Đào tạo nhân viên mới đóng vai trò quan trọng và mang lại nhiều lợi ích về lâu dài cho doanh nghiệp. Tuy nhiên việc đào tạo một đội ngũ nhân viên mới gặp nhiều khó khăn về thời gian và chi phí. Vậy làm cách nào để các doanh nghiệp có được quy trình đào tạo nhân viên mới hội nhập hiệu quả? Tham khảo bài viết dưới đây cũng CoDX để hiểu hơn nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Quy trình đào tạo nhân viên mới hội nhập thành công, hiệu quả
Quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có đủ các bước sau: Chuẩn bị môi trường làm việc, tổ chức một buổi chào đón nhân viên mới, phổ biến thông tin từ đó định hướng công việc, đào tạo chuyên môn và cuối cùng là đánh giá khả năng làm việc.
Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới
Chuẩn bị môi trường làm việc là bước đầu tiên trong chương trình đào tạo nhân viên mới của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị một môi trường làm việc chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên mới sẵn sàng tiến hành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Quy trình này bao gồm các bước như chuẩn bị các nội dung làm việc, cấp phát các dụng cụ cần thiết, công cụ làm việc và định hướng công việc sẽ đảm nhận. Ví dụ như:
- Trước ngày làm việc: Gửi tài liệu, thông báo nhắc nhở để nhân viên dễ nắm bắt tình hình và quy trình hội nhập hơn.
- Ngày đầu tiên làm việc: Giới thiệu nhân viên với các team và các phòng ban có thể hợp tác chung. Giải đáp những thắc mắc của họ và quan trọng là phải làm cho không khí trở nên thoải mái nhất có thể.
- Sau 1 tháng thử việc: Đào tạo các nghiệp vụ có liên quan, tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa huấn luyện và kiểm tra kỹ năng định kỳ.
- Sau 2-3 tháng thử việc: Tiếp tục đào tạo nghiệp vụ, đánh giá và góp ý.
Bước 2: Thực hiện chào đón nhân viên mới
Chào đón nhân viên mới là một phần quan trọng trong quy trình đào tạo nhân viên mới. Khi được chào đón chân thành, thân thiện sẽ giúp các nhân viên đỡ áp lực và bỡ ngỡ hơn khi mới đến công ty.
Ngoài ra, thông qua các buổi giới thiệu sẽ giúp họ hiểu rõ về quy trình cũng như mục tiêu của công ty. Quy trình chào đón nhân viên mới thông thường sẽ bao gồm các bước sau:
- Hội thoại chào đón thân thiện và mở đầu
- Chia sẻ thông tin về công ty
- Cung cấp thông tin về quy trình công việc chung. Từ đó, định hướng nhân viên về công việc sắp tới.
- Cung cấp thông tin về kế hoạch làm việc và các hội thảo
- Điền thông tin trên hợp đồng,…
Bước 3: Phổ biến thông tin, định hướng công việc
Phổ biến thông tin về định hướng công việc là nội dung quan trọng trong chương trình đào tạo nhân viên mới. Đây là một bước không thể bỏ qua vì chúng giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt được các thông tin của doanh nghiệp, cũng như con đường thăng tiến về sau.
Quy trình này thông thường bao gồm các bước sau:
- Gửi thông báo chào đón nhân viên mới cũng như thông tin các công việc của họ sẽ đảm nhận.
- Giới thiệu nhân viên mới với các nhân viên khác trong đội ngũ.
- Giới thiệu về quy trình công việc của công ty và các định hướng công việc của nhân viên.
- Giới thiệu về các tiện ích, phúc lợi cũng như các khuyến mãi của công ty.
- Giới thiệu và định hướng về các nhiệm vụ, công việc cũng như một số hoạt động khác của doanh nghiệp.
Bước 4: Thực hiện đào tạo nhân viên mới về chuyên môn
Đào tạo chuyên môn là một phần không thể thiếu trong quy trình hội nhập nhân viên mới. Đây là bước truyền tải kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Nhằm phục vụ cho công việc và phát triển năng lực của nhân viên.
Ngoài những kiến thức có liên quan trực tiếp đến công việc thì doanh nghiệp cũng cần cung cấp các nghiệp của bộ phận khác có liên quan gián tiếp hoặc trực tiếp đến công việc của họ. Việc làm này tạo điều kiện cho nhân viên trau dồi và học hỏi thêm nhiều kỹ năng khác nhau.
Quy trình đào tạo chuyên môn bao gồm các bước sau:
- Đánh giá nhu cầu đào tạo và phác thảo chương trình đào tạo.
- Nghiên cứu hồ sơ nhận nhiệm vụ của nhân viên.
- Phục vụ tài liệu và phương tiện đào tạo, hỗ trợ nhân viên mới trong thời gian đầu.
- Giám sát mức độ hoàn thành công việc của nhân viên mới mỗi ngày
- Đánh giá khả năng và hiệu quả làm việc của nhân viên mới.
Bước 5: Bước sau cùng quy trình đào tạo nhân viên mới là đánh giá khả năng
Bước cuối cùng trong quy trình hội nhập nhân viên mới chính là đánh giá. Mục đích là để xác định khả năng của nhân viên sau một quá trình làm việc. Đây cũng là cơ sở để công ty cân nhắc lên vị trí nhân viên chính thức hoặc những vị trí phù hợp với năng lực của nhân viên.
Quy trình đánh giá khả năng làm việc bao gồm các bước sau:
- Xác định, thiết kế và triển khai hệ thống đánh giá khả năng làm việc.
- Xây dựng các tiêu chí để đánh giá khả năng của nhân viên và mức độ hoàn thành công việc.
- Giám sát, đánh giá và xử lý kết quả năng lực của nhân viên.
>>> Quy trình trên đượcc tham khảo tại: https://www.aihr.com/blog/training-new-employees/
2. Mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp, CHUẨN nhất hiện nay
Mẫu đào tạo nhân viên mới là một công cụ quan trọng để giúp các doanh nghiệp giới thiệu quy trình làm việc và hướng dẫn nhân viên mới thích nghi với môi trường làm việc một cách hiệu quả. 2 biểu mẫu được sử dụng phổ biến trong quy trình đào tạo nhân viên mới là biểu mẫu bằng Word và Excel.
2.1 Mẫu tiếp nhận và theo dõi thông tin nhân viên mới bằng word
Mẫu tiếp nhận và theo dõi thông tin nhân viên mới là một tài liệu hoặc mẫu biểu mẫu được sử dụng để thu thập và theo dõi thông tin cần thiết của nhân viên mới khi họ gia nhập công ty hoặc tổ chức. Mẫu này thường chứa các thông tin cơ bản như họ tên, ngày sinh, địa chỉ liên lạc, thông tin về vị trí làm việc và phòng ban, thông tin về giấy tờ tùy thân và hợp đồng làm việc, và các thông tin khác như tài khoản ngân hàng.
Mẫu tiếp nhận và theo dõi thông tin nhân viên mới được sử dụng để đảm bảo rằng các thông tin quan trọng của nhân viên mới được thu thập đầy đủ và chính xác, đồng thời giúp cho việc quản lý nhân sự và thanh toán lương được dễ dàng và hiệu quả hơn. Nó cũng giúp cho nhân viên mới hiểu rõ về các quy định và quy trình của công ty và chuẩn bị cho việc bắt đầu làm việc của họ.
TẢI NGAY MẪU QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN MỚI BẢN WORD
2.2 Mẫu kết thúc mục tiêu thử việc cho nhân viên mới bằng Excel
Mẫu kết thúc mục tiêu thử việc là một tài liệu được sử dụng để thông báo cho nhân viên thử việc về kết quả của quá trình thử việc và quyết định cuối cùng về việc giữ hay chấm dứt hợp đồng thử việc. Mẫu này thường chứa các thông tin cơ bản như tên của nhân viên, vị trí công việc, thời gian thử việc và kết quả đánh giá. Sau đây là biểu mẫu kết thúc mục tiêu thử việc cho nhân viên bằng Excel bạn có thể tham khảo.
TẢI NGAY MẪU QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN MỚI BẢN EXCEL
4. Những sai lầm cần tránh trong đào tạo hội nhập nhân viên mới
Các chương trình đào tạo nhân viên mới tại các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang mắc phải một số hạn chế nhất định. Dưới đây là một vài sai lầm cơ bản các doanh nghiệp cần khắc phục
4.1 Quy trình đào tạo nhân viên mới không phù hợp
Thiết kế quy trình đào tạo với quá nhiều bước hoặc không khoa học, không những không đem lại hiệu quả mà còn tiêu tốn của doanh nghiệp nhiều chi phí. Một số hình thức hoặc chương trình đào tạo không phù hợp có thể kể đến như cung cấp quá nhiều giấy tờ, tài liệu để nhân viên tự đọc thay vì hướng dẫn chi tiết.
4.2 Thái độ của người hướng dẫn không tốt
Trong quy trình đào tạo nhân viên mới thái độ của người hướng dẫn không tốt rất dễ gây ảnh hưởng xấu đến đến nhân viên mới. Trước khi bắt đầu khoá đào tạo, đòi hỏi người hướng dẫn cần có kiến thức và nắm bắt tâm lý những người ngồi bên dưới.
Sau những buổi đào tạo, training người hướng dẫn có thể đưa ra lời khuyên hợp lý và hỗ trợ nhân viên khi họ cần.
4.3 Không lắng nghe ý kiến nhân viên
Đây là một sai lầm lớn của các nhà quản lý khi xây dựng chương trình đào tạo. Nhân viên sẽ là người thực hiện công việc, do đó họ có thể có những góp ý, đề xuất để cải thiện chương trình đào tạo. Khi những ý kiến của nhân viên không được ghi nhận hoặc bị phớt lờ sẽ khiến họ cảm thấy bản thân không được tôn trọng. Đồng thời gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng đào tạo và hiệu suất trong công việc.
4.4 Quy trình đào tạo không mang lại trải nghiệm cho nhân viên mới
Một trong những sai lầm trong quy trình hội nhập nhân viên mới là không tạo cơ hội trải nghiệm cho nhân viên. Ngoài những kiến thức lý thuyết thì trải nghiệm thực tế sẽ giúp nhân viên bắt nhịp công việc một cách nhanh nhất. Sau mỗi lần trải nghiệm thực tế sẽ giúp họ tự đưa ra cách xử lý và rút ra bài học cho bản thân.
Việc không cung cấp cơ hội cho nhân viên lâu dài làm giảm năng lực cũng như chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
4.5 Quy trình đào tạo không ghi nhận và khen thưởng nhân viên mới
Việc khen thưởng nhân viên là một phần rất quan trọng giúp gia tăng sự hài lòng cũng như tạo động lực làm việc hiệu quả. Khi các chương trình đào tạo diễn ra mà không hề có một sự ghi nhận đóng góp, hay khen thưởng nhân viên, có thể làm giảm độ tin cậy và tín nhiệm của họ đối với tổ chức
5. Xây dựng quy trình đào tạo, hội nhập nhân viên mới chuyên nghiệp với CoDX
Trong doanh nghiệp đều có rất nhiều quy trình cho mỗi hoạt động khác nhau. Nếu các quy trình không được xây dựng rõ ràng, chuyên nghiệp sẽ tạo ra nhiều bất cập, gây khó khăn trong việc vận hành hiệu quả.
Chương trình đào tạo nhân viên mới cũng không ngoại lệ, việc có một hệ thống quản lý lưu trữ các quy trình sẽ giúp đánh giá tối ưu mức độ hiệu quả khi quy trình này được thực hiện.
CoDX được xem là nền tảng cung cấp hệ thống quản trị văn phòng tối ưu được các doanh nghiệp đánh giá cao hiện nay. Với nhiều tính năng đáp ứng đầy đủ khả năng xây dựng một quy trình đào tạo nhân viên mới hoàn hảo cho doanh nghiệp:
- Quản lý bộ quy trình CoDX Process: Giám sát hiệu quả làm việc. Đưa ra đánh giá nhận xét khả năng làm việc.
- Mạng xã hội nội bộ – Workplace: Kênh tin tức – sự kiện doanh nghiệp, kênh nhân viên chia sẻ thông tin. Giúp nhân viên mới dễ dàng làm quen với văn hóa doanh nghiệp và dễ dàng hòa nhập hơn.
- Quản lý tài liệu có hệ thống, khoa học: Cho phép nhân viên mới truy xuất, tìm kiếm nhanh tài liệu cần thiết trong quá trình hội nhập.
Đối với các doanh nghiệp quy trình đào tạo nhân viên mới không bao giờ là dễ dàng. Hy vọng với những thông tin CoDX cung cấp có thể giúp các doanh nghiệp định hướng được quy trình đào tạo của mình. Cũng như lựa chọn đơn vị đồng hành phù hợp để tiết kiệm chi phí và thời gian trong quy trình hội nhập nhân viên mới. Liên hệ với CoDX để biết thêm thông tin chi tiết.
>>Xem thêm: Vòng đời nhân viên: 7 Giai đoạn và 4 yếu tố tác động đến nhân sự hiện nay
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Hotline: 1900282581
- Email: [email protected]
- Website: https://www.codx.vn
- Trang tin tức doanh nghiệp: https://businesswiki.codx.vn
Bài viết liên quan: