Quy Trình PDCA Là Gì? 4 Bước Thực Hiện Chu Trình PDCA Hiệu Quả

Chu trình PDCA từ lâu được xem là chiến thuật vàng giúp doanh nghiệp cải tiến liên tục nhân sự và tinh gọn quy trình hiện đại. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ chu trình này, yếu tố nào khiến PDCA trở thành “điều kiện tiên quyết cho sự phát triển của tổ chức”? Mọi thắc mắc về quy trình PDCA sẽ được CoDX giải đáp trong bài viết dưới đây.

1. Quy trình PDCA là gì?

Quy trình PDCA là cụm từ viết tắt của PLAN – DO – CHECK – ACT đại diện cho 4 nhiệm vụ cần được tiến hành theo trình tự nhằm đảm bảo quá trình quản trị đạt hiệu quả cao. Mô hình này được lặp đi lặp lại từ giai đoạn lên kế hoạch, thực hiện, thẩm định, thay đổi để tạo nên sự cải thiện liên tục và không bao giờ ngừng trong một quy trình, hoạt động cụ thể của công ty.

2. 4 Bước thực hiện quy trình PDCA trong doanh nghiệp

Việc thực hiện phương pháp PDCA đúng cách sẽ giúp nhà lãnh đạo khai thác tối đa hiệu suất mà PDCA mang lại. CoDX đưa ra 4 bước chuẩn để ứng dụng PDCA vào doanh nghiệp:

• Bước 1: Lên kế hoạch (PLAN);

• Bước 2: Tiến hành thực hiện (DO);

• Bước 3: Kiểm tra, đánh giá (CHECK);

• Bước 4: Hành động (ACT).

2.1. Bước 1: Lập kế hoạch (Plan) trong phương pháp PDCA

Để các nhiệm vụ, công việc được vận hành trơn tru, nhà lãnh đạo cần lên kế hoạch một cách chi tiết và trả lời được những câu hỏi sau:

• Vấn đề nào cần phải giải quyết?
• Kế hoạch hướng tới mục tiêu gì?
• Cần áp dụng quy trình, hành động nào để đạt được mục tiêu đã đề ra?
• Nguồn nhân lực cần thiết để vận hành kế hoạch gồm những gì?
• Những chỉ số KPI cần thiết phân tích và đánh giá ở các chặng tiếp theo?

2.2. Bước 2: Thực hiện (Do) trong quy trình PDCA

Sau khi bạn đã xác định vấn đề và lên kế hoạch, giai đoạn kế tiếp của phương pháp PDCA là kiểm tra và tiêu chuẩn hóa chu trình. Yếu tố quan trọng nhất khi thực hiện bước DO là mọi nhân sự đều được phổ cập và đào tạo các nội dung, quy định được đặt ra ở kế hoạch trước đó

Khi kiểm tra, bạn hãy cố gắng tổng hợp lại tất cả dữ liệu để phục vụ trong quá trình đo lường kết quả. Số liệu này cho dù tiêu cực hay tích cực thì nó cũng giúp ích cho giai đoạn thẩm định tiếp theo.

2.3. Bước 3: Đánh giá (Check) trong chu trình PDCA

Sau khi thực hiện, nhà lãnh đạo nên rà soát, xác nhận lại kết quả cuối cùng có giống như kế hoạch đã đặt ra trước đó hay không. Hãy ghi lại toàn bộ những vấn đề phát sinh được phát hiện khi thực hiện. Qua đó, tìm hiểu và xác định nguyên do cũng như mức độ ảnh hưởng của chúng nhằm có giải pháp khắc phục kịp thời.

2.4. Bước 4: Hành động (Act) trong quy trình PDCA

Căn cứ vào những vấn đề được nhận ra khi đánh giá, nhà lãnh đạo cần áp dụng những phương pháp khắc phục và phòng ngừa tích thích hợp để bảo đảm hiệu quả công việc. Hơn nữa, đừng quên ghi chép lại những số liệu này vào kho thông tin để ứng dụng vào các dự án khác trong tương lai.

3. Lợi ích của quy trình PDCA mang lại cho doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp áp dụng chu trình PDCA đúng cách sẽ mang lại 7 lợi ích lớn như:

• Bản chất của PDCA là quy trình được cải thiện xuyên suốt nên nó bảo đảm những lỗi đều được sửa chữa, thích ứng với yêu cầu và tình hình thực tế của công ty;
• Thúc đẩy sự thay đổi, phát triển sáng tạo trong cách quản trị nhưng vẫn đảm bảo cải tiến chất lượng và hiệu suất;
• Giám sát quá trình sản xuất và kinh doanh sản phẩm, dịch vụ hiệu quả và chất lượng cao;
• Ứng dụng mạnh mẽ trong các mô hình quản lý chất lượng như ISO 22000, 9001,…;
• Góp phần cải thiện, nâng cao năng suất của nhân sự đáng kể;
• Gia tăng năng lực cạnh tranh của công ty trên thương trường;
• Duy trình hiệu lực đối với hoạt động giám sát chu trình và dự án.

4. Ví dụ về chu trình PDCA trong thực tế

Dưới đây là 2 ví dụ về chu trình PDCA trong thực tế được tổng hợp bởi CoDX mà bạn có thể tham khảo.

A. Chu trình PDCA trong quản lý chất lượng doanh nghiệp F&B

Ví dụ quy trình PDCA được áp dụng trong quy trình đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm của thương hiệu kinh doanh F&B sẽ được thực hiện như sau:

– Bước 1: Lên kế hoạch (PLAN)

Tổ chức một hệ thống đảm bảo an toàn vệ sinh an toàn thực phẩm và đánh giá hiệu quả của hệ thống. Kế hoạch sẽ có những nội dung:

• Vấn đề cốt lõi cần phải giải quyết trong hoạt động đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm là gì?
• Thương hiệu cần huy động những nguồn lực nào để thực hiện?
• Biện pháp tốt nhất để triển khai với những nguồn lực sẵn có là gì?
• Kế hoạch sẽ đạt hiệu quả cao trong điều kiện nào?

– Bước 2: Tiến hành thực hiện (DO)

Thương hiệu tiến hành thực hiện quá trình kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm theo kế hoạch đã được đề ra ban đầu.

– Bước 3: Đánh giá (CHECK)

Thương hiệu tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm. Bao gồm chú trọng đến các chỉ số như số lượng nguyên liệu được bảo quản trong nhiệt độ an toàn, số lượng phản hồi và khiếu nại của khách hàng được ghi nhận sau khi dùng thức ăn,…

– Bước 4: Hành động (ACT)

Tổng kết hệ thống, ghi chép lại những kết quả đã đạt được, chỉ ra những yếu tố còn thiếu sót để rút ra bài học, kinh nghiệm và đề xuất giải pháp khắc phục nhằm cải tiến ở những hệ thống khác.

B. Phương pháp PDCA trong làm việc nhóm trong doanh nghiệp

PDCA sẽ đạt hiệu quả trong sản xuất làm việc nhóm được thực hiện theo trình tự như sau:

– Bước 1: Lên kế hoạch (PLAN)

Ở bước đầu, bạn cần quan tâm đến những yếu tố sau:

• Xây dựng mục tiêu của nhóm;
• Mô tả các công việc cụ thể và rõ ràng;
• Tạo nên nhóm và đưa ra thời hạn cho nhóm;
• Ghi lại toàn bộ dữ liệu dự kiến áp dụng khi thực hiện kế hoạch;
• Lên kế hoạch hành động, nghiên cứu và đánh giá mức độ phù hợp của từng người với các nhiệm vụ, xác định quản lý nhóm sao cho hiệu quả,…

– Bước 2: Thực hiện (DO)

Nhà lãnh đạo cần thực hiện:

• Triển khai những nhiệm vụ theo kế hoạch đã đặt ra ban đầu;
• Liên tục cập nhập tiến độ công việc theo yêu cầu để người đứng đầu nắm được tình hình nhóm;
• Tuân thủ theo thời gian công việc đặt ra, ghi chép các vấn đề phát sinh khi vận hành.

– Bước 3: Đánh giá (CHECK)

• Sau khi thực hiện theo kế hoạch, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra kết quả. Thông qua đó có thể đánh giá được những gì đang thực hiện có đúng với kế hoạch ban đầu hay không.
• Ghi chép lại các vấn đề phát sinh khi làm việc và thực hiện kế hoạch như: Những điểm còn vướng mắc, thách thức, sai sót, thay đổi,…
• Xác định đúng những nguyên do dẫn tới vấn đề khi thực hiện kế hoạch.

– Bước 4: Hành động (ACT)

• Nhà quản lý cần điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo tính thực tế.
• Lập kế hoạch cho các phương pháp ngăn ngừa những vấn đề có thể xảy ra khi thực hiện kế hoạch.
• Tiếp tục lặp lại những giai đoạn của chu trình PDCA cho tới khi nhóm đạt được mục tiêu đặt ra.

5. Chuẩn hóa phương pháp PDCA với CoDX Process

Bài viết trên đây là những thông tin về quy trình PDCA và 4 bước để thực hiện chu trình mà CoDX muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng bài viết sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể để ứng dụng mô hình này vào quy trình quản lý hiệu quả. Hãy theo dõi website của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh