Quy Trình Làm Việc Của Phòng Kinh Doanh: 8 Bước Và 7 Sơ Đồ (2023)

Kinh doanh – một phòng ban không quá xa lạ đối với bất kỳ doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nào. Những nhân sự phòng kinh doanh thực hiện đa dạng các bước tiến trình và hợp tác cùng nhau tạo nên một luồng chảy bán hàng nhất quán. Vậy, quy trình làm việc của phòng kinh doanh có mấy bước? Sơ đồ vận hành ra sao? Để CoDX giải đáp thắc mắc dưới bài viết này.

1. Quy trình làm việc của phòng kinh doanh mới nhất 2023

Kinh doanh là phòng ban chủ chốt, ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển và tồn tại lâu dài của công ty. Do đó, quy trình làm việc của bộ phận kinh doanh thường bao gồm 8 bước cụ thể dưới đây:

• Bước 1: Xây dựng chiến thuật kinh doanh;

• Bước 2: Tìm kiếm người tiêu dùng, chiến dịch có tiềm năng;

• Bước 3: Giới thiệu, tư vấn đến người tiêu dùng về sản phẩm;

• Bước 4: Thương lượng các điều khoản và ký kết hợp đồng;

• Bước 5: Trực tiếp thực hiện những thống nhất điều khoản của hợp đồng;

• Bước 6: Tiếp nhận và xử lý các phản hồi từ khách hàng;

• Bước 7: Xác định, đánh giá những chiến dịch sắp triển khai;

• Bước 8: Chăm sóc người dùng theo lịch định kỳ.

1.1. Bước 1: Xây dựng chiến lược kinh doanh

Để công ty có thể phát triển hiệu quả, đồng thời cạnh tranh cùng các đối thủ trên thương trường, các nhân sự trong phòng kinh doanh luôn nỗ lực để xây dựng được một chiến lược kinh doanh chặt chẽ. Những hạng mục công việc khi xây dựng chiến lược mà nhân viên cần thực hiện ở bước đầu tiên trong quy trình làm việc của phòng kinh doanh bao gồm:

• Xác định mục tiêu chiến lược;
• Đánh giá thực trạng (nội lực và môi trường kinh doanh);
• Xây dựng chiến lược về sản phẩm, giá thành, kênh phân phối, tiếp thị, thương hiệu, bán hàng, liên minh,…

1.2. Bước 2: Tìm kiếm khách hàng và các dự án có tiềm năng

Ở bước 2 trong quy trình làm việc của bộ phận kinh doanh, các nhân viên phải xác định được đâu là thị trường mà công ty muốn tiếp cận, đâu là người tiêu tiêu dùng tiềm năng và đâu là chiến dịch tiềm năng. Nhân viên vận dùng đa dạng các kênh nhằm tìm kiếm những đối tượng tiềm năng này để tiến hành giới thiệu và tư vấn cho họ về hàng hóa, dịch vụ.

1.3. Bước 3: Giới thiệu và tư vấn cho khách hàng về sản phẩm

Sau khi nhân viên phòng kinh doanh đã tìm kiếm khách hàng và những chiến dịch có tiềm năng, nhân viên hãy thông minh tư vấn và giới thiệu thông tin về hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng. Một điều cần lưu ý rằng nên chú trọng vào những lợi ích đáp ứng nhu cầu của người dùng. Không nên trình bày quá nhiều về công dụng không thỏa mãn được những mong muốn đó.

1.4. Bước 4: Đàm phán các điều khoản và ký kết hợp đồng

Bước kế tiếp khi đã thành công giới thiệu và tư vấn thông tin sản phẩm đến khách hàng trong quy trình làm việc của phòng kinh doanh. Nhân viên tiến hành thương lượng các điều khoản đã trao đổi với người tiêu dùng, nhấn mạnh mong muốn của họ và liệt kê về những phản hồi tích cực của người dùng đối với lời đề nghị.

Trường hợp khách hàng đồng ý với các điều khoản thì nhân viên sẽ tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng. Nếu khách hàng chưa có nhu cầu mua sản phẩm, hãy kiên nhẫn lưu lại thông tin cá nhân của họ để giới thiệu về những hàng hóa làm thỏa mãn nhu cầu của họ.

1.5. Bước 5: Trực tiếp thực hiện các thỏa thuận trong hợp đồng

Sau khi đã thống nhất các thỏa thuận và ký kết hợp đồng, nhân viên kinh doanh phải đảm bảo trực tiếp thực hiện đúng những thỏa thuận của hợp đồng. Bao gồm những thủ tục về xuất hóa đơn, hình thức giao hàng, phương thức thanh toán, cùng khách hàng kiểm tra và đánh giá chất lượng hàng hóa được giao đến.

1.6. Bước 6: Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng

Đây là bước cần thiết trong quy trình làm việc của phòng kinh doanh. Nhân viên kinh doanh cần lắng nghe cho dù các phản hồi của khách hàng đưa ra có thể tiêu cực. Lúc này, nhân viên cần giữ được cái đầu lạnh, tập trung chú ý để nắm bắt tình huống, vấn đề cần khiếu nại thuộc khâu nào hay ở sản phẩm, dịch vụ gì.

Nhân viên kinh doanh luôn được đào tạo những kỹ năng để giải quyết vấn đề nhanh nhạy. Do đó, đây sẽ là cơ hội để nhân viên khắc phục uy tín của doanh nghiệp đến khách hàng bằng một thái độ thân thiện, chủ động đề xuất và thực hiện xử lý khiếu nại đúng như những gì thống nhất.

1.7. Bước 7: Phân tích và đánh giá các dự án chuẩn bị triển khai

Phân tích và đánh giá những dự án chuẩn bị thực hiện rất quan trọng trong quy trình làm việc của phòng kinh doanh. Nhân viên kinh doanh phải tổng hợp và phân tích thông tin dự án để hiểu được tiến, hiệu quả thành công của nó khi triển khai. Những nhiệm vụ trong bước này nhân viên cần thực hiện:

• Lên kế hoạch cụ thể các câu hỏi được đặt cho toàn bộ phía liên quan;
• Phân tích kết quả tức thì của dự án;
• Phân tích những tác động dài hạn của chiến dịch đối với triển vọng kinh doanh của công ty;
• Xác định, đánh giá ưu điểm và nhược điểm của dự án để điều chỉnh chiến lược một cách phù hợp.

1.8. Bước 8: Chăm sóc khách hàng theo lịch định kỳ

Khâu cuối cùng không thể thiếu trong quy trình làm việc của phòng kinh doanh. Chăm sóc khách hàng theo lịch định kỳ chu đáo sẽ giúp nhân viên kinh doanh xây dựng được bộ khung làm việc đơn giản, từ đó mang đến những trải nghiệm tốt cho người tiêu dùng. Để thực hiện tốt khâu này, nhân viên cần làm theo những lưu ý dưới đây của CoDX:

• Liên hệ định kỳ với khách hàng, hỏi thăm và tư vấn về những combo dịch vụ cải tiến hoặc mua thêm hàng hóa;
• Giải đáp nhiệt tình khi khách hàng gặp rủi ro phát sinh;
• Khảo sát ý kiến, tìm hiểu mức độ hài lòng của người dùng về hàng hóa và dịch vụ đã bán;
• Đưa ra những chính sách hậu mãi, ưu đãi cho các khách hàng đã dùng sản phẩm lâu năm hoặc chốt đơn nhiều để họ gắn bó trung thành với doanh nghiệp.

2. 7 Sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh hiệu quả

Để giúp doanh nghiệp vận hành tốt, nhân viên cần ứng dụng các sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh một cách phù hợp. Hãy tham khảo ngay 7 mẫu sơ đồ quy trình làm việc nổi bật dưới đây của CoDX nhé!

2.1. Sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh 1

Mẫu 1: Sơ đồ luồng bán hàng 1

2.2. Mẫu quy trình làm việc của bộ phận kinh doanh 2

Mẫu 2: Sơ đồ luồng bán hàng 2

2.3. Sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh 3

Mẫu 3: Sơ đồ luồng bán hàng 3

2.4. Mẫu quy trình làm việc của phòng kinh doanh 4

Mẫu 4: Sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh cho hoạt động bán hàng

2.5. Sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh 5

Mẫu 5: Sơ đồ dữ liệu bán hàng

2.6. Mẫu quy trình làm việc của bộ phận kinh doanh 6

Mẫu 6: Sơ đồ quy trình bán hàng của nhân viên kinh doanh

2.7. Mẫu quy trình làm việc của phòng kinh doanh 7

Mẫu 7: Sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh về hoạt động bán hàng

3. Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng quy trình làm việc phòng kinh doanh?

Việc thiết lập một quy trình làm việc của bộ phận kinh doanh sẽ đảm bảo quá trình thực hiện công việc tại phòng ban và gia tăng sự kết nối trong nhóm. Vì thế, doanh nghiệp chắc chắn phải lưu ý những yếu tố sau khi thiết lập quy trình này:

• Tiến trình liên lạc với khách hàng đã tích hợp đầy đủ trên các kênh điện thoại, email, mạng xã hội, website,… hay chưa?
• Chu trình có bắt buộc về thời gian dùng thử và trình bày dòng sản phẩm mới không?
• Công ty đã xây dựng quy trình giám sát toàn bộ quy trình kinh doanh chưa?

4. Xây dựng quy trình làm việc của phòng kinh doanh với CoDX Process

Xây dựng quy trình làm việc cho bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp nhờ sự hỗ trợ của CoDX Process là cách hiệu quả để tối ưu hóa hiệu suất và quản lý công việc. Dưới đây là thông tin các tính năng chi tiết về sản phẩm:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
• Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
• Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
• Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
• Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Bài viết trên và toàn bộ nội dung về 8 bước và 7 sơ đồ quy trình làm việc của phòng kinh doanh mới nhất 2023, doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Hãy theo dõi website của CoDX để cập nhật nhanh nhất các mẫu sơ đồ kinh doanh nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh