tiến hành sửa chữa, bổ sung thông tin mà không cần phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
4.10. Bước 10: Nhận kết quả
Sau khi hoàn thiện quy trình nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Sau đó, thông báo kết quả sẽ được gửi qua email nếu hồ sơ hợp lệ.
5. Hủy đăng ký mẫu dấu công ty như thế nào?
Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, một số thủ tục hành chính liên quan đến đăng ký doanh nghiệp không cần thiết đã được bãi bỏ. Trong đó có quy định về thủ tục thông báo sử dụng, thay đổi và hủy mẫu con dấu doanh nghiệp. Việc bãi bỏ những thủ tục trên phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
Bên cạnh đó, Nghị định 01/2021 còn bãi bỏ một số thủ tục khác như thông báo thay đổi thông tin người quản lý doanh nghiệp hay thông báo chào bán cổ phần riêng lẻ,… Nghị định 01/2021 được ban hành để thay thế cho Nghị định 78/2015/NĐ-CP và Nghị định 108/2018/NĐ-CP. Nghị định 01/2021 chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 04/01/2021.
6. Một số câu hỏi liên quan
Để giúp các bạn đọc hiểu rõ hơn về đăng ký mẫu con dấu công ty, CoDX sẽ giải đáp một số câu hỏi phổ biến liên quan đến vấn đề này như sau:
6.1. Xem kết quả đăng ký mẫu dấu công ty ở đâu?
Để xem kết quả đăng ký mẫu dấu, doanh nghiệp có thể tra cứu tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ cụ thể là dangkykinhdoanh.gov.vn. Kết quả đăng ký mẫu dấu cũng sẽ được gửi thống báo đến cho doanh nghiệp.
6.2. Làm sao để tra cứu mẫu dấu công ty sau khi đăng ký?
Thực hiện theo các bước sau để tra cứu mẫu dấu công ty sau khi đăng ký:
- Bước 1: Truy cập vào website https://bocaodientu.dkkd.gov.vn/inf/default.aspx để thực hiện việc tra cứu mẫu dấu công ty.
- Bước 2: Nhập mã số thuế của doanh nghiệp vào ô tìm kiếm.
- Bước 3: Click vào đường dẫn hiển thị ở kết quả tìm được của bước 2.
- Bước 4: Chọn Mẫu dấu
- Bước 5: Tải file Mau_Dau_MST.pdf.
6.3. Đăng ký mẫu dấu công ty mất bao lâu?
Sau khoảng 3 – 5 ngày làm việc, Sở kế hoạch và Đầu tư sẽ đăng tải thông tin mẫu dấu doanh nghiệp lên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, thông báo đã đăng tải mẫu dấu doanh nghiệp ên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cũng sẽ được gửi tới email của người đăng ký.
6.4. Đăng ký mẫu dấu công ty với cơ quan nào?
Để đăng ký mẫu dấu, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính. Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành nhận và xử lý.
Phía trên là những thông tin quan trọng về việc đăng ký mẫu dấu công ty. CoDX hy vọng bài viết này có thể giúp bạn hoàn thành thủ tục đăng ký mẫu dấu một cách thuận lợi nhất! Xem thêm nhiều kiến thức, thông tin quản trị khác tại CoDX Business Wiki.
Bài viết liên quan: