9 Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự mới 2023

Phòng hành chính nhân sự có vai trò chịu trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực của một tổ chức và đảm bảo rằng quy trình liên quan đến nhân sự diễn ra một cách hiệu quả. Với sự phát triển của công nghệ và sự thay đổi trong môi trường làm việc, các phòng nhân sự ngày nay cần áp dụng các quy trình mới để đáp ứng nhu cầu thay đổi. Dưới đây là 9 quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự mà các doanh nghiệp cần xem xét và tối ưu hóa cho mình. Mời bạn cùng tìm hiểu với CoDX trong bài viết hôm nay!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị cho doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự là gì?

Quy trình làm việc tại phòng hành chính nhân sự là tổng hợp các bước và hoạt động được thực hiện để quản lý, duyệt, và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức. Nó bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân sự, tính lương, xử lý chế độ phúc lợi, và quản lý hiệu suất công việc.

Quy trình hành chính nhân sự này thường đảm bảo rằng công ty có đủ nhân sự có chất lượng để hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu kinh doanh. Nó cũng đảm bảo rằng các quy định pháp luật liên quan đến lao động và nhân sự được tuân thủ đúng cách.

2. Các quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự mới nhất 2023

Quy trình hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong mọi tổ chức, đảm bảo rằng các công việc liên quan đến nhân sự diễn ra một cách mạch lạc và hiệu quả. Cụ thể, các quy trình phòng hành chính nhân sự sẽ bao gồm 9 bước cơ bản sau:

Quy trình tuyển dụng.

Quy trình Onboarding.

Quy trình Offboarding.

Đào tạo và phát triển nhân sự.

Quy trình kết nối nhân viên.

Quy trình về lương thưởng và phúc lợi.

Quy trình về cấp phát tài nguyên.

Quy trình đánh giá năng lực.

Quy trình về hoạch định nguồn nhân lực.

quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự — Tham khảo quy trình làm việc trong phòng hành chính nhân sự mới nhất

2.1. Quy trình tuyển dụng của phòng hành chính nhân sự

Quy trình tuyển dụng đại diện cho quá trình thu hút ứng viên đáp ứng tiêu chuẩn và khả năng cần thiết cho công ty, sau đó đưa họ vào vòng phỏng vấn. Bộ phận hành chính nhân sự thường chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các bước tuyển dụng, bao gồm việc soạn mô tả công việc, đăng tải thông tin tuyển dụng trên trang web, và đề xuất lương phù hợp.

Trong quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự này đòi hỏi tổng hợp và đánh giá một loạt thông tin từ việc kiểm tra năng lực, sắp xếp lịch hẹn, cho đến việc soạn thảo và ký kết hợp đồng lao động. Vì vậy, các doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình tuyển dụng rõ ràng, có hệ thống để lưu trữ thông tin một cách khoa học, tránh sự chồng chéo thông tin hoặc mất mát dữ liệu về ứng viên.

2.2. Quy trình Onboarding hành chính nhân sự

Quy trình Onboarding (quá trình hội nhập) là một quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự rất quan trọng để giúp những nhân viên mới nhanh chóng thích nghi và hòa nhập với môi trường làm việc của công ty.

Nhân viên mới sẽ được giới thiệu về vai trò, vị trí công việc của họ, các đồng nghiệp và môi trường làm việc. Sau đó, phòng hành chính nhân sự tổ chức các buổi đào tạo liên quan đến sản phẩm/dịch vụ, văn hóa doanh nghiệp, và quy định bảo mật.

Trong trường hợp của các công ty có quy mô nhỏ hoặc siêu nhỏ, việc chào đón nhân viên mới có thể khó để phát triển thành một quy trình chuẩn chỉnh. Nhân sự thường phải tự quan sát và học hỏi khi bắt đầu làm việc.

Tuy nhiên, việc thiết lập một quy trình rõ ràng sẽ hỗ trợ nhân viên nắm bắt nhiệm vụ chính xác và giúp giảm thiểu sai sót. Thực tế đã chứng minh rằng, 69% những nhân viên được đào tạo hội nhập chi tiết thường có thời gian làm việc lâu dài hơn, từ 1 đến 3 năm.

2.3. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự về Offboarding

Ngược lại với quá trình tiếp nhận, Offboarding là quá trình thực hiện khi một nhân viên rời khỏi công ty, bao gồm việc từ chức, thôi việc hoặc nghỉ hưu.

Quy trình Offboarding thường bị áp đảo bởi những vấn đề khác, nhưng việc một nhân viên rời đi có thể tạo ra sự gián đoạn ảnh hưởng đến trải nghiệm làm việc của toàn bộ tổ chức. Vì vậy, phòng hành chính nhân sự cần đảm bảo rằng nhân viên cũ đã hoàn thành việc chuyển giao công việc cho người kế nhiệm. Các bước trong quá trình Offboarding bao gồm:

Phỏng vấn trước khi nghỉ việc để thu thập ý kiến và góp ý từ nhân viên về trải nghiệm làm việc và các khía cạnh khác.
Thông báo chính thức về quyết định nghỉ việc và phân công người thay thế cho vị trí của nhân viên ra đi.
Thực hiện quá trình chuyển giao trách nhiệm công việc một cách trơn tru và đảm bảo không có sự gián đoạn đối với dự án hoặc quy trình công việc.
Hủy bỏ quyền truy cập vào các kênh thông tin nội bộ của công ty để đảm bảo bảo mật thông tin.
Thu hồi các thiết bị hỗ trợ công việc mà công ty đã cấp phát cho nhân viên.
Hoàn tất tất cả các thủ tục liên quan đến lương, bảo hiểm và các vấn đề tài chính khác.

2.4. Quy trình đào tạo và phát triển nhân sự

Ngoài việc cung cấp những phúc lợi hấp dẫn, việc xây dựng một quy trình đào tạo chặt chẽ là rất cần thiết để nâng cao kiến thức và kỹ năng của đội ngũ nhân viên. Nhân sự được xem là tài sản quý báu của một doanh nghiệp, và sự phát triển của họ đồng nghĩa với sự phát triển của công ty.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã thiết lập hệ thống đo lường kết quả làm việc của nhân viên. Dựa trên các báo cáo này, quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự có thể xác định được ưu điểm và nhược điểm trong hoạt động của từng bộ phận. Từ đó, công ty có thể đề xuất và thực hiện kế hoạch đào tạo cá nhân hóa cho mỗi bộ phận.

2.5. Quy trình kết nối nhân viên của phòng hành chính nhân sự

Quy trình kết nối nhân viên của phòng hành chính nhân sự bao gồm việc tạo ra một môi trường chào đón và hỗ trợ cho nhân viên mới. Đầu tiên, công ty giới thiệu nhân viên với môi trường làm việc, vị trí công việc và đồng nghiệp. Sau đó, họ cung cấp đào tạo về sản phẩm, văn hóa tổ chức và các quy định quan trọng.

Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự này còn bao gồm việc tạo cơ hội giao tiếp và hợp nhất nhân viên vào tổ chức, giúp họ cảm thấy tự tin và phát triển tốt trong công việc.

2.6. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự về lương thưởng và phúc lợi

Lương và phúc lợi là hai yếu tố quan trọng để thu hút nhân sự tiềm năng. Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm trực tiếp trong việc cung cấp các gói lương và phúc lợi như bảo hiểm sức khỏe, chăm sóc nha khoa hoặc lợi ích hưu trí cho từng nhân viên.

Quy trình quản lý lương và phúc lợi càng hoàn hảo, thì hiệu suất làm việc của nhân viên càng cao. Họ sẽ có tinh thần đóng góp lâu dài cho tổ chức mà không bị xao lạc bởi các cơ hội từ bên ngoài.

2.7. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự về cấp phát tài nguyên

Trong tổ chức, nhân viên luôn mong muốn sẽ có sẵn tài nguyên cần thiết cho công việc, bao gồm máy móc, thiết bị, tài liệu, và nhiều yếu tố khác. Để đảm bảo việc cấp phát tài nguyên diễn ra hợp lý, phòng hành chính nhân sự cần xem xét tỉ mỉ dựa trên nguồn lực thực tế và vị trí chuyên môn của từng cá nhân.

Lưu trữ dữ liệu liên quan đến cấp phát tài nguyên bằng giấy tờ hoặc file excel có thể gây lãng phí thời gian và tài nguyên, và về lâu dài, việc quản lý số lượng tài nguyên đã cấp phát có thể trở nên phức tạp, gây thất lạc hoặc nhầm lẫn.

Vì vậy, phòng hành chính nhân sự cần thực hiện việc đơn giản hóa quy trình cấp phát tài nguyên để tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

2.8. Quy trình đánh giá năng lực của nhân viên trong doanh nghiệp

Quy trình đánh giá năng lực của nhân viên trong doanh nghiệp bao gồm việc xác định và đo lường khả năng và kỹ năng của nhân viên trong việc thực hiện công việc của họ. Đầu tiên, doanh nghiệp xác định các tiêu chí đánh giá cụ thể dựa trên mục tiêu và nhiệm vụ công việc.

Sau đó, họ thực hiện quá trình đánh giá, thường dựa trên cuộc trò chuyện, phản hồi từ đồng nghiệp hoặc quản lý, và các bài kiểm tra hoặc bài thực hành. Kết quả đánh giá này thường được sử dụng để xác định nhu cầu đào tạo, phát triển, hoặc điều chỉnh nhiệm vụ công việc của nhân viên.

2.9. Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự về hoạch định nguồn nhân lực

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực của phòng hành chính nhân sự là một loạt các bước để dự đoán, xác định, và đảm bảo sẽ có đủ nguồn nhân lực có chất lượng cho các nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp.

Đầu tiên, quy trình này đòi hỏi phân tích nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai dựa trên chiến lược kinh doanh và mục tiêu phát triển. Tiếp theo, phải đánh giá sự hiện diện của nguồn nhân lực hiện tại và xác định các khoảng trống. Sau đó, phải lập kế hoạch để thu hút, tuyển dụng, và phát triển nhân viên mới hoặc hiện tại để đáp ứng các nhu cầu nhân lực này.

Quy trình này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có đủ và đủ chất lượng nguồn nhân lực để thực hiện mục tiêu kinh doanh. Để tối ưu hóa hiệu quả của toàn bộ quy trình hành chính, doanh nghiệp có thể nhờ đến sự trợ giúp của hệ thống quản trị nhân sự.

Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự về hoạch định nguồn nhân lực — Hoạch định nguồn nhân lực là bước cuối cùng trong quy trình hành chính nhân sự

TẢI BỘ EBOOK VẬN HÀNH PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TỪ CODX

3. Chuẩn hóa các quy trình phòng hành chính nhân sự với CoDX Process

Bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự, doanh nghiệp có thể loại bỏ những khía cạnh không cần thiết. Điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt, quá trình này giúp đội ngũ nhân viên tập trung thời gian và năng lượng của họ vào các công việc quan trọng, giúp công ty phát triển và đạt được sự bứt phá mạnh mẽ hơn. Dưới đây là thông tin chi tiết tính năng sản phẩm:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống
Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình
Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình
Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện
Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn
Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,...

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
Không cần tích hợp thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.