8 BƯỚC Xây Dựng Quy Trình Tiếp Nhận Nhân Viên Mới

Không gian làm việc là một trong những yếu tố thu hút nhân tài hiệu quả nhất. Ngày đầu tiên đi làm được ví như ngày đầu đến trường, đều mang tâm trạng hồi hộp, bỡ ngỡ và lo lắng. Do đó, nhân sự mới luôn cần sự hướng dẫn nhiệt tình, hỗ trợ ân cần từ bộ phận nhân sự (HR). Đó sẽ là những gì mà quy trình tiếp nhận nhân viên mới bài bản sắp được CoDX làm rõ trong bài viết dưới đây.

>> Cùng chủ đề: 

• TOP 5 Mẫu lưu đồ quy trình (FLOWCHART ONLINE) phổ biến nhất

1. Xây dựng quy trình tiếp nhận nhân viên mới chỉ với 8 bước cơ bản

Không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng quy trình tiếp nhận nhận viên mới chuyên nghiệp, phần lớn chỉ tồn tại ở các công ty lớn và tập đoàn đa quốc gia, cùng quy mô 100 nhân viên trở lên. Thế nhưng, sau khi nắm rõ được mục tiêu của quá trình này, HR có thể ứng dụng dễ dàng để giúp nhân sự mới luôn cảm thấy chào đón khi mới bước vào công ty. Dưới đây là 8 bước cơ bản khi xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới hiệu quả:

• Bước 1: Chuẩn bị công cụ làm việc cho nhân sự;

• Bước 2: Cho nhân sự làm quen với bộ phận phụ trách;

• Bước 3: Đào tạo đầu vào cho nhân viên mới theo chu trình;

• Bước 4: Hướng dẫn nhân sự tiếp nhận công việc mới;

• Bước 5: Theo dõi nhân sự mới thử việc;

• Bước 6: Đánh giá nhân viên mới thử việc;

• Bước 7: Tiếp nhận ý kiến phản hồi từ nhân sự mới;

• Bước 8: Thiết lập kế hoạch công việc dài hạn cho nhân viên mới.

1.1. Bước 1: Chuẩn bị công cụ làm việc cho nhân viên

Trước khi nhân sự mới bắt đầu nhận việc, HR nên đảm bảo rằng họ có không gian làm việc phù hợp với chuyên môn của mình. Yếu tố này bao gồm:

• Cung cấp đầy đủ các dụng cụ cần thiết để nhân sự có thể làm việc ổn định: laptop, điện thoại, văn phòng phẩm, ghế ngồi, bàn làm việc, máy in,…;
• Cung cấp tài liệu và hướng dẫn cụ thể để nhân sự mới làm việc một cách chính xác và hiệu quả;

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo khu vực làm việc, phòng họp và những khu vực khác đáp ứng đủ tiêu chí về không khí, ánh sáng, âm thanh, nhiệt độ phòng.

1.2. Bước 2: Cho nhân viên làm quen với phòng ban phụ trách

Ngày đầu tiên đến công ty của nhân sự mới không đơn giản, đặc biệt là việc làm quen và tương tác với môi trường hoàn toàn mới, mang tâm lý căng thẳng và lo lắng khi giao tiếp với phòng ban. Vì vậy, HR nên tạo không khí thân thiện, gần gũi cho nhân sự mới bằng việc:

• Gửi lời chào mừng nhân viên mới qua email đến toàn bộ thành viên trong công ty, bao gồm ban lãnh đạo và các nhân viên bộ phận khác;
• Nhân sự mới tham gia buổi phổ biến về môi trường và văn hóa tại doanh nghiệp;
• Nhân sự tự tìm hiểu về dịch vụ, sản phẩm thông qua danh mục công việc được yêu cầu từ quản lý bộ phận phụ trách.

1.3. Bước 3: Đào tạo đầu vào cho nhân sự mới theo quy trình

Đào tạo đầu vào là khâu vô cùng quan trọng trong quy trình tiếp nhận nhân sự mới. Quá trình trình này thông thường sẽ mất khoảng 1 tháng để hoàn thành. Do đó, HR phải thực hiện bước này thật chỉn chu và chuyên nghiệp. HR cần nắm rõ:

• Đề án và kế hoạch đào tạo chi tiết;
• Lộ trình, định hướng phát triển cho nhân sự mới;
• Tiêu chí nhân viên mới bắt buộc phải hoàn thành sau khi đào tạo.

1.4. Bước 4: Hướng dẫn nhân viên tiếp nhận công việc mới

Nhân sự mới sẽ trải qua giai đoạn đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp nhằm tiếp nhận tốt nhiệm vụ tùy thuộc vào vị trí chuyên môn của mình. Ngoài việc trau dồi kiến thức chuyên môn, quy trình đào tạo về kỹ năng còn hỗ trợ xây dựng được thái độ làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp.

Hơn nữa, quản lý bộ phận cần đặt ra định hướng cụ thể để biết được nhân viên có thực sự nắm bắt được đầu công việc chưa, cũng như mức độ liên kết và khả năng gắn bó của nhân sự đó với vị trí này.

1.5. Bước 5: Theo dõi thử việc trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Sau hơn 1 tháng làm việc, nhân sự sẽ dần cảm thấy thoải mái và làm quen với công việc mới. Đây chính là lúc quản lý có thể giúp nhân sự về các buổi theo dõi và đánh giá chất lượng thử việc mỗi tuần để theo sát những hạng mục công việc mà nhân sự đang chịu trách nhiệm.

Cần lưu ý rằng, đối với số lượng nhân viên mới cao thì buổi đánh giá kết quả thử việc vô tình gây nên áp lực cho họ, với suy nghĩ chung “Ban lãnh đạo sẽ nhắm vào điểm yếu của mình”. Vì vậy, HR cần làm rõ với nhân sự mới về mục mục đích buổi đánh giá để họ không hiểu lầm và gây nên hình ảnh xấu về bộ phận.

1.6. Bước 6: Đánh giá thử việc trong quy trình tiếp nhận nhân sự mới

Đánh giá sau thử việc là điều mà HR cần thực hiện trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới. HR cần có một buổi trao đổi thân thiện và cởi mở với nhân sự mới để lắng nghe những nguyện vọng của họ, giúp họ hiểu rằng mình sẽ được hưởng một không gian làm việc phù hợp và tốt nhất. Quy trình này bao gồm:

• Đánh giá năng suất làm việc của nhân viên mới;
• Đánh giá hiệu quả trong quy trình đào tạo;
• Đánh giá tổng thể năng lực thực tế của nhân sự;
• Xây dựng định hướng phát triển công việc theo đúng nguyện vọng.

1.7. Bước 7: Nhận phản hồi từ nhân viên mới theo quy trình tiếp nhận

Hầu hết nhân sự mới thường có xu hướng không dám hoặc không muốn đưa ra ý kiến của mình với nhiệm vụ đảm nhận. Do đó, HR cũng cần áp dụng những kỹ năng mềm để thu thập những dữ liệu này, hãy tập trung lắng nghe, để ý thái độ cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể của nhân sự. Các thông tin quan trọng sẽ không công khai tại các buổi họp mà sẽ chia sẻ ở những buổi thảo luận nhóm nhỏ.

Ngoài ra, HR nên gia tăng sự liên kết với nhân sự bằng những buổi ăn trưa nhằm tạo nên không khí thoải mái nơi công sở và đánh giá về mức độ gắn bó, cam kết của nhân sự với công việc.

1.8. Bước 8: Lên plan công việc dài hạn cho nhân sự mới theo quy trình

Nếu cả hai phía đều đồng ý gắn bó lâu dài để đạt được mục tiêu chung, HR phải làm việc trực tiếp với bộ phận để xây dựng lộ trình phát triển lâu dài cho nhân sự – bước cần thiết trong việc xây dựng quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Điều này giúp nhân sự không cảm thấy chán nản, phải làm công việc mình không hứng thú, từ đó thúc đẩy tinh thần làm việc năng suất hơn.

Khi đã nắm rõ được kế hoạch này trong việc xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới, họ sẽ chủ động thích ứng với không gian, tham gia vào những buổi đào tạo, chia sẻ kiến thức của công ty để trau dồi khả năng phát triển bản thân.

2. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Một quy trình tiếp nhận nhân viên mới được xây dựng bài bản, có đầu tư sẽ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân được nhân tài. Từ đó tạo nên môi trường làm việc hiệu quả. Sau đây là 4 yếu tố quan trọng khi xây dựng quy trình onboarding tiếp nhận nhân sự mới mà doanh nghiệp cần có:

• Xoa dịu sự lo lắng cho nhân sự: Việc giới thiệu và động viên nhân viên mới với thành viên trong doanh nghiệp sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái, dễ chịu hơn để hòa nhập với công ty;
• Định hướng công việc cho nhân sự ngay từ đầu: Mỗi nhân viên được tiếp nhận sẽ chịu trách nhiệm một vai trò cụ thể, những yêu cầu công việc khác nhau. Đào tạo nhân viên sẽ giúp họ bước đầu hình dung được những công việc mà mình cần làm và hoàn thành;
• Phát triển nguyện vọng công việc thực tế: Bên cạnh việc định hướng thì quá trình đào tạo sẽ hỗ trợ nhân sự chuẩn bị cho mình các kỹ năng chuyên môn phù hợp cho vị trí này. Bởi khi nhân sự có động lực, tác phong chuyên nghiệp thì chất lượng và hiệu suất công việc sẽ tăng lên và đạt được thành công;
• Tối ưu hóa chi phí, thời gian, công sức cho quản lý phòng ban và công ty: Nếu quá trình đào tạo hiệu quả ngay từ bước đầu, quản lý sẽ không mất nhiều thời gian và công sức hướng dẫn nhân sự mà chỉ cần hỗ trợ, củng cố thêm kỹ năng cần thiết để nhân sự hoàn thành công việc hiệu quả.

3. Tối ưu hóa quy trình tiếp nhận nhân sự mới với CoDx Process

Tối ưu hóa quy trình giới thiệu nhân sự mới bằng phần mềm quy trình động có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất, giảm thiểu sai sót và tăng sự hài lòng của nhân viên mới. Dưới đây là thông tin chi tiết:

PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS

Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:

• Chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình trên một hệ thống 
• Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình 
• Cho phép liên kết các quy trình với nhau và không giới hạn số phiên bản cho một quy trình 
• Lập bộ công việc chuẩn cho từng giai đoạn và theo dõi tiến độ thực hiện 
• Có cơ chế cảnh báo khi công việc sắp diễn ra hoặc quá hạn 
• Liên thông nghiệp vụ với quản lý công việc, xét duyệt và ký số, hệ thống CRM,... 

Xem chi tiết tính năng CoDX Process

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:

• 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
• 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
• 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
• Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Như vậy, xây dựng quy trình tiếp nhận nhân viên mới là công việc tất yếu trong đề án tuyển dụng nhân lực ở mỗi doanh nghiệp. Chu trình này phải được được trang bị kỹ lưỡng, xuyên suốt và đúng theo kế hoạch để doanh nghiệp sở hữu nguồn nhân lực ổn định và hỗ trợ công ty phát triển trong giai đoạn suy thoái kinh tế. Theo dõi website của CoDX để cập nhật thêm những quy trình cho doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả nhé!