Quy Trình Phỏng Vấn Chuyên Nghiệp [9 BƯỚC TUYỂN DỤNG THÀNH CÔNG]

Để giúp trải nghiệm của ứng viên ấn tượng và tuyển dụng được nhân tài phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình phỏng vấn chuyên nghiệp và bài bản – yếu tố quan trọng cho sự phát triển của công ty. Trong bài viết hôm nay, CoDX sẽ cung cấp đến bạn đọc 9 bước tuyển dụng và bí quyết để quy trình diễn ra thành công.

1. Quy trình phỏng vấn là gì?

Quy trình phỏng vấn ứng viên được xem là một chuỗi những hành động giao tiếp, tương tác giữa bộ phận tuyển dụng với ứng viên. Với mong muốn tuyển được nhân tài phù hợp nhất cho vị trí mà công ty đang tìm kiếm. Vậy chu trình này được thực hiện như thế nào?

2. Quy trình phỏng vấn nhân sự, ứng viên chuyên nghiệp khi tuyển dụng

Quá trình phỏng vấn được diễn ra theo trình tự 9 bước dưới đây:

• Bước 1: Chào hỏi ứng viên;

• Bước 2: Giới thiệu buổi phỏng vấn và trình tự làm việc;

• Bước 3: Giới thiệu về doanh nghiệp và vị trí tuyển dụng nhân sự;

• Bước 4: Xác minh các thông tin của ứng viên;

• Bước 5: Bộ phận tuyển dụng đặt câu hỏi đánh giá năng lực ứng viên;

• Bước 6: Ứng viên đặt câu hỏi, thắc mắc cho bộ phận tuyển dụng;

• Bước 7: Bộ phận tuyển dụng trả lời câu hỏi của ứng viên;

• Bước 8: Hoàn thành buổi phỏng vấn trực tiếp;

• Bước 9: Dẫn ứng viên tham quan công ty.

Dưới đây là sơ đồ quy trình 9 bước phỏng vấn ứng viên

2.1. Bước 1: Chào hỏi với ứng viên

Trước khi chính thức bước vào quy trình phỏng vấn nhân sự, nhà tuyển dụng nên bắt chuyện và chào hỏi ứng viên để cả hai bên không bối rối, căng thẳng. Đây là cách khởi động để tạo sự thân thiện và ấn tượng tốt đối với ứng viên.

2.2. Bước 2: Giới thiệu buổi phỏng vấn và trình tự làm việc trong quy trình phỏng vấn

Sau khi chào hỏi để tạo không khí thoải mái, bộ phận tuyển dụng tiến hành giới thiệu sơ lược về bản thân và trình tự làm việc cho ứng viên nắm rõ. Đây là bước nền tảng cho ứng viên hiểu hơn về nhà tuyển dụng cũng như giúp họ chủ động và linh hoạt hơn trong quá trình xử lý tình huống được đưa ra.

2.3. Bước 3: Giới thiệu về công ty và vị trí tuyển dụng nhân sự

Bộ phận tuyển dụng cần giới thiệu sơ lược về thông tin công ty của mình, đưa ra các câu hỏi nhằm xác minh ứng viên có thực sự quan tâm đến vị trí mà mình ứng tuyển hay không?

Ví dụ: Bạn biết gì về những sản phẩm của công ty chúng tôi? Công việc cho vị trí này của bạn sẽ làm những gì?…

2.4. Bước 4: Xác minh về thông tin ứng viên khi tham gia quy trình phỏng vấn

Khi trao đổi, bộ phận tuyển dụng sẽ đưa ra nhiều câu hỏi khác nhau nhằm xác minh thông tin của ứng viên trình bày trong hồ sơ. Sẽ có một số ứng viên muốn nổi bật mà cung cấp những thông tin không trung thực, sai lệch với thực tế. Do đó, đây là kỹ năng trong quy trình phỏng vấn tuyển dụng để công ty có thể xác định được độ chính xác của ứng viên.

2.5. Bước 5: Nhà tuyển dụng đặt câu hỏi đánh giá năng lực của ứng viên

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình phỏng vấn nhân sự. Ở khâu này, bộ phận tuyển dụng sẽ đánh giá được năng lực cụ thể của từng ứng viên và sàng lọc được đâu là ứng cử viên sáng giá nhất cho vị trí mà doanh nghiệp đang tìm kiếm.

2.6. Bước 6: Ứng viên đặt câu hỏi, thắc mắc cho nhà tuyển dụng

Đây cũng là bước cần thiết bởi chỉ với một hành động nhỏ của ứng viên khi đặt câu hỏi, thắc mắc cho người tuyển dụng thì họ có thể đánh giá được sự thông minh, khéo léo và mức độ quan tâm đến công việc của ứng viên đó. Một lời khuyên nhỏ cho các ứng viên là hãy tập trung vào các câu hỏi về công việc bạn sẽ thực hiện và những yếu tố mà doanh nghiệp mong đợi của nhân sự.

2.7. Bước 7: Nhà tuyển dụng giải đáp câu hỏi của ứng viên trong quy trình phỏng vấn

Sau khi nhà tuyển dụng đã khai thác được các thông tin của ứng viên và nhận được các câu hỏi của họ thì lúc này, nhà tuyển dụng giải đáp các câu hỏi và thắc mắc của ứng viên như: Mức lương được nhận, chính sách đãi ngộ, phúc lợi, chính sách thưởng khi đạt kết quả cao trong công việc, thời gian làm việc,… Nhà tuyển dụng nên cung cấp những thông tin cho ứng viên một cách rõ ràng và đầy đủ, nhằm giúp ứng viên nắm rõ được quy định nếu được nhận làm việc tại công ty.

2.8. Bước 8: Hoàn thành buổi phỏng vấn trực tiếp

Không chỉ tạo ấn tượng tốt từ đầu, nhà tuyển dụng cũng muốn ứng viên rời khỏi phòng với một cảm giác vui vẻ. Qua đó, cơ hội tuyển được nhân tài sẽ cao hơn. Hãy hoàn thành buổi phỏng vấn bằng một cái bắt tay đầy thân thiện cùng lời cảm ơn sâu sắc vì ứng viên đã quan tâm và dành thời gian đến tham dự.

2.9. Bước 9: Dẫn ứng viên thăm quan doanh nghiệp là bước cuối của quy trình phỏng vấn

Trước khi ứng viên ra về, nhà tuyển dụng nên đưa họ tham quan sơ qua không gian làm việc của công ty. Đừng quên gửi thư điện tử thông báo kết quả phỏng vấn dù được tuyển hay không, điều này khiến ứng viên có cảm giác được tông trọng và quay trở lại ứng tuyển khi có cơ hội mới.

3. Quy trình phỏng vấn có vai trò quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp?

Quy trình phỏng vấn tuyển dụng ảnh hưởng lớn tới nhân sự, bao gồm nhân sự cũ và ứng viên mới, đóng vai trò quan trọng như:

– Mở ra cơ hội việc làm cho nhân viên: Nếu quá trình phỏng vấn không được thực hiện thì người lao động sẽ không thể tìm được công việc, thành công trúng tuyển và đi làm cho công ty.

– Khi tham gia vào phỏng vấn, ứng viên hiểu rõ hơn về cách nhìn nhận, quan điểm của bộ phận tuyển dụng. Qua đó, “quảng cáo” bản thân theo đúng hướng đó để “ghi điểm” và tạo ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng.

– Thúc đẩy các nhân viên cũ làm việc hiệu quả, chăm chỉ hơn: Nhân viên mới cũng nhìn vào đức tính này để cố gắng, phấn đấu hết mình đạt được sự kỳ vọng của doanh nghiệp. Tạo nên một môi trường cạnh tranh tích cực và lành mạnh của công ty đó.

4. Bí quyết để quy trình tuyển dụng trực tiếp diễn ra thành công

Để tránh tình trạng tuyển dụng sai nhân sự, CoDX sẽ chia sẻ đến nhà tuyển dụng một số bí quyết để quy trình phỏng vấn ứng viên diễn ra thành công:

– Nghiên cứu hồ sơ ứng viên trước buổi phỏng vấn: Đây là điều cần phải thực hiện bởi trong thời đại số, người tuyển dụng không khó tìm hiểu hồ sơ của ứng viên trên các nền tảng mạng xã hội, người quen,… giúp nhà tuyển dụng cân nhắc ứng viên đó có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay không.

– Thân thiện với người được phỏng vấn: Nhà tuyển dụng nên khéo léo thể hiện sự thân thiện với ứng viên thông qua việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể như gật đầu, mỉm cười nhẹ,… khiến ứng viên thoải mái chia sẻ rõ ràng thông tin về họ và nhà tuyển dụng có cơ sở trong việc đưa ra quyết định tuyển dụng của mình.

– Ghi chú trong buổi phỏng vấn: Ngay cả khi nhà tuyển dụng có thể ghi nhớ chính xác về thông tin của một vài ứng viên, nhưng khi con số ứng viên lên đến 10 – 20 hoặc nhiều hơn nữa thì bạn cần ghi chú một cách cẩn thận với từng ứng viên.

– Hãy lắng nghe chia sẻ từ ứng viên: Thay vì kết bạn với ứng viên và cuốn vào câu chuyện cùng họ, nhà tuyển dụng nên gợi ý và hướng dẫn cho họ về các thông tin muốn khai thác mà vẫn đảm bảo để ứng viên là nhân vật chính trong quy trình phỏng vấn ứng viên.

5. Tự động hóa quy trình tuyển dụng, phỏng vấn hiệu quả với CoDX Process

Tự động hóa quy trình tuyển dụng và phỏng vấn bằng phần mềm quản lý quy trình có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng công việc và tăng hiệu quả trong quá trình tuyển dụng. Dưới đây là thông tin về sản phẩm:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
• Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
• Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
• Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
• Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Qua bài viết trên đây, hy vọng bộ phận tuyển dụng và các ứng viên sẽ nắm được 9 bước trong quy trình phỏng vấn, cùng những bí quyết để buổi phỏng vấn diễn ra thành công. CoDX chúc các nhà tuyển dụng sẽ tuyển được nhân tài sáng giá, phù hợp để doanh nghiệp càng phát triển bền vững hơn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh