10 BƯỚC Thiết Lập Quy Trình Ký Hợp Đồng Kinh Tế Chuẩn 2023

Trong thời đại ngày nay, việc ký kết hợp đồng là hoạt động khá phổ biến, được diễn ra hàng ngày giữa hai hoặc nhiều bên để đạt được thống nhất chung trong việc đáp ứng những quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Vậy quy trình ký hợp đồng kinh tế diễn ra như thế nào? Có mấy bước? Mời các doanh nghiệp tham khảo bài viết sau đây của CoDX.

1. Quy trình ký hợp đồng là gì?

Quy trình ký hợp đồng (trong tiếng Anh: Contract signing process) là những bước của các tổ chức, cá nhân có đủ tư cách tham gia một cách tự nguyện, bình đẳng vào quá trình thống nhất một giao dịch nhất định. Trong đó, mỗi phía sẽ có những quyền và nhiệm vụ tương ứng với bên kia.

2. 10 Bước thực hiện quy trình ký hợp đồng chuẩn nhất 2023

Thông thường, quy trình ký hợp đồng mua bán sẽ diễn ra 10 bước cụ thể như sau:

• Bước 1: Tiếp nhận điều kiện muốn thiết lập hợp đồng từ khách hàng;

• Bước 2: Kiểm tra điều kiện muốn thiết lập hợp đồng của khách hàng;

• Bước 3: Soạn thảo bản hợp đồng;

• Bước 4: Kiểm tra điều khoản cam kết;

• Bước 5: Kiểm tra điều khoản thanh toán trong quy trình ký kết hợp đồng mua bán;

• Bước 6: Trình lên Ban lãnh đạo ký kết hợp đồng mua bán;

• Bước 7: Chuyển hợp đồng cho khách hàng ký kết;

• Bước 8: Theo dõi hợp đồng;

• Bước 9: Nhận lại hợp đồng sau khi khách hàng đã ký kết;

• Bước 10: Lưu trữ hợp đồng.

2.1. Bước 1: Tiếp nhận điều kiện muốn tạo hợp đồng từ khách hàng

Bước đầu tiên trong quy trình ký kết hợp đồng mua bán là tiếp nhận điều kiện tạo hợp đồng từ khách hàng. Bằng việc liên hệ với khách hàng qua điện thoại, email, cuộc họp online hay gặp mặt trực tiếp. Lúc này, nhân viên cần chú ý lắng nghe mong muốn của khách hàng và ghi chép kỹ lưỡng về những gì khách hàng yêu cầu trong hợp đồng, việc này đảm bảo rằng nhân viên sẽ không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.

2.2. Bước 2: Kiểm tra điều kiện muốn tạo hợp đồng từ khách hàng

Khi đã tiếp nhận các yêu cầu từ khách hàng, nhân viên sẽ tổng hợp lại danh mục dịch vụ và xem xét khả năng của công ty nhằm đáp ứng được những mong muốn đề xuất của khách hàng.

Sau đó, nhân viên sẽ tiến hành tổ chức một buổi để trao đổi chi tiết về các điều kiện, yêu cầu và cam kết mà khách hàng muốn nêu ra trong hợp đồng, bao gồm: Mô tả hàng hoá, dịch vụ, chi phí, thời hạn, điều khoản thanh toán, hình thức giao hàng, cam kết bảo mật thông tin,… đảm bảo sự hài lòng của cả hai phía.

2.3. Bước 3: Soạn thảo hợp đồng theo quy trình ký hợp đồng

Khi doanh nghiệp và khách hàng đạt được sự đồng thuận về các điều khoản và cam kết, bộ phận pháp lý sẽ thực hiện soạn thảo hợp đồng đúng với những điều kiện đã thống nhất. Thông tin trong bản hợp đồng bao gồm:

• Thông tin chung của hai bên: Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, tên người đại diện pháp lý (nếu áp dụng);
• Mục đích và phạm vi: Mô tả hàng hoá, dịch vụ cụ thể mà công ty cam kết cung cấp cho phía khách hàng – đây được xem là thông tin quan trọng, nhằm giúp hai bên hiểu rõ về quyền và nghĩa vụ;
• Giá trị của hợp đồng kinh tế cùng những điều khoản thanh toán: Chi phí, hình thức thanh toán, thời gian đáo hạn, khoản phạt, chiết khấu (nếu có);
• Thời hạn hợp đồng: Thời gian bắt đầu và kết thúc, nếu chiến dịch được triển khai theo từng giai đoạn thì cần nêu rõ từng giai đoạn và mốc thời gian dự kiến hoàn thành.

2.4. Bước 4: Kiểm tra điều khoản cam kết theo quy trình ký hợp đồng

Sau khi bộ phận pháp lý hoàn thành việc soạn thảo hợp đồng, nhân viên cần đọc lại hợp đồng một cách cẩn thận để hiểu rõ nội dung, các điều khoản và cam kết với khách hàng. Đồng thời, xác định những điều khoản quan trọng về chi phí, thời hạn, cam kết cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, bảo mật thông tin,…

2.5. Bước 5: Kiểm tra điều khoản thanh toán theo quy trình ký hợp đồng

Đây là bước quan trọng trong quy trình ký hợp đồng kinh tế. Nhân viên thực hiện xác định hình thức thanh toán như: tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng,… Sau đó, cần kiểm tra bản hợp đồng đã nêu rõ ngày đáo hạn cho việc thanh toán chưa? Việc làm này sẽ thể hiện thời điểm cụ thể của khoản thanh toán phải được thực hiện.

Nhân viên phải đảm bảo được chi phí cần thanh toán phải được xác thực một cách minh bạch trong quy trình ký kết hợp đồng kinh tế về chi phí hàng hoá, dịch vụ, thuế và các khoản phụ phí khác (nếu có). Bên cạnh đó, nhân viên cũng cần kiểm tra trong hợp đồng còn xác định bất cứ điều khoản nào về thời hạn cụ thể sau thời gian đáo hạn mà chi phí thanh toán phải được tiến hành. Tránh dẫn tới tình trạng quá hạn thanh toán và những khoản phạt tương ứng.

2.6. Bước 6: Trình lên ban lãnh đạo ký hợp đồng theo quy trình

Hợp đồng được kiểm tra một cách kỹ lưỡng, nhân viên sẽ thiết lập một bản tóm tắt trình bày những nội dung quan trọng và quyết định trình lên ban lãnh đạo. Bản tóm lược này sẽ giúp ban lãnh đạo có thể hiểu khái quát các ưu điểm và nhược điểm trong hợp đồng kinh tế, từ đó đánh giá được ảnh hưởng và rủi ro có thể xảy ra.

Nhân viên sẽ tiếp nhận phản hồi của ban lãnh đạo để điều chỉnh lại hợp đồng phù hợp với mục tiêu của công ty và mong muốn của khách hàng. Sau khi ban lãnh đạo phê duyệt, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán theo quy trình ký hợp đồng kinh tế.

2.7. Bước 7: Chuyển hợp đồng cho khách hàng ký

Chuyển hợp đồng cho khách hàng ký được xem là bước thành công nhất trong quy trình ký hợp đồng mua bán. Nhân viên thực hiện in bản sao của hợp đồng cho khách hàng ký kết, bản gốc sẽ được giữ lại bảo quản và phục vụ cho quá trình đối chiếu thông tin sau này. Khi gửi hợp đồng đến khách hàng, nhân viên hãy đính kèm thêm một tập tin hướng dẫn kiểm tra nội dung và ký kết hợp đồng mua bán thật chính xác.

2.8. Bước 8: Theo dõi hợp đồng theo quy trình ký hợp đồng

Trong quá trình chờ khách hàng xem xét toàn bộ nội dung và làm việc với các bên liên quan để ký kết hợp đồng mua bán. Lúc này, nhân viên phải liên tục theo dõi quá trình ký kết từ khách hàng nhằm đảm bảo khách hàng đã ký tên và đóng dấu đầy đủ theo yêu cầu của hợp đồng.

2.9. Bước 9: Nhận lại hợp đồng sau khi khách hàng đã ký

Khách hàng hoàn thành thủ tục ký kết hợp đồng sẽ gửi lại bản hợp đồng qua email hoặc đường bưu điện cho doanh nghiệp. Nhân viên cần cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin địa chỉ, người đại diện nhận để thuận lợi hơn cho việc nhận lại hợp đồng.

2.10. Bước 10: Lưu trữ hợp đồng sau khi kết thúc quy trình ký hợp đồng

Bước cuối cùng trong quy trình ký hợp đồng mua bán đó là lưu trữ. Nhân viên cần kiểm tra lại lần cuối các thông tin về chữ ký và con dấu trong bản hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng tuân thủ các điều khoản và cam kết. Sau đó, nhân viên tiến hành lưu trữ bản hợp đồng kinh tế lên hệ thống bảo mật của công ty nhằm đảm bảo tính an toàn.

3. Chuẩn hóa quy trình ký kết hợp đồng kinh tế với CoDX Process

Hiện nay, hầu hết các công ty đều ứng dụng quy trình ký kết hợp đồng kinh tế số, việc này giúp tiết kiệm 80% về thời gian và 70% về ngân sách như phí in ấn, lưu trữ, chuyển giao,… CoDX Process là giải pháp quản trị quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trong số hoá quy trình khởi tạo, lưu trữ hợp đồng, độ bảo mật uy tín và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành, hướng tới xây dựng văn phòng làm việc không giấy tờ. Dưới đây là thông tin chi tiết về sản phẩm:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
• Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
• Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
• Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
• Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Bài viết trên đây là toàn bộ những thông tin quan trọng mà công ty cần nắm về quy trình ký hợp đồng mua bán. Bên cạnh đó, với nền kinh tế số như hiện này, việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ ký kết hợp đồng mua bán trực tuyến đang dần trở thành phương thức được nhiều công ty lựa chọn thay thế cho hợp đồng giấy và tài liệu. Vì thế, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm phù hợp để ứng dụng cho quy trình làm việc công ty mình. Theo dõi website của CoDX để cập nhật thêm nhiều kiến thức mới nhất nhé!