Nhiều doanh nghiệp vẫn bỏ qua khâu truyền thông nội bộ hoặc triển khai kế hoạch truyền thông một cách cảm tính, không có lộ trình cụ thể. Tuy nhiên, kế hoạch truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc liên kết các thành viên trong tổ chức. Để đạt hiệu quả cao trong việc triển khai chiến lược truyền thông, trong bài viết này CoDX sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ và những thông tin thú vị xoay quanh chủ đề này. Hãy cùng theo dõi!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Tại sao phải có kế hoạch truyền thông nội bộ?
Kế hoạch truyền thông nội bộ là một danh sách các hoạt động cung cấp và truyền tải thông tin giữa các thành viên, bộ phận và cấp bậc khác nhau trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Kế hoạch này được thiết kế với lịch trình và thời hạn cụ thể, và đóng góp một vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp.
1.1 Lợi ích của kế hoạch truyền thông nội bộ mang lại là gì?
Cùng CoDX điểm qua một vài lợi ích quan trọng như sau:
- Kết nối tập thể gắn kết nhân viên.
Một tập thể gắn bó, đoàn kết là một tập thể mạnh. Truyền thông nội bộ chính là sợi dây vô hình kết nối, gắn bó các thành viên với nhau. Kế hoạch truyền thông nội bộ là bản kế hoạch chi tiết hướng dẫn cách thức truyền tải thông tin nội bộ đến các thành viên, bộ phận trong tổ chức thông qua nhiều kênh giao tiếp khác nhau với một lịch trình cụ thể. Điều này giúp xây dựng sự gắn kết và sự đoàn kết trong tập thể, giúp tạo nên một môi trường làm việc tích cực.
- Tạo động lực thu hút giữ chân nhân tài
Kế hoạch truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, được quan tâm, giúp nhân viên yêu thích môi trường làm việc và tạo động lực cho họ trong công việc. Từ đó, nhân viên sẽ nhiệt tình, chủ động trong công việc và muốn gắn bó lâu dài, cũng như góp phần tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng và thu hút người tài, đồng thời thúc đẩy quá trình tuyển dụng.
- Cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, minh bạch và chính xác
Khi được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, và minh bạch nhân viên sẽ xác định rõ ràng được nhiệm vụ, mục tiêu của mình, từ đó tăng hiệu quả, năng suất làm việc. Ngoài ra, với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ phối hợp nhịp nhàng, ăn ý với nhau, góp phần tạo nên một môi trường làm việc tốt.
- Củng cố niềm tin và xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Việc thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ một cách hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trong đó bao gồm việc giúp nhân viên nắm rõ tình hình, định hướng, tầm nhìn và chiến lược của tổ chức. Củng cố niềm tin để nhân viên ý thức rõ hơn về vai trò của mình trong việc đóng góp và cống hiến cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. Nó còn giúp tạo ra một văn hóa doanh nghiệp tích cực, tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đoàn kết, từ đó tăng sự thịnh vượng và phát triển của tổ chức.
1.2 Kế hoạch truyền thông trong doanh nghiệp KÉM sẽ dẫn đến những hệ lụy gì?
Nếu kế hoạch truyền thông nội bộ không được thực hiện đầy đủ và hiệu quả, sẽ dẫn đến các hệ lụy tiêu cực. Một trong những hệ lụy đó là sự thiếu đồng nhất trong tập thể, gây mâu thuẫn nội bộ và ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, thông tin truyền tải không chính xác hoặc bị hạn chế cũng sẽ gây mất lòng tin của nhân viên vào ban lãnh đạo và doanh nghiệp, dẫn đến sự mất mát người tài và khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự mới.
2. Quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết
Các bước nào cần được thực hiện để xây dựng một kế hoạch hiệu quả, phù hợp với mục tiêu và tình hình của doanh nghiệp? Hãy cùng CoDX khám phá các bước ngay sau đây:
Bước 1: Chính sách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Để đạt hiệu quả trong truyền thông nội bộ doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc chính sau đây:
- Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết của doanh nghiệp cho nhân viên về nội dung, kế hoạch, mục đích và mục tiêu của truyền thông.
- Cung cấp thông tin quan trọng về các hoạt động, sự kiện và thành tích nổi bật của doanh nghiệp.
- Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến phản hồi để cùng xây dựng tổ chức vững mạnh hơn. Đồng thời, không ngừng động viên và thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển của nhân viên.
- Có biện pháp xử lý tích cực và khéo léo đối với các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hoặc tiêu cực.
- Truyền thông trung thực, hai chiều và thường xuyên giữa cán bộ quản lý và cấp nhân viên trong doanh nghiệp.
- Các vấn đề và nội dung công việc quan trọng của công ty phải được truyền thông nhanh chóng và kịp thời đến tất cả nhân viên, tuyệt đối không để nhân viên nhận được thông tin từ kênh truyền thông khác.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp khuyến khích tư duy sáng tạo, phát minh và sáng kiến.
- Nên có các chính sách khen thưởng kiểm điểm tốt đối với sự tiến bộ và thành tích tốt của nhân viên từ các cấp quản lý.
Bước 2: Thực trạng hiện tại của doanh nghiệp
Để giải quyết một vấn đề, bạn cần hiểu rõ tình trạng cốt lõi của vấn đề đó. Vì vậy, một bản đánh giá thực trạng chi tiết là cơ sở quan trọng để xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn chưa triển khai bất kỳ hoạt động truyền thông nội bộ nào, bạn cũng cần đánh giá các vấn đề bất cập mà điều đó đang gây ra trong doanh nghiệp.
Để hoàn thiện bước đầu trong xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ, cần xem xét các tiêu chí sau một cách toàn diện:
- Đánh giá tình hình toàn diện của doanh nghiệp (kinh doanh, nhân sự, dự báo thay đổi, phòng ban,…)
- Đánh giá các hoạt động truyền thông nội bộ đã được triển khai bởi doanh nghiệp của bạn
- Đánh giá hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ đang được triển khai trong doanh nghiệp của bạn.
Bước 3: Xác định đối tượng mà bản kế hoạch truyền thông nội bộ hướng tới
Trước khi lên kế hoạch truyền thông nội bộ, việc quan tâm đến đối tượng nhận thông tin và nội dung cần truyền tải là rất quan trọng. Điều này đặc biệt cần thiết khi có những thay đổi quan trọng trong doanh nghiệp, như sự thay đổi nhân sự chẳng hạn ..v.v
Và sau đây là một số thắc mắc giúp bạn xác định được đối tượng truyền thông nội bộ:
- Những đối tượng nào trong doanh nghiệp cần biết thông tin? Nội dung thông tin đó là gì?
- Những đối tượng nào có mối quan hệ mật thiết với nhân sự trong doanh nghiệp?
- Liệu một người có thể kết nối hiệu quả toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp hay không?
Bước 4: Xác định chiến lược xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Chiến lược là tập hợp các phương pháp, cách tiếp cận mà bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu cuối cùng của mình. Thỉnh thoảng, có sự nhầm lẫn giữa chiến lược và kế hoạch hành động, tuy nhiên, nhìn nhận từ góc độ chiến lược sẽ giúp hạn chế tình trạng thiếu sót.
Việc xây dựng chiến lược và tầm nhìn hiệu quả là điểm rất quan trọng trong bản kế hoạch truyền thông nội bộ. Bạn cần làm rõ các khía cạnh sau:
- Hình thức công nhận nhân viên
- Lộ trình đào tạo nội bộ cho nhân viên
- Lộ trình thăng tiến
- Sự minh bạch trong việc chia sẻ thông tin giữa Ban lãnh đạo và nhân viên
- Mạng truyền thông nội bộ của doanh nghiệp
Bước 5: Mục tiêu và thông điệp của kế hoạch truyền thông nội bộ
Đây là trọng tâm chính của kế hoạch truyền thông nội bộ. Để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả, bạn cần tuân thủ nguyên tắc SMART:
- Mục tiêu cụ thể (Specific)
- Mục tiêu đo lường được (Measurable)
- Mục tiêu có thể đạt được (Attainable)
- Mục tiêu có liên quan (Relevant)
- Mục tiêu có thời hạn cụ thể (Time-bound).
Chìa khóa cho bước này là câu trả lời cho các câu hỏi sau:
- Mục tiêu chính của doanh nghiệp là gì (đặc biệt là các mục tiêu liên quan đến nhân sự)?
- Để đạt được mục tiêu này, nhân viên của doanh nghiệp cần hiểu được những điều gì? Nhân viên cần tin tưởng vào những gì? Nhân viên cần thực hiện những hành động gì?
- Thông điệp của truyền thông nội bộ là kết quả của thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải và nhu cầu thông tin của nhân viên.
Bước 6: Kế hoạch thực hiện
Để đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ của doanh nghiệp, việc đo lường là rất quan trọng. Điều này giúp cho doanh nghiệp biết được mức độ đạt được các mục tiêu và có thể điều chỉnh kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp. Để đánh giá hiệu quả, bạn có thể sử dụng các tiêu chí sau:
- Tương tác và phản ánh của nhân viên đối với thông tin.
- Thay đổi trong suy nghĩ, hành vi và hành động của nhân viên sau khi tiếp nhận thông tin.
- Các chỉ số cơ bản về giữ chân nhân viên, tỷ lệ turnover, mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc và các chỉ số khác.
>>> Xem ngay: Soạn thảo văn bản kế hoạch CHUẨN – CHUYÊN NGHIỆP
Bước7: Đánh giá hiệu quả mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ
Việc xây dựng chiến lược giúp giảm thiểu những rủi ro không cần thiết, thường dựa trên tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp. Kế hoạch chiến lược tập trung vào những vấn đề chính sau:
- Xây dựng lộ trình đào tạo và thăng tiến rõ ràng cho nhân viên.
- Thiết lập chế độ lương thưởng cụ thể và minh bạch.
- Quản lý phương tiện truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.
3. 05 sai lầm thường gặp khi xây dựng bản kế hoạch truyền thông trong doanh nghiệp
Cần lưu ý một vài điều sai lầm cần tránh để có kế hoạch truyền thông hiệu quả
Khi xây dựng kế hoạch truyền thông chi tiết, thường có một số lỗi phổ biến mà người lập kế hoạch dễ mắc phải, bao gồm:
- Lựa chọn phương thức truyền thông không phù hợp
Nên tránh việc dựa vào suy nghĩ mà không có sự định lượng thực tế để đánh giá hiệu quả của kế hoạch truyền thông. Điều này rất quan trọng trong quá trình lập kế hoạch truyền thông nội bộ. Nếu phương thức truyền thông hiện tại không phù hợp với nội bộ, cần xem xét và tìm ra các giải pháp thay thế phù hợp hơn để đạt được hiệu quả tốt nhất.
- Thông điệp truyền tải gây khó hiểu
Để tránh thông điệp khó hiểu, cần đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng và đơn giản để người nghe có thể hiểu được ý nghĩa của nó. Nếu thông điệp quá phức tạp và có quá nhiều thông tin, người nghe sẽ khó hiểu và có thể không thực hiện đúng hướng dẫn. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng đối với tổ chức hoặc doanh nghiệp. Do đó, cần chọn các từ ngữ và hình thức truyền tải thông điệp sao cho dễ hiểu và dễ tiếp thu nhất cho đối tượng người nhận.
- Đo lường kết quả chưa chính xác
Việc đo lường kết quả chưa chính xác có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho kế hoạch kinh doanh nội bộ của một tổ chức. Khi việc đo lường thiếu chính xác, tổ chức sẽ không có thông tin đầy đủ để đánh giá được hiệu quả của kế hoạch và đưa ra quyết định phù hợp. Điều này có thể dẫn đến việc sử dụng tài nguyên không hiệu quả, lãng phí thời gian và tiền bạc và gây thiệt hại cho hoạt động của tổ chức.
Để tránh sai lầm này, cần đảm bảo việc đo lường kết quả được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ. Tổ chức nên sử dụng các phương pháp đo lường hiệu quả và đánh giá sự thành công của kế hoạch kinh doanh, đồng thời rút ra kinh nghiệm để cải thiện kế hoạch trong tương lai.
- Khâu triển khai chưa gắn kết
Trong quá trình triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ, việc thiếu sự gắn kết giữa các cá nhân và các cấp trong doanh nghiệp có thể làm giảm hiệu quả của kế hoạch. Do đó, để đảm bảo sự thành công trong triển khai kế hoạch truyền thông, cần đưa ra các hoạt động tạo sự gắn kết, đồng cảm và sự hiểu biết giữa các thành viên trong tổ chức.
Điều này có thể được thực hiện thông qua các hoạt động như đào tạo, thảo luận và thực hiện các hoạt động thực tế cùng nhau để tạo ra sự đồng thuận và sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức.
- Sử dụng từ ngữ và thái độ không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
Để giao tiếp hiệu quả, cần chú ý đến cách sử dụng từ ngữ và thái độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Nên tránh sử dụng từ ngữ không chuẩn mực, thiếu tôn trọng hoặc gây hiểu lầm cho người đối diện. Thái độ giao tiếp cần cầu thị và tôn trọng đối tác, không bị chi phối bởi cảm xúc hay suy nghĩ cá nhân. Ngoài ra, cần lắng nghe và thấu hiểu đối phương để có thể truyền đạt thông điệp một cách chính xác và hiệu quả.
4. [TẢI NGAY] Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết, đầy đủ
Bản kế hoạch truyền thông nội bộ mẫu sẽ giúp các doanh nghiệp có thể xây dựng một lộ trình truyền thông nội bộ hiệu quả hơn.
Doanh nghiệp có thể sử dụng bản mẫu này để tham khảo, tùy chỉnh và áp dụng cho đơn vị của mình. Các phần trong bản kế hoạch này có thể bao gồm các yếu tố như mục tiêu, đối tượng, phương thức truyền thông, ngân sách, lộ trình triển khai và đánh giá kết quả. Nó sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch và triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ một cách hợp lý và hiệu quả.
DOWLOAD MẪU KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ NGAY TẠI ĐÂY
>>> Có thể bạn quan tâm: Văn bản hành chính: Chi tiết quy định và các mẫu văn bản liên quan
5. CoDX Workspace – Công cụ thúc đẩy truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp trong thời đại số
CoDX Workspace là công cụ giúp doanh nghiệp thúc đẩy truyền thông nội bộ một cách hiệu quả. Nó không chỉ cung cấp một môi trường làm việc trực tuyến và các tài nguyên hỗ trợ cho công việc, mà còn có hệ thống mạng xã hội nội bộ bảo mật để các thành viên có thể trao đổi thông tin và chia sẻ các vấn đề liên quan đến công việc.
- Bảng tin: Thông tin nội bộ, trạng thái nhân viên có thể hiển thị theo thứ tự ưu tiên hiển thị theo tầm quan trọng và mức độ tương tác.
- Quản lý thông báo: Cho phép bạn gửi thông báo tới tất cả các thành viên xã hội khi nội dung mới được đăng lên tường của bạn
- Chia sẻ: trạng thái, bài đăng, ảnh, video, tài liệu, sáng tạo, dự án, v.v. trên tường của bạn, tường của đồng nghiệp hoặc nhóm
- Tương tác bài viết: lượt thích, phản hồi, cảm ơn, thảo luận về bài viết
- Nhóm: Cho phép người dùng tạo các nhóm khác nhau trong công ty
Nếu ví tổ chức, công ty hay doanh nghiệp là một cơ thể, thì nhân sự là tinh hoa, còn truyền thông nội bộ là linh hồn. Do đó, các nhà quản trị, lãnh đạo cần có những tư duy nhạy bén nắm bắt kịp xu thế, đẩy mạnh tới những lợi ích lâu dài để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả cho đơn vị của mình. Như vậy mới có thể khẳng định vị thế và phát triển lâu dài trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
Bài viết liên quan: