Quy Trình Xuất Kho, Nhập Kho [SƠ ĐỒ CÁC BƯỚC CHI TIẾT]

Quá trình xuất nhập kho hàng hóa được xem là một trong những hoạt động chủ chốt giúp công ty kiểm tra và vận hành sản phẩm thuận lợi. Một quy trình rõ ràng và cụ thể sẽ giúp công ty tối ưu hóa thời gian, công việc cho nhân sự dễ dàng hơn. Vậy quy trình xuất kho là gì? Bao gồm mấy bước? Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình nhập xuất kho đối với doanh nghiệp ra sao? Hãy cùng CoDX khám phá trong bài viết hôm nay.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Quy trình xuất nhập kho là gì?

Hiểu đơn giản, quy trình nhập – xuất kho sản phẩm là quá trình nhập hàng và xuất hàng theo một thứ tự nhất định, được hệ thống đồng bộ giám sát và kiểm tra. Chu trình này sẽ giúp các hoạt động xuất và nhập sản phẩm diễn ra trơn tru, nhanh chóng và dễ dàng theo dõi.

Quy trình xuất kho - nhập kho là gì
Xuất kho và nhập kho rất quan trọng trong quản lý bán hàng của công ty

2. Quy trình xuất kho trong doanh nghiệp

Một quá trình xuất kho chuẩn sẽ bao gồm 06 bước dưới đây:

  • Bước 1: Đề xuất, yêu cầu xuất kho;
  • Bước 2: Phê duyệt phiếu đề nghị xuất kho;
  • Bước 3: Kiểm tra sản phẩm tồn kho;
  • Bước 4: Lập hóa đơn, phiếu xuất kho cùng những thủ tục giấy tờ khác;
  • Bước 5: Cho hàng hóa xuất kho theo quy định;
  • Bước 6: Cập nhật thông tin.

Dưới đây là sơ đồ quy trình xuất kho tổng quan cho doanh nghiệp

Quy trình xuất kho trong doanh nghiệp
Sơ đồ quá trình xuất kho hàng hóa

2.1. Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho

Khi muốn xuất kho, nhân viên phụ trách cần lập đơn đề nghị, yêu cầu xuất kho. Từng loại hàng hóa sẽ do mỗi đơn vị khác nhau phụ trách, chẳng hạn nếu xuất sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp thì bộ phận bán hàng có nhiệm vụ yêu cầu xuất kho.

2.2. Bước 2: Phê duyệt đề nghị trong quy trình xuất kho

Sau khi phiếu yêu cầu xuất kho được gửi thì đơn vị phụ trách phê duyệt. Đây là bước quan trọng, xác minh việc xuất kho đã được kiểm tra và chịu trách nhiệm bởi cá nhân có thẩm quyền. Ngoài ra, nếu thấy các bất hợp lý trong quá trình xuất kho thì Ban Giám đốc có thể kịp thời điều chỉnh ngay.

2.3. Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho trong quy trình xuất kho

Bộ phận kế toán kho sau khi nhận đơn đề nghị xuất kho sẽ thực hiện kiểm tra hàng hóa tồn kho, cụ thể là thống kê loại sản phẩm cần xuất nhằm xác định số lượng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng phải thông báo ngay cho đơn vị liên quan để có phương án giải quyết.

2.4. Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ liên quan

Sau khi xác nhận đề nghị xuất kho, kế toán sẽ lập đơn xuất kho được in thành 2 liên: Một liên chuyển đến thủ kho để sắp xếp sản phẩm, liên còn lại sẽ được lưu trữ lại.

*Lưu ý: Số liên của đơn xuất kho còn tùy thuộc vào quy định của công ty đó.

2.5. Bước 5: Xuất kho hàng hóa theo đúng quy trình

Nhân viên thủ kho sau khi nhận đơn xuất kho sẽ tiến hành xuất kho sản phẩm theo đúng yêu cầu. Cùng với đó, nhân viên nhận sản phẩm phải ký xác nhận vào đơn xuất kho và nhận một liên.

2.6. Bước 6: Cập nhật thông tin trong quy trình xuất kho

Sản phẩm sau khi xuất khỏi kho, kế toán cần cập nhật thông tin lên phần mềm quản lý để bộ phận quản lý có thể nắm được những báo cáo về số lượng hàng hóa xuất – nhập – tồn định kỳ.

Có thể bạn quan tâm:

3. Quy trình nhập kho trong doanh nghiệp

Tương tự như quy trình xuất kho, việc thiết lập một quy trình nhập kho bài bản cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo số lượng sản phẩm trong kho luôn đủ, hàng hàng hóa đến tay khách hàng đạt chất lượng. Tham khảo ngay 05 bước quy trình nhập kho dưới đây của CoDX:

  • Bước 1: Xây dựng kế hoạch quy trình nhập kho;
  • Bước 2: Sắp xếp lại sản phẩm, hàng hóa trong kho;
  • Bước 3: Đối chiếu, kiểm tra sản phẩm trong kho;
  • Bước 4: Bộ phận kế toán kiểm tra và lập phiếu nhập kho;
  • Bước 5: Hoàn thành các nhiệm vụ theo quy định.

Dưới đây là sơ đồ quy trình nhập kho tổng quan cho doanh nghiệp 

Quy trình nhập kho trong doanh nghiệp
Sơ đồ quy trình nhập kho

3.1. Bước 1: Lên kế hoạch quy trình nhập kho hàng hóa

Các phòng ban khi muốn nhập sản phẩm, cần liên hệ ngay tới bộ phận kho để lập phiếu yêu cầu nhập kho bao gồm những thông tin về: số lượng hàng hóa, ngày giờ chi tiết để bộ phận kho có kế hoạch điều động nhân sự và phương tiện hỗ trợ.

3.2. Bước 2: Sắp xếp lại hàng hóa trong kho

Khi đã nắm được số lượng và thời gian cụ thể, quản kho sẽ phụ trách sắp xếp, thu dọn những khu vực sẽ để sản phẩm. Về vị trí để hàng hóa, công ty có thể ứng dụng những nguyên lý trong kế toán như: LIFO, FIFO,… nhằm tối ưu hóa trong việc sắp xếp hàng.

3.3. Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa trong quy trình nhập kho

Khi sản phẩm về đến kho, người mua hàng hoặc nhân viên giao hàng sẽ xuất đơn đề nghị nhập kho. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn đặt hàng hoặc phiếu yêu cầu nhập hàng để đối chiếu và kiểm tra số lượng, chất lượng. Nếu phát hiện sai sót hoặc có hư hỏng, cần tiến hành lập biên bản và báo cáo với Ban Giám Giám đốc để có phương pháp xử lý kịp thời.

3.4. Bước 4: Kế toán kiểm tra và lập phiếu nhập kho hàng hóa

Sau khi hoàn thành các bước và công tác kiểm tra sản phẩm nhập kho an toàn, những giấy tờ liên quan cũng sẽ được bộ phận kế toán kiểm tra kỹ càng một lần nữa trước khi giao dịch và lập phiếu nhập kho.

3.5. Bước 5: Hoàn thành các công việc trong quy trình nhập kho

Thủ kho sắp xếp và nhập hàng hóa vào đúng khu vực đã quy định từ trước. Sau đó tiến hành cập nhật thông tin vào hệ thống hoặc phần mềm quản lý kho của công ty.

4. Tầm quan trọng của quy trình xuất kho, nhập kho đối với doanh nghiệp

Việc thiết lập một quy trình xuất kho, nhập kho khoa học sẽ giúp kho hàng hóa của công ty hoạt động hiệu quả, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Quy trình này có tầm quan trọng lớn đối với doanh nghiệp như sau:

– Quá trình xuất, nhập hàng trong kho được tiến hành trơn tru và thuận lợi;

– Các bộ phận/phòng ban dễ dàng nắm được tình trạng, số lượng, chất lượng sản phẩm trong kho một cách chính xác;

– Tối ưu thời gian trong quá trình giao – nhận sản phẩm;

– Công tác lưu trữ sản phẩm được chặt chẽ, đảm bảo an toàn và bảo mật;

– Tránh những sai sót khi nhập, xuất và lưu trữ hàng hóa;

Tầm quan trọng của quy trình xuất - nhập kho
Quy trình nhập xuất kho có vai trò quan trọng vào phát triển doanh nghiệp

5. Hướng dẫn cách kiểm soát quy trình xuất kho, nhập kho hiệu quả

CoDX sẽ hướng dẫn bạn 4 cách kiểm soát quy trình nhập xuất kho thật hiệu quả, đơn giản:

– Xây dựng một quy trình xuất nhập kho bài bản: Chu trình có sự đồng bộ, cụ thể và rõ ràng trong hoạt động quản lý sản phẩm tồn kho, điều này sẽ giúp quy trình được diễn ra chính xác và nhanh chóng hơn;

– Bố trí kho hàng khoa học, hợp lý: Xây dựng bản đồ quy định vị trí cố định của từng loại hàng hóa, từng kệ cần được đánh số hiệu, tên sản phẩm in sắc nét và các biển chỉ dẫn để nhân viên có thể nhận biết hàng hóa, nhất là với những công ty có lượng hàng hóa khổng lồ;

– Tránh tình trạng người lạ ra vào kho: Vấn đề thất thoát sản phẩm trong kho là điều khó tránh khỏi do nhiều nguyên nhân khách quan như trộm cắp, cháy, nổ, nhầm lẫn khi xuất nhập hàng, người lạ đột nhập,… Công ty nên yêu cầu thẻ ra vào, quy định nhân viên mặc đồng phục để giám sát chặt chẽ hơn, đảm bảo an toàn và hạn chế tình trạng hàng hóa thất thoát vì kẻ lạ;

– Giám sát quy trình xuất kho, nhập kho, tồn kho: Các bộ phận liên quan thường xuyên kiểm kê hàng hóa để xác định số lượng tồn kho thực tế so với số lượng hàng trên sổ sách. Từ đó phát hiện kịp thời những hư hỏng, sai sót nhằm có biện pháp xử lý.

6. Ứng dụng quy trình xuất nhập kho hiệu quả với CoDX Process

Quy trình xuất nhập kho là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng và quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quy trình động có thể giúp tối ưu hóa và hợp lý hóa quy trình này. Bạn có thể áp dụng phần mềm quản lý quy trình công việc CoDX Process  để quản lý quy trình xuất nhập kho theo nhiều cách, dưới đây là chi tiết tính năng sản phẩm:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

  • Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
  • Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
  • Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
  • Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
  • Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
  • Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

  • 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
  • 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
  • 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
  • Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
  • Không cần tích hợp thanh toán.
  • Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Bài viết trên là toàn bộ nội dung mà Công Ty Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX muốn chia sẻ đến bạn về quy trình xuất kho, nhập kho, tầm quan trọng và những phương pháp kiểm soát quy trình này một cách hiệu quả. Hy vọng với những thông tin này, sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ về quy trình, qua đó hoạch định đúng đắn hướng đi trong tương lai. Theo dõi website của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!

Xem thêm các bài viết liên quan cùng chủ đề khác: