Đào tạo nhân viên mới đóng vai trò quan trọng và mang lại nhiều lợi ích về lâu dài cho doanh nghiệp. Tuy nhiên việc đào tạo hội nhập một đội ngũ nhân viên mới gặp nhiều khó khăn về thời gian và chi phí. Vậy làm cách nào để các doanh nghiệp có được quy trình đào tạo nhân viên mới hội nhập hiệu quả? Tham khảo bài viết dưới đây cũng CoDX để hiểu hơn nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. 7 Bước quy trình đào tạo nhân viên mới hội nhập hiệu quả
Để xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới muốn hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp phải có đủ 7 bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới
- Bước 2: Tìm hiểu thông tin nhân viên mới
- Bước 3: Chào đón nhân viên mới
- Bước 4: Phổ biến thông tin từ và định hướng công việc
- Bước 5: Đào tạo về chuyên môn
- Bước 6: Phản hồi thường xuyên và hỗ trợ kịp thời
- Bước 7: Đánh giá quy trình đào tạo
Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới
Chuẩn bị môi trường làm việc là bước đầu tiên trong quy trình training nhân viên mới của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị một môi trường làm việc chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên mới sẵn sàng tiến hành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Quy trình hội nhập nhân viên mới này bao gồm các bước như chuẩn bị các nội dung làm việc, cấp phát các dụng cụ cần thiết, công cụ làm việc và định hướng công việc sẽ đảm nhận. Ví dụ như:
- Trước ngày làm việc: Gửi tài liệu, thông báo nhắc nhở để nhân viên dễ nắm bắt tình hình và quy trình hội nhập hơn.
- Ngày đầu tiên làm việc: Giới thiệu nhân viên với các team và các phòng ban có thể hợp tác chung. Giải đáp những thắc mắc của họ và quan trọng là phải làm cho không khí trở nên thoải mái nhất có thể.
- Sau 1 tháng thử việc: Đào tạo các nghiệp vụ có liên quan, tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa huấn luyện và kiểm tra kỹ năng định kỳ.
- Sau 2-3 tháng thử việc: Tiếp tục đào tạo nghiệp vụ, đánh giá và góp ý.
Bước 2: Tìm hiểu thông tin nhân viên mới
Trong ngày làm việc đầu tiên, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ càng thông tin về nhân sự mới, cụ thể là những nhu cầu của họ về công ty. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ cung cấp cho họ một môi trường làm việc như ý.
Những thông tin về nhân viên mà doanh nghiệp cần tìm hiểu là:
- Ý kiến của nhân viên về công việc: giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về mong muốn và kỳ vọng của nhân viên về vị trí công việc mà họ đảm nhận, từ đó xem xét điều chỉnh phù hợp.
- Tìm hiểu về sở thích và kỹ năng của nhân viên mới: việc làm này giúp doanh nghiệp biết rõ hơn về nhân viên, thông qua đó xây dựng quy trình đào tạo và phát triển tài năng của họ
Bên cạnh đó, HR cần cập nhật thông tin nhân viên vào hệ thống quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Điều đó gousp các bộ phận, phòng ban khác dễ dàng tra cứu, liên hệ trong quá trình làm việc, cũng như tránh tình trạng sai sót, nhầm lẫn hoặc chờ đợi để bổ sung.
Bước 3: Chào đón nhân viên mới
Chào đón nhân viên mới là một phần quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên mới. Khi được chào đón chân thành, thân thiện sẽ giúp các nhân viên đỡ áp lực và bỡ ngỡ hơn khi mới đến công ty.
Ngoài ra, thông qua các buổi giới thiệu sẽ giúp họ hiểu rõ về quy trình cũng như mục tiêu của công ty. Quy trình chào đón nhân viên mới, quy trình training thông thường sẽ bao gồm các bước sau:
- Hội thoại chào đón thân thiện và mở đầu
- Chia sẻ thông tin về công ty
- Cung cấp thông tin về quy trình công việc chung. Từ đó, định hướng nhân viên về công việc sắp tới.
- Cung cấp thông tin về kế hoạch làm việc và các hội thảo
- Điền thông tin trên hợp đồng,…
Ngoài ra, doanh nghiệp nên sắp xếp cho nhân viên mới 1 người mentor để hướng dẫn họ trong công việc, quy tắc của tổ chức. Cách làm này giúp họ dễ dàng hòa nhập và làm quen với công việc mới một cách nhanh hơn.
Bước 4: Phổ biến thông tin, định hướng công việc
Phổ biến thông tin về định hướng công việc là nội dung quan trọng trong quy trình hội nhập nhân viên mới. Đây là một bước không thể bỏ qua vì chúng giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt được các thông tin của doanh nghiệp, cũng như con đường thăng tiến về sau.
Quy trình này thông thường bao gồm các bước sau:
- Gửi thông báo chào đón nhân viên mới cũng như thông tin các công việc của họ sẽ đảm nhận.
- Giới thiệu nhân viên mới với các nhân viên khác trong đội ngũ.
- Giới thiệu về quy trình công việc của công ty và các định hướng công việc của nhân viên.
- Giới thiệu về các tiện ích, phúc lợi cũng như các khuyến mãi của công ty.
- Giới thiệu và định hướng về các nhiệm vụ, công việc cũng như một số hoạt động khác của doanh nghiệp.
Bước 5: Đào tạo về chuyên môn
Đào tạo chuyên môn là một phần không thể thiếu trong biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới. Đây là bước truyền tải kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Nhằm phục vụ cho công việc và phát triển năng lực của nhân viên.
Ngoài những kiến thức có liên quan trực tiếp đến công việc thì doanh nghiệp cũng cần cung cấp các nghiệp của bộ phận khác có liên quan gián tiếp hoặc trực tiếp đến công việc của họ. Việc làm này tạo điều kiện cho nhân viên trau dồi và học hỏi thêm nhiều kỹ năng khác nhau.
Quy trình training, đào tạo chuyên môn bao gồm các bước sau:
- Đánh giá nhu cầu đào tạo hội nhập và phác thảo chương trình đào tạo.
- Nghiên cứu hồ sơ nhận nhiệm vụ của nhân viên.
- Phục vụ tài liệu và phương tiện đào tạo, hỗ trợ nhân viên mới trong thời gian đầu.
- Giám sát mức độ hoàn thành công việc của nhân viên mới mỗi ngày
- Đánh giá khả năng và hiệu quả làm việc của nhân viên mới.
Bước 6: Phản hồi thường xuyên và hỗ trợ kịp thời
Trong suốt quy trình đào tạo nhân sự mới, công ty cần cung cấp phản hồi thường xuyên và hỗ trợ liên tục cho nhân viên mới để họ hoàn thiện kỹ năng và phát triển tốt hơn. Các công việc cụ thể là:
- Đưa ra đánh giá chất lượng công việc để nhân viên nhìn nhận những vấn đề cần phát huy và cải thiện.
- Cung cấp sự hỗ trợ ngay lập tức khi nhân viên gặp khó khăn trong công việc.
- Hướng dẫn, chỉ dẫn nhân viên mới cụ thể để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.
Tất cả những việc làm này sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy được sự quan tâm và động viên đến từ phía doanh nghiệp. Từ đó tạo nên một môi trường làm việc tích cực và nâng cao hiệu quả công việc
Bước 7: Đánh giá quy trình đào tạo
Bước cuối cùng trong quy trình hội nhập nhân viên mới chính là đánh giá. Mục đích là để xác định khả năng của nhân viên sau một quá trình làm việc. Đây cũng là cơ sở để công ty cân nhắc lên vị trí nhân viên chính thức hoặc những vị trí phù hợp với năng lực của nhân viên.
Quy trình đánh giá khả năng làm việc bao gồm các bước sau:
- Xác định, thiết kế và triển khai hệ thống đánh giá khả năng làm việc.
- Xây dựng các tiêu chí để đánh giá khả năng của nhân viên và mức độ hoàn thành công việc.
- Giám sát, đánh giá và xử lý kết quả năng lực của nhân viên.
Thông qua bước đánh giá cuối cùng, doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng quan về quy trình đào tạo nhân sự mới của mình. Từ đó, có những kế hoạch thay đổi, hoàn thiện hơn về quy trình đào tạo để phát huy tốt hơn cho các đợt onboarding sau.
>>> Quy trình trên được tham khảo tại: https://www.aihr.com/blog/training-new-employees/
2. Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới hội nhập chuyên nghiệp
Mẫu chương trình đào tạo nhân viên mới là một công cụ quan trọng để giúp các doanh nghiệp giới thiệu quy trình làm việc và hướng dẫn nhân viên mới thích nghi với môi trường làm việc một cách hiệu quả. Sau đây là 2 mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới bằng Word và Excel thông dụng nhất hiện nay.
2.1 Mẫu quy trình đào tạo, hội nhập nhân viên mới – File Word
Mẫu quy trình training nhân viên mới bằng Word được các nhà quản lý, HR sử dụng nhiều nhất hiện này. Bởi vì chúng có tính ứng dụng cao, dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ hoạt động của quy trình. Bên cạnh đó, thông qua biểu mẫu này nhân viên cũng có thể dễ dàng nắm bắt được timeline của quy trình đào tạo.
TẢI NGAY BIỂU MẪU QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN MỚI FILE WORD
2.2 Mẫu quy trình đào tạo, hội nhập nhân viên mới – File Excel
Mẫu quy trình hội nhập nhân viên mới cũng được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng với cách trình bày khoa học và có thể liệt kê nhiều đầu mục công việc hơn so với Word. Sau đây là biểu mẫu kết thúc mục tiêu thử việc cho nhân viên bằng Excel bạn có thể tham khảo.
TẢI NGAY BIỂU MẪU QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN MỚI FILE EXCEL
3. Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới?
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa hiểu được tầm quan trọng của quy trình hội nhập nhân viên mới dẫn đến bỏ qua chúng. Kết quả là doanh nghiệp phải trả giá bằng việc mất đi nhân tài và ảnh hưởng đến hiệu quả, năng suất công việc
Đào tạo nhân viên mới là điều vô cùng cần thiết trong quy trình hội nhập của bất kỳ doanh nghiệp nào để giúp nhân viên có thể bắt đầu công việc thuận lợi. Bên cạnh đó, biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới còn mang lại những lợi ích sau:
- Giảm bớt chi phí đào tạo: Một quy trình đúng hướng sẽ giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt công việc. Từ đó, doanh nghiệp sẽ cắt giảm đáng kể được thời gian và chi phí đào tạo.
- Hạn chế căng thẳng cho nhân viên mới: Một định hướng công việc rõ ràng sẽ giúp nhân viên mới bót lo sợ và áp lực. Họ sẽ cảm thấy thoải mái và dễ dàng tiếp thu định hướng công việc.
- Tối ưu năng suất công việc: Khi doanh nghiệp có quy trình đào tạo rõ ràng, đúng đắn và cung cấp công cụ, tài liệu làm việc đầy đủ thì nhân viên mới có thể hoàn thành tốt công việc.
- Giữ chân nhân viên mới: Một quy trình đào tạo chuyên nghiệp sẽ là “chiêu bài” giúp doanh nghiệp gây ấn tượng tốt với nhân viên mới, thúc đẩy cống hiến hết mình.
4. Những sai lầm cần tránh khi xây dựng quy trình hội nhập nhân viên mới
Các mẫu chương trình đào tạo nhân viên viên mới tại các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang mắc phải một số hạn chế nhất định. Dưới đây là một vài sai lầm cơ bản các doanh nghiệp cần khắc phục:
4.1 Quy trình đào tạo nhân viên mới không phù hợp
Thiết kế mẫu chương trình đào tạo nhân viên với quá nhiều bước hoặc không khoa học, không những không đem lại hiệu quả mà còn tiêu tốn của doanh nghiệp nhiều chi phí. Một số hình thức hoặc chương trình đào tạo không phù hợp có thể kể đến như cung cấp quá nhiều giấy tờ, tài liệu để nhân viên tự đọc thay vì hướng dẫn chi tiết.
4.2 Thái độ của người hướng dẫn không tốt
Trong quy trình training nhân viên mới thái độ của người hướng dẫn không tốt rất dễ gây ảnh hưởng xấu đến đến nhân viên mới. Trước khi bắt đầu khoá đào tạo, đòi hỏi người hướng dẫn cần có kiến thức và nắm bắt tâm lý những người ngồi bên dưới.
Sau những buổi đào tạo, training người hướng dẫn có thể đưa ra lời khuyên hợp lý và hỗ trợ nhân viên khi họ cần.
4.3 Không lắng nghe ý kiến nhân viên
Đây là một sai lầm lớn của các nhà quản lý khi xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới. Nhân viên sẽ là người thực hiện công việc, do đó họ có thể có những góp ý, đề xuất để cải thiện chương trình đào tạo. Khi những ý kiến của nhân viên không được ghi nhận hoặc bị phớt lờ sẽ khiến họ cảm thấy bản thân không được tôn trọng. Đồng thời gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng đào tạo hội nhập và hiệu suất trong công việc.
4.4 Quy trình đào tạo không mang lại trải nghiệm cho nhân viên mới
Một trong những sai lầm trong quy trình hội nhập nhân viên mới là không tạo cơ hội trải nghiệm cho nhân viên. Ngoài những kiến thức lý thuyết thì trải nghiệm thực tế sẽ giúp nhân viên bắt nhịp công việc một cách nhanh nhất. Sau mỗi lần trải nghiệm thực tế sẽ giúp họ tự đưa ra cách xử lý và rút ra bài học cho bản thân.
Việc không cung cấp cơ hội cho nhân viên lâu dài làm giảm năng lực cũng như chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
4.5 Quy trình đào tạo không ghi nhận và khen thưởng nhân viên mới
Việc khen thưởng nhân viên là một phần rất quan trọng giúp gia tăng sự hài lòng cũng như tạo động lực làm việc hiệu quả. Khi các quy trình training nhân viên mới diễn ra mà không hề có một sự ghi nhận đóng góp, hay khen thưởng nhân viên, có thể làm giảm độ tin cậy và tín nhiệm của họ đối với tổ chức
5. Tham khảo chương trình đào tạo nhân viên mới của Vingroup
Một điều đặc biệt trong nội dung đào tạo nhân viên mới của tập đoàn Vingroup tất cả nhân viên đều bắt buộc tham gia lớp đào tạo định hướng Orientation. Nội dung của lớp đào tạo nhân viên mới sẽ là lịch sử hình thành, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, tầm nhìn của tập đoàn. Với sự đột phá va vươn lên không ngừng nghỉ, Vingroup luôn chú trọng tạo động lực, sự tự hào cho tất cả nhân viên mới gia nhập tập đoàn.
Quy trình đào tạo nhân viên mới của Vingroup cũng gồm 5 bước:
- Chuẩn bị môi trường làm việc cho các nhân viên mới
- Thực hiện chào đón nhân viên mới
- Tham gia chương trình đào tạo nhân viên mới
- Đào tạo kỹ năng
- Thực hiện đánh giá nhân sự
6. Xây dựng quy trình đào tạo, hội nhập nhân viên mới chuyên nghiệp với CoDX Workspace
Trong doanh nghiệp đều có rất nhiều quy trình cho mỗi hoạt động khác nhau. Nếu các quy trình không được xây dựng rõ ràng, chuyên nghiệp sẽ tạo ra nhiều bất cập, gây khó khăn trong việc vận hành hiệu quả. Mạng xã hội nội bộ – CoDX Workspace là kênh tin tức – sự kiện doanh nghiệp, kênh nhân viên chia sẻ thông tin, giúp nhân viên mới dễ dàng làm quen với văn hóa doanh nghiệp và dễ dàng hòa nhập hơn.
Đặc điểm nổi bật của phần mềm:
- Nơi doanh nghiệp kể câu chuyện thương hiệu đến từng nhân viên
- Truyền tải những thông tin quan trọng ngay tức thời như Quy định & chính sách, Chia sẻ tin nội bộ,…
- Kênh hỏi đáp phòng nhân sự thuận tiện cho nhân sự mới.
PHẦN MỀM MẠNG XÃ HỘI CODX - WORKSPACE
CoDX-Workspace là giải pháp tạo tương tác trong không gian làm việc nhóm – không gian toàn tổ chức. Một môi trường cộng tác sinh động – kết nối & chia sẻ dễ dàng – mọi lúc – mọi nơi. Gia tăng tình đoàn kết, truyền thông các chủ trương chính sách doanh nghiệp một cách nhất quán. Thúc đẩy nhân viên cống hiến, am hiểu văn hóa doanh nghiệp theo mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hệ thống Mạng xã hội nội bộ của CoDX cho phép Doanh nghiệp tạo nên một không gian làm việc kỹ thuật số giúp Doanh nghiệp:
Đăng ký dùng thử CoDX - WorkSpace để được trực tiếp trải nghiệm miễn phí phần mềm 30 ngày.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Đối với các doanh nghiệp quy trình đào tạo nhân viên mới không bao giờ là dễ dàng. Hy vọng với những thông tin CoDX cung cấp có thể giúp các doanh nghiệp định hướng được quy trình đào tạo của mình. Cũng như lựa chọn đơn vị đồng hành phù hợp để tiết kiệm chi phí và thời gian trong quy trình hội nhập nhân viên mới. Liên hệ với CoDX để biết thêm thông tin chi tiết.
>>> Xem thêm:
- Vòng đời nhân viên: 7 Giai đoạn và 4 yếu tố tác động đến nhân sự hiện nay
- Quy trình làm việc là gì? 11 bước xây dựng quy trình CHUYÊN NGHIỆP
- Onboarding là gì?
- Truyền thông trên mạng nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp
Bài viết liên quan: