Lưu Đồ Quy Trình Mua Hàng Của Doanh Nghiệp Mới Nhất 2023

Mua hàng là một trong những công việc của bất kỳ doanh nghiệp nào. Doanh nghiệp tổ chức quy trình mua hàng tốt sẽ giúp hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả và tiến hành thuận lợi hơn. Từ đó, quá trình cung ứng sản phẩm diễn ra ổn định, liên tục và giảm đứt đoạn. Trong bài viết hôm nay, CoDX sẽ chia sẻ đến bạn 7 bước lưu đồ quy trình mua hàng của một doanh nghiệp mới nhất 2023.

1. Lưu đồ quy trình mua hàng là gì?

Lưu đồ quy trình mua hàng hay sơ đồ quy trình mua hàng là tất cả các khâu và hoạt động liên quan tới việc mua sản phẩm/ dịch vụ trong công ty. Chu trình này thường sẽ phức tạp hơn so với việc khách hàng mua sản phẩm thông thường. Bởi nó yêu cầu tính chính xác cao ở bước nghiên cứu thị trường, hiểu biết nhà cung ứng và có kỹ năng thương lượng mua – bán nhạy bén.

2. Các bước xây dựng lưu đồ quy trình mua hàng chuẩn nhất 2023

Thực tế, sơ đồ quy trình mua hàng của từng công ty sẽ có các đặc điểm chuyên biệt, do tác động của tính chất hàng hóa/ lĩnh vực hay định hướng điều chỉnh từ ban lãnh đạo. Nhưng xét về cơ bản, lưu đồ quy trình mua hàng sẽ được thiết lập theo 7 bước như sau:

• Bước 1: Xác định mong muốn và gửi yêu cầu mua sản phẩm;

• Bước 2: Yêu cầu gửi báo giá;

• Bước 3: Thu thập, tham khảo từ đơn vị cung cấp;

• Bước 4: Phê duyệt báo giá;

• Bước 5: Tạo hợp đồng mua hàng với đơn vị cung ứng;

• Bước 6: Thực hiện nhập kho sản phẩm đã thống nhất mua;

• Bước 7: Thanh toán đơn hàng.

2.1. Bước 1: Xác định nhu cầu và gửi yêu cầu mua hàng

Tại khâu đầu tiên, công ty phải xác định được số lượng sản phẩm cần thiết cho nhu cầu của mình. Liệt kê danh sách cụ thể nhất bao gồm màu sắc, số lượng, phân loại,… Sau đó, gửi yêu cầu cho bộ phận mua hàng và đợi được phê duyệt đơn.

2.2. Bước 2: Đề nghị gửi báo giá là bước quan trọng trong quy trình mua hàng

Từ đơn yêu cầu ở bước trên, phòng thu mua sẽ lập đề nghị báo giá gửi các đơn vị bán. Một bản báo giá đầy đủ thông tin về giá thành cụ thể về những phí phụ thu (nếu có), thông số kỹ thuật,… sẽ giúp công ty chủ động hơn trong việc sắp xếp ngân sách và thời gian phù hợp.

Một điều cần lưu ý, nhân viên phải chú ý rằng các địa điểm đó phải liên quan đến hàng hóa cần tìm mua để đảm bảo hàng hóa đáp ứng yêu cầu.

2.3. Bước 3: Tổng hợp và tham khảo giá từ các nhà cung cấp

Sau khi gửi đơn đề nghị báo giá, việc tiếp theo cần thực hiện trong lưu đồ quy trình mua hàng là các đơn vị cung cấp sẽ gửi lại báo giá cụ thể. Căn cứ vào những điều kiện và tiêu chí khi chọn lựa mua hàng kết hợp với thông tin báo giá từ đơn vị cung cấp nhằm tìm ra đơn vị tốt nhất.

2.4. Bước 4: Phê duyệt báo giá trong lưu đồ quy trình mua hàng

Những báo giá của đơn vị cung cấp sẽ được quản lý phê duyệt dựa vào các tiêu chí sau:

• Giá thành của cùng một sản phẩm;
• Điều kiện mua sản phẩm;
• Báo giá cũ và báo giá mới cùng một sản phẩm.

2.5. Bước 5: Lập hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp

Tại khâu lập hợp đồng trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp, hai phía tiến hành ký kết thỏa thuận. Theo đó, thông tin cần làm rõ gồm: Điều khoản thanh toán, báo giá chi tiết, thời gian giao hàng.

Sau khi hoàn thành ký kết giao dịch, đơn hàng sẽ chuyển cho các phòng ban liên quan theo dõi. Kế toán viên dựa vào đó để tất toán và theo dõi công nợ. Bộ phận kho tiếp nhận lịch để điều động nhân sự đón hàng vào.

2.6. Bước 6: Tiến hành nhập kho hàng hóa đã thỏa thuận mua

Khi sản phẩm được vận chuyển đến, những thông tin trong hợp đồng sẽ là cơ sở chính để bộ phận khi tiếp nhận. Nhân sự tiến hành nhập hàng, chất hàng vào khu vực bên trong và đồng bộ hóa chúng trên phần mềm.

Khi sản phẩm nhập kho, phòng ban này chủ yếu ghi số lượng. Riêng đối với thông tin về giá sẽ được phía mua hàng đảm nhận.

2.7. Bước 7: Thanh toán hóa đơn là bước cuối cùng trong lưu đồ quy trình mua hàng

Bộ phận mua dựa vào điều khoản trong hợp đồng để lập phiếu thanh toán. Bộ phận kế toán tiếp nhận và kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, giấy tờ liên quan tới phiếu mua sắm hàng hóa.

Khi tất cả đều đạt yêu cầu sẽ thực hiện thanh toán cho bên bán. Ngược lại, họ sẽ báo cáo cho phòng ban phụ trách mua điều chỉnh bổ sung.

3. Vai trò quan trọng của sơ đồ quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

Việc thiết lập một lưu đồ quy trình mua hàng bài bản sẽ giúp công ty tránh những nguy cơ thất thoát và chất lượng sản phẩm khi nhập kho. Dưới đây là 6 vai trò quan trọng của chu trình này:

• Đảm bảo đơn vị cung ứng phù hợp, giảm thiểu rủi ro thương mại và giá thành cạnh tranh trên thương trường cho một loại sản phẩm, dịch vụ cụ thể;
• Sơ đồ quy trình mua hàng giúp loại bỏ những giao dịch mua hàng không thích hợp;
• Quản trị phần mềm, mối quan hệ với các nhà cung ứng uy tín;
• Tạo nên một quy chuẩn chung cho sản phẩm, nguyên vật liệu trước khi thực hiện nhập kho;
• Hỗ trợ phòng kế toán trong quá trình giám sát kiểm toán một cách chính xác;
• Quy trình mua hàng của doanh nghiệp chuẩn chỉnh giúp tối ưu hóa thời gian và ngân sách cho hoạt động mua hàng.

4. Chuẩn hóa lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp với CoDX Process

Tiêu chuẩn hóa quy trình mua sắm của doanh nghiệp bạn bằng phần mềm quy trình động là một cách hiệu quả để tăng tính nhất quán, giảm sai sót và tối ưu hóa quy trình. Dưới đây là các tính năng chi tiết của sản phẩm:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
• Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
• Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
• Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
• Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Như vậy, bài viết trên đã thông tin đến bạn đọc bí quyết thiết lập một lưu đồ quy trình mua hàng chuẩn chỉnh cho các doanh nghiệp chi tiết. Hy vọng với những chia sẻ này sẽ thật sự hữu ích với bạn. Đừng quên theo dõi Trang tin Quản trị doanh nghiệp CoDX để cập nhật các kiến thức kinh doanh mới nhất nhé!