Mô tả quy trình cấp phát văn phòng phẩm chi tiết nhất 2023

Văn phòng phẩm là những vật dụng cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. Để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra trơn tru, cần có một quy trình cấp phát đồ dùng văn phòng phẩm chuyên nghiệp. Quy trình cấp phát hiệu quả sẽ giúp đảm bảo việc sử dụng văn phòng phẩm được hợp lý, tránh lãng phí. Trong bài viết này, CoDX sẽ giúp bạn mô tả quy trình cấp phát văn phòng phẩm chi tiết nhất, mời bạn cùng đọc!

1. Quy trình cấp phát văn phòng phẩm là gì?

Quy trình cấp phát đồ dùng văn phòng phẩm là tập hợp các bước được thực hiện để cung cấp văn phòng phẩm cho các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. 

Quy trình này được tạo ra để giúp đảm bảo rằng nhân viên có đủ văn phòng phẩm để thực hiện công việc của mình, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí với các sản phẩm không cần thiết.

2. Mô tả quy trình cấp phát văn phòng phẩm chi tiết nhất 2023 

Quy trình cấp và phát văn phòng phẩm là một trong những vấn đề quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Một quy trình khoa học, hợp lý sẽ giúp bạn chủ động hơn về ngân sách và đảm bảo nhu cầu sử dụng của nhân viên. 

Các bước theo mô tả quy trình cấp phát văn phòng phẩm sẽ gồm có:

• Đề xuất nhu cầu sử dụng.

• Kiểm tra định mức sử dụng tiêu chuẩn.

• Phê duyệt mua.

• Cấp phát theo quy trình.

• Hướng dẫn quản lý đồ dùng. 

2.1. Bước 1: Đề xuất nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm 

Bước đầu tiên trong quy trình cấp phát văn phòng phẩm là lập kế hoạch và đề xuất nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của doanh nghiệp. Kế hoạch này sẽ được xây dựng dựa trên số lượng nhân viên, loại hình công việc và mức độ sử dụng văn phòng phẩm của từng bộ phận, phòng ban.

2.2. Bước 2: Kiểm tra định mức sử dụng văn phòng phẩm theo tiêu chuẩn 

Mỗi loại văn phòng phẩm cần được quy định một mức sử dụng cụ thể: 

• Trước hết, Phòng Hành chính sẽ xác định mức sử dụng tạm thời của từng loại văn phòng phẩm. 
• Sau đó, Phòng Hành chính và Trưởng bộ phận sẽ thảo luận để đạt được sự thống nhất về mức sử dụng tạm thời này, và sau đó gửi cho Ban Giám đốc của công ty để duyệt.
• Hàng tháng, Phòng Hành chính sẽ xem xét lại mức sử dụng của VPP để đảm bảo tính phù hợp. Nếu có bất kỳ thay đổi nào xảy ra, Trưởng bộ phận sẽ đề nghị cùng với Phòng Hành chính xem xét để điều chỉnh mức sử dụng.

2.3. Bước 3: Phê duyệt mua trong quy trình cấp phát văn phòng phẩm 

Bước phê duyệt mua rất cần thiết để đảm bảo việc mua văn phòng phẩm là cần thiết và phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Bước mô tả quy trình cấp phát văn phòng phẩm này được thực hiện bởi người có thẩm quyền, thường là trưởng phòng, giám đốc hoặc ban lãnh đạo của doanh nghiệp.

Hằng tháng, vào ngày 28, các bộ phận đề xuất việc mua văn phòng phẩm cho tháng tiếp theo bằng biểu mẫu HC-10-BM03. Sau đó, biểu mẫu này được gửi cho Trưởng bộ phận để duyệt, và sau đó nó được chuyển đến Phòng Hành chính để xem xét.

Phòng Hành chính có trách nhiệm kiểm tra xem các đề xuất này có tuân thủ quy định về lượng văn phòng phẩm sử dụng không:

• Nếu có sai sót, Phòng Hành chính sẽ yêu cầu bộ phận đề xuất chỉnh sửa. 
• Nếu mọi thứ đều đúng, Phòng Hành chính tổng hợp tất cả các đề xuất này và tạo ra một bảng tổng hợp, sau đó gửi cho Ban Giám đốc để duyệt.

2.4. Bước 4: Cấp phát văn phòng phẩm theo quy trình 

Dựa trên các đề xuất đã được duyệt, Phòng Hành chính liên hệ với nhà cung ứng để mua theo yêu cầu. Trong quy trình cấp phát văn phòng phẩm, mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm được thực hiện hai lần trong một tháng: 

• Lần đầu từ ngày 01 đến ngày 05. 
• Lần thứ hai từ ngày 15 đến ngày 20. 

Sau khi nhận được sản phẩm, người nhận sẽ ký tên vào biên bản cấp phát với mã số HC-10-BM04 sau khi đã kiểm tra xong.

2.5. Bước 5: Hướng dẫn quản lý đồ dùng theo quy trình cấp phát văn phòng phẩm 

Nhân viên công ty sẽ nhận được văn phòng phẩm để hỗ trợ công việc theo mục đích cụ thể, và họ cần sử dụng văn phòng phẩm một cách có hiệu quả để tránh lãng phí.

• Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra cách nhân viên trong bộ phận của họ sử dụng văn phòng phẩm.
• Phòng Hành chính làm việc để tạo và quản lý thẻ kho để theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm trong công ty và đảm bảo rằng tồn kho văn phòng phẩm luôn duy trì ở mức 20%.

3. Chuẩn hóa chu trình cấp phát văn phòng phẩm với CoDX Process

Sử dụng phần mềm quản lý quy trình công việc CoDX Process để chuẩn hóa chu trình phân phối văn phòng phẩm nhằm tăng hiệu suất và quản lý nguồn lực hiệu quả. Dưới đây là thông tin chi tiết về sản phẩm:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
• Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
• Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
• Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
• Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Với những thông tin trên đây, CoDX hy vọng doanh nghiệp của bạn sẽ có thể xây dựng và thực hiện quy trình cấp phát văn phòng phẩm hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh